什麽是資源平衡?(技巧與範例)

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaJuly 15th, 2021
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有時候專案未必能按計劃如期進行。您可能會遇到資源短缺的情況,而不得不尋求調整方法,確保專案交付項目不受影響。此時就是資源平衡的用武之地。您可藉以重新調整時間軸,以便利用現有資源完成專案。藉助此技巧,您可據以分配資源,確保目標與目的得以實現。

資源平衡技巧需要有可靠的資源管理技能,以及對每一項專案需求的透徹理解。為協助您更好地掌握這項技巧,我們以範例和最佳作法將資源平衡流程分解詳述,供您參考。

什麼是資源平衡?

資源平衡是一種專案管理技巧,涵蓋解決過度分配或安排衝突等方面,以確保能夠利用可用資源完成專案。資源包括時間、材料或完成專案所需的工具等。

什麼是資源平衡?

資源平衡的目的,在於最大化利用可用資源,同時在專案的時間、成本與範圍界限中進行工作。

資源平衡對於專案經理而言可能會是一種挑戰,因為這需要平衡多個專案對相同資源的需求。

依團隊需求的不同,可能有幾種結果:

  • 如果目標是要維持目前的專案期限,則需要準備更多可用資源。

  • 如果目標是要在目前可用資源的情況下執行專案,則可能會超過專案的期限。

資源平衡在於調整資源分配專案排程,以防止資源過度使用。此舉有助於維持專案成果的品質。

運用資源平衡的時機

資源平衡可防止資源過度分散,同時確保專案仍能得到成功所需的資源。這種技巧不僅能用於專案管理,也有助於團隊維持工作與生活之間的平衡。您的團隊可從資源平衡中獲益的原因如下:

最佳化資源利用

資源平衡可讓您最大化利用手頭上的資源。其有助於評估哪些專案應獲得額外資源,哪些可以在期限方面有靈活調整的空間。

最大限度減少赤字

資源平衡可防止重大專案延誤事件,從而最大限度減少成本和勞動力的損失。您可藉助這項技巧,在不超過公司目前的能力和財務資源的情況下管理資源需求。

防止任務負荷過重

資源過度使用會導致過度工作,可能進而導致團隊成員不勝負荷。資源平衡可透過解決過度分配問題、調整期限來防止這種情況,從而確保團隊成員手頭上的工作不會過多。

保障專案成果的品質

您可藉由資源平衡,維持專案交付項目品質處於同一水平,滿足客戶的期望。一般而言,資源平衡對於解決預算問題、資源過度分配和專案延誤都是非常實用的技巧。

閱讀:改善團隊工作效率的九個方法

資源平衡範例

為幫助您更好地理解資源平衡如何運用在團隊中,此處提供一些參考範例:

範例一:推遲專案開始日期

某個專案需要有一名設計師為客戶建立試驗模型,但這名設計師同時還排定有其他工作,設計團隊的其餘人員也被佔用了。他們決定等到兩天後設計師有空時再開始專案。由於設計師工作效率很高,因此專案的結束日期仍維持不變。

範例二:獲得額外資源

IT 團隊目前針對大量 IT 請求進行回應,以便處理影響公司電腦的病毒。由於公司目前的防毒軟體的健全程度不足以應對病毒的攻擊,因此團隊決定投入使用新的防毒軟體,以便修復電腦。

範例三:推遲專案結束日期

行銷團隊準備發佈一場全新社交媒體行銷活動,目前等待著社交媒體經理的核准,而經理此時正在休病假。由於行銷活動時間緊迫,他們決定將發佈日期推遲幾日,讓經理能夠有時間進行審核。

無論您帶領的是一支行銷、銷售還是 IT 團隊,資源平衡都能派上用場以解決資源衝突問題。決定好使用某個解決方案後,請讓團隊中的其餘人員瞭解您的計劃。您可以使用會議範本規劃日程。

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專案資源平衡

掌握資源平衡技巧有助於成為更成效卓著的領導者。您可在團隊中運用以下資源平衡策略。

資源平衡策略

關鍵路徑法 (CPM)

關鍵路徑法是一種常用的資源平衡技巧,用於計算專案持續時間,而無需考慮資源限制。

這項技巧即以邏輯順序連結相關的專案活動,以便計算每個活動能夠開始和結束的最早和最晚的可能日期。而「關鍵路徑」則是指為了成功結案而需要完成的持續時間最長的任務序列。

確定關鍵路徑上的活動後,您就能確定其「浮時」,也就是排程上的靈活性:

總浮時指任務可自最早開始日期開始推遲多長時間,而不會影響專案完成日期

  • 計算:(最晚完成日期) – (最早完成日期) 或 (最晚開始日期) – (最早開始日期)

自由浮時指任務在不影響後續活動開始日期的情況下能推遲的天數

  • 計算:(下一個任務的最早開始日期) – (目前任務的最早完成日期)

關鍵路徑上的任務若無自由浮時,則表示其中一個任務延誤了,其餘任務也會隨之延誤。

例如,假設 IT 團隊正努力更換目前的安全系統,而他們確定出兩個關鍵任務及兩個非關鍵任務:

關鍵

  • 在兩天內停用公司目前的安全軟體

  • 在四天內於所有公司裝置上安裝並測試新軟體

非關鍵

  • 在一天內與軟體廠商定案購買細節

  • 在兩天內為新軟體投入使用建立方法指南

在此範例中,最短專案持續時間為 6 天,因為關鍵路徑活動對於完成專案至關重要,而非關鍵任務則是可選擇的。

同步推進

有時候專案必須在期限當日或之前交付才能滿足客戶的要求。在此情況下,您可以使用同步推進來執行多個併行的任務,從而提升專案速度。這種排程壓縮技巧只有在活動可以在一定程度上相互重疊時才能起作用。

例如,具有相依性的活動可以依次執行,而沒有相依性的活動則可以併列執行。

同步推進的其中一個範例,就是當軟體開發團隊開始組建網站後端時,設計團隊即將完成網站試驗模型。藉助同步推進技巧,就能按時按預算完成工作,但仍然會有較高的重新工作的可能性。

趕工

無法運用快速追蹤或效果不足時,您可以使用趕工技巧。這是為專案分配額外資源以縮短時間軸的方法。在這種情況中,您必須評估高優先順序的任務所需的資源,並且尋找能以最低成本提供最大價值的資源選項。

例如,行銷團隊需要增加兩位撰稿人,因為他們的期限提前了兩天。由於沒有後備團隊成員,專案經理決定聘雇兩名此前曾一起合作的自由職業者,而不再花時間尋找新的撰稿人。

決定使用趕工方法來壓縮排程前,請務必從經理或客戶處取得關於獲得額外資源的核准。

關鍵鏈法

關鍵鏈法是關鍵路徑法的最新版本。與關鍵路徑法不同,關鍵鏈法會考慮到資源的限制。在這種情況中,關鍵鏈法即關注任務最長路徑,同時考慮到任務與資源相依性。一項資源一次只能分配給一個任務。

要在專案排程中使用這種方法,可列出任務所需資源,並且在需要時重新評估其可用性。

關鍵鏈法中包含緩衝階段,處於最後任務即專案完成日期之間,作為關鍵鏈活動的應急措施。較早完成的任務可增加緩衝。相對的,關鍵鏈活動中的延誤可利用這些緩衝空間,而不會影響專案完成日期。

例如,為了按時發佈一篇內容,經理對此確定出所需資源:一名撰稿人、編輯、設計師及開發人員。他們設定了五天的緩衝時間,以備內容或設計審核延遲所需。

關鍵鏈法旨在對專案持續時間和資源進行實際評估,以便專案能夠按時完成而不會過度佔用資源。

推薦閱讀:如何安排,才能讓最重要的工作取得最高的優先順序

資源平衡工具

隨著經驗增加,資源平衡可以更輕鬆實現。若您要練習這項技巧,不妨參考這些可以助您一臂之力的提示和工具。

  • 使用甘特圖:甘特圖是一種長條圖,可將專案排程可視化,也是確定和規劃關鍵路徑的理想工具。您可以輕鬆獲得任務相依性、開始與完成日期及專案持續時間的高階概觀。隨著專案不斷進展,您可以依據需要重新調整圖表與日期。

  • 利用專案管理軟體:某些專案管理軟體提供資源平衡演算法,可有助於解決過度分配衝突。專案管理軟體還能提供更好的團隊成員排程可視度,這樣有助於防止排程衝突和重複預定。

  • 繪製網路圖:網路圖是專案排程可視化表示方式的另一種類型。其以帶有方塊和箭頭的圖表顯示,以描述任務的時間順序。網路圖可用於規劃排程以及追蹤專案進度。當您將各個方塊系列連結起來時,每一組都表示任務及其持續時間,這樣就可以確定出非關鍵和關鍵路徑了。

  • 利用此前的專案作為參考:保留此前專案計劃的封存,這樣就能在進行相似專案時作為參考使用,以便制定出更準確的專案計劃。回顧過去的成功或不成功的專案,可讓您更好地理解需要給每個任務多少迴旋餘地,同時估計需要哪些資源,以便您能夠在專案開始前評估資源可用性。

  • 對資源需求進行切合實際的預估:若您事前清楚明確地定義專案範疇,並且對資源需求進行切合實際的預估,資源平衡工作就更能發揮其效用。

可參考以下提示,作出更精確的預估:

  • 在團隊中進行預估,以減少個人偏誤

  • 在預估流程中納入潛在專案風險

  • 以範圍進行預估而不以特定數值預估,以便涵蓋多種可能性

  • 每次都使用相同的預估技巧,以便得出更一致的預估結果

對初始資源的預估越準確,後續出現問題時,資源平衡所需力度就越低。

資源平衡對比資源均衡

資源平衡與資源均衡都可作為資源管理技巧

資源平衡對比資源均衡

兩者的主要差異在於專案約束條件的優先順序:資源均衡優先考慮時間限制,而資源平衡則側重於資源的可用性。

範例:假設您規劃在五天時間每天工作八小時來完成一個任務,但您其實只需要 30 小時就能完成任務,因此您將排程重新分配為每天 6 小時。這樣,您就有更多餘裕處理其他任務,而不會影響專案期限。

當資源過度分配時可運用資源平衡,而當資源分配不均時則運用資源均衡。資源平衡可在調整專案日期方面提供靈活性,而使用資源均衡時,專案的日期是設定好的。

使用資源平衡處理過度分配衝突後,您可以使用資源均衡來微調專案排程。

請閱讀:限制理論的初學者指南

提升您的資源平衡技能

若要最大程度利用有限的資源,您可以運用資源平衡技巧來分配可用資源,從而讓專案按時完成。

將此策略與您的 IT 範本行銷範本等團隊自訂範本結合使用,以便規劃專案並排定日程。

資源平衡需仰賴可靠的資源管理技能,但工作管理軟體可協助您讓專案協調工作更上一層樓。

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範本

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