成本差異公式：讓專案維持在預算範圍內

成本差異公式是一種專案成本管理工具，可協助您將專案維持在預算範圍內。 「成本差異」是專案的預期成本 (或預算金額) 與專案的實際成本(或支出金額) 之間的差異。 當此值為正數時，表示專案預算不足，而負數差異則表示專案成本高於預算。

管理專案時，請定期計算成本差異，以確定專案是否在預算範圍內。 您甚至可以計算不同預算類別 (例如勞動力或用品) 的個別差異，以便找出最有可能使專案超出預算的領域。

在本文中，我們將說明什麼是成本差異，以及如何應用成本差異公式。 我們還將瞭解不同的個別成本差異公式，以及如何計算每個公式。

什麼是成本差異？

成本差異是專案的計劃成本與其實際成本之間的差異，其中已將任何額外費用或意外節省考慮在內。 計算成本差異的公式是：

• 預計成本 – 實際成本 = 成本差異

正數的成本差異表示專案預算不足，而負數的成本差異則表示專案超出預算。 若成本差異為零，則表示專案的實際成本等於專案的預期成本。 

正與負成本差異

理想情況下，專案的成本差異為零，這意味著預算成本和實際支出金額完全匹配。 在現實中，專案的實際成本與其初始預算完全匹配的情況極為罕見。 

一般而言，應以正數或有利差異為目標，因為這表明專案進度正常且在預算範圍內。 然而，負數或不利的差異並不一定意味著您的專案遇到了麻煩。 這可能僅僅意味著原始預算過於樂觀，您需要採取行動以確保所有成本都在控制之中。 您的團隊可以使用成本比較範本並排列出費用，並快速找出需要調整的地方。

簡單的成本差異範例

當您能夠在實務中看到成本差異時，就更容易充分理解成本差異。 假設您是一位小型企業主，最近聘請了一位平面設計師。 設計師負責建立行銷材料、網站設計和其他視覺資產，費用為每小時 50 美元。 如果您預計整個專案將在兩個月內完成 (或 1,200 個工作小時)，則應為此專案預算 60,000 美元。 

專案最終比您最初預期的時間長了約 10 週，平面設計師總共記錄了 1,600 個小時。 總而言之，專案的平面設計時間成本為 $80,000。

若要計算 Business 版的平面設計預算成本差異，您可以從預算 (或預估) 成本 ($60,000) 中減去實際成本 ($80,000)，則成本差異為 -$20,000。 當成本差異為負數時，代表專案超出預算的金額。

在上述範例中，您 (Business 版所有者) 僅在專案結束時計算成本差異。 當成本差異能夠識別超出預算的趨勢時，它就更有幫助，因此您有機會修正路線，使專案在財務上回到正軌。 為此，您需要考慮實獲值。

什麼是實現價值管理？

實現價值 (有時又稱為計劃價值) 代表在專案的特定時間點執行工作的預算成本。 實現價值管理可協助您定期查核進度，並確保您的專案進度正常且符合預算。 

回到上面的範例，假設您在完成 25% 的工作時檢查了平面設計專案。 在 25% 的完成標記上，您的預計成本 (您預期在這一點上花費的金額) 應為 $15,000，即總預算的 25%。 

但在這種情況下，您的設計師花了 400 個小時才完成專案的 25%。 在 25% 的進度點，已完成工作的實際成本為 $20,000 (或 400 個工時，每小時 $50)。

如果您在 25% 的進度點計算成本差異，即從預計成本或實獲值 ($15,000) 中減去實際成本 ($20,000)，則成本差異為 -$5,000，您會很早就知道專案超出預算，並進行相應調整。

在整個專案中定期進行價值分析，以確保實現價值與專案的實際成本相符或超過實際成本，這個過程稱為實現價值管理。 使用預算範本可以更輕鬆地持續追蹤這些數字，並將預計成本與實際支出進行比較。

計算成本差異的 3 種方法

在成本會計中，有三種不同的方法可用來計算差異： 

• 累計成本差異法

• 逐期成本差異法

• 完成時的差異方法 

這三種方法都使用相同的公式，但它們以不同的方式應用計算，以確定不同的內容。

累計成本差異法

累積成本差異是透過專案的實際累積成本與專案的預期累積成本之間的差額來計算。 此方法可用於瞭解專案與其原始預算的偏差程度。

在我們上述的範例中，我們使用累計成本差異法來確定整個專案的成本與截至該時點的預算之間的偏差。

期間成本差異法

您可以透過計算專案的實際成本與專案在特定時間點或特定專案階段的預期成本之間的差異，計算逐期成本差異。 

假設您在平面設計專案的中期再次檢查進度。 若要計算逐期成本差異，您需要分別計算專案第一季和第二季的成本差異。 

逐期成本差異的好處是，您可以更好地瞭解專案排程中預算波動的位置。 如果專案在中途進度正常，但在四分之三時偏離進度，您不僅知道出了問題，而且還知道問題出在何時。 縮小時間範圍，您就能更輕鬆地找到並解決問題。 

完成時的變異方法

您可以在專案的任何時候使用完成時差異法，根據到目前為止已完成的進度，預測專案完成時會超出或低於預算多少。 您可以計算完成時的差異，方法是從您最初認為的專案成本 (預期成本) 中減去您目前認為的專案總成本 (預測成本)。 

當您在 25% 完成點評估圖形設計專案時，發現您已經花費了 $20,000，則此時專案的預測成本將為 $80,000。 從原本的預期成本 $60,000 中減去預測成本，您可以確定，如果專案以這樣的速度繼續進行，完成時的差異將為 -$20,000。

完成時的差異方法可讓您使用目前的進度資訊來預測專案在完成時與預算的偏差程度。

5 種類型的成本差異

上述三個類別描述了計算成本差異的三種不同方式。 在這裡，我們將介紹您可以計算的五種類型的成本差異。

這些公式中的每一個都計算不同預算類別的成本差異，使專案經理能夠深入瞭解並確定成本低於或超出預算的情況，並進行相應的調整。

材料成本差異

需要直接材料的專案將會有材料成本差異，這是材料預算金額與實際支出金額之間的差額。 

材料成本可透過將材料數量乘以材料價格來計算。 若材料的數量或價格發生變化，材料的實際成本可能會與預算成本不同。

如果您在專案過半時計算成本差異，發現材料成本差異趨勢高於預期，則需要調整專案範疇或在其他地方尋找額外資金來支付超出的材料成本。

勞動力差異

勞動力成本差異是指直接勞動力的預算成本與實際成本之間的差異。 如果專案所需的時數超出預期，或時薪增加，則勞動力成本可能會偏離預算。 上述的平面設計範例是勞動成本差異的範例。

如果您的公司有較大的正數勞動力成本差異 (意即勞動力預算超過了實際所需)，請調整勞動力預算，並將額外資金重新分配到其他具有負數成本差異的預算類別。 如果勞動力成本差異為負數，則表示您的團隊產出不足，或專案範疇大於預期。 額外的訓練或更好的品質管控措施可以幫助您降低勞動力成本。

銷售差異

銷售差異與所有其他類型的成本差異不同，因為它與收入 (收入) 而非支出 (費用) 有關。 銷售差異僅在具有銷售組成部分的專案中發揮作用，例如，我們的圖形設計範例不會有銷售差異，因為該專案中沒有任何東西被銷售。 

銷售差異的計算是預算銷售額與實際銷售額之間的差異。 這是清單中唯一一種負數時是好的差異類型。 如果您的預算 (或預期) 銷售總額為 $1,000，而實際銷售總額為 $2,000，那麼您的銷售差異為 -$1,000。 當實際銷售額超過預算銷售額時，您的差異將為負，但您的利潤將為正。

變動間接費用差異

間接成本是與經營 Business 版相關的費用。 變動間接費用是指在業務營運期間產生的成本，其增加或減少取決於您的業務生產力。 運輸成本、倉庫能源成本和機器維護都是變動間接成本的例子。

若要計算變動間接費用的成本差異，首先需要找到「每小時的標準變動間接費用率」。 這是一小時生產中發生的變動成本總和。 例如，若您為每個運送的單位支付 2 美元，並且每小時生產 10 個單位，則您每小時的標準運送費率為 20 美元。

變動間接成本差異是一段時間內標準變動間接成本與實際變動間接成本之間的差異，其中考慮到任何價格變化或工作時數的變化。

固定間接費用差異

無論完成多少工作，固定間接費用都保持不變。 租金、物業稅和訂閱都是固定間接費用的例子。 固定間接費用中的「固定」是指間接費用的類型和數量，例如，您不必因使用辦公空間而支付更多租金，但這並不意味著房東不能提高您的租金。

固定間接費用差異的公式是標準 (或預算) 間接費用減去實際間接費用。 這兩個數字都是間接費用總額，因此它們涵蓋了您在特定期間所有間接費用的總成本。

假設您的公司只有兩項固定間接費用：租金 (10,000 美元/月) 和 Business 版保險 (500 美元)。 您的六個月專案的標準間接成本為每月 10,500 美元，或 63,000 美元。 如果您的房東在專案進行期間將租金提高到每月 15,000 美元，您的實際固定間接成本將會更高，前三個月為 10,500 美元，剩餘三個月為 15,500 美元，總計 78,000 美元。

若要計算固定間接費用差異，請從標準固定間接費用中減去實際固定間接費用，最終差異為 -$15,000。

使用成本差異，讓專案預算維持在正軌上

控制專案成本的第一個關鍵是確保初始成本估算合理準確。 為此，請務必與專案團隊密切合作，確定專案的必要支出。 然後，與財務和會計部門的其他內部專案關係人合作，準確預測這些支出的未來成本和價格。