您的專案集管理入門指南

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsAugust 29th, 2022
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若您需要管理多個跨團隊與部門的計劃,必定明白獲得和分享明晰度有多困難。專案管理工具可作為組織和執行單一計劃工作的工具,但論及獲得跨團隊和部門明晰度,則需要專案集管理。

何謂專案集管理?

專案集管理 (PPM) 即多個專案的集中式管理。藉助專案集管理功能,您可以獲得跨專案與計劃的可視度,以便將團隊日常工作與公司組織性策略彼此連結。從策略到執行,專案集管理工具都能協助您追蹤業務優先順序,瞭解全盤情況。

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專案集管理與專案管理:兩者差異為何?

若您已熟悉專案管理,就會明白這是規劃、管理並執行工作的絕佳方式。專案管理可以協助您的團隊針對人、事、時維持資訊同步,並且提升特定計劃中的團隊協作。此外,專案集管理還能協助您管理多個專案及大型計劃。

專案管理與專案集管理都屬於工作管理範疇,這是一種在組織範圍內協調工作的系統性方法,從專案、進行中的流程到日常任務都能因此清楚明細。若您有以下需求,專案集管理就能派上用場了:

  • 您需要一種能夠組織並追蹤團隊多個專案和優先順序的方式。

  • 主管級專案關係人需要一種輕鬆的方式來查看跨多項計劃的進度。

  • 您需要一種可以連結日常工作與策略性目標的更清晰的方式。

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專案集管理中的角色與職責

如同專案管理,專案集管理中也有一些關鍵角色與職責。您可以藉由這些角色,確保每個人既能理解自己在專案團隊中的職責,也能瞭解其他每一位團隊成員的職責。

專案集經理

如您所想的那樣,專案集經理就是建立、管理專案集的人員。作為專案集經理,您不一定要充當專案集中每一個專案的經理,但您需要確保專案集中的專案維持最新狀態,且包含相關的近期狀態更新內容。安排與個別專案經理進行定期查核,以便掌握進度,撰寫專案狀態報告

主管級專案關係人

主管級專案關係人即需要關於專案集計劃事務高階檢視的任何執行人員。例如,若您管理著行銷部門中的團隊,行銷長或行銷事務負責人可能就是專案集的主管級專案關係人。

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計劃經理

計劃經理的角色與專案集經理相似。兩者在角色與管理技術上的主要差異在於,計劃經理需要負責管理彼此連結的專案,而專案集經理則不一定。例如,計劃經理可能需要管理與特定產品行銷發佈相關的多個專案,而專案集經理則需要管理行銷部門中的多個專案,各個專案之間可能並沒有直接關係。

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專案經理

沒錯,專案集管理中還有專案經理一職!專案經理可擁有大型專案集中的個別專案。依據專案集的規模和範圍,某些專案可能需要由專案集經理擁有並加以管理。

專案團隊成員

需要針對專案集中的專案執行工作的每一位人員都屬於專案團隊的一員。您的專案團隊可能是由公司不同部門的成員組成跨職能群體,也可能就是傳統的團隊成員。「專案團隊」和「團隊」之間的主要差異在於,專案團隊是在專案期間共同合作的群體,專案完成後即解散。

專案集管理的優勢

專案集管理可協助您與相關專案關係人獲得跨大型專案與計劃的鳥瞰式檢視。若運用得宜,專案集管理可協助您常看整體情況,作出更好的策略性決策。使用專案集管理工具的團隊可收穫以下幾種好處:

  • 可視度增加

  • 更步調一致

  • 高階整體性規劃

  • 一目了然的深入解析

  • 有更多可用於創意及策略性工作的時間

  • 即時專案進度

  • 更快速的決策制定

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若要獲得專案集管理帶來的好處,您需要一個出色的專案集管理工具

專案集管理是工作管理這一更大型工作系統中的一部分。若要有效運用專案集管理軟體,您需要一個可以協助您將策略與日常工作加以連結的工具,從而獲得所有工作內容的鳥瞰式檢視及即時更新。有三種必備的專案集管理軟體功能:

即時專案狀態更新

專案集管理的其中一項主要價值,在於可以獲得專案集中每一個專案進度的宏觀理解。若要實現,須確保您的專案集管理工具能提供針對專案與專案集層次的報告功能。主管級專案關係人可透過此舉,獲得專案集層次上可以一目了然的深入解析,然後在必要時深入探查任一專案特定的狀態更新內容。

時間軸與依存項追蹤

專案集由多個複雜專案組成,因此須確保您的專案集管理軟體可提供能夠檢視專案集中所有專案時間軸以及其中每一個依存項的方式。藉助甘特圖式檢視,您可以確定每一個專案的關鍵里程碑及其日期,確保各項事務都能順暢推進。

工作負荷管理

工作負荷管理可協助您制定並追蹤您的資源管理計劃。藉助工作負荷管理工具,您就能清楚瞭解專案團隊在專案集裡所有專案中的職責與交付項目。若您需要變更資源管理計劃,您可以透過這種方式查看尚有餘力及幾近過勞的人員。

專案集管理流程與最佳作法

若您需要維護一個處於最新狀態、即時的專案集,專案集管理就能發揮出最佳效果。作為專案集經理,您的任務是要與個別專案經理進行定期查核,確保其專案如計劃推進。您與所有主管級專案關係人都可以專注於任何存在風險或偏離進度的專案和正確的方向,同時確保進度正常的專案可以與公司的策略性目標正確無誤地維持步調一致。

若要開始使用專案集管理,請依循以下 5 個簡單的步驟:

第 1 步:讓專案集與業務目標步調一致

專案集管理可協助您連結日常工作與策略性目標,但為了能夠最大限度實現這一點,您應瞭解需要連結的策略性目標是什麼。若您的公司設定了年度或季度目標,您可能會有從營收目標到減少客戶流失等各種目標。請明確您的專案集服務於哪些策略性目標或 OKR,以及要如何進行。

第 2 步:新增專案

您的專案集應包含所有相關專案。確保您新增了正確的專案,若有重要性順序,則據以安排優先順序。作為專案集經理,需要花些時間,針對專案集中每一個專案與策略性目標之間的連結情況,與個別專案經理同步資訊。最後,須確保專案集中並未遺漏任何相關專案。

第 3 步:與主管級專案關係人分享您的專案集

專案集是一種可以協助您與專案經理維持資訊同步並且更好地安排專案工作優先順序的工具,同時,它也是讓主管級專案關係人獲得跨部門計劃鳥瞰式檢視的方式。務必讓他們可以輕鬆存取您的專案集管理軟體。若主管人員可以取得專案進度即時深入解析,他們就能作出更好的決策。

第 4 步:取得即時專案更新

務必讓您的專案經理定期更新其個人專案。此舉可讓您的專案集成為所有計劃的團隊使命控制中心。您可以在一處地方查看這些內容,以便更好地瞭解相依性,確定新專案機會,對存在風險的專案施以援手。

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第 5 步:將專案集用於資源管理

除了協助您與關鍵專案關係人及時瞭解專案進度以外,專案集還是適用於資源管理的強大工具。在每一個專案的規劃階段中,您可能都會有一項資源管理計劃。若您從鳥瞰式專案集的角度看到專案偏離進度,您可以在專案之間重新分配可用資源,以便解決問題。確保您的專案集管理工具可提供工作負荷管理軟體,以此增加資源協調與重新分配時的可視度。

使用專案集管理查看整體情況

專案集管理是與團隊協作或進行跨團隊協作的最佳方式。在一處地方獲得所有計劃的鳥瞰式檢視,這樣就可以在合適的地方追蹤正確的指標。

想要試用專案集管理工具嗎?深入瞭解 Asana 的專案集功能,即可在一處地方輕鬆連結所有計劃。

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