7 個快速簡易步驟即可建立決策矩陣 (含範例)

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia Martins
January 12th, 2024
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決策矩陣文章橫幅圖片
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決策、決策、決策。做出妥善的決策可協助您帶領團隊往正確的方向前進,並達成目標。然而,您要如何知道哪一個決定才是正確的?面臨兩個看似同等重要的選擇時,您是擲硬幣?擲骰子?還是向神奇水晶球求助呢?

決策是妥善商業計劃的關鍵一環,但卻可能不容易知道哪一個才是正確的選項。關鍵是快速決策時不能倉促,而要做正確的決策卻也不能在效率上有所妥協。

如果這聽起來像是個不可能解決的難題,請別擔心,因為實際上並非如此。藉助決策矩陣,您便能快速衡量每個選項的優缺點、權衡不同的變數,並快速、輕鬆地做出妥善的決策

什麼是決策矩陣?

決策矩陣是用來衡量以及在不同選擇中挑出最佳選項的工具。若您有超過一個選項,又必須考量多個因素,才能做出最終決定時,此項工具就尤其實用。

您可能聽過決策矩陣的其他名稱,但這些概念談論的都是同一件事。決策矩陣的其他名稱包括:

  • 普氏矩陣

  • 網格分析

  • 多屬性效用理論

  • 問題選擇矩陣

  • 決策網格

嘗試用 Asana 進行專管理

何時應該使用決策矩陣

您不見得一律要使用決策矩陣。此流程功能很強大 (且相對簡單),且當您要在多個相當的選項之間做決定時,是最有效的工具。若不同選項之間的評估條件不同,那麼很可能決策矩陣就不是最好的決策工具。例如決策矩陣無法協助您決定團隊接下來一年應該朝哪個方向前進,因為此時您所要做的決策,並非彼此相當可比較的事物。

若為以下情況,您可使用決策矩陣:

  • 比較多個類似的選項

  • 將不同的選項限縮至一個最終的決定

  • 權衡各式各樣的重要因素 

  • 希望從邏輯的觀點做成決策,而非基於情緒或直覺

若決策矩陣對您目前的情況並非最適合的選項,請瞭解以下的其他決策方法。

如何用 7 個步驟建立一個決策矩陣

決策矩陣可協助您在不同選擇中,根據多個重要因素及其相對重要性來評估最佳選項。建立決策矩陣需要七個步驟:

1. 找出您的替代方案

要在多個類似選項之間決定最佳選項時,決策矩陣會是很實用的工具。在您建立自己的矩陣之前,請找到您要從哪些選項中做出決策。

例如,若您的團隊要在今年夏天發佈新的品牌行銷活動,您需要決定由哪個廠商針對設計製作視覺素材及影片。截至目前為止,您已找出三個設計代理商,不過他們各有優缺點。

2. 找出重要的考量點

建立決策矩陣第二個步驟是找出重要的考量點,這些考量點會影響您決策的結果。這組條件可協助您找出最佳決定,避免過於主觀。

若沿用我們上述的範例,您的團隊已決定在選擇設計代理商時要納入考量的重要條件是:成本、經驗、溝通及過去的客戶評價。

3. 建立您的決策矩陣

決策矩陣是一個網格,您可在裡面比較不同選項間的重要考量點。 

很自然地,我們會在 Asana 中建立我們的決策矩陣。Asana 是工作管理工具,可協助您組織及執行整個組織裡的工作,並為團隊提供他們所需的明晰度,以利更快達成其目標。 

閱讀:工作管理介紹

例如,若您要在這三家代理商間做決定,並且將成本、經驗、溝通及客戶評價納入考量,那麼此處顯示的會是您的決策矩陣骨架在 Asana 中看起來的樣子。

空白的決策矩陣,供您在三個設計代理商之間做決策

4. 填寫您的決策矩陣

現在,請以預先定義好的量表,對各考量點進行評分。若不同選項之間並沒有太大的差異,請使用 1-3 分量表,其中 3 分表示最佳。若差異較大的選項,請使用 1-5 分量表,其中 5 分表是最佳。 

至此決策矩陣就能實際展現其優勢。例如,若您要在三家代理商做決定,而且您有四個重要的條件,但您沒有製作決策矩陣。每家代理商的條件對比:

  • 代理商 1 很符合成本效益,但沒有許多經驗。他們的溝通和客戶評價似乎很普通。 

  • 代理商 2 在成本效益上不具很好的優勢,但也不是最昂貴的代理商。他們有足夠的經驗,且客戶評價很出色,但截至目前為止稍微欠缺溝通。

  • 代理商 3 是最昂貴的,但也是最有經驗的。截至目前為止,他們的溝通算普通,而他們的客戶評價相當出色。 

相對而言,這三段描述全都很相似,因此很難根據檢膽的篇幅決定哪一個才是較佳的選擇,特別是因為每家代理商都有各自的優缺點。若我們換個方式,在決策矩陣上,同樣的三家代理商和四個考量點就會看起來像是以下呈現的這樣,獲得 1-5 的評分 (5 分為最佳):

用來在三個設計代理商間,使用初始輸入分數做決定的決策矩陣

5. 增加權重

有時候,特定考量點的重要性高於其他項目。在這種情況下,可使用加權的決策矩陣來找到對您而言最佳的選項。 

若沿用我們的範例,假設您絕對不能超支預算,那麼成本在您的決策流程中就是關鍵因素。客戶評價也很重要,因為他們提供判斷基準,讓您瞭解過去各家代理商的效率如何。 

若要在決策矩陣加上權重,請指定一個數字 (介於 1-3 或介於 1-5,選擇哪一個視您有多少選擇而定) 給每個考量點。在稍後的決策流程中,您將需要對每個考量點進行加權係數的乘法計算。

以下是會在我們範例呈現出的內容:

用來在三個設計代理商做決定的決策矩陣 (含加權計分)

6. 與加權分數相乘

套用評分量表並指定權重給每個考量點後,請將權重與每個考量點相乘。這可確保愈重要的考量點獲得愈多權重,如此一來,最終就能幫助您選擇最佳的代理商。

若沿用我們的範例,以下會是您套用加權分數至各個代理商的考量點後,決策矩陣看起來的樣子:

決策矩陣,用來與各自數字相乘獲得加權後,於三個設計代理商之間做決定

7. 計算總分

現在您已加乘加權分數,請針對各代理商加總所有考量點的分數。此刻,您應能擁有清楚、以數字為根據的答案告訴自己哪一個才是最佳選擇。

例如,這是最終決策矩陣看起來的樣子: 

已完成的決策矩陣,用來在三家設計代理商間做決定

如您所見,代理商 2 獲得最高分,因此這會是您應選擇的代理商。即使代理商 1 較便宜,但代理商 2 的平均成本一旦結合其多年經驗和耀眼的客戶評價後,就成了您團隊的最佳選項。接下來唯一剩下要做的,就是聯絡該家代理商,與他們合作推動品牌行銷活動。 

決策矩陣範例

只要您是權衡多個不同選擇間的最佳選項,就可將決策矩陣應用於各種商業決策。這些決策也不見得一律必須是攸關業績的選擇。您也可使用此模式,來快速做出簡單的決策。 

例如,建立決策矩陣,以決定您要為在家工作的設置購買哪一張椅子。您喜歡四張不同的椅子,而您的重要考量點是舒適度、成本和評價。 

已完成的決策矩陣,用來決定選擇哪張辦公椅

決策替代方案

若決策矩陣法對您的選擇不太適用,請嘗試: 

艾森豪矩陣

艾森豪矩陣以 2x2 的網格組成,可協助您根據任務的急迫性和重要性安排優先順序。若您忙於兼顧多個不同任務,且必須決定哪些任務或計劃應該最先處理,此矩陣就非常實用。

  • 在左上角列出急迫和重要的工作: 這些任務是首要之務,立刻處理或儘快處理這些任務。

  • 在右上角列出較不急迫但重要的工作:為確保您執行這些任務,請將任務安排在您的行事曆中,或在專案管理工具中標示截止日期。

  • 在左下角列出急迫但不重要的工作:這些任務必須完成,但很可能有更適合的人選來做這個工作。可能的話,請將工作指派給他人代理。

  • 在右下角列出較不急迫也不重要的工作: 延遲這些任務,或別處裡這些工作。清楚說明您的優先順序,讓團隊成員知道您目前無法執行某件事,這是減少過勞風險的好方法。

請閱讀:在四散全球各地的工作情境下克服過勞

專案關係人分析圖和 RACI 表

專案規劃流程期間,您必須做的最重要決策之一是決定應該納入哪些專案關係人、哪些是指導者或知悉者。可針對此類決策建立一個專案關係人分析圖。此圖有助您將專案關係人依照其相對影響力和牽涉之利益予以分類。

專案關係人分析圖中有四個類別:

  • 高度影響暨高度利益:讓這些專案關係人參與 專案規劃及決策流程。 

  • 高度影響暨低度利益:若這些專案關係人想更深入參與,就讓他們瞭解專案並監控其相關利益。

  • 低度影響暨高度利益:讓這些專案關係人得知專案的相關資訊。將他們加入您的專案狀態更新電子郵件收件人清單中,以便他們掌握最新資訊。

  • 低度影響暨低度利益:定期於專案的檢查點時間,向這些專案關係人做簡報,但毋須花費太多力氣確保他們得知一切資訊。

請閱讀:什麽是專案關係人分析,它為什麼很重要?

您弄清楚關鍵關係人後,也可以製作 RACI 表。RACI 是由四個英文字的第一個字母組成的縮寫字:Responsible (負責者)、Accountable (當責者)、Consulted (指導者)、Informed (知悉者)。RACI 表可幫助您決定哪個人是各個任務或計劃的主要決策者。 

閱讀:RACI 表指南 (附範例)

團隊腦力激盪會議

有時候最佳的決策方式就是召開老派的團隊腦力激盪會議。可召開用白板書寫的腦力激盪會議或在專案管理工具中分享創想。 

我們在 Asana 喜歡使用工作流程看板來舉行高度互動的腦力激盪會議。開始時,由腦力激盪主持人建立一個看板,讓團隊成員在此加入構想、構思或回饋。接著,每個人都加上他們的構想後,再由所有團隊成員閱讀並對個別建議「點讚」。然後團隊即可進行小組討論,決定獲得最多點讚的任務中哪一個是要得到執行的項目。

嘗試用 Asana 進行專管理

告別擲硬幣做決策的方法

快速決策是出色專案規劃和專案管理的重要一環。無論您是否使用決策矩陣來進行複雜或簡單的決策,這些工具都能幫助您考量不同因素,為團隊做出最好的決定。 

若要深入瞭解專案管理,請閱讀獲致成功必須具備的 25 個關鍵專案管理技能

相關資源

文章

工作細目結構 (WBS):WBS 是什麼,要如何使用?