成本效益分析：做出更妥善決策的 5 個步驟

1848 年，一位名叫 Jules Dupuit 的法國工程師正在建造一座橋樑。 作為一名業餘經濟學家，他決定進行一項實驗來回答這個問題：政府應該收取多少通行費來支付建設和維護成本？ 這聽起來可能很簡單，但 Dupuit 卻提出了一個難題——在考慮淨成本時，他扣除了橋樑將帶來的社會效益。 

計算橋樑的社會效益聽起來像是一個難題，但對 Dupuit 來說並非如此。 他只是衡量了人們願意為使用它而支付的費用。 然後，透過一些複雜的計算，他能夠建議一個考慮到橋樑成本和效益的通行費金額。

因此，成本效益分析就此誕生。 自 Dupuit 時代以來，這個流程已經過完善，現在它不太用於計算橋樑通行費，而是更多地用於判斷決策在經濟上是否可行。 但大局仍然一樣，在決策方面，成本和效益是關鍵。 

什麼是成本效益分析？ 

成本效益分析 (CBA) (也稱為效益成本分析) 是一種決策工具，可協助您選擇值得執行的行動。 它提供了問題的量化視角，這樣您就可以根據證據而非意見或偏見做出決策。

CBA 在專案規劃中尤其實用；它將新專案的財務可行性與其潛在回報進行比較。

在分析過程中，您會為決策的成本和效益分配貨幣價值，然後從效益中減去成本，以確定淨收益。 由此產生的成本效益比率可幫助您估計所選方案的全部經濟效益 (或缺乏效益)，以便您決定是否值得追求。

何時應使用成本效益分析？ 

當您想決定是否要採取特定的行動方針時，成本效益分析最為有效。 當您的決策具有明確的經濟成本和效益時，這也很有幫助。 例如，建立一個 CBA 來確定新專案的可行性，比評估新員工是否適合您的團隊更容易。 這是因為很難將具體的財務成本和效益分配給某人的經驗和工作潛力。 

這種類型的經濟分析也需要一些時間才能完成，因此當您面臨會影響團隊或專案成功的重大決策時，最好使用此方法。 對於較小或較不複雜的決策，請嘗試使用更簡單的流程，例如決策矩陣。 

以下是一些使用成本效益分析的範例： 

• 制定新的商業策略

• 進行資源分配或購買決策

• 決定是否進行新專案

• 比較投資機會

• 衡量新公司政策的潛在影響或可取性

• 評估對公司結構或流程的變更提議

如何進行成本效益分析

一開始，建立成本效益分析可能會令人卻步，但我們已將方法簡化為五個具體步驟。 經過此流程一次後，您可以調整這些步驟，以滿足您的特定專案或團隊需求。 

1. 建立架構

首先，建立一個架構，列出您的分析目標、目前情況以及分析將包括的範圍。 

您的架構應包含以下組成部分： 

您的分析將回答的問題

成功的 CBA 總是從一個好的問題開始。 盡可能具體一些會有所幫助，例如，回答「我們是否應該改進我們的行動應用程式？」 而非「我們應該改進哪些產品以推動採用？」這類更廣泛的問題。 

您目前情況的概觀

概觀為您的分析提供了背景資訊。 它為您提供了一個工作起點，讓每個人都能瞭解您的出發點以及您考慮變革的原因。 以下說明應納入概觀的內容： 

• 背景：您目前情況的簡介。 

• 目前績效：用於展示您目前情況的定量資料。  

• 機會：您目前情況中任何可改進的領域。 

• 預測未來的現狀績效：定量資料，用於預測如果沒有任何變化，未來會如何發展。 

• 現狀的風險：如果您不做任何改變，可能會出現什麼問題。 

例如，想像您正在決定是否要徹底改造您的行動應用程式。 以下是您的概觀可能包含的內容： 

• 背景：我們有行動應用程式和 Web 應用程式。 

• 目前績效：我們的行動應用程式有 10 萬名使用者，而我們的 Web 應用程式有 40 萬名使用者。

• 機會：我們有 30 萬名使用 Web 應用程式而非行動裝置的使用者。 

• 預計未來績效與現狀：我們的 Web 應用程式採用率同比增長 50%。 我們預計這將持續下去，從現在起一年內將有 60 萬名使用者。 同時，我們的行動應用程式採用率同比增長了 10%。 我們預計這將持續下去，從現在起一年內將有 11 萬名使用者。 

• 現狀風險：缺乏行動裝置採用意味著使用者的彈性較低。 擁有更好行動應用程式的競爭對手可能會贏得該類別，而我們的品牌可能會因為行動體驗不佳而聞名。 如果沒有有效的行動應用程式，我們就會錯過大量潛在的應用程式使用者。 

在構建成本效益分析架構時，準確估計與您的決策相關的預期成本 (包括直接和間接費用) 非常重要。

分析範疇

最後，您的架構應包含 CBA 的範疇。 就像專案範疇一樣，這為您的分析建立了界限，並說明您在計算中會考慮哪種類型的資訊 (以及您不會考慮的內容)。 通常，您的範疇包括： 

• 您將在這段時間內估算潛在成本和預期收益。 例如，您可以決定將預測限制在從現在起的一年內。 

• 您將納入 (或排除) 的成本和效益類型。 例如，您可以決定納入勞動力成本和資源，但不納入機會成本。 

• 您將如何衡量成本和效益。 例如，您可以指定美元價值來衡量勞動力和資源等有形成本，並指定關鍵績效指標 (KPI)來衡量品牌知名度等無形成本或效益。 

2. 列出並分類成本和效益

接下來，是時候列出您的決策的所有成本和效益了。 在此步驟中，與專案關係人協作會很有幫助，這樣您就可以從他們的特定專業知識中受益 (例如，您的 IT 團隊將能夠估算新軟體的成本)。 將您的決策視為一個專案，您將完成該專案以實現您提議的行動方案。 詢問自己需要哪些資源 (例如材料或勞動力)，以及您的決策會帶來什麼結果 (例如額外收入)。 

在列出成本和效益時，請將其分為以下類別。 然後在下一步中，您將估算每個項目的金額。  

成本類型

• 直接成本：與產品、服務或專案的生產相關的成本。 這通常是您在提議的行動方案中需要遵循的材料、設備或勞動力。 例如，這些可能是改造行動應用程式的直接成本：產品團隊工時、與使用者測試公司的合約以及新的開發軟體。 

• 間接成本：與生產無直接關聯的固定成本。 這些通常是您經營業務所需的持續性間接成本，例如租金、水電費或交通費。 例如，這些可能是建立新行動應用程式的間接成本：遠端開發團隊的網際網路，以及新開發和協作軟體的訂閱。

• 無形成本：您無法指派美元金額的成本，例如對品牌感知或客戶滿意度的影響。 這也可能包括機會成本，即當您做出一個決定而不是另一個決定時，失去機會的成本。 例如，您可以將這項無形成本納入您的應用程式建立專案：潛在電腦版使用者的滿意度降低。 這是一種機會成本，因為您選擇升級行動應用程式，而非建立電腦版應用程式。 

• 潛在風險的成本：與意外阻礙相關的成本。 換句話說，如果意外事件導致您的專案偏離進度，您需要花錢的地方。 想一想您會在專案風險管控表中包含哪些挫折，例如資料安全漏洞、排程延遲或計劃外的工作。 例如，您可以列出行動應用程式專案的這些潛在成本：計劃外工作的加班費、資料安全團隊解決不可預見的應用程式隱私問題的時數，以及因排程延遲而產生的加急費用。 

在列出有形成本 (例如直接和間接成本) 時，請遵循與建立專案預算時相同的流程。 思考您需要完成的所有任務，以便貫徹您的決策，然後列出每個交付項目所需的資源。 對於無形成本，您必須運用更多創意。 如果您遇到困難，請嘗試查看過去已完成的類似專案，瞭解它們產生了什麼類型的影響。 

效益類型

• 直接效益：您可以用貨幣價值衡量的效益，例如您將從專案中獲得的收入。 例如，這可能包括來自新行動應用程式訂閱的收入。 

• 間接效益：您可以感知但無法用幣值衡量的效益。 例如，提高客戶滿意度和品牌知名度。

3. 估算價值

現在，是時候估算您列出的每項成本和收益的價值了。 對於可以指派特定美元金額的有形類別 (例如直接成本、間接成本和直接效益) 而言，這是最簡單的方法。 對於無形成本和間接效益等無形類別，請指定 KPI 而不是貨幣單位。 例如，您可以透過追蹤客戶流失率 (客戶停止使用您服務的速度) 來衡量客戶滿意度。 如果可以，請對成本和效益使用相同的 KPI，以便稍後輕鬆比較。 

我們無法預測未來，因此這些最終只是估計。 為了讓您的計算盡可能準確，請嘗試比較您過去已完成的類似專案的成本和收益。 舊專案是歷史資料和經驗教訓的寶庫。 它們可以幫助您瞭解過去成本和收益的真實經濟價值，以及您可能忽略的任何項目或情況。 使用專案管理工具可以讓這個步驟變得更容易，因為您的所有專案資訊和溝通都集中在一處，您可以輕鬆回顧過去的計劃。 

4. 分析成本與效益

現在來到有趣的部分了，即實際分析您的成本和效益。 在開始之前，請記住以下幾個關鍵術語： 

• 總成本：所有成本的總和。

• 總收益：所有收益的總和。

• 淨成本效益：總效益減去總成本。 這也稱為淨收益。 

• 淨現值 (NPV) ：現金流入的現值與現金流出的現值之間的一段時間內的差額。 簡而言之，淨現值是衡量淨成本效益的更動態的方法，因為它包括您的淨成本效益在一段時間內將如何變化。 

• 內部收益率 (IRR) ：透過確定使投資餘額的所有現金流程 (正和負) 總值歸零的年化收益率來計算投資的盈利能力。 

• 效益成本比：代表一段時間內成本和效益之間的整體關係。 這基本上是提議的總現金收益除以提議的總現金成本，但為了使計算更具動態性，您可以計算專案提議生命週期內的成本和收益的淨現值。 如果您的效益成本比大於 1，則表示效益大於成本。 

• 折現率：用於估計您的成本和效益的價值在長時間內會如何變化，例如它們可能會受到通貨膨脹的影響。 換句話說，折現率本質上是您應用於未來將發生的成本和收益的利率，因此您可以將其轉換為其現值。 這樣一來，您就能更準確地估計未來成本和收益的時間價值在今天的價值。 

• 敏感度分析：確定不確定性如何影響您的決策、成本和利潤。 例如，您可以使用敏感度分析來比較決策的最壞和最好的情況。 如果最壞的情況是成本大於收益，您可以考慮採取策略來降低其中一些風險。 

這些都是一些花哨的術語，但不要被嚇到。 如果您不想包含更複雜的計算，例如淨現值、收益成本比、折現率和敏感度分析，您也不必這麼做。 為了簡單起見，您可以只計算淨成本效益，就這樣。 

如果您使用 KPI 來衡量無形的成本和收益，則可以單獨進行比較。 若要分析 KPI，有幾種不同的方法： 

• 如果您對成本和效益使用相同的 KPI，可以從效益中減去成本，以計算淨收益。 例如，如果您估計由於您決定不開發電腦版應用程式而導致流失率增加 5%，而由於新的行動應用程式導致流失率降低 20%，則您的流失率將淨減少 15%。 

• 如果您對成本和效益使用不同的 KPI，則可以將每個 KPI 與現狀進行比較。 例如，您可以將預測的流失率與目前的流失率進行比較，並將預測的採用率與目前的採用率進行比較。 這樣您就能更好地了解這些成本和收益的規模，但最終您需要主觀決定每個不同 KPI 的價值。 因此，最好使用相同的指標來衡量成本和效益，以便更準確地進行比較。 

5. 提出建議

現在您已完成成本效益分析 (太好了！)，您可以提出建議了。 以下是您在做決策時需要考慮的一些因素： 

• 如果您的淨成本效益為正數，則表示專案的效益大於成本。 不過，請務必考慮您的淨成本效益的規模，如果它太小，您可能無法從您投入的所有投入量中獲得太多效益。 在這種情況下，您可能需要考慮其他決策。 

• 如果您的淨成本效益為負，則表示您的專案成本超過了收益。 在這種情況下，考慮最大的成本輸入會很有幫助。 是否有其他方法可以減少這些額外成本？ 

• 如果您使用 KPI 來衡量無形的成本和效益，除了淨成本效益之外，您還需要考慮這些因素。 例如，如果您的淨成本效益相對較小，但您計算出流失率大幅下降，那麼您的行動應用程式專案可能值得進行。 

成本效益分析範例

成本效益分析透過量化和比較不同選擇的優缺點，提供有價值的深入解析。 以下是三個實際範例，說明如何在三種不同情境中應用成本效益分析。

成本效益分析範例 1：在小型企業中實施新軟體 Business 版

在小型企業中升級軟體系統的決策是成本效益分析的經典案例。

• 一方面，有初始的財務支出和員工的訓練成本。

• 另一方面，效益包括提高效率、更快的客戶服務和長期節省。

透過量化這些因素，Business 版可以確定對新技術的投資是否會產生良好的投資報酬率。

成本效益分析範例 2：評估新環境法規的影響

一家製造公司面臨新的環境法規，需要對其流程進行重大變更。

此處的成本效益分析涉及將更改設備和工作流程的前期成本與長期效益進行比較，例如：

• 減少對環境的影響

• 符合法律要求

• 潛在的公眾形象改善

這種分析有助於決策者瞭解遵守這些新法規的效益是否大於相關成本。

成本效益分析範例 3：評估城市公共交通擴張

當一個城市正在考慮發展其公共交通系統時，徹底的成本效益分析至關重要。 

這涉及計算建設和營運費用的直接成本與效益，包括：

• 減少交通擁堵

• 降低污染程度

• 改善居民的可及性

透過評估這些因素，城市可以決定專案的長期效益是否值得進行大量的初始投資。

成本效益分析的優缺點

對於決策者而言，瞭解成本分析的優勢及其限制非常重要。 一起來看看是什麼讓成本效益分析成為一個強大但不總是簡單的工具。

成本分析的優點

• 簡化決策流程：成本效益分析有助於透過將複雜決策轉化為可量化的術語來簡化決策。 在投資報酬率和成本效益是關鍵考慮因素的情況下，這種方法尤其有用。

• 揭示被忽視的成本和優勢：某些效益或費用並非立即顯現，但透過徹底的成本效益分析，可以使其清晰明確，並確保進行徹底的評估。

• 強調以資料為中心的方法：透過關注可量化的資料，例如估計成本和預測效益，成本效益分析提升了客觀性，減少了主觀偏見的影響。

成本效益分析的限制

成本效益分析是一種便捷的資料驅動決策工具。 但與任何估算技術一樣，它並非完美。 在決定是否使用成本效益分析或其他決策流程時，請牢記以下限制： 

• 由於市場環境不斷變化，營收和現金流程可能無法預測。

• 在某些情況下，專案或決策的成本或收益無法直接以金額來反映。 

• 當您使用 KPI 衡量無形成本和效益時，價值是主觀的。 

• 準確預測所有潛在風險可能很困難。 

• 成本效益分析需要大量時間才能完成。 

• 長期專案的預測準確性會降低，影響分析的可靠性。

• 準確預測每個變數 (例如未來成本和無形效益) 的複雜性構成了挑戰。

• 成本效益分析的有效性取決於所用資料的準確性。 誤導性或不正確的資料可能會導致錯誤的結論。

若您認為成本效益分析不適合您的特定情況，您可能需要考慮改為建立決策矩陣或決策樹分析。 

做出明智的決策

成本效益分析可幫助您利用資料做出最佳決策。 這意味著您可以告別擲硬幣的做法，並自信地選擇您的選項。 

建立成本效益分析本身可能看起來像一個專案，特別是當您與多個專案關係人合作完成工作時。 在深入研究之前，請考慮使用專案管理工具來協調工作。 Asana可讓您建立和指派任務、組織工作，並在工作發生時直接與專案關係人進行溝通。 您還可以規劃整個成本效益分析專案，並將其儲存為範本，以備將來使用。