專案會計學：如何權衡專案的成本與效益

從規劃、排程、研究到報告，專案經理確實是萬事通。 這裡還有另一個技巧需要掌握：專案會計。 

雖然「會計師」可能不在您的正式職務描述中，但瞭解如何編制預算是專案規劃和資源分配的重要組成部分。 專案型會計可透過衡量日常交易和收入，幫助您確定專案的成本效益，因為沒有人願意被綁在一個成本高於價值的專案上。

什麼是專案會計？

專案會計是一種在專案生命週期中追蹤每個交付項目成本的方法。 它涉及財務和管理會計的元素，使您作為專案經理能夠監控專案的財務健康狀況和利潤率。 

這種類型的會計很有價值，因為它可以幫助您和您的專案關係人計算專案的獲利能力。 透過追蹤專案的成本和潛在收入來源，您可以提前確定交付項目是否值得。 您可以使用這些詳細資料來應對材料、勞動力和時間方面的挑戰。

專案會計與財務會計

專案會計和財務會計有何不同？ 雖然專案會計和標準財務會計都會追蹤 Business 版成本和收入，但專案會計著重於與特定專案相關的交易。 此方法使用不同的系統、流程和報告標準，從而脫穎而出。 其中包括：

• 設定開始和結束日期，這意味著您的帳戶追蹤會在專案開始時開始。

• 根據交付項目進行報告，因此您將根據某些里程碑或必須購買的產品追蹤支出。 

• 透過列出每個單獨任務的成本，進行小而具體的成本細目分類。

• 可互換的方法，無論您使用的是成本會計還是權責發生制會計，該方法都不會影響此流程。 

• 共同責任，由於專案會計是專案管理和會計的結合，您可以在兩者之間分割角色，或讓其中一方處理所有責任。 

何時使用專案會計

如果您想確定專案各個層級的詳細資料，那麼專案會計就是您的首選方法。 透過仔細監控日常成本、支出、帳單和收入，您可以使用此方法來最佳化預算，並使特定專案的財務目標保持在正軌上。 

您可以將專案會計用於任何專案，包括： 

• 為財務稽核做好準備 

• 承擔超出您典型範疇的新專案

• 開發新產品或服務

• 實施 Business 版流程和技術改進

• 追蹤獨特專案的合約工作

考慮如何在營建業中使用專案會計。 如果您同時在建造住宅、辦公室、公寓大樓和購物中心，就無法在同一處報告這些建築專案的成本。 若要清楚瞭解每棟建築的成本效益，您需要追蹤個別專案的財務和預算。

透過專案會計，您可以將成本和收入歸因於個別專案，從而更容易瞭解每個專案的進展情況。 

如何使用專案會計

將專案會計新增至您的工作流程中，有助於簡化專案管理投入量。 請按照以下專案會計流程，從頭到尾追蹤您的預算。

專案會計流程

透過專案會計，您可以使用財務管理技術來組織、分配和維護個別專案預算。 專案會計流程分為六個主要階段：  

啟動

在專案開始之前，請已完成初始預算估算和成本分析。 在啟動階段，您可能需要問自己

• 現在是進行新專案的合適時機嗎？ 仔細查看您公司的資源、費率、財務狀況以及目前專案的進度。 使用此深入解析來確定另一個專案是否值得冒險。

• 我可以從類似的專案預算中提取哪些內容來進行估算？ 在計算預算和基於成本的分析時，請使用過去專案的資訊來幫助您建立估算。 如果這是同類型的首個專案，您可以使用自上而下的估算來設定整體時間軸和預算。

啟動階段的目標是根據相關財務資料和預測建立案例，以建議或勸阻高階管理層承擔新專案。 您還可以為客戶提供專案的粗略預估和時間軸。 

預算

預算編制指的是可用於特定目的的資金數量。 啟動階段已完成後，請決定您將分配給專案每個活動群組或類別的預算。 每個交付項目都應有指定的成本。 別忘了在預算中納入與成本交易相關的間接成本和非計費元素，例如間接成本。 

在設定預算時，考慮風險也很重要。 考慮增加 10% 的緩衝，以應對不可預見的成本，例如供應價格上漲。 

透過追蹤專案不同層級的支出金額，您可以監控資源和支出的使用效率。 這有助於確保專案不會超出預算。 

系統管理

在專案期間，您還需要處理每一筆交易、追蹤財務承諾和收入確認、執行帳單和發票開立，並產生盈利能力報告。 

這個階段可能會在專案進行。 為了簡化此流程，請將所有專案財務資料組織成單一事實來源，例如工作管理平台，以便您可以更專注於策略目標。 

在專案會計的行政階段發揮作用，可讓您輕鬆追蹤計劃與實際成本、利潤和收入，從而清楚地瞭解專案的進度。 這種深入解析將有助於下一個階段。 

執行

您已在預算階段將預算分為不同類別，現在是時候進一步分解專案了。 當執行階段開始時，每個團隊成員都將在其指定的類別中處理專案任務。 然後，應將為該類別設定的預算分配給每個任務。 此時，您會開始看到您計劃支出與專案所需之間的差異。

如果沒有仔細監控，大多數預算都會在執行階段出現超支。 其中一個主要原因是範疇潛變，即新增的交付項目超出預先設定的專案範疇。 為了控制範疇，請務必準確追蹤每個團隊如何運用其時間和資源。 

維護

為您的專案團隊建立一個流程，以便持續審查、驗證和即時更新專案預算和資源。 這樣您就可以快速識別不一致之處，並避免預算超支。

參與專案的任何人都在維護預算方面發揮作用，無論是準確記錄他們在任務上花費的時間，還是記錄哪些資源用於什麼目的。 您的產品預算不應是一份靜態的表單，供您偶爾參考，而是應由每位團隊成員即時更新，以獲得最準確、最新的資訊。 每個專案類別已完成後，請進行深入的預算分析，以解決預算超支問題，並在必要時重新分配資金。 

分析與報告

在專案會計週期的最後階段，您需要根據報告計算專案的總成本、收入和利潤率。 這將有助於管理層確定未來類似專案是否值得投入量。 

即使您的專案超出預算或最終成本超過其價值，也可以從這些疏忽中汲取經驗教訓。 專案已完成後，請查看您的報告，並記錄進展順利的事項以及未能考慮到的事項。 這將有助於您確定下一個專案需要改進的地方，無論是簡化維護流程還是預留應急預算。

專案型會計最佳作法

正確的專案會計流程可以讓您監督管線中的每個專案，同時幫助您分解每個專案的最小方面，以查看您的成本 (和收益)。 請遵循這些專案會計原則，讓專案順利進行。

使用獨立的會計系統

專案型會計比您組織的典型財務會計流程更為詳細。 在獨立的財務帳戶中管理這些專案是一種最佳作法。 這也有助於您輕鬆組織和存取個別專案所需的資訊。 

在開始專案之前已完成預算估算

預算預測應該是任何成功專案規劃流程的一部分。 在專案開始前完成此步驟，以便為衡量進度、識別潛在問題以及確定專案收益是否大於成本提供基礎。

專注於資源管理

每個專案都嚴重依賴資源，包括時間、勞動力和材料。 對於專案會計而言，瞭解如何分配和消耗這些資源對於追蹤您的預算是否在既定參數範圍內至關重要。

瞭解您的關鍵績效指標 (KPI)

為了確保專案中最關鍵的組成部分進展順利，您應該衡量高度相關的關鍵績效指標。 KPI是可量化的指標，專案經理可以用來衡量在實現專案目標方面的績效。 專案管理中的 KPI 範例包括：

• 排程績效

• 成本績效

• 資源分配

• 預算差異

• 客戶投訴

• 變更請求數目

持續追蹤時間

專案經理知道時間就是金錢。 追蹤任務所花費的時間將有助於您計算即時成本，並確定工時是否與專案預測一致。 透過時程表或時間追蹤軟體，經理可以輕鬆報告專案財務狀況，並瞭解員工如何運用時間。 

執行頻繁報告

專案會計是追蹤個別專案進度和日常財務狀況的絕佳方式。 透過執行頻繁的報告來監控財務健康狀況，並在潛在問題拖慢您的速度之前識別它們，從而利用這種監督。 

專案式會計的優勢

透過日常詳細的財務追蹤，專案型會計可為您和您的專案關係人提供諸多優勢。 透過獨立的帳戶，不僅可以更輕鬆地管理財務報告，而且專案會計還有助於將專案保持在預定的範圍內。 

除了組織的標準會計方法之外，使用專案會計的主要優勢包括：

• 提升每日支出和收入的可視度

• 更準確的帳單、支出、應計費用等帳戶 

• 能夠追蹤兩個專案之間的財務差異

• 即時更新專案進度和收益能力

• 利用有價值的深入解析，為未來的專案進行競標

• 為客戶提供有關帳單和進度的準確資料 

• 改善資源管理

• 計算實際成本與預估成本，以幫助確定類似專案的範圍和定價

• 透過改善專案管理，降低專案失敗的風險

專案會計實施在以合約為基礎的 Business 版最為常見，例如營造或工程公司。 然而，這種方法對各種組織都很有用。 

告別預算超支

成為萬事通並不會讓您變成傻瓜。 如果您的公司可以從更好的成本、支出和收入管理中受益，那麼也許是時候嘗試專案會計了。 

將專案會計導入您的管理流程，可能是成功的結果與預算超支、資源不足和代價高昂的延誤之間的區別。 使用 Asana確保您的財務狀況進展順利，管理交易和時間、維持專案財務井然有序，並輕鬆執行財務報告。 它還可以將財務工作流程自動化並追蹤財務目標。