活動排程範本

當活動偏離進度時，很少是由於一個大問題。 而是數十件被忽略的小事。 從日程安排不當到錯過設定期限，即使是稍微的延誤也會影響整個活動日。 這就是活動排程範本可以發揮作用之處。

藉助 Asana，您可以在一個共享的時間軸中規劃活動的每個階段，從準備到事後分析。 此活動範本包含指派角色、管理物流和輕鬆達成關鍵里程碑所需的一切內容。 無論您是組織公司度假還是產品發佈，此範本都能讓您的活動按部就班地進行。

誰能從活動排程範本中受益？

在 Asana 中，我們看到活動團隊從雜亂無章的試算表轉變為協作式團隊，所有這一切都使用單一、簡單的範本。 如果您需要管理多個專案關係人、供應商時間軸或嚴格的交付窗口，此活動排程範本就是為您量身打造的。 它非常適合：

活動規劃人員和協調人員

使用活動策劃排程範本，規劃您的整個日程，並協調供應商和工作人員。

行銷與溝通團隊

同步您的內部和外部訊息時間軸，以便按時發佈公告、邀請和後續追蹤。

執行和營運團隊

公司活動排程範本可讓您在一處位置規劃和監控里程碑，例如小組準備或排練演練。

場地和後勤團隊

透過指派任務和時間段，提前完成實體設定、交付和當天的轉換。

為什麼要使用 Asana 的活動排程範本？

在使用此範本之前，一位客戶的活動行銷團隊花費在確認供應商註冊的時間比確定實際活動詳細資料的時間還要多。 然而，有了範本，整個團隊就能使用共用的時間軸檢視來驗證每個確認和期限。

這個免費的活動排程範本對於大型會議來說足夠靈活，對於單一團隊的場外活動來說也足夠詳細。

使用此範本的優點：

• 使用時間軸和相依性規劃活動的每個階段

• 指派設定、講者、餐飲和溝通的任務

• 依時間或功能使用任務區段管理您的日程

• 與內部及外部協作者分享集中式計劃

• 針對企業、虛擬或混合式活動類型進行自訂

如何使用活動排程範本

我們設計此活動排程範本，旨在從頭到尾簡化您的規劃流程。 工作表的每個區段都反映了執行階段，而欄則可協助您一目了然地追蹤任務所有者、截止日期和優先順序。 無論您是管理公司活動還是品牌 Podcast，都可以將此範本調整為適用於所有類型的活動。

步驟 1：設定您的一般活動詳細資料

從「一般活動詳細資料」區段開始。 新增活動名稱、描述和核心日期。 透過為所有者指派角色、設定活動類型和標記關鍵類別來組織。

請務必在此輸入大致的活動預算。 如果您使用的是預算範本，請將其連結至任務，或使用附件欄位，以便輕鬆存取所有財務資訊。

步驟 2：建立詳細的活動時間軸

詳細時間軸區段可作為您的即時日程。 將活動分解為計時區塊：設定、會議、休息和拆除。 針對多天活動，請為每天或一天中的某個時段使用一個區段。

Asana 的時間軸檢視功能就像甘特圖，可幫助您在整個活動時間軸中將相依性可視化。 時間軸檢視可輕鬆防止任務重疊，並及早發現排程間隙。

步驟 3：組織供應商和資源

在「供應商和資源管理」區段中，為每個外部合作夥伴建立一個任務。 使用「供應商狀態」欄追蹤每個供應商的狀態：已確認、待處理或進行中。 為每個交付項目新增截止日期，並指派內部聯絡人來監督交接、核准或需要升級的問題。

步驟 4：完成您的活動核對清單

使用任務核對清單區段列出每個交付項目。 例如標誌、材料、RSVP 確認或差旅預訂。 套用任務優先順序和風險等級欄位，以標記關鍵任務。 結合時間軸中的活動行程，此區段有助於確保您的團隊執行計劃而不會錯過任何細節。

步驟 5：新增您的關鍵聯絡人

在「關鍵聯絡人」下方為參與活動的每個人建立條目。 包括內部主管、供應商和場地協調人員。 使用自訂欄位記錄部門、角色或任務類別。

您還可以將此區段連結至您的賓客清單或活動行事曆，以便更輕鬆地進行協調。 在一處位置擁有聯絡資訊，可使交接和最後一刻的變更更加順暢。

步驟 6：與團隊分享並協作

邀請團隊成員成為任務或整個區段的協作者。 如果您使用的是 Asana 這類專案管理工具，指派角色和追蹤狀態就會變得自然而然。

對於大型行銷活動或活動行銷，請將您的規劃任務連結至您的外展行事曆或社交媒體排程。 您還可以將此專案複製為簡單的活動排程範本，以便重複使用於週期性計劃。

步驟 7：自訂並擴展

新增「工作階段所有者」或「AV 要求」等欄，或使用標籤來追蹤分組會議。 對於虛擬或混合式活動，請考慮新增一個「技術設定」區段，並附上其專屬的時間軸範本。

如果您同時管理多個活動，請將此專案連結至更大的活動策劃範本組合，以便您的團隊監控重疊的物流和資源需求。

Asana 活動排程功能

Asana 的功能可將此活動排程範本轉變為活動的即時控制中心。 我們在設計此範本時使用了幾項我們最喜歡的功能，但您可以自訂您的功能以滿足您的特定需求。 請參閱我們的已完成功能清單，獲得更多啟發。

時間軸檢視

以甘特圖風格的版面配置將活動計劃可視化。 時間軸檢視顯示準備、執行和總結如何連結。

自訂欄位

新增工作階段類型、預算所有者、優先順序或供應商的欄位。 您可以按這些欄位排序和篩選任務，以便瞭解需要優先關注的內容。

相依性

在任務開始之前，標記依賴於其他任務的任務。 這有助於您瞭解潛在的排程延遲，例如在最終列印之前需要演講者的投影片組。

任務指派對象

從小型物流到大型交付項目，確保每個任務都有所有者。 團隊成員確切地瞭解他們所負責的內容，您可以根據需要找出未指派的項目。

表單

使用表單收集會議提案、訪客問題或供應商資訊。 您可以自動將表單提交轉換為專案中的任務，而無需額外的手動輸入。

自動化 (規則) 設定規則以自動指派任務、在核准後將項目移至「就緒」狀態，或在發生變更時通知專案關係人。 自動化可節省重複性工作的時間。

為您的活動排程範本推薦的整合

整合可將 Asana 與您已經在使用的工具連結，從而擴展您的活動規劃。 前往應用程式整合中心，尋找您的團隊每天使用的平台。

Google 行事曆

將任務和期限同步至您的行事曆，讓活動時間始終處於最著眼位置。 

Slack

在團隊的 Slack 頻道中傳送提醒、更新和通知。 任務已完成或逾期時，您將獲得即時更新。

Google 雲端硬碟 附加供應商合約、樓層平面圖、日程和品牌工具包，以便您將所有資產儲存在單一共用位置。

Zoom

直接從您的 Asana 專案新增 Zoom 連結至虛擬活動會議或規劃通話。

Gmail

使用 Asana Gmail 附加元件將與活動相關的電子郵件轉換為任務。 您可以直接從收件匣指派任務或設定截止日期。

Jira Cloud

如果您的活動涉及產品發佈或技術啟用，請與 Jira 同步，以便將開發時間軸與活動排程保持一致。

關於活動排程範本的常見問答