追蹤工時不應該像是一份全職工作。 但對許多團隊來說，確實是如此。 由於管理紙本出勤卡、透過電子郵件傳送試算表以及解決薪資處理問題的繁瑣工作，時間追蹤往往更著重於修正錯誤，而非記錄工時。 這正是我們建立此時程表範本的原因。 它為團隊提供了一個簡單、可重複且有效的系統。

我們親眼目睹了簡單的工時表範本如何改變團隊的工作方式。 藉由消除重複輸入和手動檢查的需求，它們可以節省時間。 此外，範本還能為您的工作流程帶來一致性，使員工工時追蹤流程在每個薪資週期都可靠且可重複執行。

誰可以從此時程表範本中受益？

在 Asana 中，我們瞭解手動時間管理如何成為一種負擔，特別是當它涉及使用孤立的工時表應用程式、Excel 試算表和 Google 文件時。 當這些工具無法與您團隊的核心系統連結時，要全面掌握員工的總工作時數就變得更加困難，更不用說在不增加摩擦的情況下管理加班時數或彈性排程了。

此工時表範本旨在為任何需要準確且一致地記錄工時的人員簡化流程。 它適用於：

• 希望在不使用昂貴的工時表軟體的情況下追蹤員工工時並管理薪資的小型企業。

• 跨專案和客戶記錄計費時數的自由職業者。

• 人力資源部(HR) 和營運團隊將出勤、休假日和病假紀錄標準化。

• 需要專案時間表以按任務或交付項目細分工時的專案經理。

• 需要清楚瞭解時間記錄以利合規或內部追蹤的遠距或混合式團隊。

使用這些免費的工時表範本可減少人為錯誤，並確保從午休到加班的每個小時都得到準確記錄。

為什麼要使用 Asana 的時程表範本？

許多團隊依賴試算表或手動追蹤，這很快就會變得耗時且難以管理。 我們的時間表範本使用結構化的線上時間表取代了這種麻煩，該時間表會即時更新並整合至您的工作流程中。

團隊在需要以下情況時會選擇 Asana 的時間表範本：

• 員工時間表範本：在共享工作空間中，將團隊記錄時間、記錄休息時間和記錄休假的方式標準化。 此易於使用的範本非常適合跨部門或跨地點的內部團隊。

• 每日時間表範本：監控需要詳細報告的職位的每日進度和空閒時間，非常適合按時計酬的員工或具有彈性排程的團隊。

• 每兩週一次的時程表範本：透過兩週週期協助您的團隊按時程完成工作，從而簡化時間審查、核准和提交的流程。

• 每月時程表範本：最適合每月開立發票的承包商、自由職業者或面對客戶的團隊。 它還支援半月排程，無需額外設定。

無論您管理的是全職員工、兼職員工還是承包商，這些免費的時間表範本都能適應您的需求，並隨著您的組織擴展而擴展。

如何使用此工時表範本

只需幾個步驟，即可開始使用此簡單的工時表範本。

1. 複製範本專案。

開啟工時表範本，並根據您的團隊或薪資週期將其重新命名。 例如：「2025 年 5 月員工時間表」或「第二季自由職業者工時」。

2. 自訂欄位以符合您的需求。

新增以下項目的自訂欄位：

• 打卡上班和下班時間

• 休息時間 (例如：午休時間)

• 每小時費率

• 可計費與不可計費的小時數

• 專案代碼或部門

• 核准狀態和審核者姓名

3. 邀請團隊成員。

與員工或協作者分享專案，以便他們每日或每週輸入時間紀錄。 您可以按員工姓名或一週中的某一天來組織任務。

4. 將週期性時間表自動化。

使用規則為每個薪資週期複製範本、通知團隊成員，或在提交完成時提醒人力資源部 (HR)。 您還可以設定提醒，以便在期限前審查並核准時間記錄。

5. 生成時間報告。

使用儀表板或匯出選項，檢視總工作時數、加班時數和成本摘要。 依據員工、角色或部門進行篩選，以便更有效地分析時間使用情況。

6. 審閱並封存出勤表單。

時間表經過核准和處理後，請將其移至「已完成」資料夾，或將專案封存，以利稽核和合規。

計時 Asana 功能

Asana 中的功能有助於將虛工自動化，並在您的工作流程中建立架構。 以下是我們最喜愛的一些用於時間表專案的功能。 想瞭解所有可能性嗎？ 請前往我們的功能中心，以查看完整清單。

• Asana AI ：使用 Asana AI 自動建議專案更新、標示逾期時間記錄，或顯示工作模式的趨勢。

• 自訂欄位：新增時薪、休息時間和專案代碼的欄位，以便在整個團隊中將時間紀錄標準化。

• 規則：將週期性任務自動化，例如傳送提醒以提交每週時程表或標記缺少的記錄。

• 儀表板：將正常工時可視化，並即時追蹤跨團隊、角色或時間週期的趨勢。

• 表單：使用連結至專案的簡易表單，從沒有直接 Asana 存取權限的承包商或團隊收集時間表資料。

• 時間軸檢視：查看數天或數週的時間紀錄，從而對工作負荷和薪資週期一目了然。

• 核准：新增審核步驟和核准任務，以便在處理之前驗證已提交的工時表。

使用 Asana 的「時間表和預算」附加元件為您的工作流程提供動力

隨著團隊的擴大，基本時間追蹤的效果越來越差。 員工輸入時間的方式可能不一致，經理浪費時間修正輸入內容，而團隊使用試算表追蹤預算，但當人員記錄工時時，這些預算並不會更新。 Asana 的「時間表和預算」附加元件透過標準化時間輸入、引入核准流程，以及將記錄的工時直接與預測的預算和成本連結起來，從而解決這些問題。

藉助「時間表和預算」附加元件，您的團隊可以：

• 使用共用的時間表記錄任務和專案的時間。 例如，行銷團隊直接在行銷活動任務中記錄小時數，而非使用單獨的試算表。

• 透過內建的審查和核准流程傳送時間記錄。 IT 經理在發放薪資前審核並核准每週的時間記錄。

• 按工時或成本即時追蹤專案預算。 隨著工人每天記錄時間，營造團隊可以將剩餘的工時可視化。

• 使用專案專屬費率將記錄的時數轉換為成本。 顧問公司依據每位顧問的時薪計算專案成本。

• 在輸入時區分可計費和不可計費的工作。 法律助理將客戶工作標記為可計費，將內部會議標記為不可計費。

• 將預計時間或成本與實際結果進行比較。 產品團隊將預計的開發時數與實際記錄的時數進行比較。

• 跨專案、工作負荷和儀表板檢視時間和成本資料。 醫療保健營運經理可以在單一儀表板中檢視各部門的員工時間和勞務成本。

Asana 的「時間表和預算」附加元件將時間追蹤、預算編制和報告整合至單一工作流程中。 當人員記錄時間時，Asana 會更新專案預算，並根據指派的費率計算成本。 報告會顯示預估時間或成本，以及實際記錄。 系統管理員設定核准規則、帳單設定和權限控制，而團隊則可以在不同專案中檢視相同的時間和預算資料。

關於時程表範本的常見問答