費用報告範本如何改善成本控制 (附範例)

眾所皆知，經營公司需要花費金錢。 為了向客戶提供一流的服務，公司經常會購買設計軟體和溝通工具。 此外，團隊必須投資於自身，以獲得產業知識並改善團體互動形態。 內部成本可能包括專業發展、團隊凝聚力培訓和特定職務角色的差旅。 

雖然有些業務支出是定期且經常性的，但每家公司也都有各種零星的採購，以滿足上述的臨時需求。 費用核銷報告對於完成報帳和追蹤整體支出至關重要。 本文將說明如何使用費用報告範本，以及傳統報告與數位報告之間的差異。

什麼是費用報告？

費用報告是由組織中產生業務費用的任何人提交的表單。 您使用預算在支出發生前進行規劃，但費用報告則是在支出發生後進行追蹤。

費用報告有各種類型，有些針對內部費用，有些則專注於外部支出。 您可以建立用於記錄特定時間範圍內經常性支出的費用報告。 您還可以針對在一個支出類別中未指定時間範圍內發生的臨時採購建立支出報告。 支出類別可能包括：

• 差旅費用

• 辦公室費用

• 薪資與福利

• 修復與維護

費用報告應顯示報帳人報帳和追蹤費用所需的資訊。 這些組成部份可能包括：

• 支出日期

• 廠商或提供的服務

• 該支出是否可歸屬於特定客戶或專案

• 已支付的總金額 (包括稅費、佣金和費用)

• 支出類型

傳統費用報告與數位費用報告

公司內的任何人都有可能產生業務費用。 作為專案經理，您可能負責較大額的採購，例如每月訂閱和客戶費用，但其他團隊成員也可能進行需要報銷的業務採購，例如差旅費用。 

由於費用報告涵蓋多個部門和專案，因此追蹤流程應易於理解和存取。 可列印的費用報告已足夠簡單，但將費用報告與專案管理軟體結合，可讓您在同一處提交、追蹤和編列成本預算。

提示：若您的費用包括機票、飯店或客戶差旅，請在費用報告中一併使用差旅規劃範本，以便在單一系統中整理所有差旅詳細資料、預算和報銷資訊。

如何使用費用報告範本

大多數的費用報告範本都採用簡單的表格格式，您的公司可能會提供一套標準化的表單，供所有部門使用。 除了建立報告外，您還需要瞭解如何使用和提交這些報告，以便獲得所花費的任何款項的報銷。 若有疑問，請參閱您公司的內部政策，並向您的財務團隊索取更多資訊。

下文將說明提交費用報告的典型步驟。 不過，在提交費用報告之前，您應始終與內部財務團隊確認，確保他們沒有採用特定的系統或格式。 同樣地，財務團隊通常是所有業務支出的最終核准者，這樣他們就能確保您的業務支出準確無誤。

1. 列出符合範本標準的支出

報帳的第一步就是報帳本身。 若您使用的是基於時間的費用報告範本，您將列出在特定時間段內發生的所有業務費用，並填寫範本中要求的任何資訊。 若您使用的是基於類別的費用報告範本，您將使用該報告來追蹤該類別內的經常性費用。 您可能還需要針對一次性支出提交費用報告，例如年度會議費用的報銷，或公司同意對應的捐款。

在任何類型的費用報告中列出費用的最佳作法包括：

• 保留您所產生每筆支出的收據，以便財務團隊能夠驗證您所報告的資訊。

• 將您產生的每筆費用列在單獨一行。

• 將小計從稅費和小費中分開，以便更輕鬆地進行簿記。

• 描述支出的目的，以及該支出是否為您可以向客戶帳戶收費的專案支出。

• 列出您用於該支出的付款方式，例如信用卡或現金。 

• 必要時提供額外的說明備註。

提示：數位化費用報告讓此步驟變得不那麼複雜，因為您可以在一個平台上輸入費用、上傳收據並分享您的資訊。 使用實體報告時，您必須在較長的期間內持續追蹤報告，並確保報告送達合適的人員手中。 

2. 提交您的費用報告以供核准

完成費用報告後，您需要提交報告以供核准。 每家公司在誰來核准財務報告方面都有獨特的團隊架構。 在提交費用報告前，請與您的財務團隊確認最終的費用核准人。 

身為專案經理，您可能需要將這些文件提交給您的上級部門經理，或者您可以直接將費用報告提交給財務團隊。 如果您的下屬團隊成員填寫了費用報告，他們可能會在將報告提交給下一位負責人之前，先提交給您進行核准。 

提示：由於費用報告經常轉交，因此總是有在混亂中遺失的風險。 團隊成員可能更容易遺失實體文件，或在錯誤的時間將其傳遞給錯誤的人。 藉助用於提交費用報告的數位系統，你可以建立設定，將報告傳送到需要送達的地方。

3. 必要時進行變更

即使您已仔細審核過您的費用報告，財務團隊在核准之前也可能會提出疑問。 這並不意味著您有任何問題，而是意味著您需要進行任何要求的變更，才能獲得費用報銷。 您可能需要進行的一些常見變更包括：

• 釐清支出類型

• 提供詳細的定價細目

您在前端提供的詳細資料越多，提交報告後需要修改的可能性就越小。 目標是快速獲得核准，以便您減少財務團隊的處理時間、獲得報銷款項，並重新投入工作。

提示：變更實體費用報告可能很繁瑣。 您可能需要在電腦上找到報告的原始檔案，比較從送回給您的報告中的備註，並在列印新副本和重新傳送之前進行變更。 有了數位報告，您就可以在一份實況文件中完成所有變更。 

4. 等待財務團隊報告支出

此時，希望財務團隊已核准您的費用。 通常，這就結束了您在費用報告流程中的參與。 不過，若相關費用與專案有關，您可能需要進行一些額外的報告。 請務必將這些費用納入公司預算或專案預算，以確保您在專案範疇內，並順利達成更大的業務目標。 

提示：若沒有專案管理軟體，要將專案或公司的財務計劃可視化將是一項挑戰。 透過將費用報告中的成本輸入到更全面的成本管理系統中，您可以查看您在哪些方面花費了資金，並為未來制定策略性財務計劃。 

5. 獲得報銷

在最後一步中，您將獲得所有符合條件的支出之報銷。 這就完成了報帳流程，直到您產生新的費用並再次開始此流程為止。 

提示：報帳流程可能會變得繁忙，因為許多人會產生費用，且其報帳週期在一整年中開始和結束的時間各不相同。 這就是為什麼擁有一個強大的流程供每個人遵循如此重要的原因。 透過線上表單自動化，發生錯誤和延遲的風險較小。 

費用報告範本及範例

以下範例顯示了行銷部門團隊成員填寫的費用報告範本。 Sally Brown 列出了她在 1 月 15 日當週的業務支出，並將其提交給公司的財務團隊以供核准。 此週報表包含許多詳細資料，包括每筆費用的用途以及費用的明細。 

瀏覽 Sally 的報告時，您可以看到她出差參加了一場行銷會議，並開車前往拍攝現場，並向模特兒支付了費用。 

您可以在下方下載一份每週費用報告範本。 不過，在使用前，請務必確保您的財務團隊已核准該格式和版面配置。 獲得批准後，您的團隊成員就可以使用此範本輸入業務支出、說明支出內容，並提交以申請報銷。

為什麼費用報告如此重要？

公司內的一個人員或一群人員不能單獨負責進行業務採購。 並非每位團隊成員都會為公司進行採購，但若有費用報告流程，就能確保當有人需要提交費用並獲得報銷時，他們能夠做到這一點。

費用報告之所以重要，是因為它們可以：

• 追蹤團隊和公司的支出

• 透過顯示可降低成本的領域，改善成本控制

• 透過從總收入中扣除支出來確定獲利能力

• 為員工報銷業務費用

金錢是公司內部需要監控的最重要事項之一，而費用報告是更大成本管理拼圖中的一塊。

使用線上表單報告支出並監控公司預算

當團隊成員需要快速列出其採購項目時，可列印的費用報告會很有幫助，但使用線上表單將使您公司的財務監控更上一層樓。 若您想要一個靈活的系統，讓您能夠輕鬆進行變更、自動化提交和分享文件，那麼數位報告就是不二之選。 藉助Asana ，您可以建立標準的接收流程，讓您輕鬆輸入費用並提供報銷。