里程碑圖表範本

從頭到尾查看並慶祝專案的每一次成功。里程碑圖表醒目標示出工作流程中的重大時刻。深入瞭解其如此重要的原因以及如何為自己建立一個範本。

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[產品使用者介面] Asana 中的里程碑圖表範本 (時間軸檢視)

什麼是里程碑圖表範本?

里程碑圖表範本是一種可以重複使用的資源,其展示了專案中的關鍵目標。里程碑圖表範本針對您在專案時間軸上所規劃的具有重大意義的里程碑,提供可視化的表示方式。其將較長或較複雜的專案分解為較小型的階段,因此您可以在此過程中慶祝團隊的成功。但是您不需要為每一個專案都建立一個新的流程。將您最喜愛的里程碑圖表版面配置儲存為範本,按一下按鈕即可建立新的圖表。

里程碑圖表範本範例

下面是用於產品發佈的里程碑圖表範本的簡化範例。您會看到,專案以里程碑按階段劃分,建立出一種天然的停頓,您可以在其中從一系列步驟推進到下一個階段。此里程碑圖表範本可在每次新產品發佈時重複使用,並在需要時稍作修改以自訂任務。

什麼是專案里程碑?

里程碑提供了在下一階段工作開始前暫停、審視和慶祝 (或調整) 的機會。它們是某個階段結束、某個新的階段開始之間的天然專案休整期。例如,當專案從:

  • 探索到設計

  • 研究到 UX 開發

  • 內容規劃到撰寫

為何需要里程碑圖表範本?

慶祝專案過程中的重要步驟能提供強大動力。確定關鍵里程碑後,里程碑圖表範本可協助您即時追蹤交付項目和依存項的進度。對於每個新專案,您只需複製範本並填寫詳細資料,即可建立新的里程碑圖表。

里程碑圖表範本:

  • 提供易於遵循的可視化時間軸格式。

  • 協助確定並慶祝關鍵里程碑,以維持較高的團隊士氣

  • 依時間順序組織專案進度。

  • 減少每一次進行新專案時建立新里程碑圖表的工作量。

何時應使用里程碑圖表範本?

無需每一次都使用里程碑圖表範本。對於時間軸較短的較為簡單的專案排程範本,適合使用更傳統的專案時間軸範本。但有許多專案更為複雜,有著各種層級和維度。甚或會遇到跨度達數月或數年的大型專案。上述幾種情況中,里程碑圖表範本都是用於追蹤進度的實用方式,運用重要里程碑,將專案分解為多個便於管理的階段。

里程碑圖表範例情境

想像您正在開發一個新產品。終極目標是要推出市場,但可能需要數年時間。從整體來看這個產品排程可能讓人有些洩氣,因為結束日期位於遙遠的未來,這讓人難以打起精神。

為了振奮團隊的精神,您需要在完成較小的里程碑時就開始加以慶祝。使用專案里程碑圖表範本,您就可以確定出關鍵事件,並將其標記為里程碑,例如團隊完成 UX 設計和行銷團隊建立產品發佈計劃時。

如何建立里程碑圖表範本

若要讓您的里程碑圖表範本發揮最大效用,您需要追蹤每一個專案元件。為此,可使用工作管理工具,藉以將任務、期限和團隊成員直接與里程碑圖表彼此聯結。若使用整合,您還可以直接在每一個里程碑和任務上附加文件、檔案和備註。

完成里程碑圖表範本設定後,填入您需要完成的任務和關聯的里程碑。例如,首先列出您的團隊在第一季度需要完成的所有任務。然後,設定階段里程碑來表示每個段落中任務的完成情況。例如,為您的團隊完成設計階段設定一個里程碑。然後,在水平時間軸上繪製這些里程碑。確定截止日期,指派團隊成員,並附加所有相關資訊,包括文件、簡報或會議記錄。

對於每一個新專案,可複製您的範本,以便在專案管理的專案規劃階段建立新的里程碑圖表。可搭配您的專案藍圖商業企劃案一起使用,也可單獨作為專案指南使用。

建立您的範本

里程碑圖表範本中需要包含哪些內容?

沒有一套全部通吃的範本。能夠迎合您與團隊需求的就是最好的里程碑圖表範本。話雖如此,仍有一些關於所需包含內容的最佳作法,可以幫助您充分利用里程碑圖表範本:

  • 一處用於定義專案目標的區域

  • 任務清單

  • 以預估的週期排定的里程碑

  • 時間軸

  • 協作者

  • 用以將任務連結至檔案的空間

  • 排程中設定為慶祝里程碑的時間

整合功能

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在一處地方查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並給予處理,從而保障按時實現所有目標。

  • 里程碑。里程碑表示重要專案檢查點。在專案中設定里程碑,您就可以讓團隊成員與專案關係人瞭解您實現目標的進度如何。不妨以里程碑作為實現重大專案目標路上慶祝小成功的機會。

  • 目標。Asana 中的目標與您為實現目標所做的工作直接聯結,團隊成員因而能夠輕鬆瞭解其工作方向。通常情況下,我們的目標與實現這些目標的工作是分開的。透過將您的團隊和公司目標與實現目標的工作彼此聯結,團隊成員就能即時洞悉並清晰瞭解其工作如何直接為您的團隊和公司的成功做出貢獻。團隊成員也能因此做出更好的決策。如有必要,他們可以確定支持公司策略的專案,並優先安排可提供可衡量結果的工作。

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動排定。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

有了理想的里程碑圖表後,將之儲存為範本,以便在每一次需要進行專案時減少建立的工作。

常見問題

如何建立里程碑圖表範本?

藉助專案管理工具就能輕鬆建立里程碑圖表範本。首先,在時間軸檢視中列出所有針對特定專案的相關任務。將任務以統一的主題進行分組,例如依據時間範圍或團隊分組。建立里程碑,用以表示何時需要完成這幾組任務。恭喜,至此您已擁有了一份里程碑圖表範本!

如何線上建立里程碑圖表範本?

您可以使用任一試算表或文件軟體來建立里程碑圖表範本,但這些工具的功能有限。若要得到一份易於使用又高效的里程碑圖表,您就需要在專案管理工具中建立一份了。

里程碑圖表範本中需要包含哪些內容?

您的里程碑圖表範本應能夠進行自訂,以便迎合團隊需求。若要充分利用您的範本,可使用能夠讓您納入里程碑、專案目標、任務清單、協作者和時間軸的專案管理工具

里程碑圖表範本的用途是什麼?

里程碑圖表範本的用途在於其結構,即在時間軸上妥善組織的任務,這樣就能輕鬆追蹤進度、慶祝每一個大大小小的里程碑了。在專案管理工具中使用里程碑圖表範本時,其應讓團隊對即將到來的專案躍躍欲試。

里程碑圖表範本和甘特圖範本有何不同?

里程碑圖表範本和甘特圖範本都是組織工作內容的可視化方式。兩者的主要差異在於,里程碑圖表範本的目的是專門強調每個里程碑,而甘特圖範本則同時用於任務和里程碑。

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