使用專案基準衡量績效

想像一下：您在射箭場，手裡拿著弓，瞄準一面巨大的空白牆。 您放手一射，箭矢直射到您面前的牆上。 您開始慶祝勝利，然後停下來，您認為自己射向了正前方，但您不太確定，因為牆的每個部分看起來都一樣。 

您決定瞄準目標。 您拉開弓弦，讓箭飛出去，它砰的一聲落在靶心上。 這一次，您知道您的射擊是成功的。 

建立目標不僅能讓您感覺自己像羅賓漢(儘管沒有緊身衣)。 瞄準目標可以為您提供衡量技能的參考點，就像專案基準為您提供衡量專案績效的設定基準一樣。

什麼是專案基準？  

專案基準是您的專案排程、成本和範疇的預先定義目標。 您可以將基準線定義為專案計劃的一部分。 然後，隨著專案的進展，您可以使用這些基準作為參考點，監控專案在一段時間內的績效。

專案基準有三種類型： 

• 範疇基準清楚定義您的專案範疇。 其中包括您將專注於專案的目標和專案交付項目清單。  

• 排程基準線決定了專案應該花費多長時間。 您的排程基準即為專案時間軸，應包含每個交付項目的明確截止日期，以及專案的最終期限。 

• 成本基準是您的預估專案預算。 您的成本基準應該細分每個交付項目所需的資源，然後將它們加總在一起，以說明您估計的專案總成本。

您的專案計劃應包含這三個基準。 在專案期間，您可以根據每個基準監控實際績效，以確保範疇、排程和預算保持在目標範圍內。 

為什麼專案基準線如此重要？ 

專案基準是所有成功專案的重要組成部分。 以下是它們能如何幫助您和您的團隊： 

監控並調整專案績效

基準線為您提供了專案應如何執行的標準。 隨著工作的推進，您可以根據規劃期間設定的基準衡量實際績效。 這樣一來，您就可以檢查專案範疇、排程或預算是否進展順利 (或偏離軌道)，然後在問題變得太大之前進行修正。  

這三種類型的基準 (範疇、時程和預算) 共同構成了您的績效衡量基準 (PMB)。 當您將實際績效與所有三個領域的預測基準進行比較時，您可以從高層次瞭解專案的表現。 

請務必並排測量所有三個基準，以便可視化一個組成部分的變化如何影響其他組成部分，例如範疇的增加如何影響排程和成本。 這有助於您在需要變更規劃的範疇、排程或預算時，確定應如何調整。 如果實際績效與基準線之間的差異過大，您可以決定是否重新設定基準線並變更專案目標，使其更容易實現。 

例如，假設您正在撰寫一個部落格系列，並且剛剛將範疇從 10 篇文章增加到 11 篇文章。 因此，您的專案將花費更多資金，並需要更長的時間才能完成，導致您的預算和排程偏離基準。 如果您尚未在專案計劃中分配任何緩衝時間或額外預算，則可能需要調整專案目標。  

管理專案關係人的期待

當您設定基準並將其傳達給專案關係人時，每個人都會知道您在什麼時候做什麼，以及這一切的成本。 以下說明這對您有何幫助： 

• 您的範疇基準線可讓專案關係人確切瞭解您計劃實現的目標。 這有助於您的專案關係人瞭解專案交付項目中包含和不包含的內容。 例如，假設您的專案關係人要求一個具有互動式元件的新登陸頁面設計。 但由於目前的預算限制，您可以建立登陸頁面，但無法建立其他互動式元件。 設定範疇基準線可讓他們提前瞭解這一限制，以便每個人都能達成資訊同步。

• 您的排程基準線可說明您將在何時已完成每個交付項目。 這有助於專案關係人瞭解每個交付項目需要多長時間才能已完成，以便他們知道最終產品何時會完成。 如果專案關係人想要透過額外請求來增加您的專案範疇，您可以清楚地展示這將如何影響您的專案排程和預算。 

• 您的成本基準線確立了每個交付項目所需的資源。 如果專案關係人想新增其他請求，您的預算會清楚地說明您需要額外的資金來實現這一點。 因此，您可以推遲請求，或提出充分的理由以獲得額外的預算。

這些基準線共同幫助專案關係人瞭解範疇、時間軸或預算的變更將如何影響專案的成功。 它們為您提供了一個工具，用於回應其他請求並防止範疇潛變，以及一種溝通時間軸和成本變化對整體專案目標影響的方式。 

改善未來的預估

專案結束時，您可以將實際績效與基準進行比較，以瞭解您最初的估計準確程度。 這有助於您確定可以改進基準流程的領域，例如在計算專案預算時未考慮的因素、交付項目所需時間比預期長，或任務應該超出範圍。 

如果您分析每個專案的實際績效與基準，就可以看到哪些領域通常表現不佳或表現過度。 然後，您可以利用這些知識更好地估算未來的專案。 

例如，假設本季度您的五個專案中有三個因團隊成員生病而超出進度一週。 未來，您可以在每個專案排程中建立額外的緩衝時間，以應對任何臨時缺勤的情況。 

如何透過 5 個步驟設定專案基準 

設定專案基準是任何可靠專案管理計劃的重要一環。 在規劃下一次工作時，請按照以下步驟建立基準，並將其傳達給您的跨職能合作夥伴。  

1. 確定範圍

首先設定專案範疇基準，因為這會決定您的排程和預算。 專案範疇透過明確定義您將努力實現的交付項目，為您的專案設定界限。 您可以使用專案範疇陳述或工作說明書的表單來記錄您的範疇。 

若要建立範疇基準，請列出您希望透過專案實現的所有交付項目。 然後，將每個交付項目分解為可行動的任務或次級交付項目。 例如，如果您的交付項目之一是舉辦招聘活動，您可以將其分解為以下次級交付項目： 

• 預訂活動空間

• 預訂外燴公司

• 確定演講嘉賓

• 傳送提醒電子郵件

您還可以建立工作細目結構，以便以可視化方式列出專案的所有交付項目和次級交付項目。 這個工具可將工作拆解為多個層級，從頂部的主要目標開始，然後分支到下面的交付項目和次級交付項目。 

2. 規劃您的專案排程

現在您已確定專案範疇，是時候規劃專案排程並建立排程基準了。 若要建立排程基準，請為每個交付項目和次級交付項目定義明確的截止日期，以及整個專案的最終期限。 請務必讓每個截止日期都切合實際，並明確任務之間的相依性。 例如，您可能需要先確定招聘活動的演講嘉賓名單，然後才能傳送提醒電子郵件。 

某些 專案管理工具可讓您查看專案排程中的相依性，以便您據此規劃並設定結束日期。 例如，Asana 的時間軸檢視會在專案中列出任務和里程碑，並以類似於甘特圖的方式將相依性可視化。 您還可以查看哪些任務已完成以及任務指派對象，以便即時監控和分享專案排程。 

3. 建立專案預算計劃

現在您已經確定了範疇和排程，就可以建立專案預算基準了。 若要建立預算，請列出專案中每個交付項目和次級交付項目所需的所有資源。 然後，估算每個資源的成本。 

您的最終預算文件應包括每個交付項目、次級交付項目和所需資源的預算項目，以及每個項目的預期成本。 您還應該包括每項資源將於何時派上用場，以及何時需要花費資金的時間軸。 此外，納入每個預算項目的負責人員和整個專案的總支出也很有幫助。 

在下面的範例中，預估支出欄代表專案的預算基準。 然後，隨著工作的進展，您可以追蹤實際支出，並將其與基準進行比較。 

4. 概述變更管控流程

僅僅因為您設定了基準，並不代表當您的範疇、時程或預算偏離進度時，您的專案就會失敗。 事實上，變更規劃是專案基準流程中不可或缺的一部分。 

確定三個專案基準後，請建立變更管控流程，概述您將如何處理團隊和專案關係人的變更請求。 變更管控流程是一種保持彈性的方法，讓專案關係人在專案進行中提出變更請求。  這有助於保護您的專案範疇、時程和預算，避免失控。 在此情況下，變更請求可能包括對額外交付項目、時間軸更新或預算調整的請求。 

變更管控流程通常包含以下階段： 

1. 啟動：專案關係人提交變更請求表單，提供相關資訊，說明此變更為何重要。 這通常包括請求的描述、請求的優先順序以及任何重要的期限。

2. 評估：專案或部門主管審查請求的詳細資料，並確定所需資源、請求的影響以及請求應傳遞給誰。 

3. 分析：適當的專案主管決定是否核准或拒絕請求。 在此階段，您會在專案基準的背景下考慮請求，以確定它將如何影響您的範疇、時程和預算。 

4. 實施：若請求獲得核准，您就會與專案關係人合作實施變更。 請務必記錄已進行的變更，以及這些變更將如何影響您的專案基準。 如果變更很大，您可能需要調整專案目標並建立新的基準。  

5. 結案：結案請求，並將所有文件、變更日誌和溝通內容儲存在一個共享空間中，以便專案關係人日後輕鬆存取。 

建立變更管控流程可確保在所有三個專案基準的背景下考慮每個潛在更新。 例如，如果您收到將額外交付項目新增至專案範疇的請求，您可以分析此新增項目將如何影響您的時程和預算。 如果這會使您的專案偏離基準線太遠，您可以拒絕變更並關閉變更請求。 

5. 納入專案關係人的回饋

最後，向關鍵專案關係人展示您的專案基準，以便收集並納入他們的回饋。 這個步驟很重要，因為它能確保您和專案關係人對專案的範疇、排程和預算目標達成共識。 例如，如果您專案中的任務依賴於設計團隊的資源，則分享基準線有助於團隊瞭解為什麼交付這些資源的期限很重要。 如果設計團隊無法在建議的期限內完成，您可以相應地更新排程基準。 

這也是調整和改進基準的機會，特別是因為專案關係人可能對專案的某些方面有更多專業知識。 例如，財務團隊可能會對交付項目的成本或付款到期時間提供深入解析。 

您可以變更專案基準嗎？

簡而言之，可以。 但您不應該過於頻繁地變更基準，應該只在真正必要時才進行變更。 例如，當發生重大變更時，您可能需要重新設定專案的基準，例如團隊成員離開，您需要重新分配職責。 

重新設定專案基準的頻率過高，會使您的基準變得不太有意義。 請記住，您的基準代表您的目標，因此最終結果不必與其完全匹配。 只要您能平衡其他領域的差異，專案就可以偏離範疇、排程或預算的基準。 例如，如果您已擴大專案範疇，但可以在其他領域削減預算和時間，則不一定要重新設定專案基準。

尋找您的首頁

專案基準線是監控專案績效的重要方式。 如果您希望讓專案關係人能夠輕鬆存取和查看您的基準，請考慮使用專案管理軟體建立基準。 這樣，您的團隊和專案關係人就可以直接針對您的基準進行協作和評論，並即時查看任何變更。