時程表範本：如何追蹤團隊進度

如果我們告訴您，時間表不僅僅是電影中使用的打卡工具，您會有什麼反應？ 事實上，現代化的時程表可以幫助您追蹤團隊工作負荷、減少過勞，並評估團隊的整體進度。

除了追蹤工作時數外，時間表還能幫助公司實現其Business 版目標並維持在預算範圍內。 這些資料表還有助於促進專案和團隊的成功。 在本文中，您將瞭解如何使用時程表範本。 此外，我們還會說明線上時間追蹤的優點。

瞭解時程表範本

在動態工作空間團隊中，有效的時間追蹤是解鎖更高生產力和獲利能力的關鍵。 無論您是同時處理多個客戶的自由職業者，還是監督大型團隊的經理，整合時程表範本都能顯著簡化您的工作流程。

什麼是時程表範本？

時間表範本是一種預先格式化的文件，用於追蹤員工工時並管理時間輸入。 這是小型 Business 版和大型組織監控員工工作時間、計算總薪酬並確保遵守勞動法的重要工具。

例如，建築公司可能會使用時程表範本來追蹤在不同工作現場花費的時間，而行銷機構則可以使用時程表範本來準確地向客戶收取專案工作的費用。

使用時程表範本的優點

使用免費的時程表範本，可以將您的時間追蹤流程從耗時的麻煩轉變為無縫、高效的操作。 方法如下：

• 使用者友善：大多數範本易於使用，只需最少的訓練，從精通科技的千禧一代到不太精通電腦的員工，每個人都能使用。

• 靈活性：提供各種格式，如 Excel、Word、Google 試算表和文件，可滿足不同的偏好和技術設定。

• 經濟實惠：線上有許多免費的時程表範本選項，非常適合預算緊張的新創公司和小型企業。

• 可自訂：可自訂追蹤病假、休假時間和特定專案時數，從而實現全面的員工管理。

• 提高準確性：減少與手動時間追蹤相關的人為錯誤，確保公平的薪酬和準確的客戶帳單。

時程表範本類型

您將為團隊使用的時間追蹤可能取決於兩件事：團隊成員獲得薪酬的頻率以及任何當地或聯邦法律。 將員工時程表範本與公司薪資週期對應，可讓您以明確的區塊檢視時間、將工作時間與團隊成員的薪資對應，並根據需要與其他部門分享時程表。 

每日時程表範本

如果您的團隊有複雜的工作排程，每日時程表就很有幫助。 在一天中不同時段打卡上下班的團隊成員需要密切追蹤他們的時間。 每日時程表還可以追蹤特定的日常任務，例如內部會議、花費在管理工作上的時間以及花費在客戶專案上的時間。 

• 紙本時程表：每天手寫填寫的傳統考勤卡。

• 數位解決方案：用於每日輸入的數位時間表範本或時間表軟體。

• 行動裝置選項：可即時記錄工時的時程表應用程式。

範例：建築公司追蹤一天內在不同工作現場和任務上花費的時間。

每週時程表範本

每週時程表範本在詳細資料和便利性之間取得平衡，在減少提交頻率的同時，提供員工工作週的全面檢視。

• 紙張格式：涵蓋整週的時間卡，常見於零售或餐旅業。

• 數位選項：使用 Asana 或 Google 試算表的每週時程表範本，輕鬆計算每週總計。

• 整合系統：時間追蹤軟體會自動將每日輸入編譯為每週檢視。

範例：員工每週追蹤各種專案的員工工時，每週五提交時間表的辦公室。

雙週時程表範本

雙週時程表範本涵蓋兩週時間，與常見的薪資週期保持一致，並減少行政工作。

• 傳統方法：紙本時間表涵蓋兩週時間。

• 現代方法：  時間表範本自動計算兩週總計。

• 進階解決方案：時間表軟體在每週和雙週檢視之間切換。

範例：一家大型公司使用雙週時間表範本來簡化薪資處理。

每月時程表範本

每月範本提供了員工在較長的公司薪資期間的工作時數的概觀。 您可以使用此類型的時程表範本來分析利用率和團隊工作模式。

• 經典方法：紙本行事曆或每月手動輸入的時間卡。

• 數位替代方案：專為每月追蹤而設計的 Excel 時間表範本，包括假期和病假。

• 全方位工具：時間追蹤軟體會從每日或每週輸入產生每月報告。

範例：一家顧問公司每月追蹤長期客戶專案的計費時數。

專案時程表範本

專案時程表範本可追蹤花費在特定專案或任務上的時間，這是專案管理和客戶帳單的關鍵。

• 基本版本：紙本時間表，其中包含不同專案或任務的欄。

• 試算表解決方案：具有專案下拉式功能表的 Excel 或 Google 試算表範本。

• 進階選項：具有整合時間追蹤功能的專案管理軟體，可用於詳細報告和專案進度監控。

範例：行銷機構使用 Asana 的專案時程表追蹤花費在不同客戶專案上的時間，從而實現準確的帳單和即時專案進度更新。 團隊在 Asana 中的時間輸入會自動與專案任務同步，從而全面檢視各種專案和客戶的時間分配。

雖然紙質時程表和實體考勤卡在某些領域仍然相關，但許多 Business 版正在採用數位解決方案。 時程表應用程式和時間追蹤軟體提供更高的準確性、即時更新以及與其他 Business 版系統的無縫整合。 這些工具通常在一個平台中提供多個檢視，使 Business 版能夠針對每種情況選擇最合適的選項。

最佳的時程表範本取決於您的特定需求、產業要求和團隊的時間報告偏好。 選擇正確的類型可以簡化您的時間追蹤流程，最大限度地減少人為錯誤，並為團隊的時間利用提供有價值的深入解析。

如何使用時程表範本

時間表並不難使用，但如果團隊成員未能正確填寫，可能會導致薪資不準確，且修正起來也很麻煩。 向團隊說明此流程可以防止專案風險或不準確之處。

1. 選擇範本

時間追蹤的第一步是選擇時程表範本。 這樣一來，您就有了預設的排程可供使用。 與您的內部法務和人力資源部 (HR) 團隊合作，選擇適合您團隊薪資週期的範本。 例如，您可以對齊它，使每個時程表底部的總時數與團隊成員的薪資支票保持一致。 無論您是偏好專注於團隊生產力還是客戶帳單，都可以自訂時程表以滿足團隊的需求。

例如，專案時程表可以追蹤與專案任務相關的團隊成員工時。 團隊成員還可以透過他們在一天內花費在各種客戶專案上的時數來追蹤時間。

提示：如果您的團隊因遠距或自由職業工作而有獨特的工作排程，請與您的內部法務和人力資源部 (HR) 團隊合作，透過建立以「小時」為欄位和「天數」為列的資料表，來建立自訂時程表範本。 調整表格以滿足團隊的個人需求。

2. 新增團隊成員詳細資料

您需要為每個團隊成員提供單獨的時程表範本，因此標記它們非常重要。 在每個時程表的頂端，建立一個區段，用於以下內容：

• 團隊成員姓名

• 經理姓名

• 部門

• 付款週期日期

• 薪資費率

這些資訊將使您的團隊井然有序，並提供一種標準化的方式來追蹤時間表。 

提示：線上時間追蹤可以讓組織時間表更簡單。 藉助 Asana的工作負荷管理軟體，您可以整合時間追蹤工具，並在需要時參考過去的時程表，無論是與其他部門分享、準備績效評估，還是向客戶收費。

3. 包含自訂類別

在您的時程表範本中新增自訂類別，可以讓您更準確地掌握團隊的工作時間。 您可以包含的類別有：

• 加班時數

• 休假時數

• 病假時數

根據您使用的時程表，您可以包含的其他類別包括：

• 每個專案的小時數

• 可計費小時數

• 會議總時間

• 差旅時間

• 系統管理員任務 (電子郵件、任務管理、每週報告等)

若沒有自訂類別，您的團隊成員可能無法計算他們在辦公桌外度過的時間。 他們也可能會忘記追蹤自己的工時，並忘記報告時間。 

提示：在時程表範本中新增過多類別可能會產生類似的影響，並可能使團隊成員難以準確輸入時數。 為了保持良好的平衡，請勿新增重疊的類別 (即每個客戶的計費時數和小時數)，否則您的團隊可能會忘記在兩個地方報告其時數。

4. 培訓團隊成員使用時程表

在使用新的時程表之前，請要求您的法務或人力資源部 (HR) 團隊進行訓練課程，說明如何正確填寫。 在此期間，他們還可以查看可能適用的任何其他公司限制，例如：

• 時程表的截止時間

• 如何處理加班

• 如果時程表遲交會發生什麼事。

合格的團隊成員應進行此訓練，以便他們可以就任何有關付款的當地或聯邦法律進行討論。

5. 追蹤工作時間

一旦您的團隊接受了如何有效使用時程表的訓練，他們就有責任相應地填寫時程表。 追蹤時間是您應該交給團隊成員的一個步驟，因為您很難知道每個團隊成員在哪裡以及他們在做什麼。 當您的團隊成員追蹤他們的時間時，您可以在需要時提供幫助。

您還可以為團隊成員提供有用的提示，以提高他們的時間追蹤效率。 一些想法包括：

• 使用運行計時器追蹤專案時間。

• 在專案開始時或標記進度時報告時間。

• 每天開始或結束時立即打卡上下班。

• 嘗試時間管理解決方案，例如時間箱或時間段。

擁有時間追蹤流程可以讓團隊成員在一天中不會感到被打斷。

提示：當您將時間追蹤作為工作流程中無縫接軌的一部分時，它就會成為團隊的第二天性。 與其使用靜態的時程表範本，不妨考慮將您的任務放入線上工具中，以便更輕鬆地進行監控。

6. 計算總時間

簡單的時程表範本可清楚地顯示總工作時間，但您仍需要透過將每個工作日的總時數相加來計算總時間。 使用與公司薪資期間一致的時程表的好處是，您在時程表上工作的總時間將向團隊成員顯示公司將在該期間向他們支付的金額。 

計算時程表上的總時間還可以幫助您評估團隊的可用性並規劃未來的專案。 如果您注意到有過度工作的領域，請使用該資訊相應調整團隊的工作排程。

提示：計算總工作時間最簡單的方法是使用線上軟體。 與其篩選時間表範本，不妨使用自動計算和資料表將工作時間可視化。 這樣一來，您就能注意到您可能從未見過的模式。

時程表範本和範例

您將在下方看到雙週時間表的範例。 在此範例中，團隊成員可以針對一週中的每一天填寫各種選項。 這些選項包括：

• 開始時間

• 午餐開始時間

• 午餐結束時間

• 結束時間

• 休假/病假

• 正常時數

• 加班時數

• 總工作時數

此時間表範本包含許多變數，例如午休、缺勤和加班時間。 只要您的團隊成員正確報告其時間，此範本就能準確顯示工作時數。 在將範本提交給人力資源部 (HR) 之前，請務必檢查是否有錯誤。

請在下方下載此雙週時間表的免費版本。 您還可以使用此範本作為指南，為您的團隊建立每日、每週或每月的時程表範本。 在使用此範本之前，請由您的內部法務和人力資源部 (HR) 團隊進行審核，並根據需要進行修改。

管理時程表範本資料

有效的時程表管理對於各種規模的 Business 版來說都很重要。 從追蹤計費時數的小型平面設計工作室，到管理輪班工人時薪的大型製造工廠，您處理時程表資料的方式都會影響您的盈利。

線上時間追蹤與手動追蹤

傳統上，時間表會在一天或一週開始時列印出來，用於追蹤團隊成員的工作時間。 雖然在紙上記錄這樣做有點令人滿意，但紙本時程表有幾個缺點：它們可能會遺失，當某些事情發生變化時，它們會很快過時，而且只能有一個事實來源。 

這就是現代團隊轉向線上時間追蹤技術的原因。 線上時程表提高了彈性，並使團隊能夠即時報告工作時數。 與可列印的時間表不同，線上時間追蹤可讓您： 

• 在團隊成員之間分享時程表

• 即時檢視變更

• 在需要時編輯時程表

• 為特定專案建立時程表

• 新增多個變數至時程表

將線上時間追蹤與團隊的日常工作流程整合，可以簡化薪資流程，並幫助您監控團隊的可用性和費用等。 它還可以幫助您減少過度工作和過勞。 即使您使用可列印的時程表來追蹤小時數，也可以使用 Asana 來協調團隊的工作負荷。

自動化時程表追蹤

自動化正徹底改變 Business 版處理時間報告的方式。 從管理服務器輪班的繁忙餐廳到跨多個專案追蹤開發人員工時的軟體公司，自動化解決方案都可以節省時間並減少錯誤。

自動化時程表軟體的優點：

• 提高效率：將資料輸入和計算等耗時任務自動化，讓人力資源部 (HR) 員工能夠進行更具策略性的工作。

• 提高準確性：最大限度地減少記錄和計算小時數時的人為錯誤，確保公平的薪酬和準確的客戶帳單。

• 更深入解析：提供有關員工工作時間和專案進度的詳細報告，從而實現資料驅動的決策。

時間表範本合規性

無論您是小型零售商店還是大型企業，都必須遵守勞動法規和工時表合規性。

使用時程表時，確保遵守勞動法至關重要。 以下是一些提示：

1. 保留準確的記錄：使用每日時程表範本或每週時程表範本，以一致的方式記錄工作時數。 這對於醫療保健或交通運輸等有嚴格法規的行業尤其重要。

2. 包含所有必要資訊：確保範本包含員工姓名、日期和詳細的時間條目。 在進行稽核或發生爭議時，這種詳細資料可能至關重要。

3. 保留記錄：依據當地法規要求的期限保留團隊時程表資料。 某些行業可能需要保留記錄數年。

4. 使用適當的時間表類別：明確區分正常工作時間、加班、休假日和病假。 這對於計算加班費和管理帶薪休假尤為重要。

在單一平台中管理工作流程並追蹤時間

可列印的時程表範本可以是組織團隊工作排程的有用起點，但如果您希望能夠靈活地修復錯誤、即時追蹤小時數並監控團隊績效，那麼線上時間追蹤是理想的選擇。 藉助Asana這樣的工作管理平台，您可以在一個平台中將工作變得生動，並管理從工作流程到時間追蹤的所有內容。