收件匣清空：什麼是收件匣清空，以及如何實現

收件匣清零：這是一個流行語嗎？ 生產力的聖杯？ 兩者皆是？ 還是兩者皆非？ 

如果您與 10 位不同的專業人士交談，您會得到 10 種不同的關於收件匣清空的意見。 這是因為對我們大多數人來說，電子郵件是非常個人的。 在組織和管理收件匣方面，每個人都有自己的小癖好。 那麼，收件匣清空是如此兩極化，這是否令人驚訝？ 

在本文中，我們將深入探討 Inbox Zero 的內容、方式和原因。 在深入瞭解如何充分發揮其潛力之前，先瞭解這個詞背後的歷史。

什麼是收件匣清空？

Inbox Zero 是一種生產力策略，旨在透過有條不紊地刪除、分類或以其他方式清理收件匣中的電子郵件，從而讓您的思緒井然有序。 如果您曾經歷過因不斷檢查電子郵件而導致生產力下降，您就會理解 Inbox Zero 背後的意圖。 

這個詞是由 Merlin Mann 在他的部落格和 Podcast 43 Folders中首次創造的。 Mann 的想法是幫助員工與電子郵件建立更隨性的關係，以幫助他們保持頭腦和收件匣的清晰。  

值得注意的是，Mann 的主要目標並不是要實現收件匣永遠空無一物。 事實上，據報導 Mann 本人的收件匣相當混亂。 收件匣清空的主要目標是讓您的收件匣為您服務，而不是相反。

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實現收件匣清空的 5 個步驟   

在開發 Inbox Zero 時，Merlin Mann 開發了幾個步驟來有條不紊地組織您的收件匣。 每次檢查收件匣時，都有一個系統可以幫助您安排電子郵件的優先順序，避免浪費時間。 

何時檢查收件匣

Inbox Zero 的一個關鍵要素是建立並維持對收件匣的控制。 首先要確定檢查收件匣的時間。 

如果您是一個連續檢查收件匣的人，那麼您並不孤單，但一直檢查收件匣會耗盡您的生產力。 事實上，研究表明，在中斷後重新集中注意力需要 25 分鐘以上。 這意味著每次您檢查收件匣而不是工作時，您的大腦都需要 25 分鐘才能回到狀態。 

為了減少情境切換，請在一天中選擇一到兩次來檢查您的電子郵件，作為您收件匣歸零系統的一部分。 這將保護您的專注時間，並防止您一整天都被電子郵件吸引。  

收件匣歸零法

那麼，什麼是 Inbox Zero 方法？ Mann 的步驟遵循五個主要動作：刪除、委派、回覆、推遲和執行。 

• 刪除：此電子郵件是否需要回覆？ 收件匣歸零的第一步是刪除所有不必要的電子郵件。 這也包括取消訂閱您不會閱讀的電子報，或封存您不再需要的舊訊息。

• 委派：您是否是回覆此電子郵件的合適人選？ 委派是確保工作由合適的人員完成的強大工具。 如果您不是該任務的合適的聯絡人，請將其委派給合適的人。 

• 回覆：如果您可以快速回覆電子郵件，請立即回覆。 這將有助於防止簡單的任務發生遺漏。 一個很好的經驗法則是回覆需要五分鐘或更短時間的電子郵件。 

• 延遲：如果電子郵件需要更深入的回覆或不是優先事項，請先將其擱置，稍後再回覆。 不過，請勿將電子郵件留在收件匣中。 請在您的工作管理工具中擷取延遲的任務 (截止日期和所有內容)，並回覆對方，讓他們知道您將何時處理。 然後，封存電子郵件以減少收件匣的混亂。 如果您願意，也可以將其傳送至「稍後回覆」資料夾。 

• 執行：此時，您應該知道哪些電子郵件是優先事項並需要採取行動。 收件匣歸零的最後一步是實際處理重要的事情。 將所有重要任務從收件匣轉移到您的工作管理系統中，然後開始使用。 尋找與您的電子郵件客戶端整合的工作管理工具，例如Asana for Gmail或Asana for Outlook 整合。

建立適合您的 Inbox Zero 資料夾

收件匣歸零的精神是建立一個適合您的系統。 並非每個人都需要建立收件匣資料夾來實施系統，但有些人會覺得這樣做很有幫助。 如果您發現自己遺失了重要的電子郵件，或對超載的收件匣感到恐懼，不妨嘗試使用資料夾系統，看看是否有幫助。 

您建立的資料夾沒有硬性規則。 建立任何對您和您的工作有意義的資料夾。 以下想法可以幫助您入門。  

• 行動：如果您在分類過程中有推遲到稍後處理的電子郵件，您可以將其整理在此行動資料夾中。 這可能包括需要深入回覆的電子郵件，或可以等到後一天才回覆的電子郵件。  

• 等待：某些電子郵件可能需要其他成員在討論串中提供意見。 如果您經常需要等待團隊的回饋，不妨建立一個「待處理」資料夾。 將這些電子郵件分組在一起，有助於您每天早上快速查看哪些電子郵件可能需要後續追蹤。  

• 構想：我們的收件匣不僅僅是任務和溝通的空間。 有時候，我們會註冊電子報或訓練課程以獲得靈感。 建立一個構想資料夾可以確保您仍有空間存放這些電子郵件，而不會使收件匣變得凌亂。 

• 專案特定：如果您有正在進行的專案，建立專案特定資料夾可能會很有用。 這樣，每個專案的任何溝通或待辦事項都可以在同一處進行。 

• 封存：雖然無需建立封存資料夾，但封存可能是一個有用的組織工具。 如果您有不想刪除但不必要的電子郵件，快速封存它們將有助於清理收件匣，而不會永久遺失資訊。 

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保護專注時間的 4 個提示 

全球大多數 (80%) 的知識工作者預設會在開啟電子郵件收件匣的情況下工作。 當我們收到通知時，無論我們最初在做什麼，都會立即檢查。 

但讓您的收件匣為您服務，關鍵在於重視您的時間和精神能量。 如果您一直開啟收件匣並立即回覆通知，就無法讓大腦有機會專注於重要的工作。 您試圖同時處理多項任務，但人類其實無法做到這一點。

多工只是一種迷思。 您真正在做的是在任務之間切換。 一次專注於一個任務幾乎總是更有效率。”

為了從「收件匣清空」中受益，並讓收件匣為您所用，請不要將電子郵件收件匣視為您的首要任務。 相反地，請透過以下方式為自己和收件匣設定界線：

• 關閉通知。 通知會使我們脫離流程狀態，並打斷深度工作力。 實現收件匣清空的最佳方法之一是減少或關閉電子郵件通知。 零收件匣的部分目的是在您檢查電子郵件時有目的性。 透過關閉通知，您可以確保自己在進行重要工作時不會被拉出流程。 

• 將電子郵件回覆時間分成時間區段。 時間段法是一種時間管理策略，您可以將類似的任務組成群組，並在行事曆上安排這些任務。 例如，嘗試在早上第一件事建立一個一小時的時間區塊，以檢查和回覆重要的電子郵件。 然後，您可以專心工作，專注於其他重要的高影響力任務。 在一天結束時，安排一個 30 分鐘的快速時間區段，或另一個小時的時間區段 (取決於您每天收到的電子郵件數量)，以回覆當天收到的任何電子郵件。 這樣一來，您仍然可以及時回覆並掌握收件匣，而不會讓收件匣支配您。

• 釐清並堅持每日優先事項。 通常，一整天收到的電子郵件都會讓人覺得是主要的優先事項。 您可能會偏離每日計劃，回覆電子郵件或為同事提供快速幫助，然後工作日突然就結束了。 透過釐清並堅持每日優先事項，您可以決定電子郵件是否重要到需要立即處理，或者是否可以等到專門的時間段。 

• 建立電子郵件「工作時間」。 「零收件匣」最終是為了不讓您的電子郵件收件匣控制您的工作日。 其中一個方法是確定您何時會 (以及不會) 回覆電子郵件。 花點時間思考最適合適的電子郵件工作時間，並與團隊分享該排程。 例如，您可以告訴他們，您會在上午 9 點和下午 5 點開始回覆電子郵件 15 分鐘，但您不會在週末檢查電子郵件。 設定這些界線可以改善您與收件匣的關係。

透過工作管理實現零收件匣

清理收件匣只是「零收件匣」的開始。 在您組織、刪除和清理收件匣後，您將只剩下重要的工作通知。 這些通知可以幫助您建立每日、每週或每月的行動計劃。 

這就是工作管理發揮作用之處。

工作管理系統可讓您在符合需求的工作流程中輸入、組織和協調任務。 與您的電子郵件收件匣不同，這些工具旨在幫助您擷取和組織任務，並增加您花費在重要、富有成效工作上的時間。

透過有效的工作管理，您在工作附帶事務上花費的時間會顯著放棄。 與其將 60% 的時間花在傳送電子郵件、尋求任務核准或在收件匣中搜尋文件等事情上，不如將所有資訊集中在一處。 實際上，您花費在組織工作上的時間減少了，而將更多時間用於執行任務。 

底線

您不必成為生產力專家，就能看到您的電子郵件收件匣並非為幫助您完成最佳工作而設計。 當我們受到收件匣的限制時，我們就沒有足夠的腦力來完成出色的工作。

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