如何進行有效的衝刺回顧會議

根據Albert Einstein的說法，「瘋狂是一遍又一遍地做同樣的事情，並期望得到不同的結果。」 儘管這位數學天才可能是在談論量子力學 (無論它是什麼)，但同樣的概念在專案管理中也是如此。 如果某件事沒有按照您想要的方式進行，那麼繼續做同樣的事情就是瘋狂。 

但為了改進您的方法，您需要反思事情的進展情況。 這就是衝刺回顧派上用場之處。 

何謂衝刺回顧？ 

衝刺回顧是敏捷架構中的一種會議，在衝刺結束時進行。 在衝刺回顧期間，團隊會反思哪些方面進展順利，哪些方面在下一次衝刺中可以改進。 

在 Scrum中，衝刺通常是為期兩週的工作會議，最後會有特定的交付項目。 以這種方式組織工作，可讓團隊專注於快速工作，並有機會在後續的每一次衝刺中改進和疊代其流程。 這就是為什麼衝刺回顧是 Scrum 流程的重要組成部分，它讓團隊有機會反思並持續改進其衝刺流程。

衝刺回顧與衝刺審查會議

衝刺審查會議也會在衝刺結束時進行，但它不是專注於改進流程，而是讓敏捷或 Scrum 團隊展示他們所完成的工作。 在衝刺審查會議中，團隊通常會使用產品示範來展示他們的成就，這有助於跨職能專案關係人具體瞭解每個交付項目。

相較之下，衝刺回顧的目的是找出衝刺期間有效和無效的流程。 此會議較少關注特定的交付項目，而是更關注流程改進，以最佳化團隊的衝刺工作流程。 

誰需要衝刺回顧？ 

如果您的團隊使用 Scrum，您應該在每次衝刺結束時進行回顧。 Scrum 是一種敏捷方法，最常用於產品、工程或軟體開發團隊。 不過，任何想要快速建立和迭代的團隊都可以從使用 Scrum 和進行定期衝刺回顧中受益。 

即使您的團隊不以衝刺的方式工作，您仍然可以在完成專案或實現目標時進行回顧。 這樣，您就可以從經驗中學習，並將這些學習融入下一個專案中。 

誰會參加衝刺回顧？ 

只有在過去的衝刺期間執行任務的直接團隊成員才應參加衝刺回顧。 這包括主持會議的Scrum 主持人(又名 Scrum 團隊負責人)、個別團隊成員，有時還包括產品經理。 通常，每個參加每日 Scrum (又名站立會議) 的人都應該參加衝刺回顧。 

非團隊成員的專案關係人和經理通常不會參加衝刺回顧。 這是因為回顧其實是關於產品團隊的，這是每位團隊成員提供回饋和腦力激盪以改進其衝刺流程的地方。 限制衝刺回顧會議的出席人數有助於產品團隊保持專注，並能自在地表達出錯的地方。 

雖然跨職能專案關係人和經理不會參加衝刺回顧，但他們會參加衝刺審查會議。

衝刺回顧會議的優點 

隨著時間推移持續改進是 Scrum 架構的核心原則。 這就是為什麼每次衝刺都會進行回顧，這樣 Scrum 團隊就總是有機會記錄並將他們的經驗融入到下一個衝刺週期中。 這樣一來，每一次的衝刺都能成為團隊的學習週期，從而完善其衝刺規劃流程。 

衝刺回顧可幫助您的團隊達成以下目標：

• 慶祝 (並繼續進行) 進展順利的事情。 例如，當任務所需時間比預期更長時，您可以使用衝刺回顧來確認並支持團隊的主動溝通。 正面回饋不僅能讓團隊明晰（度）地瞭解應該繼續做什麼，還能讓團隊保持參與度、促進團隊合作並減少壓力的負面影響。   

• 找出可改善的空間。 例如，您的團隊可以建議改變他們估計完成每個任務所需時長的方式。 或者，您可能需要改進待辦項目精簡流程，以確保將類似任務批次處理在一起。 確定優化衝刺流程的方法至關重要，因為如果沒有建設性的回饋，您和您的團隊就無法改進。 

• 建立計劃以實施衝刺規劃流程的改進。 提出改進建議是一回事，而實施則是另一回事。 在衝刺回顧期間，您的團隊會決定要帶入下一次衝刺的具體行動項目。 例如，您可以決定實施一個指向系統，以估計每個任務的時間需求。 建立行動項目可確保您和您的團隊對衝刺流程的改進負責。 

衝刺回顧會議日程

進行衝刺回顧會議的方法不僅一種。 隨著時間的推移，您將瞭解哪些方法最適合您的團隊，並相應地調整和完善您的衝刺回顧日程。 建立標準的日程範本，可輕鬆與團隊分享並提前收集回饋。 這樣一來，您就能確保討論盡可能充分。 

但首先，請確保您的日程涵蓋以下基本步驟： 

1. 設定會議目標

事先確立衝刺回顧的目標，有助於您的團隊專注於手上的任務。 當您設定目標時，您要確保每個人都朝著同一個目標努力。 為此，請花一些時間集思廣益，思考衝刺回顧對團隊的意義。 這樣一來，您就可以使用該目標來指導未來的每一次會議。 例如，您的團隊目標可能是提供坦率且建設性的回饋，以改進衝刺規劃流程，而非將錯誤歸咎於出錯的事情。 

2. 收集團隊回饋 

您的團隊是您改進衝刺流程的最佳資訊來源。 他們是負責日常工作的人，因此他們的意見對於確保衝刺順利進行至關重要。 此外，直接從團隊收集回饋有助於確保衝刺流程適合每個人的個人工作風格和需求。 

在衝刺回顧會議前 1-2 天，向每位團隊成員傳送這些問題，以便他們在會議前進行腦力激盪並提供回饋。

• 上一次衝刺期間有哪些進展順利？

• 哪些方面不盡人意？ 

• 我們學到了什麼？ 

• 下次我們應該採取哪些不同的做法？

為了簡化事情，請將這些問題與會議日程一起分享 (因為您也會提前傳送)。 若您選擇使用Asana這類的專案管理工具，您可以進一步簡化流程，例如，您可以使用衝刺回顧範本在一處位置分享您的日程並收集回饋。 

有些 Scrum 團隊使用更簡單的方法來收集回饋，稱為開始-停止-繼續方法。 透過這種方法，每個團隊成員都能確定團隊應該開始做、停止做和繼續做的事情。 

3. 深入解析

現在您已經非同步地從團隊中收集了資料，您可以在回顧會議期間識別模式和共同點。 這些可能是多個團隊成員共同的痛點、應延續到未來衝刺的關鍵經驗教訓，或是先前衝刺中對團隊有效的做法。 識別模式有助於您確定團隊應為下一次衝刺設定哪些行動項目的優先順序。 例如，如果多位團隊成員表示他們沒有足夠的資訊來完成任務，那麼您應該透過行動項目來解決這個問題。 

如果可以的話，請在回顧期間找到一種方法與整個團隊分享您的螢幕，或在共用文件或白板上進行協作。 這樣一來，人們就能看到您正在做筆記、記錄行動項目，並認真考慮每個人的回饋。 這是提升參與度並將對話轉化為可行動步驟的好方法，特別是如果這是您第一次進行回顧會議。 

以下是一個範例，說明您可以如何在會議期間可視化和收集回饋。 此工作流程看板包含會議日程，以及記錄問題和不同類別回饋的欄位。 

4. 設定行動項目

現在是時候建立行動項目來解決常見的痛點了。 行動項目是具體的後續步驟，具有明確的所有者和截止日期，因此您和您的團隊有責任確保後續步驟已完成。 在衝刺回顧期間設定行動項目，可讓人、事、時的明晰度更高。 此外，這有助於您的團隊瞭解為什麼每個行動項目對於團隊的成功都很重要。 

繼續上述範例，如果多位團隊成員表示他們沒有足夠的資訊來完成任務，您可以建立一個行動項目，以便在衝刺待辦項目完善期間從專案關係人那裡收集更多資訊。

5. 結束會議

在衝刺回顧結束時，請留出幾分鐘的時間來結束會議。 在結束時，請簡要總結會議，感謝每個人的參與，並確定您將如何與團隊分享行動項目。 正式結束回顧會議表明您重視團隊的時間和貢獻。 此外，這也能確保每個人都能資訊同步。 

衝刺回顧的常見陷阱以及解決方案

衝刺回顧會議可能很難進行，特別是如果這是您第一次規劃此類會議。 以下是一些需要注意的常見陷阱，以及阻止這些陷阱的解決方案。

時間不夠

敏捷式回顧期間有很多內容需要涵蓋，因此這些會議通常會超過分配的時間。 幸運的是，您可以透過幾個簡單的解決方案來確保回顧的進度正常： 

• 提前建立並分享日程。 建立清晰的會議日程是高效舉辦會議的最佳方式之一。 您的日程應包含要討論的主題清單，以及每個主題的分配時間。 這有助於您保持專注，在需要時繼續討論下一個主題，並確保您能完成日程上的所有內容。 提前分享您的日程也能節省時間，因為這有助於團隊成員做好準備並準備好做出貢獻。

• 考慮會議應持續多久。 請確保您留出足夠的時間來完成衝刺回顧日程上的所有內容。 會議的長度可能會因特定情況而異，例如團隊成員人數、衝刺的長度，以及是否有任何新的團隊成員需要加快回顧流程。 作為一般原則，您應該為一週的衝刺預留 45 分鐘，為兩週的衝刺預留 1.5 小時，為三週的衝刺預留 2.25 小時，為一個月的衝刺預留 3 小時。 請務必在較長的會議中每 30 分鐘安排一次短暫休息，尤其是在線上會議時。 研究表明，在視訊通話中，很難專注超過 30 分鐘。 

缺乏參與度

分享回饋並不容易，尤其是當團隊成員對分享痛點感到不自在，或覺得自己的意見不被重視時。 但為了改善衝刺流程，您需要來自團隊的建設性回饋。 以下是一些提升參與度並確保每個人都能成功做出貢獻的方法： 

• 提前分享提示，以便團隊成員做好準備並提出自己的想法。 人們可能很難即時思考，特別是當他們覺得自己處於困境時。 與其在回顧會議中首次提出棘手的問題，不妨至少提前幾天傳送提示清單。 這些問題可能包括哪些方面做得好、哪些方面做得不好，以及團隊下次應該採取哪些不同的做法。 

• 破冰。 從破冰問題開始，為您的會議設定有趣且協作的氛圍。 粉絲最喜歡的問題包括「熱狗是三明治嗎？」、「如果您是一顆馬鈴薯，會希望自己被怎麼煮？」以及「如果現在要用電子郵件傳送一個表情符號給執行長，您會選擇哪一個？」 

• 表達感謝。 如果您希望團隊分享回饋，您需要建立一個安全的空間，並展現他們的經驗和意見很重要。 這意味著當團隊成員發表意見時，您應該積極傾聽並記錄他們的意見，以表明其價值。 請記得真誠地感謝團隊成員的貢獻，尤其是當他們的回饋具有建設性時。 提出建設性回饋很難，但這也是改進衝刺流程的關鍵組成部分。 

後續步驟不明確

想像一下：您花了數小時提供和收集建設性的回饋，結束了回顧會議，然後……什麼也沒發生。 沒有後續跟進、沒有行動項目、沒有任何變化。 哎呀。 

為了避免這種痛苦的情況發生，請務必記錄並追蹤您在衝刺回顧期間收集的深入解析。 方法如下： 

• 如果可能，請做好紀錄並分享您的畫面。 Scrum 大師或產品經理是會議主持人，應在衝刺回顧會議期間做筆記。 這樣，團隊成員就可以專注於提供回饋。 會議紀錄對於幫助您記住要跟進的重要要點和行動項目至關重要。 儘管記錄方式各不相同，但最重要的內容包括討論的主題、關鍵決策和行動項目。  

• 跟進行動項目。 設定具體的行動項目是追蹤回饋和實現衝刺回顧目的的最佳方式，從而持續改進您的衝刺流程。 出色的行動項目有明確的所有者、期限和以動詞開頭的描述，因此對於需要完成的工作沒有任何模稜兩可之處。 例如，「在待辦項目完善之前從專案關係人那裡收集任務背景資訊」比「更多任務背景資訊」更清楚。 

• 讓資訊可供存取。 備註和行動項目固然很棒，但如果無法輕鬆與團隊分享，就沒有什麼幫助。 與其傳遞容易遺失的文件和電子郵件，不妨考慮使用Asana這類的專案管理工具來組織您的衝刺回顧。 這樣一來，您就可以在同一處傳達會議日程、即時記錄並指派行動項目。 如果您還使用 Asana 來協調衝刺，您的團隊就無需在不同工具之間來回切換，即可獲得所需資訊。