事後分析範本

完成一個大型專案後,您鬆了一口氣。下一步是什麼?就是進行一場專案事後分析會議。建立範本,以便與您的團隊一起思考如何改進下一個專案的流程。不妨瞭解如何建立能夠幫助您改進未來專案的事後分析範本。

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最出色的專案經理明白,即使完成了最後的交付項目,專案也並未就此告終。工作完成後,您的團隊可以花些時間,利用專案事後分析反思哪些做得不錯、哪些還有進步的空間。

通常,大家會跳過事後分析會議的步驟,因為在事後分析會議上並沒有強制性的交付項目。但是,若您將事後分析流程範本化,進行這類會議就能毫不費力,而且可以在每個專案之後輕鬆進行。

什麼是專案事後分析?

專案事後分析是一種會議類型,用於在專案結束後反思哪些事情做得不錯,哪些事情還有進步空間。這是團隊慶祝重大成就、反思團隊工作流程、討論有益於後續專案的流程改進的好時機。

什麼是事後分析範本?

事後分析範本則是指一種工具,您可以在每個專案結束後,用於為事後分析會議建立結構化的架構。團隊可以利用事後分析範本規劃事後分析會議,在團隊成員反思過往的專案時收集想法,也能為下一個專案組織行動項目。

如何建立事後分析範本

在事後分析會議前和會議期間都需要用到事後分析範本。事後分析會議的目的是與團隊成員討論這三件事:專案中做得不錯的部分、做得不盡人意的部分以及團隊下次可以如何改進。

在此基礎上,您的事後分析範本應包含以下內容:

  • 做得不錯的部分

  • 不盡人意的部分

  • 下次可以改進的部分

  • 行動項目

  • 行動項目的優先順序

  • 負責每一個行動項目的人員

使用事後分析範本的理由

使用事後分析範本,有助於在公司範圍內建立一致的流程,從而建立起反思工作和不斷改進的企業文化。事後分析範本最適合使用敏捷專案管理的團隊,因為這類方法通常都會以一種持續改進的形式進行。以下是事後分析範本能夠為您的團隊提供幫助的其他幾種方式。

  • 實施最佳作法:隨著您舉行更多事後分析會議,您就會發現那些策略有助於事後分析會議更有效進行。您可以即時輕鬆調整事後分析範本,以便適應團隊的需求,這樣,您的最佳作法就能在您更新範本後立即為下一個專案做好準備。

  • 範本具有適應性:許多團隊都會利用範本作為不同策略的起始點。若您還不熟悉事後分析流程,您可以利用範本幫助自己入門。最後,有些團隊會發現某些流程對他們而言更有效果。雖然您的組織可能會使用標準的事後分析範本,但不同的團隊也可以調整範本來滿足其需求。

  • 提供一致性:若您要在每個專案結束後進行事後分析或回顧會議,您的團隊就會有所期待。事後分析範本有助於維持這類會議的一致性,而您的團隊也能遵循會議的步調。這樣,您的團隊就會知道在每個專案結束後都需要進行會議,他們也能提供更多具體的回饋,幫助改進下一個專案。

何時使用事後分析範本

在某些特定情況中,事後範本範本特別實用。以下是您可以利用範本的絕佳時機:

  • 進行事後分析會議:事後分析範本是專為配合事後分析會議而設計的。可以使用事後分析範本,追蹤在會議中提出的所有未來行動項目、討論內容以及交付項目。

  • 事件回應後:若您的團隊發生工作中斷或重大事件,就必須反思情況,以便團隊確定出問題的根本原因。每次進行事件回應時,使用事後分析範本都能幫助您的團隊執行相同的步驟。

  • 將事後分析工作流程自動化:一些數位專案管理軟體能夠讓您將問卷與表單連結至專案和範本。若您的團隊需要在事後分析會議前使用事後分析問卷或調查表,您就可以在會議前預先填寫重要的談話要點。此舉可以簡化會議,且有助於更順暢地進行專案事後分析。 

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 表單。有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人填寫回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來微調問題。最終,表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Zendesk。藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務。新增情境資訊、附加檔案,並連結現有的任務,以便追蹤關閉支援單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

什麼是事後分析範本?

事後分析範本是一種可以重複使用的架構,能夠幫助您在每個專案結束後進行事後分析會議。事後分析範本可以幫助團隊成員在聚集討論事後分析前,確定哪些部分做得不錯,哪些部分還有進步空間。這類範本有助於團隊不斷調整和改進流程,從而使團隊未來可以更有效、更高效。

如何組織事後分析會議?

事後分析會議的目的在於確定專案中哪些部分可以轉化到未來的專案中,以及應注意避免哪些部分。每個參與該專案的人員都需要聚在一起討論進展不錯的部分、不盡人意的部分,以及如何改進下一個專案的策略。

如何撰寫時候分析報告?

事後分析報告因團隊目標和結構而異。組織事後分析報告的最佳方式是確定出經過事後分析後要實現的目標。例如,若您正在針對事件管理進行事後分析,記錄導致事件發生的事由就是必不可少的。然後,您可以在事後分析報告中醒目標示出團隊打算如何防止這類情況發生。不過,如果您進行的是傳統的專案事後分析,則需要記錄團隊希望在未來的衝刺中作出的改變。

使用 Asana 建立事後分析範本

建立事後分析範本,以利改進未來的專案。

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