什麼是專案管理中的瓶頸？3 種識別方法

想想您上一次專案延遲的情況。 無論您是在等待回饋、努力讓過時的系統運作，還是試圖同時處理審查和核准，大多數專案延遲都是由一種現象造成的：瓶頸。

就像瓶頸會減緩水流一樣，專案管理中的瓶頸會影響專案的工作流程。 在製造過程中，瓶頸很容易被發現——它通常是由於機器或原材料緩慢而導致整個生產過程放緩的物理位置。 在專案管理中，發現和解決瓶頸則較為棘手。

因此，我們來看看專案管理中的瓶頸究竟是什麼，如何識別瓶頸，以及在發生瓶頸時可以採取哪些措施來成功遏制。

什麼是專案管理中的瓶頸？

瓶頸是專案中導致工作流程延遲的任何阻塞點。 由於工作量有限，專案管理中的瓶頸會降低專案的速度。

專案管理中有兩種類型的瓶頸：

• 基於執行者的瓶頸：當團隊成員或整個團隊未達到所需的績效水準時，就會發生這種類型的瓶頸。 通常情況下，這不是隊友的錯，而是缺乏資源或明晰度導致這種類型的瓶頸。 如果您遇到基於執行者的瓶頸，請與您的團隊交談，找出他們難以完成工作的原因。 很有可能僱用額外的幫助、將簡單的任務外包或在團隊內建立更好的溝通可以緩解這個瓶頸。

• 系統導致的瓶頸：過時、緩慢或過時的系統或軟體會減慢您的工作流程，並在您的流程中造成瓶頸。 系統導向的瓶頸可能是像是速度緩慢的印表機、手動封存系統，或不符合專案需求的工作管理軟體。 升級到新軟體可能是讓您的工作流程恢復正常所需做的一切。

識別您正在處理的瓶頸類型是解決問題的第一步。 一旦您知道自己正在處理的是系統導向或執行者導向的瓶頸，就可以更深入地找出導致問題的確切原因。

如何識別瓶頸

瓶頸分析 (又稱為根本原因分析) 是識別瓶頸並找到解決方法的最佳方法。 您必須採取三個步驟來識別瓶頸、尋找解決方案並監控績效。

步驟 1：規劃您的流程並找出瓶頸

識別和預防瓶頸的最佳方法是規劃您的工作流程。 您可以使用 Asana 這樣的工作管理軟體來完成這一點，這樣您就可以在不同的檢視中研究您的專案，無論是工作流程看板、甘特圖還是任務清單。 

另一個常用的瓶頸分析工具是魚骨圖。 這種專案的可視化呈現方式也被稱為石川圖，是解決問題的完美腦力激盪工具。 

在魚骨圖中，魚的頭部代表您試圖解決的問題或瓶頸。 魚骨代表不同的類別和相關任務。 透過在魚骨圖中繪製您的流程，您的團隊將更容易找出瓶頸的根本原因。

請注意，您很容易在魚骨圖中迷失方向。 您的瓶頸可能有多個潛在原因，因此請謹慎查看此圖表，避免迷失在兔子洞中。

若要在 Asana 中建立魚骨圖，您可以使用 Lucidchart 整合。 這樣您就可以建立圖表，與團隊分享，並儲存以供日後審閱。

一旦您將流程可視化，您的團隊就必須仔細研究並審查其優缺點。 您可能會發現，由於您的品質團隊人手不足 (基於執行者) 或舊版軟體持續遺失重要資料 (基於系統)，導致工作積壓。

步驟 2：實施解決方案

一旦瞭解瓶頸的成因，您就可以確定如何解決這些問題。 這可能包括建立詳細的行動計劃、將任務指派給團隊成員，以及透過為專案分配資源來提高工作量利用率。 以下是您可以針對不同瓶頸情境實施的幾個解決方案範例：

• 由於團隊人手不足而導致工作積壓：如果您的團隊工作過多，也許可以將一些較簡單的任務外包出去。 或者，實習生可以提供協助，您可以在緊要關頭請求其他團隊提供支援，或者如果您的排程允許，您也可以親自伸出援手。 對於未來的專案，您可以考慮透過新員工擴展團隊，或為專案安排更多時間，以避免瓶頸。

• 客戶回應時間過慢：經常等待客戶回饋可能會導致交付流程中出現瓶頸。 安排與客戶的會議，並瞭解在需要回饋時如何最好地與他們聯絡。 也許他們更喜歡批量接收交付項目，或者他們只是一直錯過您的電子郵件，需要您用大寫字母寫出主旨行。 一旦瞭解瓶頸的成因，您就能最有效地解決它。

• 過時的專案管理軟體會導致問題：每位專案經理可能都會同意這一點：過時的軟體絕對是一場噩夢。 無論是無法自動儲存進度、難以導覽還是載入速度緩慢，快速的投資報酬率分析可能就是您將專案管理軟體升級為更可靠工具的理由。

• 您的團隊進行了大量重複工作：重複工作不僅會拖慢流程，還會導致團隊成員之間的摩擦和挫折感。 使用工作管理工具，清楚說明誰負責什麼、定義相依性，並隨時指派任務。

隨著組織成長，溝通開始陷入瓶頸。在 Hope for Haiti，溝通效率不彰對我們造成傷害：若我們無法正常運轉，就無法盡全力為更多對象服務，而我們有責任改善這一點。”

• 微觀管理會拖慢流程：持續干預專案的經理或專案關係人會拖慢流程。 在這種情況下，與此人開會討論設定界限，並提醒他們，委派工作和信任您的團隊是讓專案和團隊取得成功的一部分。

實施解決方案後，希望只剩下一個步驟：監控和評估解決方案的效果。

步驟 3：評估績效

您需要監控和評估行動計劃的績效，以確保您已成功管理相關瓶頸。 追蹤專案進度，並將流程的品質和速度與實施解決方案之前的情況進行比較。 

您還可以使用此評估來獲取有關未來瓶頸管理的有價值資訊。 請記住，這不一定是關於預防瓶頸，在某個專案規模下，它們基本上是不可避免的。 真正重要的是，您要花時間主動識別和管理它們。 將您的工作流程全部規劃好，可以讓您的團隊在瓶頸堵塞時將精力轉移到其他任務上，並在稍後返回，這樣工作就不會停滯不前。

如何在瓶頸發生後加以遏制

根據瓶頸的複雜程度，您可以透過重新安排團隊成員或將更多資源分配到工作流程中的特定階段來快速遏制瓶頸。 然而，有時候瓶頸需要更多關注才能達成解決方案。 如果您在識別瓶頸後沒有立即解決，後果可能會代價高昂且耗費時間。

以下是瓶頸發生後的處理方法。

1. 切勿讓它閒置：雖然這似乎是一個很好的解決方案，可以最大限度地減少必須經過瓶頸的工作量，但這種方法可能會導致更長的處理時間，並產生可能減緩整個專案的漣漪效應。 始終讓瓶頸以最大工作量運作，同時以最快速度解決問題。

2. 減少瓶頸的壓力：與其盡量減少必須經過瓶頸的工作量，不如確保工作在最佳狀態下進行，從而減少瓶頸的壓力。 假設您的瓶頸是一位經理，他需要在與專案關係人分享之前審閱文件。 專注於將這些文件傳送給經理，並盡量減少錯誤，讓他們的生活更輕鬆，工作流程更快速。

3. 批次處理工作：根據您的專案和瓶頸，您可以透過批次處理類似的工作來減少壓力。 請注意批次大小，盡可能讓它們保持小，以便更輕鬆地完成工作，而不是增加壓力。

4. 維護團隊士氣：當事情變得混亂時，您的團隊可能會失去專注力、信任和動力。 請務必與團隊有效溝通，瞭解您計劃如何遏制瓶頸。 同時，也讓他們知道他們可以如何為專案提供支援。

5. 跳出框架思考：如果可能，請增加瓶頸的工作量。 您可能無法讓經理更快地審閱文件，但也許有另一位經理可以幫忙加快工作流程。 請隨時留意替代解決方案，跳脫框架思考是專案管理如此有趣的原因！

6. 不要犧牲品質：跳過步驟、匆忙編輯和大批量完成工作可能會節省您的時間，並更快地讓您達到終點線。 然而，如果您犧牲了工作品質，就可能必須重新進行專案、失去客戶或損害團隊的信任。 永遠不要為了克服瓶頸而犧牲工作品質，從長遠來看，這是不值得的。

最重要的是避免停工。 讓您的團隊無所事事，會導致挫敗感，並進一步增加專案的整體週期時間。 請務必讓事情持續推進，並讓團隊參與解決問題的過程。

使用專案管理軟體來管理瓶頸

儘管我們希望完全避免瓶頸，但瓶頸仍會發生。 當瓶頸發生時，請嘗試放下您的完美主義，並召集您的團隊，尋找以解決方案為導向的方法來遏制堆積如山的工作。 

藉助正確的工具，即使在敏捷環境中，您也可以將瓶頸降至最低。 為您的專案建立時間軸或工作流程看板，以便您的團隊隨時都能以視覺化方式呈現其工作負荷，並能輕鬆即時調整任務、相依性和截止日期。