如何製作每日排程：範本和範例

有時候，您會覺得一天的時間不夠用。 當發生這種情況時，將一天視為 24 小時的時間區塊而非單一單位會很有幫助。 透過區分每個區塊，您可以為工作、社交、用餐和創作留出特定的時間。

當您清楚瞭解自己如何運用時間時，就不會總是覺得時間不夠用。 今天，您將瞭解每日排程對時間管理的重要性。 透過每日規劃，即使在您覺得生產力不高的日子，也能為成功做好準備。

什麼是每日排程範本？

無論是在工作或個人生活中，您每天都會執行一系列例行任務。 在腦海中處理這份待辦清單是件令人筋疲力盡的事，而且往往無法幫助您完成工作。 這就是每日排程的用武之地，您可以在每日行事曆中預留時間，用於在接下來的 24 小時內完成所有需要完成的事情。 您可以每天使用相同的大綱來安排排程，也就是每日排程範本。 然後，您只需複製範本，更新當天的任務，即可開始工作。

如果您更喜歡強調完成任務的簡單選項，請嘗試使用每日核對清單範本，讓行動項目更易於管理。

如何以 6 個步驟建立每日排程

無論您選擇哪種線上排程工具，都可以依循以下六個步驟，建立井然有序、美觀的每日排程範本。

1. 列出待辦項目

在組織待辦事項之前，首先需要列出當天需要完成的所有項目。 您可以將這些項目逐一新增至排程應用程式，以便知道您已記錄這些項目，或使用儘管去做 (GTD) 方法等技巧，系統性地記錄您需要完成的所有事項。 

在清單中包含週期性任務，例如會議、運動和約會。 還包括期限或電話等一次性任務。 您可以決定任務清單的具體程度。 例如，如果您想將「去吃午餐」作為一項週期性任務來新增每日結構，請繼續。

提示：如果您不知道未來一週的所有任務，也沒關係。 您隨時可以在清單中新增更多待辦項目。 

2. 安排任務的優先順序

如果您在建立待辦清單後感到不知所措，請不要擔心。 一旦您排定優先順序，您的清單就會變得更有條理。 當您為工作排定優先順序時，您會更清楚地瞭解需要完成的工作以及完成的時間。 這樣一來，如果您在某一天似乎無法完成所有任務，您可以專注於優先順序最高的任務，也就是影響最大的任務。 

若要安排工作的優先順序，請先將每個任務標記為高、中或低優先順序。 在整理任務時，您可以問自己以下問題：

• 哪些任務有嚴格的期限？

• 哪些任務必須在特定日期完成？

• 如果我沒有盡快完成任務，我會對哪些任務感到壓力？

• 接下來我想完成哪些任務？

• 哪些任務可以等待？

提示：如果您有相互衝突的任務，請考慮哪個任務最緊急。 例如，如果一個專案是為客戶而設，另一個是為您的老闆而設，那麼客戶專案可能會優先考慮。 當期限衝突時，請向您的團隊成員和經理尋求幫助。 看看是否有任何工作可以委派或延遲。

3. 註記期限

若您尚未這麼做，請瀏覽您的線上待辦清單，並確保每個任務都有期限。 如果您不確定期限應該是什麼時候，請選擇一個目前合理的期限，畢竟您之後可以隨時更新。 

與優先順序一樣，期限會告訴您哪些任務最重要，以及您需要在何時完成工作。 如果沒有明確的期限，即使您有充足的時間來處理，也可能會意外錯過交付項目。 事實上，不明確的流程是錯過期限的第二大因素

提示：期限不僅適用於工作專案。 您可以為個人任務建立自己的期限，以便對自己負責。 例如，如果您計劃參加半程馬拉松，應該設定每週跑步的訓練期限。 透過建立這些期限，您可以確保自己在比賽到來時處於最佳狀態。

4. 找出週期性活動

在線上待辦清單中記錄期限後，請標記所有週期性事件。 這些活動可能包括每週團隊會議、每月書友會或與客戶的電話會議。

然後，使用專案管理軟體將週期性活動編程到您的每日排程中。 這樣一來，您就不必每週或每月都要追蹤重新排定的項目。 排程範本可為您提供用於重複任務、輪班或工作流程的結構化和可重複的架構，從而使這一流程變得更加輕鬆。

提示：現在也是快速審核您的週期性活動的好時機。 您是否有任何定期執行的事情應該停止或委派給其他人？ 

5. 按時間、優先順序或期限排序項目

重要時刻已到，現在是時候將待辦清單上的項目按日期和時間排序了。 您也可以依據優先順序或期限等其他偏好來排序您的每日任務。

將項目新增至每日排程範本時，請考慮您在上方執行的步驟。 您的高優先順序項目應該先進行，而低優先順序項目則可以在當天或當週稍晚的時間進行。 請在行事曆範本中相應地分散您的週期性活動。 隨著待辦清單縮短，您的每日日程也會變得更滿。 

提示：您可以將待辦清單切換為行事曆檢視，以查看行事曆的進度。 如果您的排程似乎太滿了，您可以在排程流程中新增額外的步驟。 移除任何不必要的任務，以便您有喘息的空間休息或進行變更。

6. 保持彈性

現在您已經清楚瞭解每日排程的樣貌，就可以開始工作了。 在一天和一週的時間中保持彈性非常重要，因為您一開始的排程可能不會是實際發生的事件。

數位計劃表最棒的是，安排任務變得更容易，未來的變更也變得不那麼繁重。 生活是不可預測且難以控制的。 客戶可能會改變期限，而您每週一的會議可能會改到週三。 當您只需按一下按鈕即可調整每日行事曆時，這些變更將不會那麼令人感到壓力。

提示：您可以將專案管理軟體用作獨立的排程工具。 大多數類型的專案管理軟體都著重於組織、自訂和可視化。 如果您利用這些功能，就可以建立一個實用且靈活的每日排程。

免費的每日排程範本

在組織待辦清單時，您可以使用以下每日排程範本。 若您要建立每週排程範本，請複製此範本，用於一週中的每一天。

雖然此每日排程範本使用的是一般時間區塊，但若您願意，也可以讓排程更加詳細。 例如，您可以在上午 7 點至 7 點 30 分之間指派任務 1 進行晨間冥想。 每小時範本可以幫助您養成良好的習慣，並讓您對自己的目標負責。

如何使用每日排程範本

建立每日排程可以改變您管理時間的方式、提高生產力並減少壓力。 每日排程範本可作為結構化指南，使您能夠系統性地列出任務和約定。 

本指南將引導您瞭解如何有效使用每日排程範本，確保您充分利用一天的時間。

選擇正確的範本

確定正確的每日排程範本是建立與您的生活方式和目標相符的排程的第一步。 無論是簡單的待辦清單範本、每週計劃表行動應用程式，還是可列印的每日計劃表範本，都請考慮哪種格式最適合您。

範例

如果您是學生，您可能會偏好包含課程排程、學習時段和休息時間區段的每日排程範本。 或者，專業人士可能會選擇每日工作排程範本，其中包含每小時的細目，以便有效管理會議、專案排程、每日任務清單和電子郵件。

依據您的需求進行自訂

選擇範本後，下一步就是自訂範本，使其符合您的日常工作。 這意味著新增或移除區段以滿足您的特定需求，確保它是您每天都可以信賴的功能性工具。

您可能會想要一個具有極簡設計和項目符號日誌選項的每日排程範本。 或者，您也可以使用雲端版的每日計劃表，將 Slack、Google 文件和 Google 試算表整合在一起，為不同的日常活動提供可自訂的字體，放置 Business 版標誌的位置，以及生日和節日的提醒通知或貼紙。

範例

想像一下，您是一位工作時間彈性的自由職業者。 您可以自訂每日排程範本，將客戶工作、個人專案、重要任務和行政職責的時間段區隔開來。 這種自訂功能使您的排程成為平衡不同日常活動和各種工作流程的強大工具。

排定重要任務的優先順序

決定哪些任務最重要，並據此為其分配時間段。 這樣可以確保您專注於對您的目標有重大貢獻的高優先順序項目。

範例

例如，如果完成專案報告是您當天的首要任務，請在您最有效率的工作時間內安排。 這樣一來，您就能確保將最好的精力和專注力分配給這項關鍵任務。 這樣做可以提高您的工作品質和效率。

納入休息時間

將休息時間納入您的每日排程範本中，有助於維持生產力和幸福感。 休息可以防止過勞、讓您的頭腦清醒，並提升創造力。 它們是您日常生活中不可或缺的一部分。

範例

考慮您在首頁工作的情境。 您可以每小時安排一次短暫的休息時間，伸展一下、喝杯茶、查看社交媒體或走到外面呼吸新鮮空氣。 這些休息時間有助於清空您的思緒，讓您更輕鬆地以全新的精力和專注力處理每日日程中的每個項目。

定期審閱與調整

每日排程並非一成不變。 根據不斷變化的優先事項、期限和個人承諾，定期審查和調整非常重要。 即使發生意外事件，這種靈活性也能讓您保持進度正常。

範例

回顧您整週的每日任務，看看哪些任務進展順利，哪些任務進展不順利。也許您會發現自己早上的工作效率比下午更高。 使用此深入解析調整下週的每小時排程，在早上優先處理重要任務。

反思您的一天

反思是持續改進的強大工具。 在一天結束時，請花點時間反思您的日常活動、您完成的事情以及您遇到的挑戰。 這麼做有助於您調整每日排程範本，以供日後使用。

範例

如果您注意到某個特定任務所需時間比預期更長，不妨考慮在未來為類似任務分配更多時間。 或者，如果您完成的工作超出預期，請思考如何在即將到來的專案排程中利用這種效率。

有效使用每日排程範本需要一些試誤，但透過這些步驟，您可以建立一個日常例行公事，從而提高生產力並幫助您更好地管理時間。 請記住，目標是讓您的每日日程為您所用，而非相反。

安排每日排程範本的 3 種方法

您可以透過多種方式安排您的每日排程範本。 您可能更願意在工作時專注於時間範圍，或者您可能更偏向於任務導向。 請考慮以下選項來設定您的每日排程格式：

每小時

每小時規劃工具是每日排程的傳統安排方式。 若要建立每小時排程，請依循上述步驟，並為重要任務分配時間。 此排程為您一天中的每個部分提供了清晰的結構。 此外，您還可以安排工作之外的義務，例如下班後的個人醫生預約。 

按優先順序

如果您偏好不設時限的每日排程，可以按優先順序列出任務，並在一天中依此清單進行工作。 這看起來可能像是一份簡單的待辦清單，但您仍然需要調整當天的優先順序。 例如，您的優先事項會根據當天發生的會議、差事、活動和預約而變更。

在下方，您會看到使用 Asana的工作管理軟體依優先順序排序的每日排程：

依期限

依據期限對您的每日日程進行排序，可以為您的一天帶來緊迫感。 查看哪些專案即將到期，將告訴您在每日計劃表中應該優先處理哪些事項。 與您的優先順序清單一樣，您的期限清單也會每天變動。 每天早上，您都需要評估待辦清單，並填寫任何週期性活動或一次性承諾。

選擇最佳的每日排程範本

您是否因為可用的每日排程範本過多而感到不知所措，不確定哪一個最適合您的生活方式和目標？ 找到完美的範本可以簡化您的日常工作、提高生產力，並使時間管理變得輕而易舉。

讓我們探索如何透過考慮您的日常習慣、偏好和工作排程的複雜性來做出這個選擇。 瞭解自己的工作流程是選擇每日排程範本的關鍵，這種範本可以提高您的生產力，並無縫融入您的生活。

紙本與數位每日計劃表範本

在紙本和數位每日計劃表範本之間進行選擇，不僅僅是個人喜好問題，它反映了您的個人工作流程，以及您如何在一天中與任務和約會進行互動。

紙本每日計劃表範本

可列印的每日計劃表範本提供了許多人都覺得滿意的實體體驗。 寫下您的任務可以幫助您保留資訊，並讓您可以自由地塗鴉、醒目提示和實際勾選已完成的任務，這可能會令人非常滿意。

紙本計劃表非常適合那些喜歡遠離螢幕，並享受寫作這種整理思緒和承諾的方式的人。

數位每日計劃表範本

另一方面，數位每日計劃表範本可滿足重視便利性和效率的科技達人。 藉助數位範本，您可以跨裝置同步排程，確保無論身在何處，都能隨時存取您的計劃。

數位版的規劃表可以輕鬆編輯、提供提醒，並與您使用的其他應用程式和工具整合。 對於那些同時處理多個專案或生活忙碌的人來說，這使它們成為一股強大的力量。

應用程式與工具

確定每日排程規劃工具的格式後，下一步就是選擇最適合您的特定應用程式和工具。 數位規劃的世界非常廣闊，從簡單的待辦清單應用程式到與您的電子郵件、行事曆和專案管理工具整合的全面規劃系統，選擇多不勝數。

對於傾向於數位解決方案的人來說，Asana 等應用程式提供強大的自訂功能，從簡單的日期和時間輸入到複雜的專案規劃功能。 這些工具不僅可以幫助您管理每日排程，還可以幫助您管理整體專案工作流程和生活目標。

與手寫的每日排程不同，排程應用程式具有以下優勢：

• 為任務和事件排定優先順序

• 提供背景資訊的空間

• 可與團隊成員分享

• 隨時可在線上存取

• 允許您在同一處建立多個行事曆

選擇最佳的每日排程範本，關鍵在於瞭解您的個人生產力流程，並將其與正確的工具相匹配。

如果您正在尋找線上排程工具，請試用Asana。 Asana 是一款工作管理平台，可協助您組織工作，以便您瞭解需要完成的事項以及需要完成的時間。

為什麼每日排程很重要？

當您建立每日排程時，您做的不僅僅是概述當天的任務。 每日排程範本可以改善您的心態，幫助您為即將到來的活動做好準備，並為您一週的剩餘時間奠定基調。

建立每日排程的優點包括：

• 表單良好習慣

• 建立結構

• 防止拖延

• 提高生產力

• 減少壓力

• 節省時間

• 提升專注度

研究顯示，例行公事有益於我們的健康。 Piedmont 的初級保健醫師 Indumathi Bendi 博士表示：「進行例行活動可以使情況看起來更可控、更可預測，從而減輕壓力。」 「做好準備是預防壓力的關鍵方法。」

使用每日排程範本掌握時間管理

建立每日排程是掌握時間管理的絕佳方式，並讓您感覺更能掌控自己的生活。 有了正確的每日排程規劃工具，您將獲得一天的結構，同時仍然可以在出現變化時進行彈性變更。 

使用專案管理軟體時，您無需選擇如何安排每日排程。 若您想查看依期限或優先順序排序的排程，請切換頁面頂端的每個選項。 您還可以將排程檢視為每月行事曆，並與團隊成員在其行事曆上進行協作。