專案結案：讓您充滿信心地完成專案的 8 個步驟

開始是一門藝術，但結束是一門更偉大的藝術。”

Longfellow 確實能夠完美地完成他的結局。 作為美國最偉大的詩人之一，他明白出色的結尾能讓詩歌令人難忘，而平淡的結尾則會破壞最好的寫作。 雖然 Longfellow 從未獲得專案管理認證(我們不確定這是否是 19 世紀的事情)，但他仍然可以教我們一些關於結束專案的事情。 

專案就像詩歌一樣，需要出色的結局。 即使您完美地執行了專案計劃，混亂的結論也可能會抵消您所有的努力。 但當您強勢完成時，您可以確保您的專案有明確的收穫、後續步驟和持續的力量。 

什麼是專案結案？ 

專案結案是專案的最後階段，您需要總結尚未收尾的工作、傳達專案結果並向您的團隊匯報。 專案結束階段正式結束您的專案，並為後續步驟提供具體計劃，無論是將專案所有權轉移到另一個團隊、啟動新專案以改進您的工作，還是將經驗教訓納入未來的專案中。 

您可以根據團隊的需求調整專案結案流程，但以下是一些關鍵步驟： 

• 執行最終測試，確保您的專案交付項目符合預期 (例如在發佈後測試功能，確保其仍在運作，或與專案關係人一起審查最終交付項目)。 

• 審查您的專案計劃，以總結尚未收尾的事項，並確保您沒有遺漏任何內容。 

• 完成行政任務，例如更新文件、確定專案預算以及重新分配資源。 

• 向專案關係人傳達備註和後續步驟。

• 舉行專案事後反思會議，以回顧經驗教訓，並讓您的團隊有機會提供回饋並調整其流程。 

• 分發最終報告，概述您的專案相較於目標的表現。

5 個專案管理階段

「專案結案」一詞源自美國專案管理學會 (PMI) 所建立的五階段專案管理模式。 PMI 在其《專案管理知識體系指南》(又稱 PMBOK® 指南) 中概述此模式。 他們的模型將專案生命週期分為以下五個階段： 

• 專案啟動：給專案廣泛的定義並取得支持。

• 專案規劃：制定詳細目標和專案藍圖。

• 專案執行：使用前兩個步驟的資訊展開專案。 

• 專案績效：使用關鍵績效指標 (KPI)衡量成效。 

• 專案結案：總結尚未收尾的事項，向專案關係人匯報，並確定後續步驟。 

專案結案為何重要 

達成最終里程碑或實現目標的感覺很棒，但這並不代表您的工作已經完成。 在您為成功喝彩之後，在正式完成專案之前，仍有一些重要的任務需要從您的清單中勾選完成。 以下是專案結案可以幫助您勾選每個方塊並充滿信心地總結您的計劃的方式。 

確保您的工作已完成

遵循預先定義的專案結案流程，可確保您的工作已完成，且您沒有遺漏專案計劃中的任何任務。 專案的最後一個階段包括所有容易遺漏的詳細資料，例如最終測試、審查專案計劃以及向專案關係人傳達結果，這樣您就可以在確認已勾選每個方塊的情況下總結專案。 

此外，結案階段有助於您與專案關係人達成共識，即您的工作是有效且已完成的。 如此一來，每個人都能知道您已達成的成果，並瞭解專案已經結束。 

提供清楚的後續步驟

當您的專案正確結束時，您就有了具體的後續步驟：將工作交給另一個團隊、開始新的專案以改進您的工作，或將關鍵經驗教訓納入未來的計劃中。 

這樣一來，專案結案就能幫助您避免以下這類不必要的情境： 

• 您的專案沒有具體的結束日期，您的團隊負責無限期地維護它。 例如，假設您有一個專案可以將網站流量提高 20%。 如果沒有妥善結束專案，您可能會無限期地對小調整、改進和測試負責，以提高網站流量。 

• 您的專案未交接給正確的團隊，因此它只是靜靜地躺在那裡積塵。 例如，假設您建立了一個新專案，用於測試網站上的功能。 若要妥善結束專案，您應該向專案關係人傳達您已實現專案的目標和範疇 (即測試功能)。 然後，您需要將測試深入解析交給適當的產品團隊，以實際建立該功能。 

記錄經驗教訓

每個專案都能讓您的團隊學習和改進，而專案結案可確保您能掌握這些學習成果，而非將其留在專案備註中。 這是因為事後分析會議已內建於結案流程中，因此您的團隊有機會反思哪些方面進展順利，哪些方面下次可以改進。 與團隊討論專案結案通常會揭示您可能沒有想到的問題，因為團隊成員可以提供實際的觀點。 這意味著您可以隨著時間的推移持續改進專案管理，透過每個專案，您都有機會學習和簡化團隊流程、溝通和專案執行。

除了流程改進之外，專案結案還有助於您擷取和分享關鍵的專案經驗教訓。 在與專案關係人分享的最終報告中，您可以從實際專案資料中擷取經驗教訓，例如從 A/B 測試中獲得的經驗、使用者研究的結果，或建立新應用程式功能的時間軸。 這樣，專案關係人就可以從您的專案中學習，並將這些發現融入他們自己的工作中。 

使用專案匯報範本的經驗教訓範本，可為您提供一個引導性的流程，以便擷取行動後的回饋，並將其直接連結到未來的專案。

您如何知道專案何時完成？ 

在結束專案之前，您必須確定專案是否已完成。 但這究竟意味著什麼？ 

有幾個方法可以確定您的專案是否已完成，但最大的指標是您是否已實現您在規劃期間設定的專案目標。 無論您使用哪種目標設定方法，目標都會定義專案的成功樣貌，並為您提供明確的目標。 有幾種目標設定方法，包括目標與關鍵結果 (OKR)、關鍵績效指標 (KPI)和智能目標。 

並非每個專案都能達成目標，這沒關係。 即使您沒有達到目標，您也可以在以下情況下判斷專案已完成：

• 您已完成專案範疇中列出的交付項目 

• 您已完成專案時間軸

• 您已使用整個專案預算

結案專案的 8 個步驟

結案不一定很難。 在處理專案時，您將瞭解哪些對團隊有效，哪些無效。 有了這些知識，您就可以開發自己的專案結案最佳作法。 

如果這是您第一次正式結束專案，請嘗試以下八個步驟。 記錄哪些有效、哪些無效，以便將來改進流程。

1. 執行最終測試

對於專注於發佈新產品或功能的團隊而言，第一步最為有用。 在正式結束專案工作之前，請進行最終測試，以確保最終交付項目穩定且仍能如預期般運作。 這一點很重要，因為發佈後績效往往會發生變化，尤其是當您的產品面向大量客戶發佈時。 通常，在產品實際發佈之前，很難預測產品將如何大規模運行。 

除了進行技術測試外，您還可以監控客戶回饋 (尤其是在社交媒體頻道上)，以查看使用者是否遇到任何明顯的產品錯誤。 如果您遇到任何重大問題，請建立後續專案來解決這些問題。

2. 總結未完成的事項

接下來，是時候審查您的專案計劃並標記未完成的任務了。 這有助於您收尾，並確保您不會忘記任何關鍵步驟。 如果您使用的是 Asana 這類的專案管理軟體，此步驟就很簡單，因為您可以在一處查看所有專案任務，以及其截止日期、所有者和完成狀態。 

如果您忘記了什麼，別擔心。 評估所有未完成的任務，並確定它們是否在您的專案範疇內或範疇外。 如果它們在範疇內，請制定計劃來處理這些剩餘的任務。 如果它們超出範疇，請告知專案關係人，並將這些任務交給適當的團隊。 

例如，假設您的開發團隊剛剛完成了網站重新設計專案，而您發現自己沒有完成更新網站橫幅圖片的任務。 在查閱專案範疇陳述後，您判定此任務超出範疇，因為您的團隊主要專注於基礎結構的改善。 因此，您將剩餘的任務轉交給設計團隊，他們可以使用您建立的基礎結構來更新橫幅圖片。 

3. 完成行政管理任務

現在您已經完成了未完成的工作，是時候處理專案的行政方面了。 雖然行政任務可能因專案而異，但以下是一些需要考慮的常見待辦事項： 

• 確保所有專案檔案和資產都在正確的位置，並且專案關係人知道它們的位置。 

• 更新專案文件，例如流程文件、專案預算和專案排程。 在此過程中，將預估與實際結果進行比較，以查看您是否正確。 例如，比較預算和專案時間軸的預估與實際結果。

• 確保專案文件已簽署，例如任何供應商合約或協議。 

• 結束與供應商、轉包商、捐助者或類似外部專案關係人的所有合約。 

• 總結專案財務。 確保您的最終付款已收到或發送，並向您的財務團隊發送最終預算數字的更新。 

• 確保團隊成員已重新指派到不同的專案。 

• 根據需要將設備或其他專案資源出售或轉移給不同的團隊。 

4. 通知您的團隊後續步驟

接下來，請撰寫備註給您的團隊，讓他們瞭解您的總結計劃。 讓他們知道後續步驟，例如您將如何處理或轉移任何未完成專案交付項目的所有權。 此外，請告知團隊他們應該參加的結束活動，例如回顧、專案事後分析或與專案關係人的最終會議。 如果您希望團隊在事後分析期間提供回饋，現在是時候讓他們知道，以便他們開始準備。 

5. 向專案關係人更新並傳送最終報告

與團隊聯繫後，就可以與專案關係人同步了。 這可以是非同步更新或正式的總結會議。 無論採用何種形式，都請務必包含以下資訊： 

• 最終報告，包括專案成果摘要、與您設定的目標相比的績效，以及任何關鍵的成功或失敗。 

• 範疇內未完成項目的清單，以及您將如何處理這些項目。 

• 超出範圍的未完成項目清單，並附上簡短說明和您將如何與適當團隊跟進的詳細資料。 

• 您計劃作為目前專案的一部分完成或轉交給其他團隊的快速後續追蹤清單。

• 回饋請求。 理想情況下，這可以是以問卷或調查表單形式提供的書面回饋。 

6. 舉行專案事後反思會議

舉行專案事後反思會議是擷取和審查每個專案期間所學經驗教訓的最佳方式。 在事後分析期間，團隊成員有機會就哪些方面進展順利、哪些方面進展不順利以及下次可以改進的方面提供回饋。 

在舉辦下一次事後分析會議之前，請考慮以下幾個提示： 

• 在事後分析會議前至少兩天，向團隊成員傳送一份問題清單，供其思考。 這些問題可以很簡單，例如：「哪些方面做得好、哪些方面做得不好，以及我們學到了什麼？」 這有助於您的團隊提前組織想法，以便他們能夠做好準備並參與其中。 

• 在會議期間，分享您的畫面 (如果可以的話)，並積極做筆記，記錄每個人的回饋。 這樣，您的團隊就能看到他們的意見受到重視。 

• 在會議期間，為每位團隊成員提供專門的時間來分享他們的回饋。 這樣，您就可以確保每個人的聲音都得到傾聽。 

• 在會議結束時留出時間，感謝團隊成員的意見。 當您將他們的回饋濃縮為具體的行動項目時 (我們將在下一步中討論這一點)，請向您的團隊傳送更新，讓他們知道您如何解決他們的疑慮。 

7. 建立改進藍圖

分析完專案進展後，就該展望未來了。 此時，您可以使用專案藍圖來規劃如何改進和疊代您的最終交付項目和管理流程： 

1. 從第一步開始考慮您的最終測試結果，並確定您想要解決的任何優先問題。 例如，如果許多客戶抱怨載入時間緩慢，您可以優先考慮提高網站載入速度的計劃。 

2. 彙整您從專案關係人和專案團隊收到的回饋。 尋找常見主題，並強調您想要解決的任何行動項目。 例如，如果團隊成員表示他們沒有足夠的時間完成任務，您可以設定一個行動項目，為未來的專案排程增加額外的緩衝時間。 

3. 建立藍圖，規劃您將如何以及何時處理這些行動項目。 

4. 向您的團隊徵求對藍圖的回饋，並獲得相關專案關係人的簽核。 

為未來的改進建立藍圖，可確保您持續改進和疊代最終交付項目和專案管理流程。 此外，這樣做還能讓您正式結束目前的專案，然後在全新的計劃中處理任何增強功能。 這樣一來，您就可以防止專案拖延，直到最終交付項目「完美」(無論如何，這都是無法實現的)。

8. 慶祝

最後，請留出時間慶祝團隊的成就。 表達感謝是建立強大組織文化和促進工作空間團隊合作的關鍵。

慶祝可以有多種形式，例如禮物或卡片、感謝訊息、團隊歡樂時光，甚至是下午放假。 考慮團隊的動態和每位團隊成員的偏好，並選擇您認為每個人都會最喜歡的選項。 

充滿信心地結束

太棒了，您已成功結束專案。 您已勾選所有方塊，並將所有未完成的工作結束。 現在，您可以放心地繼續進行下一個計劃，因為您知道一切都已經處理妥當，而且您已經為後續步驟制定了具體的計劃。 

如果您想將團隊的結案流程標準化，不妨將專案結案流程轉換為自訂專案範本。 範本可讓您建立一組預先定義的步驟 (例如核對清單)，每次總結專案時都可以複製並重複使用。