如何為有效溝通撰寫備忘錄 (附範本)

有效的溝通至關重要。 但您也需要確保其易於理解。 使用範本化的方式進行此操作，不僅可以更輕鬆地建立溝通，還可以讓您的員工更容易理解。

這就是備忘錄派上用場之處。 當您想要將新流程、策略實施或即將進行的專案告知團隊或部門時，備忘錄範本是一個很好的起點。 為了清楚傳達訊息，瞭解如何專業地撰寫備忘錄至關重要。

我們的指南涵蓋備忘錄的定義、傳送備忘錄的時機、建立格式的方式，以及有效撰寫備忘錄的技巧。 然後，使用我們的免費備忘錄範本，為您提供成功的藍圖。

什麼是備忘錄？

備忘錄 (又稱為備忘錄) 是在整個組織中傳達資訊的工具。 與一對一訊息不同，備忘錄的受眾通常更廣。

此類信件通常會傳送給整個團隊、部門或組織，以便讓員工瞭解公司的最新情況。 備忘錄可以涉及任何具有廣泛相關性的重要主題，從政策變更到新客戶再到預算削減。

這種類型的溝通可以透過電子方式建立和發送，或列印為實體講義。 即使您認識溝通鏈中的每個人，也務必保持這些文件的禮貌和專業性。 若有疑問，請省略表情符號、簡訊語言和縮寫，讓您的訊息更具專業性。

傳送備忘錄的原因

有人會傳送備忘錄而非一般電子郵件的原因有很多。 電子郵件是一種休閒的溝通表單，而備忘錄則更為正式，並成為公司記錄的一部分。 

員工會更認真看待備忘錄。 因此，備忘錄往往更有效地進行跨組織溝通。 我們在下面概述了一些最常見的原因。

備忘錄可以：

• 說明政策變更

• 公告即將舉行的會議日程或活動

• 宣布削減預算

• 總結行動計劃

• 描述新客戶的引導流程

• 會議紀要詳細資料

• 請求推薦或回饋

• 通知員工公司問題或解決方案

向員工群組傳送電子備忘錄是有益的，因為這樣他們就能在一處集中查看公司的詳細資料。 每個人都同時收到相同的資訊，而不是透過小道消息聽到。

如何設定備忘錄的格式

有幾種方式可以構建備忘錄，但大多數備忘錄都具有相同的格式元素。 您可以自訂備忘錄範本，以符合您想傳送的訊息語氣和內容。

主旨

首先：從一個出色的主旨行開始撰寫備忘錄，從而以正確的方式開始。 最佳備忘錄主旨行應盡可能具體。

例如，與其將備忘錄標記為「公司活動」，不如將主旨行標記為「年度假日派對：日期和詳細資料」。

清晰的主旨行可讓人們在打開備忘錄之前就能確切瞭解其內容。 這也使尋找備忘錄更容易，因為這意味著員工的收件匣中不會有多個具有相同主旨的備忘錄。

標題

備忘錄標題中應包含幾個關鍵因素。 請務必註明日期、接收者和備忘錄的寄件者。 此資訊將提供有關訊息內容的情境資訊。 

訊息內文

備忘錄的正文應捕捉訊息的主要目的。 使用開頭段落精確說明文件其餘部分的內容。 開頭區段應保持簡短，以便最有效地傳達您的訊息。 

• 第 1 段：在本段開頭使用「我寫信是為了通知您」和「我要求提供有關資訊」等陳述。 第一段應包含備忘錄中最重要的資訊。 

• 第 2 段：第 2 段將為您提供機會，提供更多詳細資料並深入探討主題。

• 第 3 段：您可以在第 3 段提出您的請求。 例如，要求部門提供有關專案的回饋，或要求在特定日期之前回覆公司活動。  

有些備忘錄沒有與您提供的資訊相關的請求。 如果是這種情況，您可以利用這個空間感謝同事的時間。

在向同事傳送備忘錄之前，請檢查公司的大眾溝通政策。 有些公司會要求額外的步驟，例如新增組織標誌、公司名稱或標準化字體大小。 您可能還需要在發送之前獲得核准或許可。

撰寫備忘錄的提示

現在您已經知道備忘錄中應包含哪些內容，是時候精心打磨正確的語氣和格式了。 以下是撰寫有效 Business 版備忘錄時需要牢記的提示。

• 保持專業的語氣：始終保持專業的語氣，但可以根據您的受眾和目標進行調整。

• 避免使用縮寫字和簡語：請將縮寫字和簡語拼寫出來，以便所有收件人都能理解您的訊息。

• 將備忘錄保持在一頁內：嘗試將您的內容放入三個段落中，以便簡要地傳達您的觀點。

• 必要時使用附件：如有需要，請隨時新增附件或傳單，為您的備忘錄提供更多背景資訊。

• 考慮您的目標受眾：根據您的寫作對象，更改電子郵件的訊息。

• 保持格式一致：在整篇文章中保持相同的字體、段落結構、標點符號和語法。

• 保持清晰簡潔：在備忘錄文件的開頭提出您的請求或公告。

• 保持客觀：在撰寫 Business 版文件時，應堅持事實，避免個人偏見。

透過遵循這些提示並瞭解要包含的內容，您可以一次又一次地建立專業且簡潔的備忘錄。

備忘錄類型

備忘錄有三種風格：建議、確認和請求。 這三種類型的備忘錄在一般格式和 Business 版寫作風格上保持一致。 差異在於您的受眾、語調和對象。 

建議性備忘錄

傳送建議性備忘錄是尋找公司問題解決方案的絕佳方式。 這類備忘錄通常會鼓勵創造性思維、腦力激盪和小組討論。 

傳送建議性備忘錄時，最好使用積極且鼓勵性的語言。 這種語言將有助於讓您的同事對尋找創新的想法感到興奮。

範例：如果您是一家廣告公司，並希望就品牌行銷活動的新想法進行小組討論，請傳送一份建議性備忘錄。

確認備忘錄

使用確認備忘錄以書面形式確認口頭協議。 請務必強調雙方協議的重要方面，以便每個人都能清楚瞭解目標。

在備忘錄文件的最後，詢問對方是否需要進一步澄清或需要更改任何詳細資料。 這有助於在專案開始後避免任何混淆或誤解。

範例：如果您是行銷團隊的團隊負責人，您可以在專案協作時向公司的 DevOps 團隊傳送確認備忘錄。 它將涵蓋專案交付項目，確保所有專案關係人都了解專案範疇，並確保沒有人有任何疑問。

請求備忘錄

請求備忘錄是您在有請求時可以傳送給公司的文件或電子郵件。 請先說明您需要已完成請求的原因，以開始撰寫此類備忘錄。

在提出解決問題的建議時，請保持專業且有說服力的語氣。 雖然備忘錄中總是建議使用這種類型的語言，但在請求備忘錄中尤其重要。

範例：如果您是人力資源經理，並要求員工在期限前填寫其保險資訊，則會傳送請求備忘錄。

備忘錄範本

使用我們的備忘錄範本來組織您的文件，並每次都建立成功的訊息。 寄出備忘錄時，請務必有效填寫主旨列、標題和正文訊息。

專案管理工具和備忘錄將幫助您簡化溝通

使用備忘錄範本將有助於您與公司中的每個人進行溝通。 將其與專案管理工具結合，有助於您將所有備忘錄保留在一處，並讓您輕鬆地將備忘錄傳送給許多專案關係人和團隊成員。 您甚至可以將備忘錄直接連結至行動項目，將這些待辦事項和訊息轉化為現實。