專案預估範本

藉助專案預估範本有助於就專案期望取得一致共識,包括專案的持續時間、完成所需的預估成本,以及您所需要的資源。

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「這項專案會花費多少成本?」

如果您曾經推動或領導過專案,那麼您可能曾經聽過這個問題,並被反覆問及有關所需資源和專案所需時長等的其他問題。若在沒有完善準備好的情況下回答這個問題,可能會感覺像是盲人摸象,特別是在最初的計劃階段。

雖然為專案制定預算有點像是猜謎遊戲,但問題並非無解。畢竟,準確的預估 (加上妥善管理專案關係人的期望) 可為專案打下成功的基礎 。這就是專案預估範本派上用場之處。

什麼是專案預估?

專案預估是一套用以估算完成專案所需的時間、成本及資源的流程。精簡的專案預估流程是良好的資源管理策略所不可或缺的一部份,且通常會在專案最初的規劃階段中進行。

準確的專案預估可幫助您和專案關係人在專案開始之前先行瞭解專案所需要的資源。這麼一來,您便能感到充滿信心,並且握有從合適的資源到正確的專案預算等成功執行及完成專案所需的一切。此外,準確的預估還有助於為所有參與的人員設定期望值,從而減少溝通不良和誤解的情況發生。

閱讀:準確預估專案的 6 個技巧

什麼是專案預估範本?

專案預估範本是一種可重複使用的資源,供您在專案規劃流程開始時準確地建立預估值。專案預估範本可作為一份指南,協助您建立準確的預估內容。您只需複製範本並填入與特定專案有關的資訊即可。

由於您可以複製專案預估範本並重複使用,它可以幫助您將專案預估流程標準化。藉助此範本,無論是什麼樣的專案,您都能充滿信心地使用相同的變因來建立您的預估內容。

讓我們來看看為什麼這種類型的範本將會成為您在專案規劃流程中最常用到的工具,以及它的使用方法。

為什麼要使用專案預估範本?

專案不是靜態的。它們是隨時間持續變化和演進的動態實體。雖然沒有一成不變的專案,但在最初的規劃階段提供專案所需的資源、成本和時間的估計,可以幫助您的團隊保持進度正常、管理專案關係人的期望並降低風險

靜態的預估範本 (例如在 Excel 和 Google 試算表中建立的範本) 可以提供基本的功能。當然,您可以輸入預估的成本和時間來建立一份基本的專案預估,但它們的功能也就僅此而已。此外,不同版本的資料很容易在這些類型的工具中遭到覆寫,導致您可能使用不正確的版本來進行工作。

為了準確 (且輕鬆) 地建立專案預估,您需要一個適合您工作性質的工具。藉由在數位專案管理工具中建立專案預估範本,您可以減少在不同工具之間切換所花費的時間,並確信您的團隊擁有他們需要的所有專案細節,且這些資訊就存放於工作實際進行之處。 

使用數位專案預估範本的其他優點包括:

  • 查看完成專案所需的所有資源:包括所需的團隊成員、預估成本,以及完整的專案範疇或時數。

  • 直接在工具中進行協作與溝通:標記團隊成員以取得核准、附加相關文件,或在進行預估之後隨即指派任務給團隊成員。

  • 盡早取得內部及外部專案關係人的認可,並訂定專案期望值,好讓所有人都能在專案啟動時達成資訊同步。

  • 將專案預估範本用作一份大略的專案時間軸,以便在規劃階段中判定專案的持續時間。

  • 輕鬆複製範本,將其用於未來的類似專案,以便節省前置工作,並建立一套標準化的流程來估算專案資源。

  • 為內部專案概述所需的資源,或在使用外包服務時利用範本說明及細分成本。

專案預估範本應包含哪些內容

沒有一套專案預估適用於所有專案,意即您需要根據您所估算的實際專案來進行調整,這是很正常的。基本的專案預估範本可以為類似的專案提供架構,故最重要的工作是要將可以跨專案擴展的基本資訊納入其中。

最基本的專案預估範本應包含以下內容:

  • 必要專案資源的相關資訊,例如對所需資源的詳細描述。

  • 資源成本總計,包括勞動成本、時薪和預估時數等變因。

  • 與每一項資源有關的預計開始及結束日期,例如建立交付項目的所需時長。

  • 將所有費用計入後的專案總成本

整合功能

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格式的檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,並確保不會遺漏任何相依的工作。 

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄音檔提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

如何使用專案預估範本

建立好專案預估基準範本後,您便可以輕鬆複製,並將其作為新專案的預估架構。以下說明使用方法:

  1. 列出一份與專案相關的所有成本的總清單。在最初的專案規劃階段,請與您的團隊成員以及外部和內部的專案關係人會面,討論專案成功所需的資源。

  2. 將所有需要的專案資源新增至您的專案預估範本,並視情況按類別 (例如專案階段) 區分。

  3. 針對每個項目將額外資訊填入範本,例如所需的小時數、資源類型以及資源成本總計。

  4. 利用上述資訊計算專案的總成本,以及專案的持續時間和所需資源。

  5. 與您的團隊和專案關係人重新組合,討論專案及其成本。

  6. 推進專案或視需要進行調整。

常見問題

誰應該使用專案預估範本?

對於任何需要經常建立專案範疇或預估的人而言,專案預估範本是一個非常有用的工具。無論您是要確定內部專案的範疇、估算外包工作的成本,或是為潛在客戶制定提案,專案預估範本都可以幫助您瞭解完成專案所需的時間、成本和資源。  

專案預估範本應包含哪些內容?

您的專案預估範本將作為一個框架,用以估算未來類似的專案,故請將對不同專案皆具重要性的資訊納入其中。基本的專案預估範本應包含有關必要專案資源的資訊,例如您所需要的資源、預計的專案時間軸,以及與特定資源有關的成本。 

應何時建立專案預估範本?

您應該在正式啟動專案之前,在專案規劃的初始階段建立專案預估範本。首先,請召集專案關係人 (內部和外部) 以及您的專案團隊成員就專案進行討論。接著,請建立一份主要清單,列出成功完成專案所需的所有資源以及相關細節 (如所需成本或小時數)。在專案規劃過程開始時匯總您的預估內容,將有助於讓您的團隊取得資訊同步,以便帶著一致的期望向前推進工作。

該如何準確進行專案預估?

準確的專案預估至關重要,它們可在規劃階段為您的專案奠定基礎,並確保所有團隊成員在範疇和專案期望上達成共識。如欲深入瞭解如何準確估算專案,請查看我們關於專案預估技巧的文章。

使用 Asana 建立專案預估範本

瞭解專案預估範本如何能幫助您準確界定專案資源。

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