專案追蹤入門知識：有效追蹤專案的指南

維持進度正常、準時且符合預算是專案管理中最棘手的部分之一。 如果無法清楚掌握專案的所有變動部分，工作很容易發生遺漏。 如果您曾經遇到這種情況，您並不孤單。事實上，每週有超過四分之一 (26%)的期限被錯過。 

但您不必獨自完成所有工作。 Asana這類的專案追蹤工具可讓您 (更重要的是您的團隊) 清楚掌握專案狀態，並輕鬆獲得即時更新，從而將更多時間用於高影響力的工作。 以下是專案追蹤的入門方法，讓團隊中的每個人都能確切知道誰在何時完成什麼工作。

什麼是專案追蹤？ 

專案追蹤是一套工具和實務，可協助專案經理監控其計劃的進度。 專案追蹤工具不再依賴試算表、電子郵件或心理方法，而是管理專案資料的來龍去脈。 透過專案追蹤，您可以幫助團隊成員隨時掌握個人、專案和計劃層級的專案狀態。

什麼是專案追蹤工具？

專案追蹤工具是一種透過即時儀表板、狀態更新或進度報告將專案追蹤付諸實踐的工具。 您不再需要每週五花費 45 分鐘點擊不同專案，只為了瞭解事情的進展。 相反，專案追蹤工具可幫助您的團隊隨時掌握個人任務、團隊專案甚至複雜專案的最新資訊並維持井然有序。

專案追蹤工具旨在：

• 即時分享任務資訊和更新。

• 明確人、事、時，以確保當責。

• 產生可分享的進度報告，讓每個人都能維持資訊同步。

• 簡化狀態、時間和預算追蹤，以實現更順暢的工作流程。

為什麼要使用專案追蹤工具？ 專案追蹤軟體的優勢

專案追蹤工具和專案管理軟體是有效管理專案的重要工具，可深入解析所有變動部分，包括整體進度、子任務、相依性和專案範疇。

其內建的報告功能可追蹤關鍵指標、設定基準，並確保專案按時、按預算和範疇進行。 為了管理每個專案中的詳細資料，團隊通常會在 Asana 中使用指派追蹤工具範本，以便在任務層級追蹤所有權、截止日期和進度。

及早發現瓶頸

透過清晰的任務、子任務、開始日期和截止日期檢視，團隊可以主動找出瓶頸並監控專案績效。 使用專案追蹤工具的團隊可建立無縫的工作流程並取得成功的結果。

範例：一家建築公司透過追蹤預算超支和實施任務簡化策略來改善其專案範疇管理。

改善團隊協作

專案追蹤工具透過明確人、事、時等關鍵功能，並使每個人都能就專案目標保持一致，從而促進團隊合作。 團隊可以快速適應挑戰，這使專案追蹤工具成為敏捷專案管理和軟體開發的理想選擇。

範例：處理複雜專案的開發團隊在發生延誤時重新分配專案任務，使用即時追蹤來維持進度。

簡化專案報告

最佳專案追蹤工具透過自動化更新、通知和對任務狀態和進度的清晰深入解析，簡化了報告。 全面的報告可讓專案關係人隨時掌握最新資訊，同時最大限度地減少手動投入量。

範例：某行銷機構利用自動化來監控專案指標，並為客戶提供即時更新，從而改善其上線流程並實現更好的結果。

連結工作並減少孤島

當工作和資訊分散在不同的系統中時，就會發生穀倉效應，使團隊更難追蹤專案進度並存取最新的專案資訊。 這種碎片化迫使團隊在工具之間切換，例如用於專案任務的試算表、用於溝通的電子郵件和用於更新的獨立應用程式，這會浪費時間並增加錯誤的風險。

與工作管理軟體整合的專案追蹤工具可將任務、時間軸和更新整合在一處，從而消除穀倉效應。 團隊可以管理專案範疇、監控關鍵指標，並確保與專案目標保持一致，而無需重複工作或溝通不暢。

範例：行銷團隊採用連結的專案追蹤工具，以簡化工作流程、減少延誤並維持專案進度順利，而非花費數小時在試算表和電子郵件之間手動複製資料。

如何有效追蹤專案進度

追蹤專案進度不必感到複雜。 藉助正確的策略和可靠的專案追蹤系統，您可以隨時掌握任務、時間軸甚至專案預算，同時讓團隊和專案關係人隨時掌握最新情況。

無論您是想簡化個別任務還是管理整個專案集，都有簡單的方法來追蹤進度並讓專案進展順利。 本指南涵蓋實用技巧，可協助您充分利用工具，同時確保團隊保持專注和一致。

步驟 1：在專案計劃中及早分享詳細資料

專案計劃是專案成功所需關鍵要素的藍圖。 專案規劃發生在專案追蹤階段之前，通常這是您在開始專案時要做的第一件事。 

透過建立計劃，您可以讓團隊成員和專案關係人對專案時間軸有所瞭解。 這樣，每個人都能資訊同步。 然後，使用專案追蹤工具在整個專案中維持明晰（度）。

步驟 2：為每個專案建立溝通計劃

溝通計劃概述了您的團隊將如何在專案期間分享資訊。 它闡明團隊成員可以在何處以及何時找到更新內容，定義溝通管道 (例如電子郵件、訊息應用程式或會議)，並設定對頻率和參與度的期望。

納入您將分享專案追蹤更新 (例如狀態報告) 的詳細資料，以確保所有人掌握一致的資訊。

使用可視化的專案管理工具，使追蹤工作更輕鬆、更直觀。 以下是三種類型：

• 甘特圖：時間軸檢視，顯示工作相依性、里程碑和整體排程。

• 工作流程看板：例如「待辦事項」、「進行中」和「已完成」等欄位，有助於以可視化方式追蹤任務狀態。

• 行事曆：強調專案交付期限，以便排程。

步驟 3：建立專案藍圖以獲得高階概觀 

對於複雜的專案，您還可以建立專案藍圖，為團隊成員提供一種輕鬆可視化整體專案排程的方法。 專案藍圖是一份高階專案時間軸，因此專案關係人可以藉此掌握您的專案交付項目、關鍵里程碑和整體專案目標的概觀。

步驟 4：使用時間追蹤工具記錄工作量

在個別任務層級，追蹤其他專案詳細資料 (例如完成任務所需時長) 會很有幫助。 專案追蹤工具通常提供時間追蹤整合，幫助您以更少的投入量，準確追蹤花費在專案和任務上的時間。

步驟 5：使用資源管理計劃維持進度

在專案管理中，資源是指任何有助於您完成專案的事物，包括團隊成員、預算或可用工具。 資源管理計劃可協助您清楚定義專案資源及其工作量，以便每個人都能瞭解專案工作可用的資產。

3 個關鍵專案追蹤策略

如上所述，專案追蹤是更大型工作管理軟體的一部分。 當團隊成員提及專案追蹤時，他們實際上是在談論三件事：在個人層面追蹤工作、隨時掌握專案工作的最新情況，或檢查多個專案的工作進度。

1. 在個人層面追蹤工作

在個別任務層級，專案追蹤工具可以幫助每個人就人、事、時達成一致。 這可以讓團隊成員清楚地深入解析任務是否按時進行，以及專案在交付項目方面的進展情況。

在個別任務層級追蹤工作還有另一個價值，即防止重複性工作。 當每個人都對人、事、時有明晰（度）時，您就能消除猜測和工作附帶事務。 這一點至關重要，因為知識工作者會將13% 的時間花費在已完成的工作上。

在個人層面追蹤工作時，最重要的事情是確保每個任務只有一個人直接負責。 讓一個人負責每一項計劃，意味著團隊成員知道該聯絡誰來瞭解任務狀態的最新情況，或回答其他團隊成員可能提出的問題。

例如，想像您和另一位團隊成員正在舉辦線上活動。 但由於有兩位主持人，您的演講嘉賓不確定該向誰提問。 活動前一天，一位演講嘉賓遇到緊急情況，並聯絡一位團隊成員取消。 但由於溝通不暢，您沒有被納入收件人群組，而在活動當天，當該演講者沒有出現時，您完全沒有準備。 有了明確負責的溝通窗口，這類問題就很容易避免。

2. 在專案層級追蹤工作

您還可以在專案層級追蹤工作，以便為跨職能專案關係人提供更高層次的專案工作檢視。 跨職能專案關係人和其他團隊成員需要的是一目了然、即時的最重要專案資料更新，而非每日更新的通知。 這樣，他們就可以在專案生命週期中隨時掌握最新資訊，而不會被詳細資料所困擾。 

在專案層級追蹤工作有兩種主要方法：

• 狀態更新：專案狀態報告是專案進度的更新，有助於您讓專案關係人隨時掌握最新資訊。 書面狀態更新也取代了狀態會議，而是為團隊成員提供了一種在自己的時間查看最新專案資訊的方式。 為了獲得最佳結果，請在您管理工作執行的相同工具中分享狀態報告，以便專案關係人在必要時深入瞭解更多詳細資料。 

• 儀表板：儀表板是專案進度檢視，專案關係人可以隨時存取，以取得專案的詳細資料。 儀表板可能包括燃燒圖、進行中的工作或逾期的任務等。 與狀態更新一樣，請務必在您正在使用的工具中建立儀表板，以便專案關係人可以獲得更多資訊。

3. 追蹤跨多個專案的工作

如果您正在跨多個專案追蹤工作，您可能會從專案集層級的工作追蹤中受益。 專案集管理(PPM) 是您的高階主管專案關係人或專案贊助人想要看到的鳥瞰圖。 PPM 可幫助專案關係人瞭解多個專案的整體情況，以及這些計劃如何對照 Business 版目標進行追蹤。 

• 在專案集層級，專案關係人必須對每個專案的狀態有清楚的深入解析，以便他們能夠衡量整體專案集的健康狀況和績效。

• 在此層級上，您還可以使用工作負荷管理來追蹤團隊的餘裕和工作量。 工作負荷管理為您提供了一種方法，讓您可以跨專案查看每個團隊成員正在進行的工作，從而確保沒有人感到過勞或不堪重負。

根據我們的研究， 71% 的知識工作者在 2020 年至少經歷過一次過勞。 透過工作負荷管理和專案追蹤，您可以在未來幾天或幾週內檢視待辦事項中的所有任務，從而主動確保不會出現工作量問題。 這樣，如果團隊成員有幾個大型任務即將到來，您可以將較小的請求重新優先分配給其他可能有更高工作量的團隊成員。 

透過專案追蹤，確保進度正常

良好的專案追蹤 (如同所有最佳工作流程) 可以讓您的團隊更輕鬆地進行協作和溝通。 線上專案追蹤工具無需手動將專案追蹤詳細資料輸入試算表或投影片組，而是透過打破孤島，協助您在實際工作的地方追蹤工作。 在一處位置分享所有重要的專案資訊，例如詳細資料、文件、回饋和訊息。 專案追蹤使團隊成員、專案關係人和跨職能協作者能夠輕鬆���從各個角度查看和追蹤工作。

有興趣開始使用嗎？ 瞭解Asana如何透過在一處位置追蹤所有專案資訊，協助您的團隊組織工作並保持同步。

關於專案追蹤的常見問答