專案整合管理指南 (7 步驟流程)

在交付項目、預算和時間軸方面，不會有任何專案是完全相同的。為了確保所有專案都能滿足要求、實現目標，許多公司都會以專案整合管理作為標準作法。

從委派任務和管理資源到與專案關係人進行溝通，專案整合管理中需要協調一切專案元素。透過採用整體性方法管理專案及其相依性，您就可以在執行專案的同時，全盤掌握大局。

若要在整合的專案管理中取得成功，請繼續閱讀，深入瞭解這一作法，其中包含重要步驟與必備技能。

什麼是專案整合管理？

專案整合管理需要協調專案的所有元素，包括任務、資源、專案關係人及交付項目。專案整合管理的目的在於確保流程高效執行並且滿足預先設定的目標。

如果不同流程與團隊之間需要進行互動，專案整合管理就會派上用場。當專案目標彼此排斥，或是排程上存在衝突，專案整合管理可有助於權衡成本與排程，從而讓團隊可以完成專案，同時滿足專案關係人的預期。

這是一個專案整合管理的範例：假設行銷團隊需要從銷售團隊處取得資訊，以便為專案關係人生產一份報告。專案整合報告可用於確保來自銷售團隊的資料能夠妥善交接到行銷團隊的手上，且交付項目能夠符合要求。

專案整合管理還包括對專案生命週期中的五個專案管理階段進行督導。

這五個階段包括：

1. 專案啟動：這一階段旨在建立願景和專案目的，並透過專案近程目標確保取得專案關係人的核准。這一階段包括建立專案章程，用以提供專案概觀、清晰的藍圖以及專案關係人表，從而指明參與專案的關係人。

2. 專案規劃：規劃流程即設定專案基礎架構，協助您在時間、預算和資源範圍內實現專案目標。您需要建立詳細的專案文件，幫助團隊瞭解專案願景以及完成專案的所需條件。

3. 專案執行：這是將專案計劃付諸行動並開始執行專案的階段。大部分預算會用於這一階段，供生產交付項目使用。這一階段還包括專案關係人溝通和參與、品質保證以及團隊組建等活動。

4. 專案績效：這一階段包括監督專案進度，並將其與原始計劃進行比較。意即在出現瓶頸或延誤時採取修正措施。

5. 專案結案：此時您必須取得客戶或專案關係人的核准，不妨進行記錄、從專案中汲取經驗，並將資料封存，以備將來參考使用。 

作為美國專案管理學會 (PMI) PMBOK® 指南 (專案管理知識體系) 中重要的知識範疇，專案經理可藉由掌握這一作法，改進其流程。

專案整合管理的 7 個步驟

專案整合管理可提供全局性的專案規劃與執行方法。這一作法中包含 7 個可以有效協調專案活動的流程。一起來深入瞭解。

1. 建立專案章程

專案一般會從建立專案章程開始，這是一種能夠提供專案概觀、確定專案經理和重要專案關係人的簡短文件。

專案章程包括以下內容：

• 範圍

• 目標與交付項目

• 專案團隊成員

• 專案風險

• 投資收益或回報

• 預算

• 商業企劃案

專案章程本質上是用於進一步規劃專案的基礎。它還可以協助您取得專案關係人的支持，從而使您得以在專案範疇中快速、自主地向前推進。

2. 開發專案管理計劃

下一步需要開發更為詳細的專案計劃，明確專案範疇陳述、交付項目、時間軸、里程碑以及評估是否取得成功的指標。

專案計劃用於指引專案執行的方向，從而大體上滿足要求，實現目標。

建立專案管理方法的步驟如下：

1. 和專案關係人會面，設定專案要求、交付項目和目標。

2. 列明專案範疇。

3. 建立工作細目結構 (WBS)，以便委派任務、分配資源。

4. 建立專案排程。

5. 執行風險評估，制定應變計劃。

6. 訂定績效衡量基準，用以評估專案績效。

7. 針對下列任一項制定額外的計劃：成本管理、資源管理、變更管理、專案關係人管理，或風險管理。

為協助您順利完成此流程，您可以使用專案規劃範本作為起點組建您的計劃。

3. 指揮並管理專案工作

下一階段是專案執行，由專案經理負責處理必須完成的日常工作，例如：

• 指揮專案團隊

• 主持專案關係人會議

• 追蹤專案進度

這一階段可確保任務能夠依專案計劃和範疇聲明有效進行。

4. 管理專案知識

專案知識管理指利用現有資訊或取得額外知識以實現專案目標的過程。這一步驟可確保團隊成員取得生產所要求交付項目所需的全部資訊。

在此步驟中獲得的所有知識或專業知能都有助於形成公司整體知識體系，對於未來的策略舉措非常有幫助。

5. 監控專案工作

由於專案整合管理中的各個流程是彼此關聯的，因此應密切關注，從而確保一切事項都能與專案管理計劃相符。

這一步驟的目的在於維持專案順利進行。如果與專案計劃有任何偏差，則需要加以識別並進行修正。

對此，有三種方法：

1. 預防性行動：即用以降低專案風險所造成負面影響的行動

2. 修正性行動：即用以使未來的專案績效能夠重新與專案計劃保持一致的行動

3. 缺陷修復：即用以修復或更換所記錄專案缺陷的行動

衡量績效的常用技術就是進行實獲值分析，以便評估專案目前的預算及進度狀態。如果需要進行專案變更並取得核准，則需要更新工作績效報告等專案文件。

監控專案以確保其進展順利，從而實現目標。

6. 執行整合變更管控

如果專案中的變更未得到妥善處理，往往會造成壓力，若是有變更管控流程，則可以迎刃而解。

這就是為什麼必須評估變更請求，確保其不會超出範圍或演變成範疇潛變問題，後者指在專案生命週期中需求的增加。例如，某些公司會設立一個專職變更管控委員會，以便審核與預算、時間軸及資源相關的變更請求。

專案變更的其中一個範例，就是當客戶需要額外的資產，在此情況下，您需要評估其對專案的影響程度。

可使用變更管控日誌來記錄所有變更請求，其中包括哪些請求已得到核准、相關的成本和資源，以及這些變更對於專案時間軸的影響。將變更請求順暢整合至目前的專案活動中，對於整個專案的成功至關重要。

7. 結束專案

完成所有專案工作、送出交付項目、取得客戶核准後，就可以結束專案了。

專案結案所含流程可包括以下項目：

• 舉行最終專案關係人會議

• 針對專案進行正式審核

• 結束合約

• 整理並封存專案材料，以備未來使用

專案結案可作為未來工作的參考，同時可針對如何改進專案整合管理系統提供深入解析。

如何實施專案整合管理

實施專案整合管理，需要結合技術與領導技能。此處提供一些提示，可幫助您掌握專案整合管理。

讓專案經理督導整合專案管理

專案中有許多不斷變動的部分需要持續追蹤，專案經理在處理衝突方面扮演著重要角色。專案經理需負責監視：

• 專案排程

• 成本

• 專案交付項目

• 風險

• 專案目標

• 資源

專案經理需要對每一個因素之間如何互相影響以及對專案的整體影響有全盤的瞭解。整合專案管理中具體涵蓋了需由專案經理持續追蹤的流程、階段和成果產出。

例如，若某個專案的範圍需要變更，您可能會面臨資源短缺、預算超支和延誤等風險。您可以藉由專案整合管理，依據需要重新組織團隊、重新分配資源，從而最大程度減少對專案和業務的影響。

當您必須管理跨職能團隊、組織其專案相依性時，專案整合管理尤為實用。

細緻地追蹤時間

如果您還未實行，使用時間追蹤軟體可能會有幫助，不僅可以用於計算費用，還可以用於未來的專案排程。雖然團隊行事曆中已提供了與時間分配有關的高階概觀，但追蹤花費在任務上的時數可為您提供更為精確的指標。

掌握這些資料對於排定未來的專案很有用，因為它有助於在規劃特定任務時作出更準確的預估。

建立完善的專案團隊

好的專案團隊可以在專案績效方面發揮重要作用。您的職責是要組建一支均衡的團隊，以匹配團隊成員技能和專業知識的方式指派任務。確保每個人都能獲得所需資源，並且協調參與專案的團隊之間的溝通。

使用專案範本節省時間

建立專案計劃和材料可能會非常耗時，要考慮單個專案需要多少資源時尤其如此。與其從頭開始，不妨利用可作為專案範本的舊專案或預製專案。

例如，可以針對各種目的量身制定各種專案計劃範本或會議日程範本。範本可為您提供基礎，您可以依據自己的需要進行改動和自訂。

藉助團隊溝通工具進行協作

每個部門都有其獨特的溝通風格和專屬工具，而執行專案則往往需要不同部門之間的協作。

若要防止團隊之間出現錯誤溝通或缺乏溝通的情況，不妨利用溝通計劃，建立團隊可用於分享知識、資源及專案狀態更新的溝通管道。這樣，團隊就可以直接與其他人進行溝通，您無需再充當其中橋樑。

例如，您可以藉助團隊溝通工具，針對專案建立資訊中心，以利即時溝通、提出回饋。團隊溝通工具還讓您已使用的各種工具相輔相成，因為這些工具能夠和 Google Drive、Slack 等熱門遠距工作工具相互整合。

專案整合管理的重要性

專案通常是動態且複雜的，其中涉及多個團隊和組織流程。若要確保各方都能朝著最終目標齊心協力，專案整合管理是必不可少的。這種作法所帶來的好處如下。

為整個專案帶來協調與組織

專案整合管理就像一本說明手冊，可以用來指引專案朝著正確方向前進，並確保所有流程步調一致。隨著專案在不同階段中持續進展，專案整合管理可確保成果產出和文件能夠符合下一階段需求，從而使專案順暢執行。

確保每個人都能理解其權責

藉由專案整合管理，所有專案關係人和團隊成員都能清楚理解其角色與權責。透過細緻地監控專案，出現疑惑或難題時，您就可以解決團隊與專案關係人遇到的問題。

維持專案進展順利

專案整合管理可維持專案依計劃順利進行，以利按期限與預算完成專案。它還能使專案與專案管理計劃維持一致，從而獲得預期成果或回報。專案整合管理有助於解決衝突或變動，同時最大程度減少對整體專案的影響。

與專案關係人保持順暢溝通

整合專案管理可確保專案關係人及時掌握專案進度最新資訊。您還可藉以建立系統，無論專案關係人是否取得核准，都能用於針對專案變更與其進行溝通。該方法還凸顯了專案完成後舉行最終會議以便進行結案的重要性。

讓決策更清楚明晰

專案整合管理中的每一個步驟都有明確的目的與產出。透過逐一完成所有步驟，您就可以更深入地瞭解適合每個專案階段的最佳行動方案。您還可以藉由建立完整的專案文件，清楚地傳達執行計劃背後的原因。

總體而言，對於專案團隊、專案經理和關係人等每一位參與專案的人員，運用專案整合管理都大有裨益。

利用專案整合管理交付成果

專案整合管理能夠融合所有專案流程和任務。藉助 Asana 的專案管理軟體，您就能擁有可以自始而終規劃和組織專案的單一事實來源。

若要最大程度提高專案成功機率，不妨瞭解專案管理軟體是否適用於您的團隊。