如何更有效地進行站立會議

如果您是軟體開發團隊的一員，那麼您很可能已經參加過站立會議。 站立會議在敏捷方法中很常見，是團隊成員分享更新或與團隊其他成員確認進度的快速方式。

但站立會議不僅限於軟體開發團隊。 這些會議對於任何想要快速分享更新以確保團隊成員資訊同步的團隊都有幫助。 無論您是在會議室舉辦會議，還是團隊成員分散在不同的時區，都可以學習如何輕鬆進行有效的站立會議。

什麼是站立會議？

站立會議是一種簡短的會議，通常由運用敏捷或 Scrum 的團隊使用，但任何團隊都可以實施這種類型的會議。 在站立會議期間，團隊成員輪流討論三個主要問題：

• 您昨天完成了什麼？

• 您今天要做什麼？

• 有沒有什麼事情阻礙您正在進行的工作？

依據團隊使用的方法類型，這些站立會議可能需要 5 分鐘到 15 分鐘不等。 敏捷最佳作法指出，這些會議的時間不應超過 15 分鐘。 嚴格限制時間的原因是讓每個人都能快速完成更新，而不會佔用太多時間。 

站立會議的優點

站立會議有助於開發團隊遠距排除障礙，並發現每天需要完成的工作。 它們還可以為專案的進展提供明確的指標。 例如，如果您的團隊使用工作流程看板專案管理工具，團隊成員會在工作流程看板上移動卡片，以表明任務處於哪個階段。 在每日站立會議期間，隨著卡片從一個階段移動到下一個階段，可以輕鬆看到進度。 

雖然敏捷方法論偏好面對面會議，但您不必親自主持每日站立會議。 透過 Zoom 等視訊會議軟體，遠距員工可以輕鬆參加虛擬站立會議。

更有效率的站立會議 6 個步驟

進行順暢的站立會議有六個簡單的步驟。 無論您的團隊開會的頻率如何，或使用何種專案管理方法，以下這些提示都能讓您的站立會議更快速、更有效率。

1. 找到時間並堅持下去

承諾和一致性是敏捷管理法的關鍵組成部分。 這些價值觀也適用於每日的站立會議。 站立會議應每天在同一時間、同一地點舉行，並應優先於其他會議。 保持會議一致性，讓每個人都能輕鬆參加，而且每個人都在場很重要，這樣整個團隊才能達成共識。

2. 確保所有團隊成員都參與

只有在整個團隊都參加的情況下，站立會議才有效。 這意味著整個團隊都應該參加每一次的站立會議。 如果團隊成員分享了他們的更新並離開，那麼會議就不會那麼有效，因為這個人不會聽到他們是否可以幫助另一個隊友完成他們當天的工作。 

此處的目標是與您的團隊保持身心上的聯繫。 由於敏捷法重視面對面的對話和溝通，因此這些每日站立會議是與團隊其他成員建立聯繫的重要方式。 最佳作法是所有人一起開始會議，也一起結束會議。

3. 確立明確的領導者

站立會議的領導者負責主持會議，並確保站立會議確實符合其本質——簡短而甜美。 這可能意味著任何事情，從狀態更新的時間箱，讓會議保持簡短，管理循環風格的會議，或進行視訊會議點名，而非面對面會議。

由誰來主持站立會議取決於您使用的敏捷法類型。 如果您的團隊使用 Scrum，則由Scrum 主持人主持每日 Scrum 會議。 在其他專案管理表單中，產品經理或其他專案經理將主持站立會議。

4. 保持簡短

如前所述，站立會議的時間不應超過 15 分鐘。 如果您的團隊很大，您可能會用上全部 15 分鐘。 如果您需要超過 15 分鐘的時間來完成每個人的每日狀態更新，那麼您的團隊可能太大了。

5. 明確定義目的

每位團隊成員都應該確切地瞭解站立會議的目的，以及他們應該如何組織團隊更新。 如果您有新的團隊成員，可以讓他們在一開始時先觀察。 最終，他們會掌握訣竅，並與其他人分享更新內容。 

每個人都應該分享相同的三件事。 其他任何內容都可能成為無關的資訊。 您的站立會議領導者負責主持對話，並在必要時推動進展。

6. 會議桌旁的對話

團隊成員在站立會議期間嘗試解決問題並不罕見。 相反，請在會議結束後進行此類對話。 記錄問題，然後讓下一個人分享其狀態更新。 

在站立會議結束後，那些想要解決問題的人可以開會嘗試深入探討問題。

站立會議的常見陷阱

當團隊成員已經存在很長一段時間時，站立會議可能會開始感到重複。 以下是一些在站立會議中發生的常見錯誤，以及您可以如何防止它們讓人感到 (或確實) 過於重複。 

會議變成一般狀態會議

參加站立團隊會議的每個人都應該緊密合作。 如果您的團隊成員狀態更新與他們正在進行的工作無關，則會成為一般狀態更新會議。 這並不是有效利用每個人的時間。 

如果發生這種情況，專案經理應將團隊分成不同的小組。 最好的方法是根據團隊正在進行的工作來分隔團隊。 那些更緊密合作的人應該在同一個小組中。 這樣，所有分享的資訊都與每個人相關。 

會議時間過長

請記得讓站立會議保持簡短。 它們的重點是要快速且簡單。 如果您的會議超過 15 分鐘，這表明您需要重新調整一些事情。 團隊主持人應協助團隊成員專注於三個要點，如果他們開始討論其他事情，請禮貌地要求他們稍後再討論。

團隊成員無法識別阻礙

開發團隊召開站立會議的主要原因之一是識別任何工作障礙。 如果團隊成員沒有提出任何問題，這個問題可能會蔓延到團隊的其他成員。 通常，一位團隊成員的工作會依存於另一位的工作。 如果一個人沒有提出問題，就可能成為每個人的障礙。 這就是為什麼在站立會議期間討論任何問題非常重要，這樣問題就不會成為整個團隊的阻礙。

為敏捷團隊使用工作管理

如果您想在團隊中實施敏捷法，您需要正確的工具來維持一切井然有序。 請確保您有權存取動態工具，以便在一處位置組織和管理團隊的工作。 在 Asana 這類的工作管理工具中管理站立會議日程等。