摘要
時間管理不應該像是一份全職工作。 無論您是規劃工作日、協調團隊排程，還是安排日常任務，排程範本都能幫助您充分利用每一小時。 在本指南中，您將瞭解什麼是排程範本，探索適合每日、每週和每月規劃的類型，並逐步瞭解如何使用Asana 範本設定排程範本。
什麼是排程範本？
排程範本是一種預先設定的版面配置，用於在設定的時間範圍 (例如一天、一週或一個月) 內組織任務、預約和職責。 與其從零開始建立計劃，不如從可重複使用的結構開始，並將其自訂為符合您的工作流程。
排程範本可以簡單如每日待辦清單，也可以詳細如包含指派任務、截止日期和相依性的多週專案計劃。 目標是一樣的：為您和您的團隊提供概覽，說明需要進行哪些工作以及何時進行。
您可以使用試算表、可列印的計劃表或像 Asana 這樣的數位工作管理工具。 格式的重要性不如習慣；好的範本可以消除規劃中的不確定性，讓您可以專注於工作本身。
排程範本的類型
排程範本有幾種格式，每種格式都有不同的用途。 選擇合適的類型取決於您需要提前多久進行規劃，以及任務的詳細程度。
1. 每日排程範本
每日排程範本非常適合用於時間段管理和管理當前的優先事項。 它可以幫助您按小時組織工作日，確保您有專門的時間進行深度工作力和會議，而不會感到不勝負荷。
2. 每週排程範本
每週排程範本可讓您更全面地瞭解五至七天內的任務和承諾。 它非常適合管理工作負荷的團隊主管、規劃課程的教育工作者，或任何需要強大團隊協調來協調週期性活動的人。
3. 每月排程範本
每月排程範本對於長期規劃、專案里程碑和週期性活動非常有用。 它可為您提供高階概觀，以便您可以追蹤期限、規劃活動並進行跨團隊協調。
4. 班次和員工排程範本
班次和員工排程範本專為需要協調工作時間、輪班和人員配置的團隊而設計。 無論您管理的是零售店面、餐廳還是現場工作人員，這些範本都能協助您指派班次、追蹤可工作時間，並減少排程衝突。
為什麼要使用 Asana 排程範本？
我們建立此範本是為了解決我們經常聽到的問題：「我知道我需要做什麼，但我不知道什麼時候該做。」 這種落差可能會導致錯過期限，並讓人一直有種疲於應付的感覺。 數位排班範本可讓您和您的團隊井然有序，避免錯過期限，並協助您更有效地排定任務的優先順序，從而彌合此一差距。
使用 Asana 的企業通常表示，週轉時間更快、重新排定的會議更少，並且對誰在執行什麼工作有更清楚的瞭解。 這意味著延遲情況減少，且有更多專案能夠按時交付並控制在預算內。
閱讀：適用於任何排程或任務的免費工作排程範本以下說明使用可重複範本行之有效的原因：
使用每日、每週或每月排程範本的內建結構，更快地進行規劃。
在 Asana 中使用截止時間和任務相依性，減少排程衝突。
使用以顏色區分的行事曆和時間軸檢視將您的任務可視化，從而發現疏漏之處和重疊事項。
在 Asana 中自訂任何工作流程，從健身計畫到社交媒體行事曆，應有盡有。
在 Asana 中指派工作並分享最新資訊，從而實現即時協作。
將其調整為適用於任何時間範圍的範本，例如每日計劃表範本、每週排程範本或每月行事曆範本。
此排程範本最適合誰使用？
我們聽說過許多團隊的例子，他們僅僅透過採用更具針對性的排程系統，就成功提升了生產力。 一位小型企業主表示，他們過去習慣將員工的班表張貼在休息室的白板上，但由於錯過變更而導致問題。 現在，他們使用 Asana 排程範本，以便團隊可以在手機上檢視更新並換班。
此排程範本適用於：
需要以結構化方式規劃每週任務和截止日期的專案經理。
協調員工排程或日常工作流程的營運團隊。
建立週期性課程排程範本的學生和教師。
跨時區同步並管理任務的遠端團隊。
使用營造排程範本來協調工作排程和專案時間軸的承包商或現場團隊。
安排清潔排程或家務的家庭。
私人教練和教練為客戶建立訓練排程或為運動計劃建立訓練排程。
無論您是安排日常事務、管理家務，還是協調團隊專案，此範本都適用於簡單的排程，並且具有足夠的自訂功能，可支援複雜的工作流程。
如何使用此排程範本
工作排程範本為您的團隊提供一種簡單的方式來組織任務、管理時間和定義職責。 請依循以下步驟，建立一個同時有助於提升生產力和當責的排程。
1. 複製範本並進行設定
按一下「使用範本」，即可在 Asana 中建立您的副本。 為專案命名一個與您的工作流程相符的名稱，例如「社交媒體行事曆」、「團隊排程」或「我的晨間例行事務」。 命名有助於每位隊友辨識排程所代表的內容。
建立專案後，請新增簡短描述，概述其目的。 當排程具有背景資訊時，隊友就能瞭解任務存在的理由，以及如何有效使用範本。
2. 為您的任務命名並進行組織
撰寫任務標題，準確描述每個時間段內發生的事情。 請納入開始日期、時間和簡短描述等詳細資料，以便隊友瞭解接下來的發展方向。 命名可減少混淆的風險。
組織任務，使流程易於瀏覽。 團隊通常會將早上的優先事項歸類在一起，而個人專案或行政任務則會出現在排程的稍後時間。 合乎邏輯的組織方式讓範本每天都更加實用。
3. 指派工作並設定截止時間
將每項任務指派給特定隊友。 當活動需要在確切的時間進行時，例如會議或期限，請使用截止時間。 此方法可確保大家不會錯失時間敏感的責任。
當您指派工作時，團隊成員就能瞭解期望。 經理還可以查看每個時間段的負責人，這有助於在整個排程中平衡工作負荷。
4. 以適合您工作流程的方式將任務分組
將任務劃分為反映團隊工作方式的類別。 您可以依據一週中的日期、專案類型或任務類別 (例如會議、專注時間或行政事務) 來進行分組。 這會建立一個與團隊的思考和運作方式相符的排程。
以這種方式對任務進行分組也有助於識別模式。 例如，如果經理注意到某個類別的會議過多，就可以進行調整，以保障專注時間。
5. 使用自訂欄位進行自訂
新增自訂欄位以擷取超出基本任務名稱範圍的詳細資料。 這些欄位可為經理提供有關投入量的深入解析，並協助隊友一目了然地組織任務。
優先順序：將任務標記為高、中或低，以便您的團隊瞭解應優先關注哪些內容。
工作類型：依類型對任務進行分類，例如會議、行政或深度工作力。
預估時間：新增預估持續時間，以規劃切合實際的排程，並避免任何單一天的負載過重。
隨著您的排程發生變動，請更新欄位以反映優先順序的變動或新類別。 這讓範本能夠隨著時間的推移而靈活調整。
6. 選擇合適的檢視
在行事曆檢視和清單檢視之間切換，從不同角度查看您的排程。 行事曆檢視顯示工作在各個日期之間的安排方式，而清單檢視則以待辦清單的格式呈現。 兩種檢視方式都支持多元的工作風格。
團隊還可以嘗試時間軸或看板檢視。 例如，時間軸可協助專案團隊將相依性可視化，而看板檢視則非常適合用於管理班次或週期性任務。
7. 將所有資訊集中於同一處
將您的排程、團隊溝通和檔案集中在單一專案中，這樣就不會遺失任何資訊。 以下是需要使用的關鍵標籤頁：
儀表板：一目了然地查看進度，瞭解已完成的工作量以及仍需關注的工作量。
訊息：將與排程相關的對話儲存在情境資訊中，而不是將其埋沒在電子郵件往來紀錄中。
檔案：附加相關文件，以便您的團隊在同一處找到所有內容，而無需切換工具。
專為排程而打造的 Asana 功能
排程不一定要像趕鴨子上架一樣困難。 您可以使用任何 Asana 功能來自訂您的排程範本，但這些是我們的團隊一再使用的功能。
里程碑和目標：在您的行事曆中醒目提示重要目標或檢查點。 非常適合用於每週規劃、活動或長期追蹤。
行事曆檢視：按天、週或月查看所有已排程的任務。 非常適合用於時間段法和視覺化規劃。
時間軸檢視：甘特圖式版面配置非常適合追蹤較長或相依的工作流程，例如施工或活動排程。
週期性任務：將週期性項目自動化，例如每日任務或每週清潔例行工作。
Asana AI ：透過 AI 驅動的任務產生、期限建議和智能工作流程建立，加速排程。
時間追蹤：將任務排定到小時級別，以管理工作時間並避免衝突。
相依性：設定任務關係，以便人員瞭解必須先完成哪些事項。
無論您是按小時進行時間段區隔，還是按一週中的某一天組織任務， Asana 工具都能幫助您保持專注和靈活。
建立您的範本推薦的整合
您可以將此排程範本連結至您已使用的軟體和工具，例如行事曆、視訊會議或時間追蹤工具。 整合可簡化您跨平台的工作，並在情況發生變化時更新您的排程。 在 Asana 應用程式目錄中探索更多內容。
Microsoft Outlook 行事曆：將任務同步至您的 Outlook 行事曆，以便規劃會議並管理可參與時間。
Time Doctor ：自動追蹤任務所需時長，並直接從 Asana 中記錄計費時數。
Toggl Track ：追蹤花費在排定任務上的時間，以改善規劃和可視度。 非常適合用於時間稽核或客戶帳單。
Notion ：將 Notion 頁面與 Asana 任務連結，使備註和已排定工作保持一致。
Zoom ：將已排定的會議轉換為可行動的項目，並同步日程和摘要。
Canva ：設計可列印或可視化的每週計劃表，並將其附加至您的 Asana 專案。
Google 試算表和 Google 文件：從試算表和文件中匯入內容，以資料、時間軸和連結的文件豐富您的排程。
開始使用 Asana 排定工作
出色的排程範本可消除規劃過程中的阻礙，讓您專注於重要的工作。 以下是您所學內容的快速回顧：
排程範本是什麼：用於在任何時間範圍內組織任務的可重複使用結構。
選擇哪種類型：每日適用於逐小時規劃，每週適用於在工作負荷方面取得平衡，每月適用於里程碑，而依班次適用於工作覆蓋。
如何設定：複製範本、指派任務、自訂欄位並選擇合適的檢視。
選擇適合您工作流程的範本，根據團隊的運作方式進行自訂，並開始將您的計劃轉化為進度。 立即開始使用免費的 Asana 帳戶，並建立您的第一個排程。
關於排程範本的常見問題
您可以建立工作排程、每日計劃表、每週任務核對清單、員工排程、課程表或清潔例行事項。 此範本可適應您的工作流程。
是的，您可以自訂此範本，以追蹤工作時間、輪班、期限和會議。 它還可以作為日常工作的每日排程範本，或作為用於追蹤時間軸和交付項目的專案排程。
是的。 將協作者新增至您的專案或任務，他們將收到即時更新和通知，並且能夠審查您的排程。
使用行事曆檢視和時間段法，為每個任務指派確切的時間。 您還可以利用相依性和顏色標籤來發現衝突。
是的，Asana 提供免費的排程範本，您可以使用基本帳戶立即開始使用。 這些範本非常適合用於個人規劃、課程排程和簡單的待辦清單。
這取決於您需要提前多久計劃，以及您的任務有多詳細。 使用每日範本進行逐時排程，使用每週範本平衡多日的工作負荷，並使用每月範本追蹤里程碑或長期期限。
使用 Asana 建立範本
瞭解如何在 Asana 中建立可自訂的範本。立即開始使用。