專案追蹤工具範本

當您需要負責處理三、四個甚至幾十個專案時,要如何追蹤所有內容?您要如何確保其他團隊也以相同方式追蹤其專案?答案在於:專案追蹤工具範本。

建立您的範本

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為了使專案經理能夠有效工作,必須對人員加以組織。但是,若要同時追蹤多個不同的專案,即使是最有條理的人也可能會手忙腳亂。專案追蹤工具範本能夠幫助您以相同的結構化方式,跨團隊密切關注多個專案。

什麼是專案追蹤工具範本?

專案追蹤工具範本是一種工具,能夠協助團隊組織其同時追蹤多個專案的方式。當您需要進行跨職能工作時特別實用——透過使用相同範本,以相同方式追蹤專案,每個人都能輕鬆找到這些專案 (即便需要追蹤專案的團隊各異)。

建立專案追蹤範本的最佳方式就是使用專案管理軟體。這類軟體能夠提供靈活性,供您在不同專案追蹤儀表板之間來回移動,並且即時查看更新內容。例如,若您在 Asana 中建立專案追蹤範本,您還可以在不同檢視方式之間切換。需要查看專案時間軸嗎?只需切換到時間軸檢視,您的工作內容就能以甘特圖的方式顯示。或者,如果您更喜歡極簡風格的概觀方式,不妨以清單檢視的方式追蹤專案,其結構與簡易的專案任務清單相同。

設定範本後,您就可以在專案規劃期間用於協調專案負責人員及專案儲存位置。除了作為專案管理的日常工具以外,您的範本還能幫助您進行專案集管理。由於專案集管理需要在同一個專案集中使用多個不同專案,您可以使用專案追蹤工具範本來協調專案集的設定與管理。

為什麼要使用專案追蹤工具範本

如何追蹤專案決定著工作的組織方式和重點。在整個公司範圍內,這種細微差異可能會產生巨大影響。若您能夠以相同的方式跨團隊和部門有效地追蹤專案,就可以讓整個員工隊伍變得更有效率。

此外,專案追蹤工具範本還能: 

  • 確保一致性。使用範本始終如一地跨團隊與發佈活動追蹤專案。這樣,您就能確保每一次多專案重大發佈活動都能確實以相同方式進行追蹤 (和組織)。

  • 減少工作附帶事務在決定如何追蹤及協調多個完成工作所需的專案方面,專案追蹤範本能夠減少您與團隊花費的時間。

  • 可自訂。依據您的需要,您可以為每一種特定工作類型建立專案追蹤範本。例如,您可以建立專屬於產品開發流程的範本,在其中列出產品開發所需的所有必要專案。

專案追蹤範本用途是什麼

專案追蹤範本可協助您以統一的方式追蹤相關專案。使用範本建立新的專案追蹤工具時,範本能為您提供目前所有專案的概觀,其中包括:

此外,當您需要為團隊成員建立專案待辦清單時,您可以直接從您的專案追蹤工具中存取。

不妨以新產品發佈為例。您可以將專案追蹤範本用於: 

  1. 為產品發佈活動建立新的專案追蹤工具

  2. 附加所有相關專案,其中包括產品藍圖以及在不同專案階段中的推進方式

  3. 敏捷衝刺連結到團隊專案追蹤工具,從而監控產品開發。

更出色的專案追蹤範本功能

使用專案管理工具建立包含全部所需功能的專案追蹤範本,其中包括: 

[產品 UI] Asana 中的網站發佈活動專案儀表板 (儀表板)

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 時間軸檢視。時間軸檢視是一種甘特圖式專案檢視方式,以水平長條圖顯示所有任務。您不僅可以查看每一個任務的開始和結束日期,還可以看到任務之間的相依性。藉助時間軸檢視,您可以輕鬆追蹤計劃中每一個部分如何彼此配合。此外,由於您是在同一處查看所有工作,因此可以在衝突發生前輕鬆識別並予以處理,從而確保按時實現所有目標。 

  • 儀表板。儀表板是專案層次的標籤頁,其中包含圖表和可視化內容,可讓您從每日工作的詳細檢視中跳至宏觀大局,以便快速瞭解專案進度。您可以對儀表板圖表進行自訂,以快速識別團隊工作中的潛在障礙,並推進專案的後續進展。使用儀表板標籤頁作為參考點來查找資料,以快速掌握專案的進展情況。 

  • 專案集。藉助專案集,可以在一處單一檢視中輕鬆組織和追蹤您團隊多個專案的所有內容。取得專案所有進度的高階概觀,然後探查詳情以便應對風險。此外,分享多個計劃的狀態更新,並且讓專案關係人無需安排狀態會議也能掌握最新情況。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Figma。團隊運用 Figma 建立使用者流程、線框、使用者介面模型、原型等。現在,您可以將這些設計嵌入到 Asana 中,這樣您的團隊就可以藉助相關專案文件,參考情境中的最新設計成果。而且,有別於螢幕擷取畫面,即時嵌入內容會即時更新,以反映在設計檔案中作出的變更,從而消除尋找正確檔案與更新圖片方面的功夫。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

常見問題

How do I create a project tracking template?

How you create your template will depend on the project management tool. For example, you can use Asana to create a digital project tracking template to share with yours and other teams. To create it, simply make a new project, outline any necessary sections and tasks, then save it as a template for everyone to use.

What are the benefits of using a project tracker template?

Project tracking templates help everyone to track projects in the same way. This makes it easier to find and use projects anywhere, company-wide. You can also use a template to repeat the same project tracking systems for similar projects (for example, a project tracking template for every quarterly marketing launch).

What is the difference between a project tracking template and a project management tool?

A project management tool is where you build your project tracking template. While project management tools can help you to oversee and track projects, they are multi-functional, and aren’t usually used solely as a way to track individual projects. However, you can use project management tools to build out a project tracking template, where you can consistently track all your projects.

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