組織孤島：4 個常見問題以及如何預防

企業通常是由特定的團隊功能組織起來的。 這就是所謂的組織結構，這並非全然壞事。 若沒有適當的工具和整合，按功能劃分企業可能會形成組織孤島。 雖然強大的組織孤島可能會導致溝通問題，但孤島本身並不是 Business 版的壞部分。 

什麼是組織孤立？

組織孤島是指團隊、部門或一群人，他們與 Business 版其他部分的資訊流程隔離。 這種情況可能是有意的，也可能是無意的。 組織孤島通常發生的原因是不同的團隊建立獨特的流程，並使用自己的特定工具來完成工作。 這意味著您的工程團隊的工作流程看起來會與您的行銷團隊的工作不同。 這些團隊最終會無意間彼此孤立。

孤島也可能發生在特定個人身上。 當組織中的個別成員持有關於團隊或組織的基本資訊時，這可能會導致孤立心態。 孤島心態是指個人或團隊不會彼此分享知識的心態，這可能會導致溝通問題，並使協作變得困難。 大多數時候，個人並非有意成為穀倉。 當小型團隊開始擴展時，通常會發生這種情況，如果團隊沒有標準化和記錄流程，團隊中最資深的個人可能會成為資訊孤島。

組織孤島有幾種形成方式，其中一些是有意的，而另一些則不是。 以下是幾個常見的組織孤島範例：

• 部門孤立：這是指一個部門與其他部門孤立的情況。 由於企業通常是按工作職能組織的，因此這是最常見的組織孤立。 

• 等級或層級孤立：當個人或團隊對上下層級的團隊成員隱瞞策略、目標或其他重要資訊時，就會發生這種孤立。

• 地點孤立：當團隊按不同的辦公地點進行區分時，就會形成這種孤立。 在同一個辦公室一起工作的個人可能會面對面或臨時分享資訊，並忘記與不同地點的其他人分享。 

• 排程孤島：對於不同班次或不同工作時間的團隊，資訊孤島可能會根據團隊成員所在的班次而存在。 新資訊可能會傳達給白班工作人員，但不會傳達給夜班工作人員。

孤島對 Business 版有好處嗎？

孤島本身對企業並無害處，為不同部門提供組織結構非常重要。 良好的孤島有助於建立積極的公司文化、有效的溝通和更有效的工作實踐。 

然而，藩籬分隔可能會因為地盤之爭、不明確的願景和缺乏溝通而被負面強化。 這可能會導致與必要團隊的互動減少、工作重複以及對變革的抗拒。 如果是這種情況，您必須打破孤島，並在兩個團隊之間建立連結。

擺脫資訊孤島：最佳化組織架構，強化跨團隊協作

在本電子書中，您將學習如何最佳化組織架構，以防止資訊孤島，加快行動速度，並在變革中維持團隊步調一致。

取得深入解析

什麼原因導致組織孤島？

組織孤島可以透過各種不同的方式形成。 以下是幾種形成表單的方式，以及如何打破穀倉以鼓勵工作空間中更多協作的解決方案。

領導層中的孤立心態

當團隊領導者有孤立心態時，這種態度可能會影響到他們的直接下屬。 以身作則具有感染力，如果他們的領導者對某個團隊有負面評價，就可能很快影響到其餘的直接下屬。 這會導致不必要的競爭、溝通不暢和更具敵意的工作環境。

解決方法：與領導團隊合作時，請務必建立明確的全公司目標。 這讓領導者清楚瞭解最終目標是什麼，以及他們的特定團隊目標如何為更大的目標做出貢獻。 在這種設計中，更容易瞭解每個團隊如何負責更大藍圖中的一小部分，以及他們為什麼需要合作。 重點是實現更大的目標，而不是相互競爭。

沒有跨團隊協作的既定流程

若沒有集中式工具，每個團隊都會採用自己的工具和流程來完成工作。 這對於在特定部門內部工作來說是可行的，但在跨職能工作時可能會帶來挑戰。 外部團隊不一定有相同的流程，因此這可能會導致資訊孤立。

若沒有集中式記錄系統，跨職能團隊就無法分享資訊或與他人溝通。 團隊在不同的溝通平台上遺失資訊，並發生溝通不暢的情況。 這可能會導致錯過期限、遺失文件和重複工作。

如何解決此問題：透過工作管理平台建立中央記錄系統。 如果您的團隊目前沒有既定的溝通流程，請務必實施變更管理最佳作法，以確保組織中的每個人都了解如何使用該平台。 實施工作管理平台後，請務必在新員工到職時提供有關如何使用平台的訓練。 這為溝通的去向以及團隊如何協作設定了期望。

僅有激勵

建立激勵措施是鼓勵團隊成員實現共同目標的常見方式。 但如果激勵措施所鼓勵的工作與公司目標不一致，團隊成員可能會僅為激勵措施而做出貢獻。 

例如，想像一下，一位領導者為行銷團隊建立了一個激勵機制。 團隊領導者告訴團隊成員，他們在特定網路研討會上每獲得一次註冊，就會獲得一筆小額獎金。 雖然這聽起來是鼓勵新註冊的好方法，但團隊成員可以透過鼓勵盡可能多的人註冊網路研討會來玩弄系統，無論他們的資格如何。 這種外在動機的表單不一定是壞事，但它不應該是團隊唯一的動機。 

如何解決此問題：如果要實施一種外在動機 (例如激勵)，請確保其具體程度足以與公司的總體目標連結起來。 鼓勵團隊的個人內在動機也很重要，如果您看到團隊成員對某個專案或工作表現出興趣，請務必培養這種好奇心並鼓勵他們的興趣。

孤立的目標

沒有共同目標的團隊就像一艘在開放水域中沒有任何定位設備的船隻。 若沒有共同目標，個別部門會在不與其他團隊協作的情況下制定個別策略。 這種缺乏大局觀的思維會導致重複的工作、低效的流程和雜亂的工作環境。

如何解決此問題：建立團隊目標，並清楚說明它們如何向上銜接至更大的公司目標。 最好的方法是使用協作工具，將團隊已完成的工作與公司目標連結起來。 

擺脫資訊孤島：最佳化組織架構，強化跨團隊協作

在本電子書中，您將學習如何最佳化組織架構，以防止資訊孤島，加快行動速度，並在變革中維持團隊步調一致。

取得深入解析

組織公司以防止穀倉效應的 5 個提示

以下是一些可用於幫助您組織公司的提示，以防止有害的穀倉效應並鼓勵跨協作溝通。 

1. 提升溝通的透明度

打破組織孤島的最簡單方法之一，就是透過清晰的溝通建立橋樑。 當這種溝通從領導團隊開始時，整個組織就會有一個很好的範例，說明資訊流程應該如何進行、團隊協作如何運作，以及組織文化如何促進目標的實現。 當領導團隊以身作則時，他們的直接下屬就會模仿他們的行為。 組織中有效溝通的人越多越好。

2. 鼓勵定期進行跨職能協作

如果您希望您的團隊能夠輕鬆地與其他團隊合作和聯繫，請確保證他們有機會這樣做。 為特定專案建立跨職能的老虎團隊，或定期與跨職能合作夥伴聯繫，以確保聯繫保持緊密。 建立與其他部門溝通的最佳作法，並為長期合作夥伴關係奠定基礎。 

3. 建立一致的記錄系統

確保不同團隊分享資訊的最簡單方法之一，是建立一個集中式記錄系統。 當每個人都能存取跨職能團隊正在進行的不同工作時，就很難形成穀倉。 這種透明度有助於跨職能團隊更好地共同制定工作策略。

4. 將工作與可衡量的目標連結起來

這不僅僅是設定目標，而是設定團隊實際上可以實現的目標。 請務必使用可衡量的目標設定技巧，例如SMART 目標或OKR ，以便跨部門協作團隊的領導者能夠建立互補的策略並防止重複工作。 設定好目標後，請將團隊已完成的工作與這些可衡量的結果連結起來。 透過將團隊的工作與這些可衡量的目標直接連結起來，您可以幫助他們瞭解其工作的重要性。 

5. 建立制衡系統

任何團隊都不應該在決策中擁有控制權，應該為經常合作的團隊建立一些制衡機制，這樣就不會出現決策壟斷的情況。 雖然這並不常見，但如果一個團隊擁有更多資源或在這件事上有更高的利害關係，就有可能主導另一個團隊。 無論每個人隸屬於哪個團隊，確保每個人都有發言權的一種方法是使用群體決策技術。

橋接組織孤島，提高生產力

增加跨職能協作並最佳化您的組織結構，以幫助團隊保持一致。 這樣，團隊就可以減少對重複工作和管理團隊之間人際關係的關注，而更多地關注實現目標所需的知識工作。 

擺脫資訊孤島：最佳化組織架構，強化跨團隊協作

在本電子書中，您將學習如何最佳化組織架構，以防止資訊孤島，加快行動速度，並在變革中維持團隊步調一致。

取得深入解析