Prioritization matrix

瞭解如何處理任務並不總是那麼容易。 應該從何處著手？ 如何確保您能先專注於重要任務？ 當您為任務排定優先順序時，這些問題 (以及其他問題) 可能會出現，如果您不知道如何回答這些問題，最終可能會在錯誤的工作上浪費時間。 

優先順序矩陣範本有助於簡化決策。 在 Asana 中建立後，您可以輕鬆地依據投入量和影響力來組織任務，並建立一個行動計劃，優先處理最重要的工作。 

什麼是優先順序矩陣？

優先順序矩陣(又稱為「優先順序矩陣」) 是一種任務管理工具，用於依據影響和投入量對任務進行分類。 透過讓您看到每個待辦事項的商業影響和所需的總投入量，優先順序矩陣可幫助您確定要先處理哪些項目，這樣您就可以確信自己始終專注於正確的工作。

優先順序矩陣可以是簡單的，也可以是複雜的，這取決於任務的數量。 基本的優先順序矩陣可分為以下類別：

• 高影響力和低投入量的工作：立即執行

• 高影響力和高投入量的工作：接下來要做 

• 低影響力和低投入量的工作：稍後執行 

• 低影響力和高投入量的工作：不做 

如果您不確定應該先處理哪些任務，或應該在排程中安排哪些工作，優先順序矩陣可協助您決定行動計劃。  

什麼是優先順序矩陣範本？

優先順序矩陣範本是一種可重複使用的資源，可讓您快速安排待辦清單的優先順序。 由於範本是可複製的，因此您不必在每天、每週或每個月的開始時浪費時間重新建立新範本。 只需複製範本、新增任務，然後開始安排優先順序即可。 

優先順序矩陣範本有哪些優點？

數位優先順序矩陣範本可讓您依據影響力和投入量輕鬆安排工作的優先順序。 優先順序矩陣範本與顏色編碼的自訂標籤和不同檢視等功能搭配使用，可讓您輕鬆查看接下來的內容。

藉助數位優先順序矩陣範本，您可以：

• 確定對團隊和組織最具影響力的工作。

• 輕鬆新增任務至矩陣，並隨著優先順序的變化，將任務拖放至不同的區段。 

• 確保您正確分配資源，並專注於能帶來最大 Business 版效益的工作。 

• 移除每天或每週從頭開始建立範本的前置作業。  

• 與專案關係人分享您的矩陣，以便每個人都能就您如何安排工作的優先順序達成共識。

• 為您已降低優先順序的任務設定開始日期。 

• 指派團隊成員委派優先工作。 

• 為其他團隊建立可重複使用的架構，以便組織中的每個人都能優先處理最具影響力的工作。

如何使用優先順序矩陣範本？

簡單的優先順序矩陣範本將幫助您根據每個任務所需的投入量以及該任務對 Business 版的影響來建立行動計劃。

首先，請在範本中新增兩個自訂標籤，一個用於完成每個任務所需的投入量，另一個用於完成任務對 Business 版的影響。 這可能會如下所示：

• 高影響力和低投入量

• 高影響力和高投入量 

• 低影響力和低投入量 

• 低影響力和高投入量 

接著，在您的範本中建立區段，根據投入量和影響力來表示每個任務的建議動作。 例如：

• 立即執行：此區段適用於高影響力、低投入量的任務，這些任務將為 Business 版帶來極大的好處，而不會佔用您太多時間。 例如簽署新進員工文件。

• 接下來執行：此區段適用於高影響力、高投入量的任務，即需要大量時間，但對 Business 版來說也非常重要的任務。 例如，建立客戶策略提案。

• 稍後執行：此區段用於低影響力和低投入量的工作，其中包含對組織影響不大但仍值得執行的工作，因為它也不會花費太多時間。 例如，整理您的客戶聯絡人清單。

• 不做：此區段適用於低影響力、高投入量的工作，即對 Business 版影響不大且佔用大量時間的工作。 例如，重新校對已由創意部門核准的策略訊息文件。  

使用這些自訂標籤和區段預先建立範本後，就能輕鬆使用。 只須按照以下步驟操作：

1. 複製您的基本優先順序矩陣範本。

2. 重新命名您的範本 (例如：「1 月 9 日當週的優先順序矩陣」)。

3. 將所有適當的任務新增至範本。 

4. 為每個任務指派自訂標籤，以表明投入量和影響力。 

5. 將任務拖放到適當的區段 (立即執行、接下來執行、稍後執行、不執行)。 

6. 在適用的情況下，為每個任務新增開始日期和團隊成員。 

Asana 的整合功能及應用程式 

Asana 可輕鬆與您現有的 Business 版工具整合，讓跨團隊協作更輕鬆。 此外，我們的整合功能 (例如自訂欄位和多個專案檢視) 可讓您自訂優先順序矩陣範本，以滿足您的特定需求。

整合功能

1. 看板檢視。 看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式，使用欄來顯示專案資訊。 欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織，但您可以根據專案需求調整欄的標題。 任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示，卡片中帶有各種相關資訊，包括任務標題、截止日期和自訂欄位。 追蹤工作在各個階段之間推進的狀況，並一目了然地深入解析您專案所在的位置。

2. 自訂欄位。 自訂欄位是標記、排序和篩選工作的最佳方式。 針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。 使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪些工作。 此外，您還可以跨任務和專案共用自訂欄位，確保整個組織的一致性。 

3. 開始日期。 有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期，您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。 開始時間和日期可讓您的團隊成員清楚地了解每個任務需要多長時間才能完成。 請使用開始日期設定、追蹤及管理工作，使整個團隊的目標一致，並確保不會遺漏任何相依性。 

4. 將任務新增至多個專案。 工作本來就是跨職能的。 團隊需要能夠有效跨部門執行工作。 但若是每個部門都有自己專屬的歸檔系統，工作就會停滯不前，面臨穀倉效應。 藉助 Asana 可輕鬆追蹤和管理多個專案中的任務。 這不僅可以減少重複性的工作，還能提高跨團隊的可視度。 此舉有助於團隊在情境資訊中查看任務、檢視誰正在進行什麼工作，並使您的團隊和任務保持連結。

推薦的應用程式

1. Slack。 將來自 Slack 的構想、工作請求和行動項目轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。 從快速問題和行動項目轉變為具有指派對象和截止日期的任務。 輕鬆掌握工作內容，以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。 

2. Google 工作空間。 使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google 工作空間檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。 只需按幾下，即可輕鬆附加任何 My Drive 檔案。

3. Gmail。 您可藉由 Asana for Gmail 整合，直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。 您從 Gmail 建立的任何任務都會自動包含您電子郵件的內容資訊，如此一來，您再也不會錯過什麼。 撰寫電子郵件時需要參考 Asana 任務嗎？ 與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。 

4. Outlook。 行動項目會以電子郵件的形式湧入 (例如來自代理機構的審查工作，或來自合作夥伴的設計資產請求)，而您現在則可直接從 Outlook 建立 Asana 中的任務。 接著，您可以將這些新任務指派給自己或隊友、設定截止日期並新增至專案，以便與其他相關的工作連結起來。 

常見問題