什麼是估算方法？專案規劃的 6 個技巧

就像知道是否要為陽光或雪天打包行李一樣，在實施專案之前計算專案的需求，可以讓您避免犯下一些令人不快的錯誤。 如果您認為在暴風雪中穿著比基尼很尷尬，不妨告訴您的老闆，您需要延長關鍵交付項目的期限，或要求額外幾千美元來完成您的專案。 

專案預估方法可以讓您在規劃專案時不會措手不及。 雖然無法考慮到可能發生的所有情況，但您和專案關係人可以對專案的成功充滿信心。 

什麼是專案預估方法？

專案預估方法是一種技術，可幫助您準確估算完成專案所需的時間、成本和資源。 雖然準確的估算看起來可能是一個矛盾的概念，但這些計算是必要的，以確保您、您的團隊和任何專案關係人在專案開始前就對所需內容達成一致。

如何在專案管理中使用估算方法

準確的估算對於健全的專案規劃至關重要。 然而，在專案生命週期的早期階段，您可能無法確切了解所有專案需求。 

使用估算方法來粗略計算成功完成專案所需的內容。 傳統上，專案經理會在專案啟動階段後立即實施這些方法，以記錄預期的專案限制。 不過，如果事情沒有按計劃進行，您隨時可以參考這些方法來更新您的估算。 

敏捷專案管理的估算方法

與傳統專案規劃不同的是，敏捷專案使用疊代方法，以短期衝刺的方式交付專案。 由於這種結構，您的專案將經歷初始預測階段，以規劃專案功能和需求，然後在每次衝刺期間重新預測。 若要將專案估算納入敏捷工作流程，請在衝刺回顧期間使用這些估算技術，根據上一次衝刺的結果更新專案需求。

專案管理的三重限制

藉助專案預估技巧，您可以建構一個大致符合三個主要專案限制的粗略估計：成本、範疇和時間。 

您需要在每個專案中平衡這三個元素，這樣做可能具有挑戰性，因為它們會相互影響。 例如，只有在預算和時間分配保持穩定的情況下，您的專案才能保持在範圍內。 如果您想新增在規劃階段未討論的其他產品功能或廣告活動，請增加時間和預算，以便涵蓋更大的範疇。 

成本

成本限制包括整體專案預算以及完成工作所需的任何其他財務資源。 簡而言之，如果您沒有足夠的資金來完成專案，專案就會失敗。 這就是為什麼儘早準確估算專案成本至關重要。 許多團隊還會使用成本比較範本，在最終確定估算之前，並排評估供應商、產品定價或預算情境。

可能影響整體成本的項目包括：

• 設備

• 薪資

• 設施

• 維修

• 材料

成本管理並非一次性任務。 在整個專案中，您需要密切關注您對預算的遵守情況。 對於可能影響成本的變化保持彈性也很重要。

範圍

專案範疇是指專案中包含的確切結果、目標和交付項目。 從技術層面而言，您的範疇並非估計值，但專案關係人可能會希望在規劃專案時看到範疇風險和範疇容忍範圍。 

例如，如果在強制性交付項目已完成後還有剩餘的資金或時間，您可能可以在專案結束前納入一些額外的交付項目。 相反的情況也是如此，如果您發現自己時間或資金不足，您會想知道哪些交付項目不需要提前完成。

專案範疇完全取決於時間和成本，這意味著隨著範疇的擴大，您將需要更多的時間和成本。 因此，您需要注意範疇潛變，並事先建立詳細的專案計劃，以防止這種情況發生。 

時間

時間管理在專案規劃中扮演著重要的角色。 時間限制是指完成專案中每個任務所需的一組處理時間。 在規劃階段，您必須能夠估計專案持續時間以及完成專案範疇所需的個別任務。 

您還應該考慮潛在的延遲、風險和不確定性，為專案關係人提供最準確的時間範圍。 當事情沒有按計劃進行時，給自己一些喘息的空間，並知道如果您必須重新安排排程，您的專案也不會失敗。 

其他專案限制

雖然它們可能不包含在專案管理的三重限制中，但風險、資源和品質限制可能會在您的專案生命週期中出現。 

風險

專案風險是指任何可能影響專案的意外事件。 排程錯誤、承包商延誤、缺乏溝通和範疇潛變都是規劃階段需要考慮的專案風險範例。 

但「意外」並不總是壞事。 有些風險可能會對您的專案產生積極影響，例如獲得資助的核准，或開發出可為您節省寶貴時間的新技術。  

資源

專案資源是您完成專案所需的事物，例如人員、材料、軟體、承包商等。 

資源和成本限制密切相關，因為簡而言之，資源需要花錢。 若沒有適當的資源管理，您的專案可能會遇到時間軸延遲、品質下降和資源過剩的問題，最終導致成本增加。 

品質

專案品質是衡量專案交付項目滿足期望程度的指標。 與要求較少的專案相比，必須滿足品質標準 (例如必要的安全法規) 的專案可能需要更多資金、時間和資源。 

不過，專案中與上述限制無關的某些方面也可能會影響品質。 這可能包括缺乏溝通、過多的專案變更、缺乏必要的技能等。 

估算方法的類型

根據您的情境，某種估算方法可能比其他方法更有用。 繼續閱讀，瞭解每種技術如何幫助您規劃專案的成功。

1. 自上而下預估

一旦確定了專案範疇，自上而下的估算方法會根據專案的工作細目結構 (WBS) ，將專案分解為不同的階段、工作和任務。 

透過這種估算技術，具有遠大願景的主要專案關係人可以在不了解所有細節的情況下，為專案建立整體時間軸或預算。 然後，可以將該計劃分解為較小的部分，將詳細資料留給對專案具體情況有更多了解的人。 

例如，假設您的公司計劃在未來六個月內發佈新產品。 從開發人員到行銷人員，幾乎所有團隊成員都會參與其中。 由於您知道整體時間軸，因此可以將專案分解為更小的階段，並將獨立的時間軸指派給個別團隊。 

2. 自下而上預估

與自上而下的估算不同，自下而上的估算方法會先檢視專案的個別階段，以便定義整體時間軸或成本。 

自下而上的估算通常比自上而下的估算更受歡迎，因為執行工作的人員與設定時間軸和預算的人員是同一批人。 這種方法也可能會產生更準確的估算。 

如果您再次查看上述範例，您可能會問自己，這個管理團隊是如何決定產品發佈的六個月時間軸的。 如果管理層事先與每個部門進行了諮詢，他們可能會得出八個月是更現實的時間軸的結論。 

雖然在時間或金錢緊迫時，自下而上估算並非總是可行的選擇，但經理通常更喜歡這種方法，而非自上而下估算。 儘管這種方法更準確，但確實需要更長的時間來組合。 

3. 三點估算

三點估算方法平均需要三個數字來確定個別任務所需的工作量：

• 您的最佳猜測

• 您的樂觀猜測

• 您的悲觀猜測

這種技術通常與自下而上法搭配使用，以建立更準確的估計。 

例如，假設您正在規劃產品的開發階段。 如果一切都按計劃進行，您應該會在三週內推出測試版，這是他們最好的猜測。 如果團隊能夠獲得更好的軟體核准，那麼開發時間可能短至兩週，這是樂觀的猜測。 但如果他們遇到多個錯誤訊息或故障，則任務可能需要長達五週的時間，這就是他們的悲觀猜測。 

透過取三週、兩週和五週的平均值，您可以合理地預測任務需要大約三個半星期。

4. 類推估算

類推或比較估算技術會比較過去類似的專案需求，為您的目前專案建立估算。 將此方法與自上而下技術結合，將整個專案分解為離散階段。

讓我們再次看看產品發佈的情況。 如果您過去曾發佈過類似的產品，且該產品已完成，且耗時 8 個月，您可以合理地預期此專案也會耗時 8 個月。 在整體時間軸為 8 個月的情況下，您可以開始將專案分解為較小的任務。

當您對目前專案幾乎沒有資料時，請使用類推估算。 沒有兩個專案是完全一樣的，但比較估算仍然可以讓您和您的團隊大致瞭解所需的內容。

5. 參數估算

參數預估也會使用類似專案的歷史資料，但會嘗試針對過去和現在專案之間的差異進行調整。 

對於這種估算技術，一組演算法會計算估算值。 假設您的行銷團隊花了四週的時間為上次產品發佈開發行銷活動。 那是一年前的事了，現在您的團隊規模是當時的兩倍。 如果團隊中的每個人都參與了行銷活動，您可以假設這次完成相同的任務只需要兩週時間。

6. 專家判斷

專家判斷通常是最快速、最簡單的技術，依賴專家的「直覺」來估算專案。

在進行估算時，這種方法會考慮到技能、專業知識和專業知識。 您可能需要與團隊的其他成員、專案關係人、顧問或主題專家協作，以取得所需的資訊。

如果評估風險應對或專案機會是您的優先事項，專家判斷是一種有用的技術。 不過，請注意偏見，例如過度自信，這可能會使您的資料產生偏差。

確保所有基礎都已涵蓋

準確估計完成專案所需的內容，將有助於保護您在過程中不會受到突發狀況的影響。 雖然您無法考慮所有事情，但在制定實施計劃之前，擁有時間、範疇和成本估算對於整體專案的成功至關重要。

專案規劃軟體可幫助您在管理專案限制和任務時保持進度正常。 使用線上軟體管理預算、期限、排程和資源，意味著您可以即時編輯，有助於在事情未必能按計劃進行時保持彈性。