準確預估專案的 6 個技巧
摘要
專案估算有助於專案經理和專案關係人瞭解專案所需時長、所需資源類型，以及完成專案所需的交付項目。 在本文中，您將瞭解六種不同的策略，說明如何準確估算下一個專案的關鍵面向。
當您為家人準備晚餐時，有一小群人餓著肚子，想知道什麼時候可以吃飯。 您知道您必須準備蔬菜、預熱烤箱並擺好餐桌。 當您告訴家人時，您要如何準確地告訴他們正確的等待時間？
無論是準備晚餐還是管理專案，估算事情已完成所需的時間都是必不可少的一部分。 兩者都需要準確的資訊和與專案關係人的溝通，估計愈準確，專案關係人就愈滿意。
什麼是專案預估？
專案預估是對專案從開始到結束所需的時間、成本和資源進行明智的預測。 大多數專案估算都會使用過去的資訊來進行明智的預測。 例如，這些資訊可能包括類似專案的時間軸和預算、過去的專案預估經驗以及先前的專案關係人要求。
專案預估中，專案關係人管理和需求收集是非常重要的部分，因為您必須確切瞭解完成專案所需的需求。 例如，您的專案關係人是否需要在特定日期前獲得最終結果？ 是否有任何專案限制或必要的要求，以確保專案成功？ 所有這些資訊都可以幫助您建立準確的專案估算。
專案估算對專案經理來說非常重要，因為它有助於您確立專案範疇。 接著，專案範疇可協助專案團隊成員瞭解要完成的交付項目、誰在處理哪些任務，以及任何必要的期限。
建立專案預估範本如何準確進行專案預估
估算流程始於同一個工具：專案管理三角形。 專案管理三角形由三個主要變數組成：
成本
範圍
時間
這個概念是，每個專案都需要在這三個變數之間取得完美的平衡。 如果您必須增加三角形的一部分，則必須改變其他部分，以使專案保持平衡。 例如，如果專案範疇增加，通常成本或時間也必須增加。 若專案的時間減少，範疇或成本必須增加才能平衡。
專案管理三角形是專案預估流程的重要一環。 由於這三個變項之間的關係，如果您有關於其他兩個變項的足夠資訊，就可以準確估計第三個變項。
6 種常見的專案預估方法
如果您無法使用專案管理三角形來估算專案，請嘗試這六種其他估算技巧。 這些技巧將幫助您發現足夠的資訊，以便進行準確的估算。
1. 自上而下估算
自上而下的估算策略會估算專案的整體時間，然後根據該估算的最終時間，將專案分解為較小的階段和任務。 這種估算技術通常與工作細目結構 (WBS)專案管理策略搭配使用。 WBS 策略有助於將較大的交付項目分解為較小的子任務。
自上而下估算的實際運作
如果您將專案想像成一個披薩，那麼自上而下的估算就像將披薩分成更小的片狀。
如果您的團隊有在一個行事曆年內完成專案的期限，您將採用一年的時間軸，並將專案分為不同的部分，並在兩者之間設定關鍵里程碑。 例如，產品開發團隊計劃在一個行事曆年內推出新產品。 專案經理將設定關鍵里程碑，例如完成產品線框圖、Alpha 版本、產品測試以及該行事曆年內的最終發佈日期。
使用披薩比喻，專案的每個區段都是一「片」，而從頭到尾的整個專案就是整個披薩。
2. 由下而上預估
由下而上的估算是由上而下估算的對立面。 自下而上估算不是先確定專案所需時長，再將其分解為更小的任務，而是先確定每個小任務所需時長，再將這些時間加總起來，從而估算出最終的專案期限。
這種技術與關鍵路徑法類似。 然而，兩者的主要差異在於，自下而上估算會考慮到專案所需的每一個任務，而關鍵路徑法僅著眼於需要完成的基本任務。
由下而上的估算實際應用
繼續使用披薩作為比喻，自下而上估算是將整個披薩的所有片段加總，以計算最終披薩的大小。
您的任務是開發一個電子商務行銷網站，而客戶想知道大約需要多長時間。 作為專案經理，您會列出完成專案所需的所有任務，然後將每個任務的預估時間加總，從而為客戶提供最終的預估時間軸。
3. 三點估算
三點估算可以使自下而上估算更準確。 此技術採用由下而上的三種不同變體的平均值：最樂觀的時間軸、最悲觀的時間軸，以及最有可能得出專案最終時間估算的時間軸。 您可以使用PERT 圖表找到這三個估計值。
例如，團隊可能會針對其專案進行三種估算：最樂觀的時間軸為 10 天、可能的結果為 14 天，最悲觀的結果為 30 天。 當您找到這些時間軸的平均值時，最終會得到大約 21 天的結果。
4. 類推估算
類推估算會查看過去的專案，並確定與目前專案相似的特定詳細資料。 然後將過去專案中的資訊應用於目前的專案。 接著，專案經理會根據相似之處和差異，估算其目前專案的成本、範疇和時間。
例如，網站開發團隊可能會接到為新產品更新網站的任務。 他們可以回顧上次更新網站時的情況，並以此估算此專案的時間軸。
5. 參數估算
參數估算使用過去專案的歷史資料來估算專案的任何部分，包括資源、預算、設備和專案時間軸。 參數估算通常與類推估算結合使用，以便得出更準確的估算。 這是因為它同時考慮了歷史資料和經驗，從而得出更準確的估計。
例如，假設您是一名 IT 專案經理，您的任務是將特定軟體安裝到 150 個不同的裝置上。 由於您知道在一台裝置上安裝流程需要約 10 分鐘，因此您可以使用該估計值並將其乘以 150，以獲得此流程所需時長的估計值。
6. 以專業知識為基礎的估算
這種估算方法完全基於專案經理的經驗。 經驗豐富的專案經理可能知道特定類型的專案需要多長時間，因為他們已經多次完成過類似的專案。 如果您正在考慮使用基於專業知識的估算，最好與該領域的專家討論。 否則，最好將此技術與其他估算方法結合使用。
例如，某位網頁開發人員可能在 2000 年代初期就開始建立網站。 憑藉 20 多年的經驗，這位網頁開發人員將根據他們之前已完成的所有網站，確切地知道建立一個簡單網站需要多長時間。
建立專案預估範本為什麼估算對專案管理很重要
估算是專案規劃流程中不可或缺的一部分。 從敏捷專案到更線性的瀑布式專案，幾乎所有類型的專案都能從專案預估中受益。 原因如下。
估算可讓您的團隊進展順利
專案經理讓專案順利進行的一種常見方法是確保團隊盡可能與估算相符。 由於他們確切地知道專案的某個階段有多少時間、預算和資源可用，因此他們能夠幫助團隊在這些界限內進行。
當專案經理、團隊成員和專案關係人都瞭解專案的估算時，每個人都可以相互問責。 為了實現這一點，請務必在一處集中位置 (例如數位專案管理軟體) 中分享您的專案估算。
在專案開始前需要有專案計劃
若要進行準確的專案估算，專案經理必須先確定在專案實際啟動之前需要已完成的關鍵任務。 這意味著專案經理將在專案啟動前明確確定關鍵路徑和主要相依性。 建立關鍵路徑還能讓您從高階概觀瞭解需要完成的任務，以及完成這些任務所需的資源。
在專案開始前掌握所有這些資訊，有助於防止任何混淆。 如果專案成員有疑問，或不確定接下來會發生什麼，他們可以參考在估算階段建立的專案計劃。
有助於降低風險
專案估算有助於專案經理在專案推進時降低風險。 在專案開始前建立清晰的時間軸，是您的團隊參考專案時間軸和預算的好方法。 若要降低風險，請為專案計劃增加一些額外的時間、預算和資源，以防止超過期限或超過預算限制的風險。
如果您的團隊確實遇到問題，請快速將問題和解決方案記錄在問題日誌中，並協助引導團隊回到在估算過程中建立的計劃。 專案估算和關鍵路徑可同時用作參考點，以便專案團隊瞭解他們在專案流程中的位置。
