成本效益分析範本

作出決策並非易事。特別是當您面對規模更大、影響力更深遠的決定時，容易想太多和自我懷疑。好在，成本效益分析這類的工具和架構能夠助您一臂之力。

數位成本效益分析 (CBA) 與優缺點清單類似，需要列出所有發佈新專案、構想或策略中的預期效益，並與成本作比較。但與這類文件表格不同的是，您可以建立一份成本效益分析範本，然後重複使用，並依據每一個新的決定進行自訂，為您節省下大量時間。

什麼是成本效益分析範本？

成本效益分析範本是一種用於專案規劃的決策制定工具，以協助您決定是否應該進行某一項專案。此類範本可協助您在進行專案時將整體成本可視化 (也包括非預期成本)，並與整體效益進行比較。

成本效益分析範本是一種適用於各種新專案構想的空白記錄。藉助這類範本，您可以針對任何專案確定其可行性，並決定其是否值得推進。使用範本可以為您省下每次都從頭建立分析的額外工作，並協助您藉助簡單的數學方法，選擇最佳行動方針。

為何使用成本效益分析範本如此重要

您不需要針對每一個新專案都使用範本。但若要充分利用，可進行成本效益分析 (CBA)：

• 針對新產品、功能或策略進行腦力激盪時。

• 針對與 OKR 及 KPI相關的高影響力商業決策。

• 資源或現金流有限，而您不確定應先投入到哪一個部分時。

如何建立成本效益分析範本

在您的範本中，您需要留出空間，用以計算成本、效益和風險，以便確定專案的整體貨幣值。請務必留心那些可能對您的損益底線造成影響的無形效益與成本，例如冬季辦公室暖氣費用。

若要簡化 CBA，請使用專案管理軟體建立範本。此舉有助於：

• 儲存範本且讓所有專案關係人都能看到。

• 將每一種資產分類為間接或直接成本/效益。

• 為每一個項目附加一個值 (包括無形成本)。

• 針對每一項分析自動計算您的損益平衡點和成本比例。

• 針對任一時間範圍追蹤成本效益分析的進度。

輸入對比輸出

在成本效益分析中：輸入 = 成本，輸出 = 效益。

在您的範本中，請建立一個用於記錄輸入和輸入的區段。若要獲得整體專案成本，就要考慮專案的間接和直接成本和收益以及風險。例如，若您正在開發一個新的軟體程式，您就需要針對軟體新增所需的實體項目 (電腦與團隊) 以及潛在成本，例如增加的 WiFi 費用。

其他輸入項範例：

• 新團隊成員薪資

• 付費訓練或軟體

• 製作成本

其他輸出項範例：

• 生產增加 10%

• 較高的客戶滿意度

• 營收增長

您可能會注意到，有一些成本和效益並非以貨幣衡量的。在這種情況下，請儘量指派一個美元金額。例如，較高的客戶滿意度與較高的銷售額相關。瞭解這一點後，若您能夠提高客戶對新專案的滿意度，請試著預測您認為一段時間內銷售額會因此增加多少。

何時應使用成本效益分析範本？

建立範本後，您可以在需要進行成本效益分析時隨時使用您的簡便成本效益分析範本。但進行成本效益分析的最佳時間是：

• 專案生命週期開始前。

• 要建立一份產品或服務層級的面向客戶的描述時 (例如：列於網站或行銷材料上的定價方案)。

• 要瞭解專案是否有可用資源時。

• 需要展示投資報酬時。

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是網格式檢視，能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊，讓您一目了然。如同待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期，還可檢視任何相關自訂欄位，例如：優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務，藉此實現毫不費力的協作。

• 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結，團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下，我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結，團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要，他們可以確定支持公司策略的專案，並優先安排可提供可衡量結果的工作。

• 自動化。將手動作業自動化，使團隊耗費較少時間在繁忙的工作，將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則，其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時，就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程，進而使團隊重新掌有時間，運用於需要使用技能和策略的工作。

• 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪件事。此外，還可跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

推薦的應用程式

• Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合，您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外，也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務，而毋須切換至您的瀏覽器。

• Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通，以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud，將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結，以提供出色的客戶體驗。

• Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

常見問題