如何改善團隊溝通：6 個策略和提示

您的溝通風格充分展現了您作為領導者的風格。 在引導團隊完成創意專案時，您是否給予支持並保持輕鬆？ 或者，您在交付時更加緊張，推動團隊成員高效工作並創造出成功的交付成果？ 有各種不同的溝通風格，無法有效溝通可能會導致績效和士氣低落。

團隊溝通至關重要，但幸運的是，建立良好的團隊溝通實務很容易。 作為專案經理，您可以為團隊成員之間的溝通方式設定基調。 如果您目前在溝通方面遇到困難，請別擔心。 溝通風格並非一成不變，在本文中，我們將介紹團隊如何實施溝通最佳作法的基礎知識。 看看這如何辦到。

團隊溝通為何重要？

強大的溝通是您在工作中所做一切的驅動力。 您可以將專案品質、專案關係人關係和客戶滿意度追溯到團隊彼此溝通的程度。 

良好的溝通可促成有效的決策、團隊成員參與度和專案成功。 另一方面，團隊內部溝通不良可能會導致：

• 工作不平衡或重複 

• 範疇潛變

• 令人失望的專案結果

• 客戶不滿意

• 客戶回饋不佳

• 團隊成員流動率高

• 高壓環境

• 團隊成員參與度低

若要改善團隊溝通，您必須以身作則。 練習正念並採取行動，對團隊成員公開透明。 主動回答他們的問題，並為他們提供您做出決策的背景資訊。 有效溝通並非易事，但透過建立開放對話的文化，您可以營造健康的工作環境。 

團隊溝通的 5 種類型是什麼？

您的團隊有多種溝通方式。 若您希望建立一個高績效團隊，就必須瞭解所有五種溝通表單。 使用此圖表來確定團隊可以改進的溝通領域。 

1. 口頭溝通：口頭溝通是團隊成員之間最重要的互動點。 無論您的團隊是面對面、透過電話還是透過視訊會議進行交談，這些對話都可能是一個人如何看待另一個人的決定性因素。 口頭溝通為團隊成員提供了表達想法的最佳機會。 

2. 非語言溝通：非語言溝通包括肢體語言、面部表情和語氣等。 許多人沒有意識到非口頭溝通會如何影響他們的人際關係。 但事實上，超過一半的溝通都是非語言溝通，這就是為什麼要注意非語言暗示的原因。

3. 書面溝通：您可以輕鬆控制透過書面溝通的方式。 您的團隊應該有一個共同的目標，即透過每個書面溝通管道進行有效溝通，包括電子郵件、專案管理工具、訊息、調查或評論。 瞭解如何透過書面形式表達自己，對您的團隊和受眾都有好處。 

4. 視覺溝通：在團隊會議或培訓中，當您透過投影片或影片分享資訊時，視覺溝通非常重要。 視覺化的好處是，您有時間在向他人傳達訊息之前進行思考。 在分享之前，請考慮您選擇的視覺效果是否有助於您的團隊瞭解您想要傳達的內容。 

5. 傾聽：您可能不會將傾聽視為溝通，但沒有傾聽，就無法進行有效的溝通。 傾聽是您在其他人與您交談時接收資訊的方式。 特別是積極傾聽，這能創造健康的工作環境，因為這能向溝通者展示您的投入，以及您正在關注他們所說的內容。

建立團隊溝通技巧的 6 個策略

您可以使用各種策略來改善工作空間中的團隊溝通。 無論您的團隊是遠距工作還是在辦公室工作，這些行動步驟都將促進團隊協作，並培養健康的關係，無論職位或等級如何。 

1. 快速解決衝突

工作中的衝突可能從小事開始，看起來似乎無關緊要。 例如，一位團隊成員可能會改變其期限，這意味著另一位團隊成員在專案中可用的時間會減少。 第一位團隊成員向另一位團隊成員道歉，一切似乎都很好。 但如果第一位團隊成員繼續改變期限，而第二位團隊成員沒有溝通這對他們的工作有何影響，第二位團隊成員可能會感到不滿和沮喪。 當團隊成員無法快速解決衝突時，緊張情緒會累積，工作績效也會受到影響。

提示：教導團隊成員衝突解決策略，以便他們能夠快速、直接且尊重地解決問題。 這樣一來，小問題就不會變成大問題。 

2. 鼓勵參與度

沒有人喜歡被微觀管理，但如果沒有一些指導或團隊協作，團隊成員可能會缺乏參與度。 作為經理，鼓勵團隊成員的同時，仍要給予他們發揮創意的自由，這一點非常重要。 

嘗試透過腦力激盪會議和每週研討會與團隊交流資訊和想法。 請記住，不僅要向團隊徵詢想法，還要表明您重視每一個想法。 這讓團隊成員放心，您會支持他們。 

提示：安排每週會議，以便每個人都能分享他們正在進行的工作，並在必要時提出問題。 會議是讓團隊參與其中的絕佳方式，而不會打斷重要的專注時間。

3. 促進由下而上的溝通

團隊結構底層的團隊成員可能不願意發表意見和分享想法。 當您提倡由下而上的溝通時，您鼓勵團隊中每個職位的成員進行腦力激盪並溝通他們的意見。 您可以透過與團隊建立信任和士氣，並讓他們對專案產生所有權感，從而促進這種類型的溝通。

提示：如果您希望團隊成員能自在地發表意見，他們可能需要一些鼓勵。 詢問他們的想法、意見和回饋，讓他們習慣分享。 在不同的環境中鼓勵團隊成員，例如團隊會議、問卷調查、一對一互動和建議箱形式。

4. 努力追求透明度

溝通型工作空間是團隊成員優先考慮透明度的地方。 如果您和團隊成員能夠彼此坦誠相待，就能減少溝通不暢的機會以及隨之而來的風險。 

作為領導者，要做到透明的一種方式是對 Business 版績效保持誠實，並在發生時披露資訊。 您還應該在認為必要時提出建設性的批評，以便團隊成員能夠提升技能。 最重要的是，將他們的日常工作與大目標連結起來至關重要。 為團隊成員提供情境資訊，並向他們展示其工作的重要性，可以提升動力，並讓他們感覺自己是團隊中有價值的成員。

提示：透明度和過度分享之間存在差異。 例如，讓團隊成員知道公司是否達到年度營收目標很有幫助，但您不需要與執行長分享您本週發生的個人問題。 團隊章程範本可協助您記錄這些目標、概述職責，並使每個人在專案發展過程中更容易維持資訊同步。

5. 安排一對一會議

團隊溝通發生在群組環境和個人互動中。 當團隊成員互動時，他們會將每一次經驗中的能量帶回團隊。 

定期一對一會議是您解決問題並檢查團隊成員福祉的機會。 當您為團隊提供自由交談的空間時，他們會更有自信。 您還可以鼓勵團隊成員彼此安排一對一會議，以便彼此瞭解並建立協作關係。

提示：您不需要以經理的身分扮演治療師的角色，但您應該關心團隊成員的表現。 如果團隊成員在情緒上遇到困難，請看看您是否可以給他們休息時間，以便他們能夠在更健康的狀態下重返工作崗位。 

6. 提供一致的回饋

團隊溝通的一個重要環節是績效回饋。 團隊成員需要對自己的表現有所確認，才能保持動力和參與度。 在一對一會議期間，向團隊成員提供回饋，並討論成長空間。 您也可以詢問團隊成員是否有任何回饋。

提示：團隊成員可能不太願意直接向您提供回饋。 不妨發起匿名調查，以便從團隊那裡獲得對您作為團隊領導者的表現的真誠意見。

四大團隊溝通風格

瞭解團隊成員的溝通方式有助於您管理整個團隊。 DiSC 個人資料是一種性格和行為評估，將一個人的主要溝通風格分為主導型、影響型、自覺型或穩定型。

溝通風格很複雜，您的團隊成員可能具有四種風格中多種風格的特徵。 但瞭解每個人的主要風格並據此調整您的溝通方式，對於建立強大的團隊大有裨益。 

主導型

具有主導型溝通風格的團隊成員強烈、高效且專注於結果。 您通常可以發現這些人，因為他們具有競爭力和成功的動力。 雖然這些人是天生的團隊領導者，但他們的弱點可能是缺乏耐心和過度自信。

提示：挑戰主導型團隊成員，讓他們在工作中感到積極，但提醒他們隨時關注團隊和公司的使命。 

影響型

具有影響者溝通風格的團隊成員是團隊中的社交者。 這些人知道如何吸引他人，並創造一個充滿活力和吸引人的環境。 您的影響者會在顧客和客戶關係方面取得成功，因為他們喜歡與人交談。 

提示：為影響型團隊成員分配適合其技能的任務，以防他們分心。 讓他們在自己的角色中表達自己，同時確保他們不會分散他人的注意力。 

盡責型

具有盡責型溝通風格的團隊成員是您的高成就者。 這些團隊成員努力工作，力求做出零錯誤的工作，並會竭盡全力提升自己的知識。 盡責型團隊成員可能偏好獨立工作，以便他們能夠掌控自己的表現。

提示：這些團隊成員傾向於客觀的領導，因此沒有誤解的餘地。 讓盡責型團隊成員從事他們擅長的專案。 為他們提供清晰的指導和可衡量的回饋。 

穩定型

具有穩定溝通風格的團隊成員重視工作環境中的一致性和穩定性。 與喜歡挑戰的主導型團隊成員不同，穩定型團隊成員可能更喜歡在客戶服務或 IT 方面扮演更可預測的角色。 輕鬆的工作環境讓具有穩定型溝通風格的團隊成員感到舒適和安心。

提示：為穩定型團隊成員提供穩定的工作環境。 如果發生變更，請盡可能逐步交付。 積極傾聽這些團隊成員的意見，讓他們感覺到自己的聲音被聽見，並為他們提供任何複雜任務的明確指導，這樣就不會有任何問題得不到解答。

促進團隊合作的團隊溝通工具

遠距工作在世界各地變得越來越普遍，這意味著許多團隊溝通都發生在線上。 但即使您在辦公室工作，也可能會使用團隊溝通工具來分享資訊並簡化工作流程。

團隊溝通工具可用於所有事項，包括： 

• 訊息和聊天：使用即時訊息和聊天應用程式即時討論專案並提出問題。

• 檔案分享：檔案分享應用程式可讓您分享文件，而無需在團隊成員之間傳輸文件。

• 視訊會議：如果您在不同地點或時區工作，視訊會議是與團隊成員面對面交流的絕佳方式。 

• 文件編輯：線上文件編輯可讓您自動分享和儲存文件。 您的團隊可以在文件上進行協作，因為其他團隊成員仍然可以檢視和編輯文件。

• 專案管理：沒有專案管理工具，您就無法與團隊保持良好的溝通。 Asana 這類專案管理工具提供任務管理、目標設定、回饋、檔案分享等功能。

當您可以儲存、分享和參考您的工作時，您的團隊在工作空間中將更加明晰，溝通也會變得更輕鬆。 

透過團隊溝通提升員工參與度

團隊成員之間更好的溝通需要您以身作則。 當您鼓勵團隊成員發表意見時，他們會更積極地參與其中。 Asana這類團隊溝通工具專為協作而設計，可幫助您建立有助於成功的健康習慣。