什麼是勞動力管理 (WFM)？它能如何幫助您的團隊？

想提高團隊生產力和整體績效嗎？ 人力管理可以簡化團隊的工作流程和營運成本。 這將提升效率、提高員工參與度並提振團隊士氣。 

從關鍵功能到 WFM 的優勢，我們將詳細說明如何有效實施您自己的員工管理策略。 

什麼是員工管理 (WFM)？

人力管理 (WFM) 是一套用於提高團隊生產力和效率的流程。 從呼叫中心到醫療保健服務，許多行業都已採用 WFM 成功優化其流程。 

勞動力管理涵蓋維持勞動力生產力所需的所有活動。 此方法由各種員工技術組成，包括： 

• 人力資源管理 (HRM)

• 人力資本管理 (HCM)

• 績效管理

• 資料收集

• 預算與預測

員工管理任務通常與人力資本管理 (HCM) 非常相似，後者是一種招聘、管理和發展員工價值的架構。 兩者的主要差異在於，HCM 旨在最大化投資報酬率，而 WFM 旨在最大化員工績效和生產力。 

WFM 策略的關鍵功能是什麼？

從招聘員工到預測，有許多部分構成了人力管理流程。

雖然專案經理不一定能夠管理所有這些任務，但與部門負責人合作並收集團隊回饋，有助於確保關鍵計劃順利進行。 考慮到將近 70% 的員工認為，如果他們擁有更清晰的流程來管理工作，他們將更有能力實現目標，這一點尤其重要。

讓我們深入瞭解每個員工管理元素，以及它們如何運作，以便為您的團隊建立一個可實施的解決方案。 

時間追蹤

時間追蹤看起來可能很簡單，但其實不僅僅是打卡而已。 追蹤時間不僅有助於分析效率，還有助於識別加班或減時的模式。 

實施時間追蹤流程可確保您：

• 追蹤未來的工作負荷

• 聘用適當數量的團隊成員

• 正確地委派任務

有效的時間追蹤還可以幫助您提升時間管理技能，並建立整體高效的日常例行公事。 最好的方法是使用工作管理工具即時追蹤工作。 

藉助有效的工具和良好的時間管理最佳作法，每個團隊成員都能自主完成最出色的工作。 

員工排程

除了時間追蹤之外，正確預測和排定人員配置需求也很重要。 這有助於建立成功的勞動力管理流程，從而實現工作與生活的平衡。 無論您的組織中是否有多個人員配置層級，或管理同一層級的團隊，員工排程都可能很複雜。 

您需要一個考慮到諸如假期、可用性、工作負荷和缺勤等變數的系統，以建立適合整個團隊的排程。 

WFM 排程職責包括：

• 管理員工排程

• 解決人員過剩或人員不足的問題

• 預測團隊成長

有了可靠的排程系統，公司就能安心無虞，不會在關鍵時刻人手不足，也不會在生意放緩時人手過剩。

預測與預算

分析歷史資料有助於您預測勞動力需求何時發生變化，以便優化部署並平衡工作負荷。 例如，零售商店在假期期間可能需要比淡季時多兩倍的員工。 

您可以使用 WFM 流程進行預測的其他方式包括：

• 解決高異動率

• 將「損耗」或非生產性時間納入考量 

• 為工作負荷受到重大影響的特殊日子或活動做好準備

• 檢查過去的專案資料，以便準確估算勞動力和資源

您還可以將員工規劃納入您的預算。 對於大多數公司而言，人力資本 (您的員工) 可能是您最昂貴且最變動的支出。 

WFM 流程可自動排定排程、交換班次並遵守勞動法，確保您不會在勞動力成本上花費超過所需的費用。 事實上，研究表明，在所有人力資源部 (HR) 技術投資中，勞動力管理解決方案的投資回報率最高。 

員工評價

雖然績效評估可能很耗時，但對於評估團隊績效、生產力和整體員工體驗而言，這類評估非常重要。 這些指標對於根據團隊成員的績效衡量客戶滿意度也很有價值。

管理團隊績效涉及：

• 追蹤員工體驗

• 衡量員工生產力

• 衡量客戶體驗和滿意度

每個團隊都有不同的團隊績效管理方式，但進行季度審查是實現這些結果的一種方式。  

薪資和福利

無論您是否有專門的團隊負責薪資和福利，這都是更大規模員工管理計劃的另一個重要組成部分。 這包括日常薪資和福利，但也可以包括您提供給員工的任何額外獎勵。 

有多種任務源自薪資，包括：

• 分析勞動成本

• 追蹤帶薪休假 (PTO) 

• 追蹤時程表

• 提供員工獎勵，例如歡樂時光

除了處理薪資之外，改善薪資和福利是提升員工績效和士氣的絕佳方式。 

訓練管理

為新員工和現有員工建立訓練計劃對於建立成功的員工隊伍至關重要。 您不僅應為新成員的到職建立訓練材料，還應提供持續成長和發展的機會。 

訓練材料可能包括：

• 到職材料

• 工具管理支援

• 產業新聞

• 外部教育資源 

在建立訓練計劃時，請務必在共用空間中組織文件和材料，以便所有團隊成員都能輕鬆找到資訊。 這可以使用數位工具甚至共用資料夾來完成。 

合規性

藉助人力管理系統，您可以更輕鬆地遵守所在地區的薪資和勞動法、加班要求以及其他員工政策。 請務必諮詢您的內部法務團隊，以確保您的員工管理流程已考慮所有必要因素。 

員工管理的優勢

實施健全的員工管理流程，有助於您的團隊感受到能夠產生影響的力量。

在一個完美的世界中，當成功的員工管理流程的所有部分都到位時，您會看到對各種任務和部門產生積極影響。 以下是一些主要的員工管理優勢。 

提高生產力

當工作被正確地委派和溝通時，生產力就會達到最高水平。 透過預測工作負荷、追蹤時間、公平支付和溝通績效，人力管理可以幫助團隊生產力蓬勃發展。 

隨著生產力的提高，您的團隊不僅會看到創造的工作量有所提升，而且工作品質也會提升。 這對組織和個別團隊成員來說都是雙贏。 

有效的溝通

有效的員工管理流程可以改善溝通和自立，尤其是在與多個團隊合作時。 雖然一個人可能負責大部分的 WFM 任務，但鼓勵整個組織中的關鍵專案關係人分享他們的觀察和回饋，以實現更有效的流程。 

透過連結任務、工作流程和系統的 WFM 策略，您可以簡化溝通管道，並減輕內部溝通團隊的負擔。 有效溝通不僅有助於改善團隊協作，還有助於維持工作進度並滿足品質標準。 

提振士氣

團隊士氣可能會受到許多變數的影響，無論是負面還是正面。 無論是由於工作負荷、薪酬和福利、排程，還是所有這些因素，士氣都可能影響團隊的生產力。 

值得慶幸的是，您可以藉助勞動力管理計劃，採取一些步驟來提振士氣。 好奇心和同理心在經理和團隊成員之間創造出互動的關係。 這些簡單而強大的特質有助於改善團隊的整體工作環境，並有助於提振士氣。 

資源最大化

隨著生產力提升以及溝通和追蹤的改善，您將能夠最大限度地利用資源。 這不僅會增加您能夠創造的工作量，還會降低勞動力成本。

資源可以是任何東西，從有形產品到無形的東西，例如時間，兩者都是無價的，不應該被浪費。

降低費用

自動化時間追蹤、排程和薪資計算，不僅為經理和薪資部門節省了數小時的工作，還能消除代價高昂的人為錯誤和合規性風險。 花費在這些乏味任務上的時間可以用於更具生產力的方式。 

員工管理流程還為組織提供了調整人員配置所需的資料。 使用人員配置計劃範本預測工作負荷變化。 然後，將團隊的工作量與需求對應，以降低勞動力成本並防止計劃外的加班。

優質工作

最終，您投入的品質會帶來回報。 因此，如果您的品質不符合標準，您就不會看到顯著的收入來源。 這就是提升品質是員工管理中不可或缺的原因。

無論您是否認為自己的工作品質是最好的，總是有改進的空間。 從產品變更到網站開發等，任何事物都可以進行流程最佳化。 這樣的可能性確實無窮無盡。

員工管理對您有幫助嗎？

WFM 流程是一套技術，可協助改善內部流程、盡可能自動化，並創造更愉快的工作場所。 您不會每天都能在組織中找到這些內容，但只要一點幫助，您就能確保您的組織能達成這些目標，甚至更多。