支出報表範本如何改善成本控制 (附範例)

眾所周知，經營公司需要花錢。 為了向客戶提供一流的服務，公司通常會購買設計軟體和溝通工具。 此外，團隊必須投資於自身，以獲得行業知識並改善團隊互動形態。 內部成本可能包括專業發展、團隊建立休養會和特定工作角色的差旅。 

雖然有些 Business 版費用是定期且重複發生的，但每家公司也會有各種臨時性的購買需求，例如上述的需求。 費用報表對於完成報銷和追蹤整體支出至關重要。 本文將說明如何使用費用報表範本，以及傳統和數位報表之間的差異。

什麼是費用報表？

費用報表是由組織中任何產生 Business 版費用的人員提交的表單。 您可以使用預算在發生支出之前進行規劃，但費用報表會在發生支出之後進行追蹤。

費用報表有多種類型，有些針對內部費用，而另一些則著重於外部支出。 您可以建立費用報表，用於記錄特定時間段內的週期性費用。 您還可以針對在一個費用類別中未指定時間範圍內發生的臨時購買建立費用報告。 費用類別可能包括：

• 差旅費用

• 辦公室費用

• 薪資和福利

• 維修與維護

費用報表應顯示報銷支出者和追蹤費用所需的資訊。 這些組成部分可能包括：

• 費用日期

• 供應商或提供的服務

• 費用是否可分配給特定客戶或專案

• 已支付總額 (包括稅費、佣金和費用)

• 費用類型

傳統與數位費用報告

公司內的任何人都可能產生 Business 版費用。 身為專案經理，您可能會負責每月訂閱和客戶費用等大額採購，但其他團隊成員也可能會進行需要報銷的商務採購，例如差旅費用。 

由於費用報告跨部門和專案，因此追蹤流程應易於理解和存取。 可列印的費用報表非常簡單，但將費用報表與專案管理軟體結合，可讓您在同一處提交、追蹤和編列預算費用。

提示：如果您的費用包括航班、飯店或客戶差旅，請在費用報表旁使用差旅規劃表範本，以便在一個系統中組織所有差旅詳細資料、預算和報銷。

如何使用費用報表範本

大多數費用報表範本都有簡單的表格格式，您的公司可能會提供一套標準化的表單，供您在所有部門使用。 除了建立報告外，您還需要瞭解如何使用和提交這些報告，以便獲得您所花費的任何款項的報銷。 若有疑問，請參閱您的公司內部政策，並向您的財務團隊尋求更多資訊。

下文將說明提交費用報表的典型步驟。 不過，在提交費用報表之前，您應該隨時與內部財務團隊確認，確保他們沒有特定的系統或格式。 同樣地，財務團隊通常是任何 Business 版費用的最終核准者，這樣他們就能確保您的 Business 版費用是準確的。

1. 列出符合範本條件的費用

費用報告的第一步是報告本身。 如果您使用的是以時間為基礎的費用報表範本，您將列出在特定時間段內產生的所有 Business 版費用，並填寫範本要求的所有資訊。 若您使用的是基於類別的費用報表範本，則可使用報表來追蹤該類別中的週期性費用。 您可能還需要提交一次性費用的費用報表，例如年度會議費用的報銷或公司同意配對的捐款。

在任何類型的費用報表中列出費用的一些最佳作法包括：

• 保留您產生的每筆費用的收據，以便財務團隊驗證您報告的資訊。

• 將您產生的每一筆費用放在單獨一行中。

• 從稅費和小費中分解小計，使簿記更輕鬆。

• 描述費用的目的，以及是否為專案費用，您可以向客戶帳戶收取費用。

• 列出您用於支出的付款方式，例如信用卡或現金。 

• 如有必要，請提供其他說明備註。

提示：數位版費用報表使此步驟變得更簡單，因為您可以在一個平台上輸入費用、上傳收據並分享您的資訊。 若使用實體報表，您需要長時間追蹤報表，並確保其交到正確的人手中。 

2. 提交您的費用報表以供核准

完成費用報表後，您將提交報表以供核准。 每家公司都有獨特的團隊結構，負責核准財務報告。 在提交費用報表之前，請與您的財務團隊確認最終費用核准人。 

作為專案經理，您可能需要將這些文件提交給您上方的部門經理，或者您可以直接將費用報表提交給財務團隊。 如果您下方的團隊成員填寫了費用報表，他們可能會在將報表提交給下一位負責人之前，先提交給您進行核准。 

提示：由於費用報表經常轉手，因此總是存在在混亂中遺失的風險。 團隊成員可能更容易遺失實體文件，或在錯誤的時間將其傳遞給錯誤的人。 藉助用於提交費用報表的數位系統，您可以建立設定，將報表傳送至所需位置。

3. 如有必要，請進行變

即使您已徹底審查了費用報表，財務團隊在核准之前可能仍會有疑問。 這並不代表您有任何問題，而是您需要進行任何要求的變更，才能獲得費用報銷。 您可能需要進行的一些常見變更包括：

• 釐清費用類型

• 提供詳細的價格明細

您在前端提供的詳細資料愈多，提交報告後需要修改的可能性就愈小。 目標是快速獲得核准，以便縮短財務團隊的處理時間、獲得報銷並重新開始工作。

���示：變更實體費用報表可能很麻煩。 您可能需要在電腦上找到報表的原始檔案，比較傳回給您的報表中的備註，並在列印新副本並重新傳送之前進行變更。 有了數位報告，您就可以在一份動態文件中完成所有變更。 

4. 等待財務團隊報告費用

此時，財務團隊應該已經核准了您的費用。 通常，這樣就結束了您對費用報告流程的參與。 不過，如果相關費用與專案有關，您可能需要進行一些額外的報告。 請務必將這些費用納入公司預算或專案預算中，以確保您在專案範疇內，並與更大的業務目標保持一致。 

提示：如果沒有專案管理軟體，將專案或公司的財務計劃可視化是一項挑戰。 透過將費用報表中的成本輸入到更大的成本管理系統中，您可以查看您在哪些方面花費了錢，並為未來制定策略性財務計劃。 

5. 獲得報銷

在最後一個步驟中，您將獲得所有符合條件的費用報銷。 此時報告流程已完成，直到您產生新的費用並再次開始流程。 

提示：報告流程可能會變得很繁忙，許多人會產生費用，而他們的報銷週期會在一年中的不同時間開始和結束。 這就是為什麼必須有一個強大的流程供每個人遵循。 透過線上表單自動化，發生錯誤和延誤的風險更低。 

費用報表範本和範例

下面的範例顯示了行銷部門團隊成員填寫的費用報表範本。 Sally Brown 列出了她在 1 月 15 日當週的 Business 版費用，並提交給公司的財務團隊進行核准。 此每週費用報表包含許多詳細資料，包括每項費用的用途和費用明細。 

在查看 Sally 的報告時，您可以看到她參加了行銷會議的 Business 版差旅，並開車前往拍攝地點，並向模特兒支付了費用。 

您可以在下方下載每週費用報表範本的副本。 不過，在使用之前，請確保您的財務團隊已核准其格式和版面配置。 一旦完成，您的團隊成員就可以使用此範本輸入 Business 版費用、說明費用並提交以供報銷。

為什麼費用報表很重要？

公司內的某個人或一群人無法獨自負責進行 Business 版採購。 並非每個團隊成員都會為公司進行採購，但擁有費用報告流程可以確保任何人在需要提交費用和獲得報銷時都能做到。

費用報表很重要，因為它們：

• 追蹤團隊和公司支出

• 透過顯示可以降低成本的地方來改善成本控制

• 從總收入中扣除支出，以確定獲利能力

• 為員工報銷 Business 版費用

資金是公司內部最重要的監控項目之一，而費用報告是更大的成本管理拼圖中的一塊。

使用線上表單報告支出並監控公司預算

當團隊成員需要快速列出其購買項目時，可列印的費用報表可能會有所幫助，但使用線上表單將使您的公司財務監控更上一層樓。 如果您想要一個靈活的系統，讓您可以輕鬆進行變更、自動提交和分享文件，那麼數位報告是不言而喻的選擇。 藉助Asana ，您可以建立標準的接收流程，輕鬆輸入費用並提供報銷。