旅行計劃表範本

想像一下，您距離期待已久的旅行只剩下幾天時間了。 您已預訂航班、確認住宿和租車，但其餘的旅程詳細資料則散落在電子郵件、待辦清單和半成品試算表中。 旅行計劃表範本可協助您將所有變動的部分整合到一處，因此不會有任何遺漏。

在 Asana 中的旅行計劃表範本可讓您在單一、可分享的工作空間中組織旅行詳細資料、行程表、預算和重要文件。 無論您是計劃家庭假期、Business 版差旅還是多站公路旅行，此範本都可作為組織所有內容的逐步指南。 它簡化了規劃流程，讓所有資訊都可存取，並確保所有相關人員都能為創造成功的旅行體驗做出貢獻。

誰能從旅行計劃表範本中受益？

在 Asana 中，我們看到旅行組織者一旦開始使用中央範本工作，就能將規劃時間減半。

旅行計劃表範本解決了旅行規劃碎片化的問題。 您可以在一個結構化的工作流程中追蹤每一次旅行的詳細資料，而無需在試算表、列印的核對清單和群組聊天之間來回切換。 更新計劃、指派職責和追蹤預算變得很容易，而不會忽視大局。

理想的使用者包括經常出差的旅客、旅行社、活動協調人員和管理公司差旅的 Business 版團隊。 規劃團體度假的家人和朋友也可以從擁有用於打包清單、當地資訊和基本文件的共用空間中受益。 從休閒的週末旅行到多國探險，旅行計劃表範本可讓每個步驟井然有序且易於遵循，從而支援任何旅行行程。

為什麼要使用 Asana 的旅行計劃表範本？

一家旅行社表示，轉移至 Asana 旅行計劃表範本後，便不再錯過預訂，也不再發生最後一刻的混亂。 他們的團隊可以將每個預訂、付款和文件指派給一個明確的所有者，並設定期限，從而使旅程的每個階段都能順利進行。

Asana 差旅規劃表範本將差旅規劃轉變為結構化、可重複的流程。 它結合了數位規劃的靈活性和共享工作空間的可視度。 參與旅行的每個人都可以即時檢視計劃、提供更新並進行變更，而不會造成混淆。 從規劃的第一天到您回到首頁的那一刻，您都能獲得更好的旅行體驗。

差旅組織者和規劃團隊使用 Asana 差旅規劃表範本的原因包括：

• 在一處集中位置組織旅行詳細資料、行程和預算

• 指派預訂、文件和物流的所有權

• 即時追蹤團體旅行和 Business 版差旅的更新

• 即時與所有參與旅行的人員分享資訊

• 從規劃到旅行後總結，管理整個流程

如何使用此差旅計劃表範本

您可以在 Asana 中依循此處所示的架構，建立自己的差旅計劃表範本。 範例版面配置包括旅行詳細資料、行程表、預算、打包清單、當地資訊和重要文件等區段。 頂端的標籤頁 (清單、看板、時間軸、儀表板、行事曆、工作流程、訊息和檔案) 提供了多種檢視和管理同一專案的方式，讓您可以追蹤小細節和整體旅行計劃。

無論您是規劃公路旅行、Business 版差旅還是長假，都可以使用這些區段和檢視來建立您的版本，從而自訂流程以符合您的特定旅行。 此逐步指南提供了井然有序的結構，以便您將所有旅行資訊儲存在一個共用空間中。 將計劃集中在一處，可讓所有相關人員在旅行前和旅行期間存取、更新和檢查其職責。

步驟 1：新增旅行詳細資料

「旅行詳細資料」區段可作為整趟旅行的快速參考。 請包含旅行名稱、旅行類型、日期和旅行目的，例如休閒、Business 版或兩者兼而有之。 您還可以新增旅行目標的簡介，例如參加會議、探索特定地區或在度假村放鬆身心。

為主要的出發前項目建立任務，例如預訂航班、購買旅遊保險和申請簽證。 將每個任務指派給特定人員並設定截止日期，這樣您就不會把事情拖到最後一刻。 對於團體旅行，此區段也可作為旅客的主要聯絡人清單，包括電子郵件地址和電話號碼。

步驟 2：建立行程表

行程表區段是您旅行計劃的支柱。 將旅程按天分解，包括交通時間、報到、行程、活動和餐點。 列出每個區段的確切時間，並在相關時包含地址或集合地點。

切換至時間軸檢視，即可將您的排程可視化，並發現任何重疊情況。 將項目拖曳到新的時段以調整時間，從而更輕鬆地協調交通、住宿和活動。 對於更複雜的旅程，請按地點或日期對行程項目進行分組，以便維持檢視的可管理性。

步驟 3：追蹤預算

預算區段可確保您的支出保持在限制範圍內。 為每個主要成本類別建立任務，例如交通、住宿、餐飲和活動。 包括每個項目的成本估算、實際金額和付款狀態。

指派追蹤每項費用的所有權，以免忽略任何類別。 您還可以使用自訂欄位將付款標記為「待處理」或「已付款」，從而輕鬆查看需要後續追蹤的地方。 如果旅行涉及多位旅客分攤費用，請為每個人的份額新增子任務。

步驟 4：建立行李清單

「行李清單」區段可防止遺忘必需品。 為衣物、電子產品、文件和任何旅行專用裝備建立單獨的任務。 新增有關數量、顏色或特殊要求的詳細資料，以免在打包時出現混淆。

對於團體旅行，請將項目指派給個人，並註明只有一個人需要攜帶的共用項目。 將項目打包好後，請將任務標記為已完成，並鼓勵旅客在出發前一天檢查此區段，以確認是否已準備就緒。

步驟 5：新增當地資訊

「當地資訊」區段可幫助旅客快速適應目的地。 請提供緊急聯絡電話、醫院和大使館地址、當地交通詳細資料，以及實用的應用程式或網站。 您還可以納入文化提示，例如日常用語、禮儀指南和有關小費的當地習俗。

將研究任務指派給團隊成員或旅客，並包含可靠來源的連結。 將地圖或圖片直接新增至任務，讓您在抵達後更有幫助。

步驟 6：組織重要文件

重要文件區段有助於讓您的旅行文件井然有序。 為護照、機票、確認碼和許可證建立任務。 將掃描的副本或 PDF 附加到每個任務，以便在需要時從手機存取。

將每份文件指派給負責攜帶的人員。 如果您的旅程涉及多個過境點或報到，請為每個地點建立子任務，以便在正確的時間更輕鬆地找到正確的文件。

步驟 7：使用標籤頁即時管理旅程

Asana 專案頂端的標籤頁可將您的旅行規劃工具轉變為即時控制中心。 使用儀表板監控預訂狀態並追蹤您的預算。 訊息可讓您溝通更新內容，而無需切換至其他應用程式。 檔案可將所有相關文件、票證和地圖保留在同一處。

工作流程可以將重複的動作自動化，例如在付款標記為已完成後，將「待處理」預訂移至「已確認」。 透過將這些檢視整合使用，您可以從規劃的第一天到回到首頁，維持完整的監督。

Asana 規劃功能

Asana 功能可協助您將差旅規劃工具範本調整為特定的差旅規劃工作流程。 它們提供了可視化排程、管理職責和集中管理資訊的工具。 您可以在asana.com/features查看完整的功能清單。

時間軸檢視

以視覺化版面配置查看整個旅程行程表，從而輕鬆識別差距或重疊。 拖曳以調整活動，確保交通和住宿保持同步。

自訂欄位

追蹤行程類型、預訂狀態或費用類別等詳細資料。 例如，在「預算」區段中使用「已付款/未付款」欄位，以便快速檢查付款進度。

行事曆檢視

依日期檢視所有差旅任務，以便協調活動和期限。 此檢視非常適合用於將預訂與整體排程對應。

附件

將文件、地圖和確認電子郵件直接儲存在相關任務中。 旅客無需搜尋收件匣，即可立即開啟。

行動應用程式

隨時隨地存取差旅規劃表，輕鬆查看行程表、上傳收據或確認預訂。

推薦的整合

整合可將您的差旅規劃表範本與您在差旅規劃期間使用的其他工具連結起來。 這些整合可讓您無需在平台之間切換，即可同步溝通、預訂和文件。

在 Asana 應用程式目錄中瀏覽已完成的整合清單。

Canva

在 Canva 中設計可視化行程表、目的地指南或打包清單圖形，並將其附加到您的旅行計劃表中。 此功能支援建立易於閱讀和分享的極簡版面配置。 您還可以設計社交媒體貼文，強調旅程里程碑，然後直接在旅行計劃表中連結，以便在旅程期間快速存取。

Microsoft Teams

將差旅預算、打包清單或行程表從 Asana 匯出至 Excel，以進行進階格式化或報告。 您還可以將現有試算表匯入 Asana，從已收集的資料中建立差旅計劃表。

Google 試算表和 Google 文件

同步差旅預算和行程表，以便快速匯入或匯出，這對於管理多個客戶的旅行社特別有用。

Slack

接收預訂確認或行程變更的即時通知。 即時通知可協助群組進行協調，而無需持續檢查旅行計劃。

Dropbox

將旅行文件、照片和影片儲存在有序的資料夾中。 將其連結至相應的任務，以便隨時輕鬆找到檔案。

Zoom

連結線上會議詳細資料，以便在旅行期間進行旅行前簡報或遠距報到。 旅客可以直接從任務加入會議。

關於差旅規劃範本的常見問答