活動行事曆範本

一位來自成長型非營利組織的活動經理曾經使用便利貼、月度規劃表和多個 Excel 檔案來追蹤所有內容。 重要活動重疊、期限延遲，志工對於何時發生何種狀況毫無頭緒。 活動行事曆範本可以解決這個問題！

無論您是安排學校活動、規劃會議，還是管理活動行銷活動，活動排程範本都能將所有日期、任務和詳細資料匯入一處。 您將擁有一個動態系統，適用於日常更新和年度規劃，而無需再使用過時的 Microsoft Word 文件或可列印的行事曆。

誰能從活動行事曆範本中受益？

活動行事曆範本可協助個人、團隊和組織同時協調多個活動。 當您需要完整檢視跨週或跨月的日期、期限和支援任務時，這些範本就能發揮最大效用。

如果您只需要管理一小部分行動項目，則簡單的待辦清單範本可能更適合。 當您專注於單一活動日的時間安排時，活動流程範本可以比我們更廣泛的活動行銷行事曆範本提供更精確的資訊。

活動規劃人員和協調人員

規劃人員使用每月活動行事曆範本來規劃里程碑、期限和交付項目。 這有助於防止重疊，並協調廠商、場地和員工。

行銷團隊

行銷人員依賴活動行銷行事曆範本，將行銷活動與發佈日期和促銷活動同步。 範本可讓您更輕鬆地管理內容行事曆、社交媒體活動和跨管道活動。

學校和大學

教育工作者和系統管理員使用年度活動行事曆範本來排定學校活動、集會和學術里程碑。 集中式年度行事曆可幫助學生、家長和教職員參考相同的時間軸。

Business 版和非營利組織

組織使用活動策劃行事曆範本來追蹤會議、大會和社群計劃。 它簡化了資源分配，並為專案關係人提供對未來義務的可視度。

為何要使用 Asana 的活動行事曆範本？

一個小型企業行銷團隊將 Google 試算表和紙本行事曆替換為 Asana 的可編輯活動行事曆範本。 他們迅速識別出重疊的活動，並主動調整期限以防止衝突。

藉助 Asana，您的行事曆不僅僅是一個日期清單。 它成為了一個動態規劃工具，可組織時間軸、自動化提醒，並將任務與目標連結起來。

優點包括：

• 從每日更新到年度里程碑，將所有重要日期保留在同一處。

• 使用提醒和自動化，確保不會錯過任何期限。

• 以多種格式將活動可視化，從清單到行事曆再到時間軸。

• 從學校活動到會議，為不同的活動類型自訂工作流程。

• 即時與隊友、客戶或專案關係人分享行事曆。

如何使用此活動行事曆範本

活動行事曆範本將您的規劃組織成區段和欄位，以便讓所有內容井然有序。 在左側，您會看到即將到來的活動、規劃、推廣和已完成的區域。 在頂端，欄位會追蹤截止日期、活動所有者、類別和狀態。

1. 新增即將舉辦的活動

首先在「即將到來的活動」區段中記錄每個活動。 請包含日期、所有者和類別，以便隊友確切瞭解計劃內容。 例如，記錄「年度募款活動 – 10 月 12 日」，並將其指派給協調人。

2. 規劃任務和期限

一旦詳細資料需要採取行動，請將活動移動至「規劃」中。 指派預訂場地、設計傳單或管理預算的任務。 每月行事曆範本檢視可讓您輕鬆並排查看期限。

3. 排定促銷活動

將活動轉移至「促銷」區段，以規劃行銷任務。 使用欄位記錄行銷活動類型、管道和內容期限。 這就像活動行事曆和社交媒體行事曆的混合體，有助於行銷活動順利進行。

4. 追蹤並標記為已完成

活動完成後，將其標記為已完成。 在備註欄位中記錄經驗教訓，以便下次改進流程。 隨著時間的推移，您的範本也可作為過去活動的記錄，以供快速參考。

5. 審閱年度規劃

切換為年度活動行事曆範本檢視，即可一目了然地查看完整的排程。 這有助於您平衡全年的活動，並防止資源瓶頸。 準備年度報告或社群更新的團隊可從此檢視中受益最多。

Asana 規劃功能

在 Asana 中的功能可將靜態行事曆轉化為動態規劃工具。 請參閱已完成的功能清單，獲得更多啟發。

專案檢視

專案檢視可讓您以不同格式查看活動，無論是每週行事曆，還是顯示工作重疊情況的極簡時間軸。 您可以在檢視之間切換，及早發現衝突，並調整計劃，而不會失去動力。

自訂欄位

自訂欄位可追蹤「內部」與「外部」、「優先順序等級」或「行銷活動類型」等類別。 您可以按「學術」或「社群」篩選欄位，以簡化您看到的內容，並專注於重要的詳細資料。

週期性任務

週期性任務可自動提醒重複事件，例如每週會議或季度會議。 您無需重複建立相同的工作，從而節省時間。

AI 摘要

AI 會強調連續期限或不平衡工作負荷等模式。 您可以減少猜測，調整排程，並做出更有自信的決策。

工作流程

工作流程連結步驟，使活動策劃從構想到執行的過程順暢進行。 若要減少手動作業，請建立可自動指派任務、通知隊友和更新欄位的規則。

活動行事曆範本的推薦整合

整合可將您的行事曆與您已經在使用的工具連結起來。 探索我們的整合中心，尋找您經常使用的軟體應用程式和工具。

Google 行事曆

將您的活動與 Google 行事曆同步，以便在您的個人排程中顯示期限和會議。 您可以在同一處查看所有內容，並避免重複預訂。

Slack

將自動更新從 Asana 傳送至 Slack 頻道。 您可以讓隊友隨時掌握活動日期，並取得有關變更的通知，而無需離開對話。

Dropbox

將合約、活動傳單或簡報投影片從 Dropbox 直接附加至您的活動。 您可以將檔案連結至正確的任務，並讓隊友輕鬆存取。

Microsoft Teams

將活動行事曆更新帶入 Microsoft Teams。 您可以在與同事聊天時查看即將到來的期限並確認後續步驟。

Zapier

將 Asana 與數百個其他應用程式之間的連結自動化。 您可以設定規則，記錄新註冊、傳送提醒或更新試算表，而無需額外工作。

關於活動行事曆範本的常見問答