艾森豪矩陣:如何安排待辦清單的優先順序

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaOctober 4th, 2022
facebooktwitterlinkedin
艾森豪矩陣:如何安排待辦清單的優先順序文章橫幅圖片
檢視範本

摘要

艾森豪矩陣是任務管理工具,可協助您按照輕重緩急組織並安排任務的優先順序。使用此工具後,您可按照自己將會優先處理、安排在稍後執行、委派他人處理或者加以刪除,將任務區分成四個群組。本文將說明如何建立艾森豪矩陣,並提供如何安排任務優先順序的提示。

製作待辦清單是把工作完成的第一步,但若沒有足夠的時間在一天內完成所有工作,那要如何判斷要優先解決什麼問題?藉由有效安排優先順序,您就能提高生產力並確保最急迫的任務獲得立即處理。

艾森豪矩陣是任務管理工具,可協助您分辨任務的輕重緩急,從而建立有效率的工作流程。本文說明如何設立艾森豪矩陣,並提供安排任務優先順序的提示。

什麽是艾森豪矩陣?

艾森豪矩陣是按照輕重緩急來組織任務的方式,如此一來您就能有效地優先安排最重要的工作。

第 34 屆美國總統暨第二次世界大戰五星上將杜懷特·大衛·艾森豪提出此概念,後來成為眾所週知的艾森豪矩陣。他在 1954 年的演講中,艾森豪引述一位不知名的大學校長說道:「我的問題有兩種,急迫和重要的。急迫的問題不重要,而重要的問題始終不急迫。」

什麽是艾森豪矩陣?

史蒂芬·柯維 (Stephen Covey) 在<<與成功有約:高效能人士的 7 個習慣>>一書使用了艾森豪的話,將其發展成當代流行的任務管理工具,即艾森豪矩陣。 

閱讀:開始工作時,心裡就以終點那一刻為目標,從而充分發揮您的潛力

艾森豪矩陣也以時間管理矩陣著稱,即艾森豪四象限,或稱為急迫性與重要性矩陣。此工具有助您將任務區分成四個類別:優先執行的任務、稍後執行的任務、待委派的任務,以及待刪除的任務。

藉助 Asana 管理任務並安排優先順序

如何區分急迫與重要的任務

急迫性和重要性這兩個詞或許看起來很相似,但若按照艾森豪原則加以分析,則兩者之間具有關鍵的差異。艾森豪矩陣區分急迫性和重要性,有助您確認哪些任務應立即執行,而哪些任務可能可以交由其他團隊成員處理。

急迫的任務需要立即關注。當某件事變得急迫時,就必須立刻完成,若不在一定的時間範圍內完成這些任務,將會有明顯的後果。您無法避免這類任務,延遲處理這些任務的時間愈久,就可能感到更大的壓力,進而導致過勞

可能的急迫任務範例包括:

  • 完成在最後一刻才提出截止日期的專案

  • 處理急迫的客戶請求

  • 修理家裡堵塞的水管

重要任務可能不需要立即關注,但這些任務有助您達成長期目標。只因為這些任務較不急迫,不表示他們無關緊要。您需要針對這些任務詳加規劃,才能有效使用資源。

可能的重要任務範例包括:

  • 規劃一個長期專案

  • 建立專業人脈,擴大客群

  • 定期的事務性工作以及維護性專案

您知道如何區分急迫和重要的任務後,就能開始將任務分別放入艾森豪矩陣的四個象限。

艾森豪矩陣的四個象限

任務一長串的待辦清單可能令人感到難以招架,而艾森豪矩陣的目標是逐項檢視所有任務後,將之分別放入各個象限中。您若能看到任務所屬的類別,就能據此安排排程,並完成最重要的工作。

[內嵌圖解] 艾森豪矩陣的四個象限 (資訊圖)

第 1 象限:執行

第一象限是「執行」象限,應把既急迫且重要的所有任務放入此處。若待辦清單的任務中,有必須立刻完成、後果清楚且會影響長期目標者,應放入此象限。

對於哪些任務屬於此象限,應該不會有疑問,因為這些是讓您念茲在茲,很可能感到壓力最大的任務。

第 2 象限:安排時程

第二象限是「安排時程」象限,您應將不急迫但仍重要的所有任務歸入此處。因為這些任務會影響長期目標,但不需要立刻完成,因此可以將之安排在稍後執行。

您解決第一象限的任務後,就會立刻解決這類任務。可以參考不同的時間管理提示,協助自己完成此象限的任務。一些可能有幫助的策略包括帕雷托法則番茄工作法。 

第 3 象限:委派

第三象限是「委派」象限,您應將急迫但不重要的所有任務歸入此處。這些任務必須立刻完成,但不會影響長期目標。

由於您並不是非得親自處理這類任務,可能也不需要您的特定綜合技能才能完成這類任務,因此可以將任務委派給團隊的其他成員。將任務委派出去是最有效率地管理工作負荷的方式之一,並且讓團隊有機會拓展綜合技能。

第 4 象限:刪除

瀏覽待辦清單並將任務加入這前三個象限後,會發現還剩下一些任務。剩下來的這些任務就是既不急迫也不重要的。

不重要亦不急迫的干擾就是會在您要完成目標時變成途中的程咬金。請將這些剩餘的項目歸入第四象限的待辦清單,亦即「刪除」象限。

請閱讀:工作附帶事務如何妨礙實際工作

4 個安排任務優先順序的提示

想瞭解急迫性和重要性間的差異,最好的方法就是使用艾森豪矩陣,但您可能仍苦於無法安排任務的優先順序。以下這些提示可協助您一邊將任務歸入各個象限,一邊安排優先順序。

安排任務優先順序的提示

1. 以顏色將任務編碼

用顏色將任務編碼是有助透過視覺化呈現高優先項目的技巧。在您瀏覽待辦清單工具時,不妨試著根據輕重緩急的程度,分別給予四個顏色代碼。如下述方式使用代碼:

  • 綠色 = 最高優先項目

  • 黃色 = 第二高優先項目

  • 藍色 = 第三高優先項目

  • 紅色 = 非優先項目

按照顏色將任務分別標示後,這些顏色就會直接為艾森豪矩陣賦予意義。綠色任務就是第一象限的「執行」任務。黃色任務就是第二象限的「安排時程」任務。藍色任務就是第三象限的「委派」任務,而紅色任務就是第四象限的「刪除」任務。

2. 每個部分中的任務數目限制為 10 個

即使待辦清單有眾多任務,您仍應將任務數限制在每象限不超過 10 項任務。這樣做可避免艾森豪矩陣變得雜亂、令人難以招架。

您可以製作多個矩陣,但應為任務清單設限,僅納入必要的行動項目,這樣做可確保自己安排優先順序時,不浪費任何時間。

無法做完事情嗎?使用以下 5 個步驟駕馭儘管去做法

3. 規劃個人和專業待辦清單

為艾森豪矩陣項目數設限的另一個方式是針對個人和專業待辦清單分別建立獨立的矩陣。

您的工作和個人任務需要不同的時程、資源和方法,而這些也可能需要不同的思考流程。為了有效管理個人和專業目標,您必須加以區分,個別擊破。

4. 先淘汰,然後安排優先順序

先淘汰不必要的任務,才能有效地安排優先順序。藉由此策略,您就能在進入第一、第二、第三象限前,先把第四象限處理完畢。

快速瀏覽待辦清單的同時,也應評估是否有哪些寫下來的項目不應該出現在象限之中。

事實上,我們的工作時間中有 60% 的部分是花費在工作附帶事務,例如傳達狀態核准情況或跟進資訊。若能快速淘汰一些項目,請直接這麼做.如此一來,就能加快安排優先順序的流程,您也可能可在結束前再進行第二回合的淘汰。

艾森豪矩陣範例

為了更瞭解可以將哪些任務歸入艾森豪矩陣的各個象限,我們預作了準備,在此處提供一些範例供您參考。

艾森豪矩陣範例

可納入第 1 象限的任務範例:

  • 撰寫明天截止的部落格貼文

  • 完成專案提案

  • 回覆客戶的電子郵件

可納入第 2 象限的任務範例:

  • 註冊參加專業發展課程

  • 參加人脈網絡活動

  • 在個人專案新增改進項目

可納入第 3 象限的任務範例:

  • 上傳部落格貼文

  • 轉錄會議紀錄

  • 答覆非客戶的電子郵件

可納入第 4 象限的任務範例:

  • 工作附帶事務

  • 參加狀態查核會議

  • 傳達狀態核准的資訊

請記得,最好將工作與家庭生活的矩陣分別獨立出來,如此一來,才能在使用此方法解決待辦事項時,讓時間和空間發揮最佳應用。

使用任務管理工具建立艾森豪矩陣

整理待辦清單是使用艾森豪矩陣時最困難的部分,然而藉由自動化,您就不再需要手動執行此步驟。

使用任務管理軟體來判斷,哪些任務是最高優先事項。藉由任務管理,您就能分門別類、用顏色編碼,並將任務委派給團隊。把生產力提升的任務交給艾森豪矩陣,如此一來您就能在更短的時間內完成目標。

藉助 Asana 管理任務並安排優先順序

相關資源

文章

Exit interview: 7 questions to gain valuable insights (with template)