同步推進與趕工：排程壓縮指南

您的專案期限即將到來，經過多輪分析後，您發現以目前的速度，您的團隊將無法達成專案目標。 身為專案經理，這可能是一個壓力很大的情境。 

幸運的是，您可以使用一些專案管理排程壓縮技巧。 在本文中，我們將討論快速追蹤與趕工，以及何時使用它們來壓縮專案時間軸。

什麼是排程壓縮？

排程壓縮是一種專案管理技巧，用於減少完成專案所需的時間。 當專案需要比預期更早完成或進度落後時，就會使用這種節省時間的策略。 這涉及評估原始排程和工作流程，以確定在不錯過任何專案目標的情況下加快任務速度的方法。 用於排程壓縮的主要方法是同步推進和專案趕工。 

什麼是同步推進？

同步推進是指變更專案排程，使某些任務重疊並同時完成，而非依序完成。 只有在仍需完成的任務之間沒有相依性時，您才能快速追蹤專案。

若要將此可視化，請想像一個包含兩個任務的甘特圖：其中一個任務正在進行中，另一個任務則設定為在前一個任務完成後才開始。 快速追蹤會移動第二個任務，使其與第一個任務直接平行運行，從而同時完成兩個任務。 請務必注意，只有在第二個任務不依賴於第一個任務的情況下，才能執行此操作。 

當專案存在無法在期限內已完成的風險時，請使用同步推進技巧。 

什麼是專案趕工？

專案衝刺是一種排程壓縮技巧，您可以在其中引入額外資源以同時完成兩個任務。 專案管理知識體系 (PMBOK® 指南) 將趕工技術定義為以最小增量成本縮短專案排程的方法。 最小增量成本是指增加一個產品單位所需的成本。 在軟體開發等產業中，這可能很難衡量，但在製造業等與生產相關的產業中，則可以輕鬆追蹤。 

同步推進與加班

在同步推進和趕工之間選擇，取決於專案的需求和可用資產。 當時間緊迫時，快速追蹤通常是第一種方法，因為它通常不需要額外的資源，只需重新調整活動即可並行進行。 然而，由於同時處理多個任務，這會增加出錯的風險。 另一方面，專案加班則是資源密集型的，需要額外的人力或時間，但就任務管理而言，它可以更具控制性且風險更低。

例如，在建築專案中，如果地基工程提前完成，您可以透過同時開始框架階段來加速，而不是等待地基完全已完成。 但如果框架階段本身落後，您可能會透過引入額外的工作人員來延長工作時間以滿足原始排程，從而使專案失敗。 選擇取決於專案是否能夠適應同步推進所帶來的更高風險和協調需求，或者是否有預算來支援趕工所需的額外資源。

何時應使用快速追蹤或加班？

當專案進度落後於期限時，通常會使用這些專案排程壓縮技巧。 同時使用同步推進和趕工可以加快專案交付。 

雖然同時使用這兩種技術是加快專案交付的最佳方式，但如有必要，您也可以僅使用其中一種技術。 例如，如果您沒有預算來聘請更多團隊成員，專案趕工可能就無法進行。 您的團隊可能不得不加倍工作，或從其他團隊抽調團隊成員來進行快速追蹤。

快速追蹤專案管理的優勢為何？

從緊縮排程到改善客戶關係，同步推進是一種具有許多優點的策略方法。 將同步推進的這些關鍵優勢新增至您的專案規劃工具組。

縮短專案時間軸

同步推進可以顯著縮短專案的整體持續時間。 透過重疊最初計劃接續開始的任務，專案經理可以從原始排程中減少數天、數週甚至數月的時間。

更好地利用資源

同步推進可以更有效率地利用資源。 當任務重疊時，團隊和設備可以不間斷地使用，從而減少所需的時間。

提升客戶滿意度

更快地交付專案通常會讓客戶更滿意。 透過展現滿足或超越時間限制的能力，專案經理可以增進客戶關係並建立信任。

競爭優勢

能夠更快地完成專案，可以使組織從競爭對手中脫穎而出。 當客戶需要快速獲得結果時，這種速度可能是一個很大的賣點，有助於您獲得工作。

減少潛在延誤

同步推進可以作為預防潛在延誤的措施。 提前完成某些任務可建立緩衝，如果專案後期發生意外延誤，這將很有幫助。

同步推進和趕工專案的潛在缺點

儘管這些是常見的專案管理技巧，可讓專案持續時間維持在期限內，但同步推進和趕工不應成為常態。 這些技巧在緊要關頭可能很有幫助，但確實也有一些缺點。

增加團隊過勞的風險

同步推進的主要風險是，您的團隊更有可能會力不從心。 團隊成員預計在專案開始時承擔一定數量的任務，但隨著您的快速追蹤，他們可能必須承擔額外和意想不到的工作。 這反過來可能會增加過勞的風險。 

防止這種情況發生的一種方法是使用專案管理工具，這樣就可以輕鬆監控進度並追蹤團隊的工作內容。 使用可識別團隊工作負荷的專案管理軟體，有助於您可視化誰有空，以及誰需要幫助才能完成工作。

更高的成本

專案趕工的目標是引入額外資源，以便您可以更快地在期限前完成。 這通常意味著以團隊額外人員的形式增加成本。 儘管趕工的目標是盡可能使用最少的增量成本，但這些額外成本仍可能導致您的專案超出預算。

防止專案超出預算的簡單方法是將預算更新納入定期狀態更新中。 這樣一來，專案經理和其他專案關係人就能在發生任何預算限制時及時瞭解。

工作品質較低

由於多個任務同時進行，專案經理可能難以掌握所有專案交付項目。 根據您擁有的資源和團隊的能力，工作品質可能會因為更快移動的性質而放棄。 

為了應對這一點，請留出一些資源專門用於品質保證。 增加一層額外的審查可以防止您的團隊產出較低品質的工作。 

如何快速追蹤或壓縮專案排程

如果您遇到緊急情況，需要壓縮專案時間軸，以下是您需要採取的基本步驟。 

1. 確定您的專案需求

在縮短專案時間軸之前，請務必確定專案在目前狀態下的進展情況。 以下是您作為專案經理應該回答的幾個問題：

• 需要節省多少時間？ 確定需要節省多少時間，有助於您確定需要多少 (或多少) 時間來快速追蹤並壓縮專案時間軸。 

• 關鍵路徑上是否有任何任務無法重疊？ 請將關鍵路徑上的任務保持在一個軌道上，但請考慮重新安排不依賴於關鍵路徑的任何其他任務，以便同時處理。

• 是否有其他可供我使用的資源？ 根據您的資源管理計劃，您是否有任何其他可用的資源？ 這可能意味著在預算中有額外的空間來聘請外部支援或額外的團隊成員來提供協助。 

快速追蹤前的專案範例：

設計團隊正在進行品牌重新設計專案。 在最初的時間軸中，設計師會在新品牌指南建立後立即依序更新不同的資產。 在查看專案管理工具中的時間軸後，團隊重新安排設計師同時工作以重新整理品牌資產，從而縮短專案所需時間。

2. 調整專案排程

根據您在上一步中確定的需求，重新設定您的專案排程，使其符合您壓縮後的時間軸。

若要將此流程可視化，請使用甘特圖。 甘特圖是一種水平長條圖，用以說明專案中不同任務的時間軸。 在一行任務中，您可以顯示需要完成的關鍵路徑活動，並在單獨但平行的任務行中顯示所有其他需要完成的項目。 

將專案可視化是一種簡單的方法，可提醒專案關係人時間軸的變化，並顯示誰在何時執行什麼任務。

同步推進前：

同步推進後：

3. 監控績效

隨著您的快速追蹤專案正在進行中，現在是時候監控績效了。 若您新增了額外的團隊成員以壓縮專案時程，請確保他們了解目前的專案範疇、排程和持續時間。 監控進度，確保工作品質仍符合您的專案團隊標準。 請花點時間定期檢查交付項目和任務，以確保專案仍符合您的期望。

除了評估工作品質之外，還要監控您的專案成本。 趕工技巧最常見的權衡是額外成本。 使用趕工技巧的主要目標是盡可能使用最少的預算，但仍然要在期限內完成。 如果您注意到專案成本正在迅速增加，請盡可能縮減規模，以便維持在專案範疇的限制範圍內。

4. 反思並重申

雖然沒有人會規劃壓縮專案，但重要的是要密切關注進展順利的部分，以及您可以為下一個專案改進的部分。 事後召開事後反思會議，有助於您找出方法，避免下一個專案必須快速推進或加班加點。 

以下是您可以詢問的幾個問題：

• 這個專案期間有哪些地方進展順利？

• 這個專案期間有哪些地方出了問題？

• 專案中是否有任何方面的時間比預期更長？

• 您在這個專案期間面臨的最大挑戰是什麼？

常見問答：同步推進與趕工

同步推進是個好主意嗎？

在專案管理中，快速追蹤可能是個好主意，尤其是在時間限制要求更快完成的情況下。 然而，這涉及同時進行多個階段或任務，從而增加了溝通不暢和錯誤的風險，可能會導致後續更多的返工。 儘管如此，當節省的時間大於風險時，同步推進可能會有所裨益。

同步推進排程的範例有哪些？

同步推進排程的其中一個範例，可能涉及網站重新設計專案，其中內容建立與版面配置設計同時啟動，而非等待設計已完成。 這種任務的平行推進可以縮短時間軸，而無需等待每個任務完成才開始下一個任務。 最終，專案將比依序排定的排程更快地已完成。

請問專案趕工的原因為何？

當專案進度嚴重落後於排程，或迫切需要縮短專案交付時間時，通常會採用趕工。 主要原因包括滿足固定期限、避免延遲交付的處罰，或抓住需要更快完成專案的機會。

除了專案加班，我還能做些什麼？

與其進行專案加班，不妨考慮快速追蹤或最佳化工作流程專案管理軟體等技術，以便更好地管理和簡化專案任務。 這可以幫助您識別效率低下和需要改進的領域，而無需增加趕工所需的成本和資源。

使用專案管理平台管理專案時間軸

快速追蹤和趕工可以幫助您的團隊按時完成專案，但無論採用哪種策略，每個人都必須在任務和時間軸方面保持資訊同步。 辦到這件事的最佳方式，是使用工作管理工具，例如： Asana。 Asana 可協助團隊在一個共用空間中協同工作，以便他們立即確定需要完成的內容、優先事項以及需要完成工作的時間。