會議日程範例：如何規劃、撰寫和實施

當您不確定為什麼要參加會議，也不知道會發生什麼事時，很可能會產生那種痛苦的感覺。 沒有日程的會議往往會引起這種感覺，這就是為什麼我們認為會議日程應該是您會議文化中不可或缺的一部分。

有效的日程可傳達會議的目的，讓團隊有機會準備日程項目，並使每個人的進度正常。

無論您是準備下一次看板會議、員工會議還是 Business 版會議，我們都會協助您撰寫一份日程，以最大限度地發揮會議的潛力。

什麼是會議日程？

會議日程是會議的結構化藍圖，詳細說明計劃中的主題和活動。 其主要角色是為會議參與者提供清晰的架構，概述事件的順序、每個日程項目的負責人以及為每個任務分配的時間。 在會議前和會議期間將此日程作為指南，有助於促進高效且富有成效的討論流程。

如何撰寫會議日程

制定會議日程是確保會議專注且富有成效的關鍵步驟。 以下說明如何有效地進行。

1. 明確會議目標

撰寫會議日程的第一步是明確定義所有目標。 在闡明目標時，請儘可能具體。 這種具體性有助於引導討論，並確保會議保持專注。 這也有助於關係人為會議做好準備。

例如，若目標是確定下一季度的預算或討論新的 Business 版，參與者將準備好相關資料和深入解析。

明確的目標也有助於設定會議的基調，並使每個人的期望保持一致。 這種明晰（度）有助於進行更有條理的討論，並使整個會議更有成效。

2. 邀請參與者提供意見

在確定日程之前邀請參與者提供意見，是建立全面且具包容性的會議計劃的關鍵步驟。 這涉及聯絡潛在的與會者，詢問他們是否有任何特定的內容想討論或新增至會議日程。

舉例而言，若您正在為專案團隊規劃會議，您可以傳送電子郵件，請每位成員提出他們認為重要的主題。 這可能會揭示您未曾考慮的問題或想法，從而確保日程更加全面。

納入參與者的意見不僅使日程更全面，還能提高參與度。 當團隊成員看到自己的建議被納入議程時，他們會感到受到重視，並且更有可能積極參與會議。 這也能確保會議能解決所有與會者的疑慮。

您可以透過電子郵件、共用文件或團隊協作工具等多種管道收集意見。 關鍵是讓會議參與者能夠輕鬆貢獻，並確保他們的建議得到考慮，並在適當的情況下納入最終日程。

3. 概述討論的關鍵問題

列出需要討論的重要事項對於確保會議進度正常且專注於重點來說非常重要。 首先，確定需要解決的主要會議主題，並將其框定為問題。

例如，如果會議是要討論進行中的專案進度，關鍵問題可能包括：

• 專案目前的障礙是什麼？

• 我們如何追蹤專案時間軸？

• 需要哪些資源來維持工作節奏？

這些問題可作為討論的要點和指南，確保涵蓋所有相關主題。 這些問題還有助於組織對話，使參與者更容易做好準備並有效參與。

4. 定義每個任務的目的

日程中的每個任務或主題都應有明確定義的目的。 這種透明度有助於參與者瞭解每個討論要點的重要性，以及它與會議整體目標的關聯性。

舉例來說，若其中一個日程項目是審查最近的客戶回饋和績效指標，則目的可能是確定客戶服務中需要改進的領域。 藉由說明此目的，參與者可以將思維集中在此特定目標上，從而進行更有針對性和成果的討論。

定義每項任務的目的也有助於防止會議偏離正軌。 當參與者瞭解為什麼要討論某個主題時，他們就不太可能偏離主題，從而使會議更有效率。

5. 為日程項目分配時間

有效的會議管理需要為日程上的每個項目分配時間。 這包括確定每個會議主題或任務所需的時間，並妥善安排會議。

例如，如果您的日程中有五個項目，您可以分配 10 分鐘進行簡介、20 分鐘進行腦力激盪、15 分鐘討論行動項目。 此時間分配應基於每個主題的複雜性和重要性。

有效的時間管理需要對您的時間估計保持現實，並考慮到意外對話或諮詢的額外時間。 這種方法有助於將會議維持在預定的時間範圍內、尊重每個人的時間並保持專注。

6. 指派主題協調人

為日程中的每個主題指派協調人可以大大提高會議的有效性。 協調人的角色是引導討論，確保對話進度正常，並確保所有聲音都被聽到。

舉例來說，如果其中一個日程項目是討論銷售策略，您可以將此主題指派給資深銷售人員。 他們對該主題的專業知識和熟悉度有助於引導對話，使之富有成效。

應根據主持人對主題的了解及其管理小組討論的能力來選擇主持人。 他們還應該被簡介其角色和對討論的期望。

7. 撰寫會議日程

最後，將所有元素編譯成結構化且全面的日程。 日程應包括會議的目標、待討論的主題清單及其目的、時間分配和指派的主持人。 此結構為會議提供了清晰的藍圖，確保涵蓋所有重要要點。

在會議之前，請與所有參與者分享日程。 這樣一來，他們就能做好準備，並確保每個人都能資訊同步。 精心撰寫的日程是舉辦有效且富有成效的會議的關鍵工具。

建立有效會議日程的提示

讓我們從一些最愛的建立出色會議日程的提示開始，以便您充分利用您的會議：

• 儘早建立並分享您的會議日程。 最晚應在會議時間一小時前分享會議日程。 這樣一來，每個人都能為即將發生的事情做好準備。 您的團隊還可以在會議前向您轉達問題或其他日程項目，以便進行潛在的調整。 此外，當您的團隊成員有機會做好適當的準備時，他們在會議期間就能更輕鬆地專注。

• 提前連結至任何相關的預讀材料。 這可以是簡報投影片組、其他背景資訊或先前的決策。 每個參加會議的人都將維持資訊同步，並準備好推進討論，而不會提出大量問題，佔用相關時間。

• 為每個日程項目指派主持人。 還記得在學校裡被點名卻不知道答案的感覺嗎？ 這是一種相當糟糕的感覺，我們確信您不會想讓您的隊友有這種感覺。 在會議前為每個日程項目指派一位主持人，可讓他們為主題、問題和回饋做好快速總結的準備。

• 定義日程項目並排定優先順序。 區分三種類型的日程項目：資訊、討論主題和行動項目。 釐清每個日程項目的目的，有助於團隊成員瞭解哪些是最重要的，以及需要關注的事項。 您還需要確定哪些項目最重要，且必須在會議期間討論，以及哪些項目可以在時間不夠的情況下以非同步方式解決。

• 在會議期間使用您的會議日程來追蹤備註和行動項目。 這樣，所有會議資訊都會集中在一處。 如果有人對會議的決策或行動項目有疑問，他們可以輕鬆找到。 加分：在Asana中執行此操作，以便指派行動項目和後續步驟，確保不會遺漏任何內容。 Asana 還可與 Zoom 整合，並將您的Zoom影音記錄或會議文字記錄直接提取至會議日程任務中。

• 透過分類日程項目來建立流程。 若要最大限度地提高生產力，您需要建立一個流程良好的會議日程。 將相似的項目批次處理，並確保它們可以相互建立。 例如，在討論項目之前列出所有資訊項目，以便團隊在討論中取得所有資訊。

• 為日程中的每個項目分配充足的時間。 沒有人會抱怨會議時間太短，但讓每個人都超過預期的時間就不太有趣了。 透過計算預估時間並增加幾分鐘作為緩衝，為每個日程項目規劃充足的時間。 這將有助於讓您的團隊進度正常，並在時間用完時從一個主題繼續進行。

遵循這些最佳作法，您就可以確保會議日程是一個可靠的工具，並在會議前、會議期間和會議後發揮作用。

為什麼會議日程如此重要？

無論您是在首頁工作並進行虛擬通話，還是在辦公室坐著並親自參加會議，會議都可能會讓人感到疲憊不堪。 從一些閒聊開始可能有助於更好地瞭解彼此，或瞭解每個人在過去的週末做了什麼，但這肯定不是目標導向或富有成效的。 會議日程可協助您的團隊將每場會議的潛力發揮到最大化。

我們的研究顯示，2020 年不必要的會議佔了 157 小時的「工作」，而 2019 年為 103 小時。 考慮到每週 40 小時的工作時間，這幾乎是四個星期的時間浪費。 這就是會議日程派上用場的地方。 若您做得對，撰寫會議日程是判斷會議是否真正必要的第一個也是最佳指標。 如果您發現會議日程中的所有內容都可以非同步討論，則可以取消會議，並透過電子郵件分享您的訊息，從而節省時間。

這並不代表所有會議都應該被電子郵件取代。 如果您確信會議是合理且必要的，可以推動團隊的進度，那就召開會議吧。 但是，請務必在會議前建立日程，以便團隊成員瞭解您將討論的內容以及會議的重要性。

以下是制定會議日程的其他幾個重要原因：

• 您的日程可讓每個人都能為會議做好準備。 理想情況下，您日程中的每個項目都會有一個專門的主題協調人。 當每個參加會議的人都提前知道自己的職責時，他們就有時間做好準備，並在會議期間更有效率。

• 這顯示出您對團隊時間的體諒。 當您的團隊收到經過深思熟慮的會議日程時，他們會立即意識到會議的必要性。 此外，這也是一個藍圖，可讓您在會議期間保持進度正常，並確保不會浪費時間。

• 日程對於將會和不會討論的內容設定了明確的期望。 將會議日程視為設定界限的方法，並確保僅討論日程上的主題。 如果在會議期間有任何需要討論的內容，請將其記錄在會議紀要中，稍後再回來處理。 無論是在會議結束時 (如果您的會議進行速度比預期快)，還是以非同步方式，或在下一次會議中。

• 這樣可以讓團隊進度正常。 您的會議日程將防止您的團隊偏離主題，無論是討論非日程主題（例如昨晚在 Kat 家的燒烤）還是花太多時間在已分配特定時間的項目上。

• 您的日程將提供目的、結構和協作機會。 有了每個人都能遵循的清晰計劃，您的團隊就能在會議中瞭解會議的目的和目標。 您的會議日程還能讓團隊將注意力轉向協作的機會，無論是腦力激盪會議、全員會議還是每日站立會議。

• 追蹤後續步驟和行動項目，以免遺漏任何內容。 在會議期間保持日程開放，以便擷取任何後續步驟或行動項目。 將這些項目直接新增至日程中，這些項目在會議結束時就不會被遺忘。

會議是團隊建立連結的絕佳機會，但花在閒聊上的時間可以納入日程的前幾分鐘，而不必在會議期間不時出現，破壞流程和生產力或團隊的討論。

會議日程範例

我們已經討論了如何制定良好的會議日程以及應避免做什麼，但與往常一樣，從現實生活中的範例中學習是最簡單的。 一起來看看在 Asana 中建立的專案啟動會議日程：

如您所見，每個項目都有一個時間箱和一個指派的隊友，以確保每個人都知道輪到他們的時間，以及他們需要花多長時間來主持討論或進行簡報。 日程中還附有相關檔案，並與所有團隊成員分享，以提高可視度並改善協作。

會議是專業世界的主食，每個會議都有其獨特的焦點和動態。 瞭解如何根據您正在進行的會議類型調整會議日程，是確保有效溝通和團隊合作的關鍵。 以下是一些常見的會議類型，以及如何組織其日程的範例。

團隊會議日程

團隊會議是團隊凝聚、決策和腦力激盪的平台。 這些會議的頻率和持續時間可能會有所不同，但對於確保一致性和前進動力至關重要。 有效的團隊會議日程應包括定期會議的週期性項目，以及新的臨時主題的空間。 追蹤會議期間指派的後續步驟和職責也很重要。 45 分鐘團隊會議日程的範例可能涵蓋指標、圓桌會議計劃、確定阻礙以及表揚團隊成員的貢獻。

每日 Scrum 會議日程

每日 Scrum 會議或站立會議是簡介、專注的聚會，旨在讓團隊在衝刺期間保持同步。 這些會議通常涵蓋阻礙、前一天工作的回顧、目前一天的目標以及衝刺目標的進度。 這些會議的敏捷性有助於維持動能並及時解決問題。

專案啟動會議日程

專案啟動會議將跨職能團隊聚集在一起，以啟動新專案。 這些會議為專案定下基調，並使每個人在目標和期望上保持一致。 日程應涵蓋專案簡介、角色和職責、會議節奏、可行的後續步驟，以及問答環節，以便釐清疑慮，並確保每個人都能資訊同步。

回顧會議日程

回顧會議是一種重複性會議，專注於反思過去一段時間的工作，通常在專案週期或衝刺結束時進行。 其主要目的是在團隊成員之間分享有關哪些方面做得好、哪些方面做得不好的資訊。在會議期間，整個團隊討論各種會議主題，包括成功、挑戰和影響其工作的阻礙。 此流程有助於確定需要改進的領域，並制定解決任何問題的策略。 回顧會議對於團隊的持續發展以及在未來工作週期中取得更好的成果至關重要。

一對一會議日程

一對一會議，無論是經理與直接下屬之間、同儕之間還是跨層級之間的會議，對於討論工作專案、障礙和職涯發展都至關重要。 這些會議是建立信任的基礎。

這些會議的良好日程應該在動機、溝通、成長和與工作相關的討論等主題之間取得平衡。 避免狀態更新；這些內容更適合在站立會議中討論。 每週一對一會議的問題範例可能包括評估一週的亮點和低潮、討論任何阻礙，以及詢問工作與生活的平衡。

遠距一對一會議日程

遠距一對一會議需要採取略有不同的方法，重點是建立融洽的關係並保持清晰的溝通。 由於缺乏實際的面對面互動，這些會議可透過共享的線上日程，讓所有參與者都能存取。 關鍵點可能包括檢查一般健康狀況、討論目前的工作任務，以及解決任何立即的疑慮或所需的協助。

跳層會議日程

跨級會議涉及高階經理和不在其直接匯報鏈中的員工，提供了跨組織層級建立聯繫的機會。 這些會議非常適合討論更廣泛的職業發展，並向高階領導提供回饋。 日程項目可能涵蓋公司策略和目標的明晰（度）、個人職業目標以及組織改進的建議。

領導團隊會議日程

領導團隊會議對於組織最高層的策略決策和問題解決至關重要。 此類會議的有效日程可能包括個人狀態更新、審查關鍵指標、分享成果和深入解析、討論重要訊息、解決緊迫問題，以及為開放式討論或「熱門席次」會議分配時間，以便深入探討特定主題。

每種類型的會議，無論是全員會議、一對一討論、績效審查還是團隊腦力激盪會議，都需要精心設計的日程，以避免無效率的會議，並使討論進度正常。

藉助這些會議日程範例，您可以確保每場會議 (無論其形式如何) 都能為組織的目標做出有意義的貢獻，並加強團隊合作和協作。

舉辦有效的會議

擁有組織得宜且詳細的日程，供團隊在會議前參考，這是一回事，在會議期間將其用作工具，則是另一回事。 這些提示將有助於您在會議期間使會議日程與作為準備工具一樣有用。

• 遵守您的日程。 如果您在會議期間不遵守日程，即使是最好的日程也會變得毫無用處。 請盡量不要在日程項目之間來回切換，而是要遵守您之前設定的優先順序。 對於包含多個變動部分的會議，例如全員會議或研討會，您還可以使用排程範本，將排程、發言人和任務保持在同一處。

• 遵守您的時間箱。 如果您在會議開始時進行一些閒聊或快速瞭解情況，絕對有助於緩解一些緊張情緒，並使心情更加輕鬆。 這就是為什麼您應該為此分配三到五分鐘的時間，並且遵守時間範圍。 Kabir 兒子可愛的萬聖節服裝照片可以在其他地方分享，這樣您就有足夠的時間來達成現在的會議目標。

• 指派一名注意事項記錄人員。 在會議開始時，指定一名會議記錄員，由其記錄會議期間出現的任何問題、回饋、任務和想法。 您可以輪替此職位，讓團隊中的每個人都能在某個時刻做出貢獻。 理想情況下，這些筆記應與會議日程放在同一處，這樣團隊成員就能更輕鬆地追蹤筆記，並將其與日程項目連結起來。 也可以直接在 Asana 中輸入備註，以便即時更新和追蹤。

• 會議後跟進。 通常，記錄人員需負責後續跟進會議紀錄。 會議紀錄應包括會議期間做出的任何決策、需要完成的任務以及仍未回答的問題。 如果可能，請指派隊友並新增截止日期至行動項目，以維持高度的當責。 為確保這些行動項目得到追蹤和完成，應立即將其新增至我們的 Asana 專案管理工具。

充分利用每場會議

藉助 Asana，您可以在一處位置保留會議日程、會議紀錄和會議行動項目。 輕鬆與團隊分享日程，即時指派日程項目，避免遺漏任何細節。

使用單一集中式工具簡化會議，可減少團隊面臨的工作附帶事務，將每個人與會議的目的連結起來，並使每個人都能享受富有成效的會議。