專案關係人管控表範本

每個專案都有專案關係人,即您專案中有利害相關的人員。使專案關係人始終感到滿意並隨時掌握資訊,是專案成功的關鍵,然而說起來很容易,要辦到卻不簡單。此時,專案關係人管控表範本即可發揮功效。

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[產品 UI] Asana 中的關係人管控表專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

您專案的成功取決於許多因素:全方位的規劃、有效溝通、清楚的目標和目的,當然還要有專案關係人買單並且感到滿意。

專案關係人滿意與否是專案成功的關鍵,但要掌握專案關係人的偏好 (尤其是涉及眾多變動部分的大型專案) 卻可能極具挑戰性。所幸,現在有了專案關係人管控表範本,因此棘手複雜的專案關係人管理時代已成為歷史。

什麼是專案關係人管控表?

專案關係人管控表是概述特定專案的所有專案關係人,以及其如何參與專案、其興趣、影響、溝通偏好的一份文件。

您可曾把一位專案關係人的偏好與另一位的偏好搞混?或者更糟,忘了在重要的溝通文件中納入某位專案關係人?這種情況比您想像得還要容易發生,畢竟,專案經理不是奇蹟創造者。擁有精簡的流程以掌握專案關係人的資訊,只是卓越專案關係人管理的一小部分。

此時便是專案關係人管控表發揮作用的時刻。專案關係人管控表是很實用的專案管理工具,因為此工具把您的所有專案關係人資訊存放在一個易於存取之處,簡化了追蹤的流程,讓您掌握專案關係人參與哪些專案,以及他們如何影響專案的結果。若專案進展過程中專案關係人資訊發生變化,您可快速更新管控表,以便反映該變更,如此一來就不會遺漏任何細節。

什麼是關係人管控表範本?

專案關係人管控表範本是可重複使用的資源,您可快速加以複製來設定新的專案關係人管控表,以便用於工作中的每個專案。專案關係人管控表範本建立您所有專案的基本雛形,以利透過專案關係人分析輕鬆追蹤每個專案關係人的偏好和專案的影響。

數位專案關係人管控表範本的優點

身為專案經理,您很難隨時掌握所有專案關係人,特別是當您管理大型計劃或在多個專案間捉襟見肘時。然而專案關係人願意買單以及感到滿意,卻是獲致成功的重要元素。在專案初期將對的資訊傳達給對的人,有助您獲得領導階層的信任。此外,也能確保您與專案關係人對專案的時程、目標和交付項目有共識,以免在執行期間發生範疇潛變

專案關係人管控表範本可作為所有專案關係人資訊的單一事實來源,從而簡化此流程,並精簡專案關係人的參與。藉由專案關係人管控表範本,您可將專案關係人排序成不同級別的類別,掌握如何才能以最佳方式與其分享資訊,進而協助您取得 (並持續保有) 關鍵的信任。

除此外,在專案管理工具中建立的數位專案關係人管控表範本更可作為範本化的藍圖,收纂專案關係人資訊,減少工作附帶事務,讓您在啟動每個專案的當下就快速進入工作狀態。

數位專案關係人管控表範本的其他優點包括:

  • 儲存為單一事實來源,收纂您所有的專案關係人資訊

  • 在所有團隊成員都可輕易存取的位置追蹤專案關係人的詳細資訊

  • 讓團隊成員獲悉並同步掌握專案關係人的偏好

  • 改善專案關係人參與的品質和關係

  • 幫助您的團隊瞭解個別專案關係人的偏好,增進有效溝通並有助促進信任的建立

  • 與專案關係人建立信任和溝通

  • 讓團隊快速查看誰有決定權 (以及誰沒有),以便鎖定正確的專案關係人,快速達成共識

  • 幫團隊識別專案關係人的需求,並且判斷要以何方式溝通,才能讓他們獲得最大益處

請記得,專案關係人管控表是主動式 (非反應式) 工具,可幫助您掌握專案的人員執掌,是專案規劃流程初期的一部分,也有助您及早劃清楚界線,與專案關係人達成共識,以免專案逐漸加大規模或脫序。

專案關係人管控表範本要納入什麼?

您的專案關係人管控表範本將作為向前推進所有專案的藍圖,因此應該納入您想要跨不同計劃重複的任何資訊。這包括您想針對各專案關係人追蹤的資訊,例如其對專案影響程度,以及溝通偏好。如此一來,您再也不用擔心忘記重要事情。

專案關係人管控表範本應納入每個專案關係人的:

  • 姓名

  • 角色或職稱

  • 類別 (內部或外部;主要或次要)

  • 對專案的影響程度 (高、中、低)

  • 對專案有興趣的程度 (高、中、低)

  • 特殊需求或期望

  • 主要溝通形式

  • 偏好更新內容納入哪類資訊

  • 他們偏好以何種頻率更新資訊

  • 聯絡資訊

  • 任何其他備註

專案關係人管控表範本也應納入基本專案資訊的區段,例如專案名稱和描述、專案類型和提議的開始與結束日期。您可以在每個專案的開頭填寫這些資訊和任何特定於專案關係人的備註。

整合功能

  • 專案狀態更新。揮別過去要在多個工具間整理排列,才能找到專案狀態資訊,或枯坐整個會議才發現一封電子郵件就能搞定的日子吧。在 Asana 中,使用專案狀態更新功能再簡單不過了,因為他們也直接連結至您團隊的工作內容。這讓團隊成員易於存取其他專案資訊,例如您的專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少手動作業,集中管理資訊,並讓所有人掌握最新資訊。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 專案概觀。專案概觀是您所有重要專案情境資訊的一站式中心,可讓團隊以大格局的角度瞭解專案工作的內容、原因及方法。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在同一個位置分享全部重要資源及情境資訊,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

  • 專案簡報。專案簡報是向較大專案團隊傳達重要詳細資料和日期的一種方式。應將它存放在一處集中的來源事實 (如 Asana),確保您的團隊能輕易存取專案簡報。

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Dropbox。使用 Dropbox 檔案選擇工具直接把檔案附加至,該工具內建於 Asana 任務窗格中。

  • Miro。連結 Miro 與 Asana,以精簡工作流程,掌握每個專案的全貌,並且在同一位置辦到這一切。將 Miro 嵌入 Asana 專案簡報,讓團隊成員能直接在 Asana 中互動、檢視、評論或編輯。或者,也可將現有的或新的 Miro 看板附加至任何 Asana 任務,即可自動邀請任務協作者檢視、評論或編輯看板。

常見問題

誰應該建立專案關係人管控表範本?

一般而言,專案經理 (即負責組織專案、協調工作和追蹤專案進度的人) 會建立專案關係人管控表範本。一旦您重複特定專案的範本,專案經理就能填入所識別的專案關係人資訊。

專案關係人管控表範本應納入哪些內容?

專案關係人管控表範本將成為您後續所有涉及專案關係人之專案的藍圖,因此應納入跨所有專案可重複的基本區段。這可能包括建立專案關係人參與計劃,以利深入瞭解如何辨別專案關係人的興趣,以及建立專案關係人溝通計劃

您應如何 (以及何時) 辨別專案關係人?

每個專案的專案關係人都各有差異。專案關係人可能是執行工作的人,也可能是交代工作下去的人。專案關係人可以是內部或外部人員,從推動進度的個人乃至於資深的高階主管都有可能是專案關係人。簡而言之,那些人是會對專案帶來重大影響,或受到專案衝擊的人,他們極可能就是專案關係人。辨別專案關係人的最佳時機是在專案完全啟動前,一般而言為專案關係人分析期間。此流程有助您及早辨別正確的專案關係人 (並確立其動機和對專案的興趣),從而運用正確的資訊展開專案。

專案關係人管控表範本要如何使用?

使用專案關係人管控表範本很容易,每次啟動新專案時,只要複製專案關係人管控表範本,並填寫新專案的專案關係人資訊即可。務必也納入專案資訊,例如:專案的目的和提議的開始與結束時間,以確保所有人掌握一致的資訊。一旦專案開始執行,您就能根據專案關係人的回饋和行動更新專案關係人的資訊。

您應將專案關係人管控表範本用在何種類型的專案?

想要簡單的答案?專案關係人管控表範本可應用於任何涉及專案關係人的專案。無論您是為客戶重新設計網站或建立公司內部的 進入市場策略,重要的一點是,您應在專案目標和交付項目這類事項上和專案關係人取得共識。此共識可避免範疇潛變,確保所有人在相同的理解上追求專案成功。專案關係人管控表範本將所有專案關係人資訊存放在同一位置,因此使這一切得以實現,而您也可確信自己是以正確的方式與正確的人溝通。

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