專案管理法:12 個熱門架構

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaNovember 16th, 2022
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專案管理一領域不斷沿革改進,為了獲致成功需要使用各種方法。學習最熱門的專案管理法可協助您成為業界的翹楚。 

專案管理法是由眾多原則、技巧和程序所構成的一套系統,供某個領域的人員運用於工作。頂尖的方法不僅在結構組織的方式上有所差異,更要求不同的交付項目、工作流程,甚至專案管理軟體開發。 

除了成為最出色的專案經理外,分別瞭解這 12 個架構,可找到最符合您團隊需求的選項。 

1. 敏捷

介紹:敏捷專案管理法是最常見的專案管理流程之一。但實際上,敏捷法就技術上而言並不是一套方法,而最適合將其定義為專案管理原則。

敏捷法的基本內容是:

  • 協作

  • 快而有效

  • 可疊代,以資料為後盾

  • 重視個人勝過流程

若宣佈實施敏捷法,團隊通常會選擇特定的方法來搭配使用敏捷法。這些可能包括 Scrum、看板、極限編程、水晶管理、或甚至 Scrumban (Scum + 看板)。 這是因為搭配敏捷法與更注重細節的方法,可形成完善的專案管理哲學,以及可締造出色成果的具體方案。

誰應使用: 敏捷架構幾乎可用於任何團隊,因為其背後的原則具有普遍性。真正的困難在於要決定選擇搭配哪一種方法使用。

用 Asana 管理敏捷團隊

2. 瀑布

介紹:瀑布模型也是非常熱門的架構。不同於敏捷模型的部分是,瀑布是實際的一套方法,且相當清楚明瞭。 瀑布法又稱為軟體開發生命週期 (SDLC),是線性流程,工作會串聯下來 (如同瀑布一般),而且是有先後順序的組織安排。 

瀑布專案管理法

若要達成此方法,每個工作任務都要透過相依性相互連接。這表示每個任務必須完成後,下一個任務才能開始進行。這麼做不僅確保工作進度保持正常,更能在整個過程中促進清楚的溝通。 

儘管此法被部分現代化組織視為傳統方法,卻是建立可預測、且可徹底規劃專案計劃的好方法。 

誰應使用:由於瀑布專案管理法如此鉅細靡遺,因此對於有多個不同專案關係人的大型專案負責人而言,是絕佳的選擇。因為整個專案期間各個步驟分明,且相依性可協助追蹤需要的工作,以便達成目標。 

3. Scrum

介紹:Scrum 法採用簡短的「衝刺」活動,而這些衝刺活動則用來建立一個專案週期。專案週期一次橫跨一至兩週,且由 10 人 (或以下) 的團隊所組織而成。這和瀑布法有所差異,瀑布法中個人的任務會拆解成相依任務。

基於許多原因,Scum 非常獨特。其中一項是此法需要一位 Scrum 主持人。換句話說,就是一位帶領每天召開 Scrum 會議、演示、衝刺和每次衝刺完成後進行衝刺回顧的專案經理。這些會議的目的是聯繫專案關係人,並確保任務準時完成。 

儘管 Scrum 就技術上而言確實是真正的專案管理法,卻最常與敏捷法架構聯想在一起。這是因為它們的原則類似,例如協作,以及重視個人勝過流程。 

誰應使用:使用敏捷法的團隊應該也要使用 (或至少應該也要嘗試) Scrum 方法。由於衝刺活動被拆解成小團隊,因此小型及大型團隊都可以使用這個方法。 

閱讀:瀑布法、敏捷法、看板與 Scrum:各有何差異?

4. 看板

介紹: 看板法使用可視化元件 (特別是白板) 來呈現專案的待辦項目。敏捷團隊會使用這個方法加強可視化工作流程和專案流程,同時減少發生瓶頸的可能性。它也經常以軟體工具的形式呈現,以便讓您完美地在專案內變更及拖曳看板,不過這並非必要的規定。 

由於此法並不像其他方法有一套定義的流程,因此許多團隊使用的方法各異。主要的概念是要記得,看板的目的是專注於最重要的專案任務,讓整體的架構變得簡單。

誰應使用:工作流程看板對各種規模的團隊都是理想選擇,特別是優先以遠距方式工作的團隊。這是因為工作流程看板的可視化功能可協助團隊成員無論身處何地,均能維持進度正常。 

用 Asana 建立工作流程看板

5. Scrumban

介紹:您可能已經猜到,Scrumban 是靈感來自 Scrum 和看板 (Kanban) 架構的一個方法。有些人將此視為整合兩種方法優點的混合法。 

Scrumban 專案管理法

Scrumban 類似 Scrum 使用衝刺週期,但如看板一樣允許個別任務歸屬於計劃之中。這可讓最重要的工作優先完成,並確保專案計劃維持簡易好管理。Scrumban 也使用 Scrum 會議來加強協作,並始終將目標視為首要之務。 

誰應使用:若您喜歡將專案拆解成較小任務,但同時也想在視覺上以簡單的方式呈現,Scrumban 可能就是您的理想選擇。它是簡單和明晰的完美結合。  

閱讀:看板與 Scrum:有何差異?

6. PRINCE2

介紹:PRINCE2 又稱為 PRojects IN Controlled Environments (受控環境下的專案管理),它使用全方位瀑布法來定義專案內的階段。最初是由英國政府為了 IT 專案而建立,現在依然適用於大型 IT 新案,更勝於傳統的產品或市場為主的專案。 

PRINCE2 有七個主要原則,包括:

  1. 開始專案

  2. 指揮專案

  3. 啟動專案

  4. 控制專案

  5. 管理產品交付

  6. 管理階段間的界線

  7. 結案

這七個原則徹底建立完整的專案流程,綜合起來就成為有效的企業專案管理方法。它旨在定義角色和反向管理。不僅如此,還可將 PRINCE2 用來簡化眾多個別專案管理任務,例如控制某個階段、管理產品交付,以及啟動專案和結案。 

誰應使用:有鑑於 PRINCE2 專案管理法的特殊性質,因此最適合用於具有許多 專案關係人的大型企業專案。將它用於小專案可能會產生過於冗長、複雜的流程。 

用 Asana 追蹤 PRINCE2 專案

7. 六標準差

介紹:有別於其他專案管理法,六標準差是用於品質管理,經常稱之為一套哲學而非傳統的方法。通常將它和精實法搭配或敏捷架構搭配使用,而得名為精實法六標準差和敏捷法六標準差。 

六標準差的主要目的是持續改善流程並去除瑕疵。透過現場專家維護、定義並控制流程來持續改進,從而辦到這一點。

若要進一步延伸這個方法,可使用六個標準差 DMAIC 流程,此方法具有不同階段,包括:

  • 定義:建立一個專案範疇商業計劃,以及啟動站立會議。

  • 測量:收集有助告知改善需求的資料。

  • 分析:指出問題的根本。 

  • 改善:解決找到的根本成因。

  • 控制: 致力使解決方案具永續性,以便適用於未來的專案。 

誰應使用:六標準差最適合用於大型組織,通常是員工數百人 (或以上) 的組織,這時消除專案浪費的需要已開始對您的組織有較大的影響。

8. 關鍵路徑法 (CPM)

介紹:關鍵路徑法致力於找出關鍵任務,並將其安排在專案排程中。包括任務相依性、追蹤專案目標與進度、安排交付項目的優先順序,以及管理截止日期,這一切都與工作細目結構相似。

此方法旨在妥善、成功地管理大型專案,使 里程碑和交付項目可對應正確。 

誰應使用:關鍵路徑法最適合小型、中型專案及團隊,因為大型專案需要許多交付項目,且有多位專案關係人,而關鍵路徑法之設計並非針對複雜專案之管理。 

9. 關鍵鏈專案管理 (CCPM)

介紹:關鍵鏈專案管理架構與關鍵路徑法非常相關,但甚至更重視細節,因而成為最全方位的選項之一。 

關鍵鏈專案管理法

連同 CPM 這類工作細目結構一併實施,CCPM 包括對各項任務的特定時間要求。這有助進一步推展任務追蹤,讓任務在分配的時間進行情況變得一目了然。它還使用資源調配,力求透過在所有可用資源間分配工作來解決大量工作負荷的問題。 

這一切不僅有助提高生產力及效率,更有助連結必須與專案目標一起完成的工作。許多專案管理工具甚至透過可視化元素來強化顯示這些目標,為團隊成員建立井然有序的藍圖。 

誰應使用:CCPM 對小型和大型團隊而言都是絕佳選擇,但多半用來協助解決專案效率問題。用它來向領導階層報告進行中的工作也很實用。 

10. 精實

介紹:精實專案管理法旨在減少浪費,以及針對專案需求建立簡單的架構。說到底,就是用更少的資源完成更多的工作,從而使效率和團隊合作獲得最大化。 

儘管減少浪費原本指的是實體產品 (可回溯至亨利福特以及其後 Toyota 和 Motorola 當年使用的方法),現在則是指產生浪費的做法。可用三個以字母 M 開頭的字來表示此概念:

  • Muda (浪費):消耗資源但並未增加價值的做法

  • Mura (不均):過度生產時會發生,進而留下廢棄物 

  • Muri (負擔過重):當資源太過勞累時會發生 

身為專案經理,您的工作室避免這三個 M 發生,以便更順利地執行專案並簡化流程。這與統一軟體開發過程 (RUP) 相似,後者旨在減少浪費。兩者的差異在於 RUP 注重降低開發成本,而非產生浪費的做法。 

誰應使用:由於精實法主要強調的是減少浪費,因此最適合苦於效率問題的團隊使用。儘管這會對大型組織造成較大的衝擊,但對各種規模的專案團隊來說卻可以相當有幫助。 

11. 美國專案管理學會 PMBOK® 指南

介紹:儘管很容易將美國專案管理學會 (PMI) 的專案管理知識體系指南 (Project Management Body of Knowledge) 聯想為一種專案管理法,但它其實更接近一套最佳做法,會考量各種開發流程。 

此架構著重實施五個專案管理階段,每個階段均有助透過系統性的階段方法,自始至終輕鬆管理專案。這五個階段包括:

  1. 專案啟動

  2. 專案規劃

  3. 專案執行

  4. 專案績效

  5. 專案結案

儘管這是值得謹記的良好根基,PMBOK® 指南不見得像其他方法一樣足夠具體。也就是說您會需要決定每個階段中要完成哪些任務。 

誰應使用:PMBOK® 指南可單獨使用於小型團隊的標準專案,但搭配更注重細節的方法 (例如 CPM) 應用於處理複雜專案的大型團隊,也是不錯的做法。 

12. 極限編程 (XP)

介紹:顧名思義,極限編程是用於期限緊迫的快節奏專案。此法運作方式是透過建立簡短的開發週期,以及許多發行版次。這使得整備時間得以加快,並且提高生產力。 

極限編程 (XP) 專案管理法

極限編程有幾個核心價值,包括:簡單、溝通、回饋、尊重及勇氣。此外,還包括一套具體的極限編程規則,納入自規劃至測試的所有階段。 

誰應使用:極限編程可用於期限緊迫的個別專案,最常用於小型與中型團隊。由於 XP 是快節奏的方法,應酌量使用,以免發生過勞。 

如何為您的團隊選擇對的專案管理法

沒有一套全部通吃的專案管理法,各種方法都提供獨特的原則,引領開發專案從初始計劃一路進展至最終執行。 

主要值得留意的層面是您團隊的規模,以及您團隊偏好的工作方式。以下是一些值得考量的額外提示:

  • 您的產業:思考您是否處在一個變化頻繁的產業。例如科技公司就是隨時變化的產業。這會影響專案的一致性,以及是否應搭配彈性還是固定的方法。 

  • 您的專案重心:思考您專案的目的。您是否重視人員勝過效率?這將有助您找到滿足相似目的的合適方法。 

  • 專案的複雜性:您的專案相對較複雜,或是通常簡單明瞭?在組織複雜任務時,有些方法不如其他方法出色,例如 CCPM。

  • 角色專業化:思考您團隊內角色的利基如何?可否讓多名團隊成員互換相同類型的工作,或您需要一套專注於專業化的方法?

  • 您組織的規模:決定使用哪種方法時,應仔細衡量您組織和團隊的規模。如看板這類的方法通用於各種團隊規模,但如 CPM 這類的選項,就比較適合小型團隊。 

無論您的團隊成員偏好如看板法這類的可視化流程 ,或是如瀑布法這類較傳統的專案管理法,每個類型的團隊都可以找到適合的選項。若要進一步發揮專案管理法的威力,不妨考慮使用工作管理工具,加強追蹤並更有效地執行開發專案。 

為您的團隊選擇對的專案管理法

有助您更具意識地管理專案的方法

有了對的專案管理法在手上,您就能將專案的效率提升至嶄新層次,並實施對團隊、組織以及您自己而言正確的流程。

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