情境切換正在降低您的生產力

我們大多數人都會使用應用程式、工具和資源開始和結束工作日。 我們會檢查 Slack 訊息、點擊電子郵件收件匣、檢閱數位任務清單，並啟動作業系統。 這些事情只在半小時內完成。 在不同的任務、工具和資源之間跳躍被稱為情境切換，這就是我們花費大量時間的方式。

幸運的是，我們有一些方法可以對抗情境切換。 讓我們更深入地瞭解什麼是情境切換、真正的成本，以及我們如何恢復注意力持續時間。

什麼是情境切換？

情境切換是指您在不同任務、應用程式或專案之間跳躍。 這很正常，我們都會這麼做，但我們花了太多時間在社交媒體、溝通應用程式和專案管理軟體之間跳轉，以至於沒有太多生產力時間和空間留給深度工作力。 這種分心的代價會損害生產力並增加壓力，讓我們同時承受更多壓力，生產力也降低。

為什麼我們會進行情境切換？

所有這些轉換的原因很簡單：我們的注意力需求太多。 根據2022 年工作剖析索引，超過半數的員工 (56%) 認為他們必須立即回覆通知。 此外，員工每天在九個應用程式之間切換，他們對此感到不勝負荷。 這很有道理，九個應用程式需要同時處理。  

這些工具和技術旨在讓工作更輕鬆、更快速、更智慧。 但太多互不連結的應用程式會產生與預期相反的效果，它們會拖慢一切，使工作更加複雜。

情境切換和多工處理有何不同？

情境切換和多工處理都會對您的工作產生負面影響，但兩者略有不同。 情境切換涉及在不同項目之間快速移動。 通常，這會發生在您完成目前工作之前。 例如，您正在進行專案簡介，而您的老闆指派您一個新任務，要求您提取狀態報告。 您沒有完成簡介，而是立即切換並開始撰寫報告。 

另一方面，多工處理是指您嘗試同時完成多個任務。 使用上述範例，如果您是同時進行多工，您將同時處理專案簡介和狀態報告，並在兩者之間來回切換。 兩者都會影響您的工作，根據工作剖析索引，超過一半的工作者在會議期間進行多工處理。 

閱讀：破除 5 個關於同時處理多項任務的迷思，以及 6 種維持生產力而無需在任務皆切換的方法

代價：情境切換如何破壞您的一天

情境切換的代價很高，但我們已經習慣這樣做，以至於有時候我們甚至沒有意識到這種情況的發生。 在回到我正在處理的報告之前，回覆一封電子郵件有什麼害處？ 在會議中快速傳送 Slack 問題有什麼問題？ 

實際上，情境切換會對我們的工作感受產生負面影響。 加州大學歐文分校的一項研究得出結論，僅僅 20 分鐘的重複中斷後，人們就會感到壓力、挫折感、工作負荷、投入量和壓力顯著增加。 

這是一個問題，因為我們經常被打斷。 工作剖析索引發現，超過三分之一的員工對持續的提醒感到不勝負荷。

根據指標，我們花費了大量時間在情境切換上：

• 42% 的人比一年前花更多時間處理電子郵件

• 40% 的人比一年前花更多時間在視訊通話上

• 52% 的人在線上會議期間進行多工處理的時間比一年前更長

• 56% 的人認為他們需要立即回覆通知 

當您觀察不同世代時，這一點更加明顯，千禧一代和 Z 世代的感受比整體員工更加強烈。

避免情境切換的 9 種方法

未來的工作不必充斥著過勞、不堪重負的團隊成員，他們每隔一分鐘就要在十幾個不同的應用程式和任務之間切換。 您可以透過一些簡單的心態轉變和一些結構，為自己和團隊奠定成功的基礎。 以下是 9 個有助於避免情境切換的提示：

1. 使用勿擾模式：允許員工使用勿擾模式或行事曆區塊，以便專注於工作。

2. 使用整合：簡化常用的 Business 版工具，以便團隊集中投入量，減少時間和情境切換的需求。

3. 改善協作：建立更多跨職能團隊，使其能夠在不受工作附帶事務拖累的情況下協同工作。 透過使用促進非同步溝通的工具，您可以減少在不同的訊息平台和電子郵件之間切換所花費的時間。

4. 整合工具：將應用程式和工具整合到一個集中式平台 (例如工作管理平台) 中，以便在單一工具中存取資訊、溝通和工作流程。

5. 練習時間管理技巧：嘗試生產力工具，例如番茄工作法，您可以依序設定重複的工作區塊和休息時間。 這些結構化的時間區塊限制了干擾，並鼓勵完全專注於手上的任務。

6. 安排任務的優先順序：使用任務優先順序方法，讓您的工作充滿吸引力，從而避免分心。 嘗試不同的技巧，看看哪種最適合您的工作。 例如，團塊法旨在將相似的任務批次處理在一起，並保持更長時間的專注力。

7. 將工作與目標連結起來：將每個任務與更大的目標和計劃連結起來。 這種同步流程可讓您保持專注，減少情境切換。 此外，這還有其他好處，例如標記長期目標的進度，並向您展示日常任務的重要性。

8. 安排共同工作時間：使用遠距工作軟體舉辦虛擬共同工作會議，或在可能的情況下親自參加。 這種面對面的時間限制了分心，因為在對話中更難回覆訊息。

9. 取消不必要的會議：狀態更新真的需要 30 分鐘的通話和簡報嗎？ 或者，您可以限制干擾，並將其作為專案狀態報告來處理嗎？

掌控您的通知，以便節省時間

情境切換已成為工作日的常態。 有時候，您似乎無法在沒有聽到通知提示的情況下持續 30 秒。 您的注意力總是被不斷爭奪，但有了明確的界線和支持性的經理，您就可以享受專注工作帶來的安心。

想深入瞭解我們的工作方式嗎？ 閱讀完整的工作剖析報告，瞭解 2022 年工作的最新發現和研究。