工作範疇與工作說明書:兩者有何差異?

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaMay 28th, 2022
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摘要

雖然工作範疇和工作說明書都常被縮寫為 SoW,但兩者並不相同。工作範疇是工作說明書文件的一部份,用以說明如何實現專案目標。 請繼續閱讀,以深入瞭解這兩種文件之間的差異,以及兩者個別應該包含哪些內容。

有時候,由於您的資源需求超出了內部能力,您的專案會需要來自外部的協助。在聘雇外部承包商、代理機構或供應商時,工作範疇或工作說明書有助於確保專案成功、有效溝通,以及工作的及時交付。

但是,工作範疇和工作說明書之間究竟有什麼區別?這些文件包含了什麼內容?在本文中,我們將說明如何區分兩者,以及為什麼它們是寶貴的專案管理工具。 

請注意,本文並不是法律建議,您應該諮詢自己的內部法務團隊,以判定最適合您情況的方法。

工作範疇與工作說明書

工作範疇與工作說明書

雖然工作範疇和工作說明書都常被縮寫為 SoW,但兩者並不相同。

工作範疇是一種用以定義和分享重要業務考量及專案目標的工具。根據專案的需求,您可能只需要一個獨立的工作範疇。如果您的團隊正與外部客戶或代理機構合作,那麼您可能會需要建立一份工作說明書。這份對外的文件全面概述了專案的交付項目、需求、目標、排程和成本,並為您的專案團隊和專案關係人詳細說明成功完成專案所需完成的事項。

讓我們一起從工作範疇開始,更深入地探究這兩種文件。

什麼是工作範疇?

工作範疇是一份指南,用以幫助團隊瞭解您的專案所涵蓋與不涵蓋的內容。工作範疇通常會討論專案需求,並說明如何實現專案目標。這份文件通常會概述您將在專案期間執行的工作,且包含了有關交付項目、排程表、里程碑和報告的詳細資訊。

如果您的專案不需要工作說明書,則您可以獨立使用工作範疇。請與您的內部法務團隊合作,決定是否需要將工作範疇擴展為工作說明書。

工作範疇可在什麼時候發揮作用?

工作範疇是妥善規劃專案的基礎,可以幫助專案順利進行。這份文件有助於您的團隊和專案關係人就專案需求達成共識,並識別可能阻礙專案成功和及時完成的潛在風險。

例如,在草擬工作範疇時,您的團隊可能會發現某個已排定的任務交付與另一個正在進行的個別任務發生了衝突。於是,您便可以更改時間軸,並相應地調整工作範疇。

工作範疇有助於您的團隊在專案交付項目上取得資訊同步,以協助按時完成任務、避免累積待辦項目或增加支出。

閱讀:何謂專案管理中的交付項目?

什麼是工作說明書 (SoW)?

工作說明書是合作雙方之間的工作協議,有助於就專案目標達成一致共識。工作說明書是以您的工作範疇為基礎。這份文件通常會在專案開始時草擬,可定義從專案目標到詳細的任務、專案成本和排程等各種內容。 

工作說明書最常用於外部專案,並作為您的組織與其客戶、買方、代理機構或所僱用的承包商之間的合約。例如,在與外部設計機構合作進行專案,或與承包商合作進行大型建築專案時,您可能會需要草擬一份工作說明書。

有些最複雜的工作說明書文件是為政府合約所編寫的,它們通常是 RFP (提案請求) 或 RFQ (報價請求) 的一部份。

當兩個不同的部門進行協作時,您還可以將工作說明書用於內部專案。

會收到工作說明書的通常有下列這些人員:

  • 專案經理或負責人

  • 承包商及協作者

  • 合約中涉及的每位人員

請諮詢您的內部法務團隊,以確定工作說明書是否以及何時能對專案產生助益。

工作說明書可在什麼時候發揮作用?

將妥善編寫的工作說明書與有效的專案管理工具互相結合,可為您專案的成功打下基礎。此文件可幫助您的團隊和您僱用的機構管理並記錄期望值。它是對專案的敘述性描述,有助於避免爭議和誤解。

在專案結束時,會將成果與工作說明書進行對比,以確認最終績效是否符合工作說明書的內容。根據您的合約和法務團隊的建議,這可能會產生額外的影響,例如您的組織是否將收到全額款項、獲得獎金或受到處罰。

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如何撰寫工作範疇

訂定良好的工作範疇可幫助您判定重要的業務考量因素,並與專案關係人分享您的專案目標和細節。

如何撰寫工作範疇

許多人在訂定工作範疇時會牢記以下幾點:

  • 具體明確。請使用準確、清晰的語言,好讓每個人都能對專案需求和預期成果取得一致共識。列出可衡量的交付項目、里程碑和任務可能有助於避免日後產生混淆。

  • 使用可視化內容。工作細目結構這類的可視化內容可讓所有相關人員更輕鬆且快速地理解之。可視化內容還可讓您與您的團隊偵測風險,例如可能讓您的專案無法成功且準時完成的瓶頸。

  • 與專案關係人協作。我們已經提到,您應該在此過程中諮詢您的法務團隊。從長遠來看,在這項特定的任務上與專案關係人協作可以節省您的時間。這麼一來,您便可在一開始就讓所有人都參與進來,從而針對日後可能產生的誤解防患於未然。

每一份範疇管理計劃都是獨一無二的。這個部份在每個產業和專案中所應該涵蓋的內容和深度都非常不同。若有疑問,請向您的內部法務團隊尋求指引。

工作範疇通常由以下這些部份組成:

交付項目

工作範疇中的這一部份包括專案將要交付的產品或服務。這就是工作細目結構可派上用場的地方。

時間軸

請將準確描述專案主要階段的時間軸或甘特圖納入其中。這個部份可以充當可視化的專案藍圖,在整個過程中引導您的團隊和參與專案的每位人員。

里程碑

里程碑與工作範疇類似,可幫助您將專案拆分為更易於處理的部份。請寫下您專案的所有里程碑,讓監控進度和遵循時間表的任務變得更加輕鬆。

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報告

工作範疇通常還應該包括您在專案過程中可能產生的任何報告。不論是給客戶的狀態報告、您向供應商詢問的進度報告,或是用以分析預算和績效之間差異的財務報告,請在工作範疇中納入所有這些文件的相關細節、負責建立報告的人員,以及預期的交付時間。

這些報告將作為整個專案過程中的溝通途徑,並為所有關聯方提供他們所需的資料和資訊,以便掌握專案績效的最新情形。

閱讀:團隊領導選擇通用報告工具之終極指南

有些工作範疇文件可能會包含一份術語表、縮寫字和簡語的概覽,或其他進一步描述與專案成功完成有關的細節的部份。

如何撰寫工作說明書

您可以將工作範疇納入工作說明書中,以便更好地與外部合作夥伴進行權責劃分。 一份全面、詳細和準確的工作說明書可以使團隊在所有專案細節上達成資訊同步。 

工作說明書若不明確,可能會導致參與的雙方之間的誤解。正因如此,清楚地概述所有任務及細節非常重要。

以下是在準備工作說明書時應考慮的一些策略:

  1. 將專案分成幾個階段。一長串的任務清單很容易讓人感到不堪負荷。透過將專案分為各個階段,您可以減輕團隊及專案關係人的一些壓力。

  2. 編寫短而清晰的句子。用簡短而清晰的句子寫作可以儘可能地減少誤解的空間。如果您打算使用縮寫字或簡語,請附上一份詞彙表,讓每個人都能瞭解它們的含義。

  3. 說明專案的目的。專案目標與專案目的可幫助專案關係人瞭解專案的重要性。

  4. 定義專案目標及達成的方式。明確定義的目標可幫助您保持進展順利。這麼做也有助於避免對最終目標和實現目標的步驟產生誤解。

  5. 共同定義專案里程碑和成功。讓專案關係人和您的團隊參與編寫工作說明書的過程,可為順利、成功的協作奠定基礎。

  6. 設定清晰、簡單和可衡量的界線。明確定義專案範疇、目標和關鍵階段等界線,可以幫助避免日後產生爭議。請在文件中納入可量化的界線,這樣就沒有誤解的餘地。

  7. 總是由您的法務團隊確認您工作說明書的內容。這麽做可確保您妥善徹底執行上述所有內容。您的內部法務團隊等第三方可以發現帶有風險的部份,並幫助您和團隊進行相應的修改。

  8. 教育您的團隊並定期查核。工作說明書完成並簽核後,請確保您的團隊和所有專案關係人都瞭解詳細資訊,並在整個過程中掌握最新情況。這麽做可讓您監控是否每個人都遵守約定的細節。

您的工作說明書可以涵蓋法務方面的內容,但專案管理工具可讓您追蹤整個專案的流程和績效。完成工作說明書後,請將所有重要資訊、任務和截止日期轉移至您的專案計劃中,以便即時與您的團隊和專案關係人聯繫和協作。

工作說明書有哪些元素?

工作說明書通常由 13 個章節組成。每個章節都涵蓋了專案的一個特定方面,以及參與其中的專案關係人。工作說明書的內容可依據您的行業和專案範疇加以增減。 

請在草擬工作說明書之前諮詢您的內部法務團隊,以符合您的行業、組織、客戶、承包商或其他專案關係人的標準和特殊需求。

工作說明書包含哪些內容?

例如,一份工作說明書可能包含以下章節:

1. 簡介  

工作說明書的開頭通常會有一節簡短的介紹,好讓讀者都知道該專案的內容和參與人員有哪些。 

閱讀:撰寫清晰專案簡介的 5 個步驟

2. 專案主旨

第二章節說明了進行專案的原因。此部份通常會概述專案目標和專案目的,以便讀者更好地瞭解該專案的重要性。

3. 工作範疇  

工作範疇很有可能是工作說明書中最鉅細靡遺的部份。此章節說明您計劃如何實現專案目標。

請閱讀:用 8 個步驟定義專案範疇之快速指南

4. 工作地點  

在第四章節中,您通常會定義專案執行的所在位置。例如,專案將在遠端環境中進行,或者您的團隊成員需要面對面開會才能完成專案? 

5. 詳細任務  

接著,工作說明書會將專案範疇分解為需完成的較小任務。此章節所包含的資訊可幫助所有參與方瞭解成功完成專案所需採取的具體步驟。根據工作的範疇,這個部份可能包括工作細目結構 (WBS),可讓您將各個任務可視化,並使此章節更易於讀者理解。

6. 里程碑 

除了納入任務細節之外,工作說明書還可能包括一個用以定義任何可衡量的專案里程碑的章節。此章節有助於您將專案進一步分解為更易於管理的部份,讓所有參與方能夠準時達成目標。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

7. 交付項目  

此章節列出了所有預期的交付項目,包括它們的截止日期。此處通常會包括具體、可量化的交付項目,不會留下任何誤解的空間。

8. 排程表  

此章節中的排程表可能包括交付項目的截止日期、每項任務的所需時長,以及任何計費的小時數。這個部分通常也會包括相關的排程表,其中帶有每項任務的開始和結束日期。

閱讀:讓專案計劃可視化的 3 個方法:時間軸、行事曆和看板

9. 標準與測試  

此章節會解釋和列出任何適用於該專案的業界特定標準。工作說明書會參考所有成功完成專案所需的測試階段。每個測試階段都應包括參與專案的人員、所需的資源和設備,以及將在哪個階段進行測試等資訊。

10. 成功定義  

此章節包含了專案關係人對專案的成功定義。專案相關人通常會參與此部份的編寫過程,以確保所有各方就專案的目標達成一致共識。

閱讀:如何使用關鍵成功因素 (SFC) 支持您的策略性計劃

11. 需求  

在此,工作說明書可能會列出任何特殊或具體的專案和工作需求。 這可能包括專案所需的設備、您的團隊必須取得的認證,或承包商必須通過的安全許可。

12. 付款 

本節可以包括任何與專案有關的成本。所有專案階段所產生的外部費用以至勞動成本等通常都會在此列出。

付款排程和方式也可以在此章節中說明。您可以指明您打算預先付款、在達成每個里程碑後付款,或是在成功交付後才付款。一般而言,付款期的設定不是依照排程表,就是依照交付項目的里程碑。請與您的法務和財務團隊進行協調,以確定最適合您具體情況的方法。

13. 其他  

本節應包含任何與專案有關但尚未列出的內容。此處的內容會因行業而異,但可能包括的內容包括旅行費用或需求、安全疑慮、軟體或硬體限制,以及專案完成後的支援與測試。

請諮詢您的內部法務團隊,讓他們幫助您在本節中納入所有與專案有關的的內容。

請利用工作範疇防止範疇潛變

無論您是使用工作說明書或工作範疇來定義專案目標,這兩種文件對於讓您的團隊和任何相關的專案關係人對其工作和績效負責至關重要。

請儘可能遵守您的工作範疇以避免範疇潛變。這麽做可確保專案準時交付並達成您的期望。

將您的工作範疇與專案管理軟體同步,可使您的團隊保持進展順利並助您實現目標。 

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本文所包含的建議和注意事項可幫助您的團隊深入瞭解有關工作說明書和工作範疇的資訊。本文並非法律建議。您應該諮詢您自己的內部法務團隊,以判定最適合您情況的方法。

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