會議日程範例：如何規劃、撰寫和實施

當您不確定自己為什麼要參加會議，也不知道會議的目的時，您很可能會經歷那種痛苦的感覺。 沒有日程的會議往往會引發這種感覺，這就是我們認為會議日程應該成為您會議文化中不可或缺一部分的原因。

有效的日程能傳達會議的目的，讓您的團隊有機會準備日程項目，並使每個人都步入正軌。

無論您是為下一次看板會議、員工會議或 Business 版會議做準備，我們都會協助您撰寫日程，從而最大限度地發揮會議的潛力。

什麼是會議日程？

會議日程是會議的結構化藍圖，其中包含已規劃的主題和活動的詳細資料。 其主要作用是為會議參與者提供清晰的架構，概述活動的順序、每個日程項目的負責人以及為每個任務分配的時間。 在會議前和會議期間，以此日程為指南，有助於促進高效且富有成效的討論流程。

如何撰寫會議日程

制定會議日程是確保會議專注且富有成效的關鍵步驟。 以下說明如何有效進行。

1. 闡明會議目標

撰寫會議日程的第一步是明確定義所有目標。 在闡明目標時，請盡可能具體。 這種具體性有助於引導討論，並確保會議保持專注。 這也有助於利害關係人為會議做好準備。

例如，如果目標是確定下一季的預算或討論新的 Business 版，參與者將準備好相關資料和深入解析。

明確的目標也有助於設定會議的基調，並使每個人的期望保持一致。 這種明晰（度）有助於進行更有條理的討論，並使整體會議更有成效。

2. 邀請參與者提供意見

在確定日程之前邀請參與者提供意見，是建立全面且具包容性的會議計劃的關鍵步驟。 這包括聯絡潛在與會者，詢問他們是否有任何特定的事情想討論或新增至會議日程。

例如，如果您正在為專案團隊規劃會議，您可以傳送電子郵件，要求每位成員提出他們認為需要解決的重要主題。 這可能會揭示您未曾考慮過的問題或想法，確保日程更加全面。

納入參與者的意見不僅使日程更全面，還能提高參與度。 當團隊成員看到自己的建議被納入其中時，他們會感到受到重視，並且更有可能積極參與會議。 同時也能確保會議解決所有與會者的疑慮。

收集意見可以透過各種管道完成，例如電子郵件、共用文件或團隊協作工具。 關鍵是要讓會議參與者輕鬆發表意見，並確保他們的建議得到考慮，並在適當的情況下納入最終日程。

3. 概述討論的關鍵問題

列出要討論的重要事項對於確保會議順利進行和專注至關重要。 首先，確定需要解決的主要會議主題，並將其框定為問題。

例如，如果會議是要討論正在進行的專案進度，關鍵問題可能包括：

• 專案目前的障礙是什麼？

• 我們如何持續追蹤專案時間軸

• 維持工作步調需要哪些資源？

這些問題可作為討論的談話要點和指南，確保涵蓋所有相關主題。 它們還有助於組織對話，使參與者更容易做好準備並有效參與。

4. 定義每個任務的目的

日程上的每個任務或主題都應有明確定義的目的。 這種透明度有助於參與者瞭解每個討論點的重要性，以及它與會議整體目標的關聯。

例如，如果其中一個日程項目是審查最近的客戶回饋和績效指標，則目的可能是確定客戶服務中需要改進的領域。 透過說明此目的，參與者可以將思緒集中在這個特定目標上，從而進行更有針對性和富有成果的討論。

定義每項任務的目的也有助於防止會議偏離正軌。 當參與者了解討論主題的原因時，他們不太可能偏離主題，從而提高會議效率。

5. 為日程項目分配時間

有效的會議管理需要為日程上的每個項目分配時間。 這包括確定每個會議主題或任務所需的時間，並適當地安排會議。

例如，如果您的日程中有五個項目，您可以分配 10 分鐘進行簡介更新、20 分鐘進行腦力激盪，以及 15 分鐘討論行動項目。 此時間分配應以每個主題的複雜性和重要性為依據。

有效的時間管理需要現實地估算時間，並為不可預見的對話或詢問留出額外的時間。 這種方法有助於將會議保持在預定的時間範圍內，尊重每個人的時間並保持專注。

6. 指派主題主持人

為日程上的每個主題指派主持人，可以大大提高會議的有效性。 主持人的角色是引導討論，確保對話保持在正軌上，並確保所有聲音都得到傾聽。

例如，如果其中一個日程項目是討論銷售策略，您可以將此主題指派給資深銷售人員。 他們的專業知識和對主題的熟悉度有助於引導對話富有成效。

應根據主持人對主題的了解以及管理小組討論的能力來選擇主持人。 還應向他們簡介其角色和討論的期望。

7. 撰寫會議日程

最後，將所有元素彙整成一份結構化且全面的日程。 日程應包含會議的目標、要討論的主題清單及其目的、時間分配和指派的主持人。 此結構為會議提供了清晰的藍圖，確保涵蓋所有重要事項。

請在會議之前與所有參與者分享日程。 這樣他們就能做好準備，並確保每個人都能資訊同步。 精心編寫的日程是進行有效且富有成效會議的關鍵工具。

建立有效會議日程的提示

讓我們從一些關於建立出色會議日程的最佳提示開始，以便您可以充分利用您的會議：

• 請盡早建立並分享您的會議日程。 最晚應在會議時間前一小時分享您的會議日程。 這樣每個人都可以為即將發生的事情做好準備。 您的團隊還可以在會議前向您傳達問題或其他日程項目，以便進行可能的調整。 此外，當您的團隊成員有機會做好準備時，他們在會議期間就能更輕鬆地集中注意力。

• 提前連結至任何相關的預讀材料。 這可以是投影片組、其他背景資訊或先前的決策。 每個參加會議的人都將保持資訊同步，並準備好推進討論，而不是提出大量問題，佔用相關時間。

• 為每個日程項目指派主持人。 還記得在學校被點名時不知道答案的感覺嗎？ 這是一種相當糟糕的感覺，我們確信您不想在隊友身上喚起這種感覺。 在會議之前為每個日程項目指派一位主持人，您就可以讓他們為主題、問題和回饋的快速總結做好準備。

• 定義並排定日程項目的優先順序。 區分三類日程項目：資訊、討論主題和行動項目。 釐清每個日程項目的目的，有助於您的團隊成員瞭解最重要的事情以及需要關注的事情。 您還需要確定哪些項目最重要，必須在會議期間討論，哪些項目可以在時間用完時非同步處理。

• 在會議期間使用會議日程來追蹤備註和行動項目。 這樣，所有會議資訊都會集中在一處。 如果有人對會議的決策或行動項目有疑問，他們可以輕鬆找到答案。 獎勵：在Asana中完成此操作，以便指派行動項目和後續步驟，確保所有事情萬無一失。 Asana 還可與 Zoom 整合，並將您的Zoom記錄或會議文字記錄直接提取到會議日程任務中。

• 透過對日程項目進行分類來建立流程。 為了最大限度地提高生產力，您需要建立一個流程良好的會議日程。 將類似項目分批放在一起，並確保它們可以相互構建。 例如，在討論項目之前列出所有資訊項目，以便您的團隊掌握所有資訊。

• 為日程上的每個項目分配充足的時間。 沒有人會抱怨會議時間短，但讓每個人都比預期更長時間，就沒那麼有趣了。 透過計算預估時間並增加幾分鐘作為緩衝，為每個日程項目規劃足夠的時間。 這將有助於讓您的團隊進展順利，並在時間耗盡時繼續討論下一個主題。

堅持這些最佳作法，您就能確保會議日程是一個可靠的工具，並在會議前、會議期間和會議後發揮作用。

為什麼會議日程如此重要？

無論您是在家工作並進行虛擬通話，還是在辦公室坐著並親自會面，會議都可能令人難以置信地疲憊。 從一些閒聊開始可能有助於更好地瞭解彼此，或瞭解每個人在過去的週末做了什麼，但這肯定不是以目標為導向或富有成效的。 會議日程可以幫助您的團隊最大限度地發揮每次會議的潛力。

我們的研究顯示，2020 年不必要的會議佔 157 小時的「工作」時間，而 2019 年則為 103 小時。 考慮到一週 40 小時的工作時間，這幾乎是四週的時間被浪費了。 這就是您的會議日程派上用場的地方。 如果您做得對，撰寫會議日程就是判斷會議是否真正必要的首要且最佳指標。 如果您發現會議日程上的所有內容都可以非同步討論，您可以取消會議，並透過節省時間的電子郵件分享您的訊息。

這並不代表所有會議都應該被電子郵件取代。 如果您確信會議是合理且必要的，可以推動團隊進度，請召開會議。 不過，請務必在會議前建立日程，以便團隊成員知道您將討論的內容以及會議的重要性。

以下是幾個制定會議日程的好理由：

• 您的日程可讓每個人都能為會議做好準備。 理想情況下，您日程中的每個項目都會有專門的主題主持人。 當每個參加會議的人都提前瞭解自己的職責時，他們就有時間做好準備，並在會議期間更有效率。

• 這表明您考慮到團隊的時間。 當您的團隊收到精心設計的會議日程時，他們會立即瞭解到會議確實必要。 此外，這也是一份藍圖，可讓您在會議期間保持進度正常，並確保不會浪費時間。

• 日程對於將會和不會討論的內容設定了明確的期望。 將會議日程視為一種設定界線的方式，並確保僅討論日程上的主題。 如果在會議期間出現任何需要討論的事情，請記錄在會議紀要中，稍後再回來討論。 無論是在會議結束時 (如果您比預期更快完成)，還是以非同步方式，或在下一次會議中。

• 這樣做可讓您的團隊進展順利。 您的會議日程將防止您的團隊偏離主題，無論是討論非日程主題 (例如昨晚在 Kat 家的燒烤) 還是花費太多時間討論已分配特定時間的項目。

• 您的日程將提供目的、結構和協作機會。 有了每個人都能遵循的明確計劃，您的團隊將在參加會議時了解會議的目的和目標。 無論是腦力激盪會議、員工會議或每日站立會議，您的會議日程都能讓您的團隊將注意力轉向協作機會。

• 追蹤後續步驟和行動項目，從而避免發生遺漏。 在會議期間保持日程開放，以便記錄任何後續步驟或行動項目。 將這些項目直接新增至日程中，即可在會議結束時不會遺忘這些項目。

會議是您的團隊建立聯繫的絕佳機會，但花在閒聊上的時間可以納入日程的前幾分鐘，而非在會議期間不時出現，從而破壞流程和生產力或團隊的討論。

會議日程範例

我們已經討論了什麼是好的會議日程，以及您應該避免做什麼，但與往常一樣，從現實生活中的範例中學習最容易。 一起來看看在 Asana 中建立的專案啟動會議日程：

如您所見，每個項目都有時間箱和指派的隊友，以確保每個人都知道何時輪到自己，以及他們需要多長時間來主持討論或進行簡報。 日程還附有相關檔案，並與所有團隊成員分享，以提高可視度並改善協作。

會議是專業世界的主力，每個會議都有其獨特的重點和動態。 瞭解如何根據您正在進行的會議類型調整會議日程，是確保有效溝通和團隊合作的關鍵。 以下是一些常見的會議類型，以及如何安排其日程的範例。

團隊會議日程

團隊會議是團隊凝聚、決策和腦力激盪的平台。 它們的頻率和持續時間可能各不相同，但對於確保一致性和前進動力至關重要。 有效的團隊會議日程應包括定期會議的週期性項目，以及新的臨時主題的空間。 追蹤會議期間指派的後續步驟和職責也很重要。 45 分鐘團隊會議日程的範例可能涵蓋指標、圓桌會議計劃、阻礙因素的識別以及對團隊成員貢獻的認可。

每日 Scrum 會議日程

每日 Scrum 會議或站立會議是簡介、聚焦的聚會，旨在讓團隊在衝刺期間保持一致。 這些會議通常涵蓋阻礙、前一天工作的總結、目前一天的目標以及衝刺目標的進度。 這些會議的敏捷性有助於維持動能並及時解決問題。

專案啟動會議日程

專案啟動會議將跨職能團隊聚集在一起，以啟動新專案。 這些會議為專案奠定基調，並使每個人在目標和期望上保持一致。 日程應涵蓋專案簡介、角色和職責、會議節奏、可行動的後續步驟，以及問答環節，以釐清疑問並確保每個人都達成共識。

回顧會議日程

回顧會議是一種重複會議，通常在專案週期或衝刺結束時，專注於反思過去的工作。 其主要目的是在團隊成員之間分享有關哪些方面做得好、哪些方面做得不好之資訊。在會議期間，整個團隊會討論各種會議主題，包括成功、挑戰和影響其工作的阻礙。 此流程有助於確定需要改進的領域，並制定解決任何問題的策略。 回顧會議對於持續的團隊發展以及在未來的工作週期中取得更好的成果至關重要。

一對一會議日程

一對一會議，無論是經理與直接下屬之間、同儕之間，還是跨級別，對於討論工作專案、障礙和職業發展都至關重要。 這些會議是建立信任的基礎。

這些會議的良好日程應在動機、溝通、成長和工作相關討論等主題之間取得平衡。 避免狀態更新；這些更適合站立會議。 每週一對一會議的範例問題可能包括評估一週的亮點和低點、討論任何阻礙，以及詢問工作與生活的平衡。

遠端一對一會議日程

遠距一對一會議需要採取略有不同的方法，重點是建立關係並維持清晰的溝通。 由於缺乏實體參與，這些會議可從所有參與者都能存取的共用線上日程中受益。 關鍵點可能包括檢查整體健康狀況、討論目前的工作任務，以及解決任何即時疑慮或所需的協助。

跨層級會議日程

跨層級會議涉及高階經理和不在其直接匯報鏈中的員工，提供了跨組織層級交流的機會。 這些會議非常適合討論更廣泛的職業發展，並向高階領導提供回饋。 日程項目可能涵蓋公司策略和目標的明晰（度）、個人專業目標以及組織改進建議。

領導團隊會議日程

領導團隊會議對於組織最高層的策略決策和問題解決至關重要。 此類會議的有效日程可能包括個人更新、審查關鍵指標、分享成功和深入解析、討論重要訊息、解決緊迫問題，以及分配時間進行開放式討論或「熱席次」會議，深入探討特定主題。

每種類型的會議，無論是全員會議、一對一討論、績效審查還是團隊腦力激盪會議，都需要精心設計的日程，以避免無效的會議並使討論保持在正軌上。

透過使用這些會議日程範例，您可以確保每次會議 (無論其形式如何) 都能為組織的目標做出有意義的貢獻，並增強團隊合作和協作。

舉辦有效的會議

讓團隊在會議前可以參考的井井有條且詳細的日程是一回事，在會議期間將其用作工具則是另一回事。 這些提示將幫助您在會議期間使會議日程與準備工具一樣有用

• 緊扣日程。 如果您在會議期間不堅持遵守日程，即使是最好的日程也會變得毫無用處。 盡量不要在日程項目之間來回切換，而是堅持您之前確立的優先事項。 對於包含許多變動部分的會議 (例如全員會議或研討會)，您還可以使用會議進行範本，在一處位置保持排程、發言人和任務的一致性。

• 遵守時間箱。 如果您在會議開始時稍微閒聊或快速報到，這絕對有助於釋放一些緊張情緒並緩解氣氛。 這就是您應該為此分配三到五分鐘的原因，並遵守時間範圍。 Kabir 兒子可愛的萬聖節服裝照片可以在其他地方分享，這樣您就有足夠的時間來實現您的會議目標。

• 指派一名記錄人員。 在會議開始時，指派一名記錄員，記錄會議期間提出的任何問題、回饋、任務和想法。 您可以輪流指派此職位，以便團隊中的每個人都能在某個時候做出貢獻。 理想情況下，這些記錄應與會議日程放在同一處，這樣團隊成員就能更輕鬆地遵循記錄，並將其連結至日程項目。 備註也可以直接輸入到 Asana 中，以便即時更新和追蹤

• 會議結束後進行後續追蹤。 通常，記錄人員將負責後續追蹤會議記錄。 會議紀錄應包括會議期間做出的任何決策、需要完成的任務以及仍未回答的問題。 如有可能，請指派隊友並新增截止日期至行動項目，以維持高度的當責。 為確保這些行動項目得到追蹤和已完成，應立即將其新增至我們的 Asana 專案管理工具中。

充分利用每一次會議

藉助 Asana，您可以在一處位置儲存會議日程、會議紀錄和會議行動項目。 輕鬆與團隊分享日程，並即時指派日程項目，從而避免發生遺漏。

使用一個集中式工具簡化會議，將減少團隊面臨的工作附帶事務，將每個人與會議目的連結起來，並讓每個人都能享受富有成效的會議。