6 個專案限制以及如何管理它們以實現專案成功

您有沒有去過馬戲團，看過表演者表演平衡動作？ 他們以某種方式優雅地將多個盤子舉在空中，讓人覺得他們一定是在使用魔法。 但平衡並不需要魔法，只需要專注和技巧。 如果表演者錯放了一個盤子，所有盤子都會摔倒地。 

就像馬戲團表演一樣，專案管理是一種平衡的行為。 在專案生命週期中，您將遇到各種限制，包括時間、成本和風險。 作為一名有效的專案經理，您的工作之一就是學習如何平衡這些限制，以提高專案績效。 在本文中，我們將詳細討論專案限制，並說明如何加以管理。 

什麼是專案限制？

專案限制是您在專案生命週期中需要考慮的一般限制。 例如，成本限制意味著您僅限於特定的專案預算，而時間限制則意味著您必須在指定的時間範圍內已完成專案。 

大多數專案限制會相互影響，這就是限制管理對專案成功至關重要的原因。 如果您決定必須延長專案時間軸，那麼您可能還需要更多資金才能完成專案。 專案的時間和成本增加時，專案範疇也會隨之擴大。 

在專案管理的各個階段中，您需要考慮六個常見的專案限制。 在本文中，我們將詳細介紹每個限制，並說明如何加以管理。 無論您正在進行何種類型的專案，使用專案管理軟體都能幫助您將專案排程可視化，並在一處位置管理所有專案限制。 

專案管理的三重限制

專案管理的三重限制 (也稱為專案管理三角形或鐵三角) 是範疇、成本和時間。 您需要在每個專案中平衡這三個元素，這麼做可能具有挑戰性，因為它們會相互影響。 

在平衡範疇、成本和時間時，必須做出權衡取捨，您必須決定願意犧牲什麼來維持專案的一致性和功能。 

例如，只有在專案的預算和時間分配保持穩定的情況下，您的專案才能維持在範疇內。 若您想在更短的時間內完成專案，則必須縮減範疇以平衡專案，除非您能夠調整預算。

範圍

專案範疇是指專案在品質、詳細資料和交付項目方面的規模。 時間和金錢是專案範疇的相依性，因為隨著專案範疇的擴大，專案需要更多時間和金錢才能完成。

您需要在每個專案階段都注意範疇潛變，並努力加以防止。 在開始著手生產前，您可以建立詳細的專案計劃，讓專案關係人簽核所有事項，從而避免範疇潛變。

成本

成本限制包括整體專案預算以及專案所需的任何財務價值。 可能構成成本限制的項目包括：

• 專案成本

• 團隊成員薪資

• 設備成本

• 設施成本

• 維修成本

• 材料成本

為了讓預算符合實際情況，許多團隊會在確定預估值之前，使用成本比較範本來衡量供應商、定價選項或資源費用。

時間

時間管理對於專案的成功至關重要，在專案的每個階段，您都會面臨各種時間限制。 當您嘗試延長專案時間軸時，可能會產生延長期限、調整團隊行事曆或縮短規劃時間等後果。

專案中可能導致限制的時間元素可能包括：

• 整體的專案時間軸

• 投入於專案的工時

• 內部行事曆和目標終點線

• 分配於規劃及策略的時間

• 專案階段數

範疇、成本和時間被稱為鐵三角，因為在維持專案品質的同時，這三個限制很難平衡。 例如，如果您削減預算或擴大範疇，您可能需要放寬時間限制來補足缺口。 您可以透過延長期限、增加時數或使用活動排程範本調整專案排程來實現這一點，從而使里程碑保持可見，並使交付日期切合實際情況。

其他需要考慮的常見專案限制

雖然範疇、成本和時間是專案管理的三重限制，但在專案生命週期中，您可能還會遇到其他三種專案限制：風險、資源和品質。

風險

專案風險是指任何可能影響專案的意外事件。 雖然大多數專案風險都是負面的，但有些可能是正面的。 例如，在專案進行中，可能會發布新技術。 這項技術可能有助於您更快地完成專案，或者可能會導致市場競爭加劇，從而降低您的產品價值。 

您可以使用風險分析和風險管理策略來確定專案風險，從而避免風險發生。 您可能面臨的一些風險包括：

• 資源緊張

• 營運事故

• 低效能

• 缺乏明晰度

• 範疇潛變

• 高成本

• 時間緊迫

使用風險管控表評估每個專案風險的可能性和嚴重程度，然後首先減輕最可能發生且最嚴重的風險。

資源

資源與專案的成本限制密切相關，因為這些專案需求需要花錢。 若沒有適當的資源分配，可能會導致專案品質下降、預算增加和時間軸延遲。 

一些需要考慮的資源包括：

• 人員

• 設備或材料

• 設施

• 軟體

使用資源管理計劃，確保您擁有專案每個元素所需的資源，從而使此限制不會對其他專案領域產生負面影響。

品質

專案品質是衡量專案交付項目滿足初始期望程度的指標。 每個專案限制都會影響專案品質，因為專案品質是專案的最終結果。 然而，專案品質本身也是一種限制，因為專案的某些方面可能會導致品質不佳，而這些方面不一定與成本、時間、資源、風險或範疇有關。 其中包括：

• 缺乏溝通

• 設計或開發技能不佳

• 專案變更過多

若您希望實現高專案績效，則必須將專案品質視為獨立的實體來管理，同時平衡其他五個專案限制。 如果您無法管理限制，可能會導致專案品質低落，客戶滿意度低落。

如何管理專案限制

您可以使用一些策略來管理和平衡出現的專案限制。 使用專案管理方法，例如 PMBOK 指南的專案管理階段和敏捷實踐，這些方法鼓勵靈活性和協作，是控制專案限制的幾種方法。

您還可以使用以下提示來強化您的專案管理計劃： 

1. 瞭解您的限制：除非您瞭解專案限制，否則無法對其進行管理。 一旦您瞭解專案限制，就可以針對它們進行規劃。 例如，在專案規劃期間，評估您可能面臨的風險，以及您需要哪些資源和這些資源的成本。

2. 規劃和制定策略：當您在專案計劃中考慮到所有六個最常見的限制時，您就能以更好的視角向前推進。 您的專案計劃應包括減輕限制的策略，並平衡範疇、成本和時間的三重限制。 您還可以實施策略來解決其他專案限制，例如防止專案風險發生。

3. 控制專案品質：您可以透過定期監控專案計劃和流程來控制專案品質。 在專案執行期間，您的團隊會處理各種任務，請使用工作管理軟體確保每個人都能按時完成任務。 建立變更管控流程，以便在發生變更時，您可以預防範疇潛變。

4. 管理風險：使用風險分析來識別、評估和準備潛在的專案風險。 有了強大的風險管理計劃，您可以避免最具破壞性的專案風險，並為意外風險做好準備。

5. 有效溝通：團隊溝通對於成功管理專案限制至關重要。 若沒有強大的溝通，您可能會認為自己正在平衡限制，而另一位團隊成員卻在不知不覺中破壞了您的辛勤工作。 當您與團隊討論專案的各個方面時，您們可以共同努力實現專案目標。 

6. 擁抱彈性：您必須具備彈性，才能有效地平衡專案限制。 有時候，您需要在專案元素上做出妥協，以便維持在範疇內。 如果您不夠彈性，最終會犧牲專案品質。 讓客戶或專案關係人滿意應該是您的首要任務，這意味著在必要時接受權衡取捨。 

使用專案管理工具即時查看限制

在專案生命週期的每個階段追蹤專案限制，以確保專案品質符合專案關係人的期望。 當您遇到必須調整一個專案限制的情況時 (例如專案排程)，請考慮這將如何影響其他專案領域 (例如成本和範疇)，並根據需要平衡您的限制。 

專案管理軟體可協助您即時將專案限制可視化。 當您需要一種有效的方法來控制專案元素並與他人分享資訊時， Asana這樣的專案管理系統中提供的工具可以讓這一切變得輕鬆。