優先順序矩陣：如何識別重要事項並完成更多工作

專案經理必須具備許多技能，才能讓團隊和專案進展順利。 由於有如此多的變動部分，其中一個最困難的任務就是知道該先處理哪些事項。 如果團隊成員有兩個客戶的專案都屬於高優先順序，您該如何協助他們安排優先順序並維持成功？

優先順序矩陣可協助您依據緊急性、重要性或影響力等因素對待辦清單進行排序。 在本文中，我們將討論各種類型的優先順序矩陣，並說明如何使用它們在工作中完成更多任務。

什麼是優先順序矩陣？

優先順序矩陣 (也稱為優先順序矩陣) 會依據一組定義的變數對任務或專案進行排序。 優先順序矩陣可以是簡單的，也可以是複雜的，可能包含從四個象限到 20 行或 20 欄的任何內容。 

複雜的優先順序矩陣更為精確，因為它們提供了更多的列和行，以精確地確定哪個任務最重要。 複雜的優先順序矩陣的缺點是，它們可能會使優先順序安排稍微困難一些。 在優先順序矩陣中規劃任務的目標是帶著清晰的行動計劃離開。

在四象限優先順序矩陣中，您的任務可能分為四類。 例如，您的象限可能是：

• 高影響力和高投入量

• 高影響力和低投入量

• 低影響力和高投入量

• 低影響力和低投入量

透過在優先順序矩陣中規劃任務，您可以確定處理每個待辦事項的方式和時間。

優先順序矩陣與艾森豪矩陣

有些人會將這些術語互換使用，但優先順序矩陣是一個更廣泛的架構，比艾森豪矩陣模型更具多功能性。 艾森豪矩陣是一種簡單的優先順序矩陣，其重點是時間管理。 它會根據任務的緊急性和重要性，沿著網格對應任務。

使用艾森豪優先順序矩陣時，您將依據以下方式對任務進行排序：

• 執行

• 排程

• 委派

• 刪除

在以行動為中心的優先順序矩陣中，您將按以下方式對任務進行排序：

• 調查

• 繼續

• 避免

• 考慮

何時應該使用優先順序矩陣

當您需要快速解決方案來分類和優先處理重要計劃時，優先順序矩陣就很有幫助。 優先順序矩陣無法幫助您解決複雜的計算或實際做出資料驅動的決策，但它將幫助您建立一張完成工作的藍圖。

當您需要時，請使用優先順序矩陣：

• 安排任務或專案的優先順序 

• 管理您的時間

• 讓您的團隊維持資訊同步

優先順序矩陣在規劃工作排程或工作流程時很有幫助。 它還可以幫助解決衝突，因為團隊有時很難決定應該先處理哪些專案或任務。 當您的團隊需要同時衡量不同的選項時，比較圖表範本可以在您對任務進行優先順序矩陣排序之前，幫助您組織功能、價格或工作流程。

如何使用優先順序矩陣

優先順序矩陣是一種多功能工具，您可以在各種情況下使用。 無論您是要排序自己的任務，還是管理團隊專案，以下步驟都能幫助您取得成功。

1. 建立待辦清單

使用優先順序矩陣時，您需要做的第一件事就是列出需要優先處理的事項。 這似乎是一個顯而易見的步驟，但許多人並不會花時間定義他們的待辦清單。 透過寫下您眼前的重要任務，您就能更輕鬆地對其進行分類和規劃。 

您的待辦清單可能包括：

• 任務

• 專案

• 團隊會議

• 客戶通話

• 訓練

• 個人家務

您可以為內部和外部工作義務建立單獨的清單 (例如僅面向團隊和面向客戶)。 您還可以將個人和專業項目分開。 不過，瞭解所有待辦事項如何結合在一起可能會有所幫助。

2. 確定您的變數

一旦您知道待辦清單的範圍，請確定用於衡量項目的變數。 若要確定這些變數，請問問自己：任務需要具備哪些特質才能排在我的待辦清單的首位？

您的答案可能是：

• 它很重要

• 它具有很大的影響力

• 需要大量時間

• 需要大量投入量

• 期限已接近

接著，請選擇其中兩項特質來衡量您的任務。 例如，您可以決定期限 (即緊急程度) 和投入量是適用於大多數專案的變數。

3. 建立您的矩陣

在建立優先順序矩陣之前，請決定您希望它是簡單還是複雜。 兩種矩陣都會根據您選擇的兩個變數來衡量您的任務，但複雜的矩陣可以幫助您更精確地瞭解任務的緊急程度以及完成任務所需的投入量。

若您選擇的是複雜的優先順序矩陣，您可能會有五列五行，而非簡單矩陣的標準一象限系統。 為您的列和行標籤，以便您知道要根據任務的級別將其放置在何處。 例如，您可以從高到低指定緊急程度和投入量：

緊急程度：

• 必要 (5)

• 重大 (4)

• 中等 (3)

• 次要 (2)

• 低 (1)

投入量：

• 非常高 (5)

• 高 (4)

• 中 (3)

• 低 (2)

• 非常低 (1)

為每個變數層級指定數值也很有幫助。 這樣一來，您就可以將相應的數字相乘，在網格中找到任務的優先順序等級。 一旦每個任務都有數字，您就可以相應地對任務進行排名。 例如，緊急程度為「必要」且投入量為「中等」的任務，其優先順序等級為 15。

4. 將任務置於矩陣中

將任務放入優先順序矩陣中將涉及一些主觀決策。 由於此工具是完成工作的快速解決方案，因此您需要依靠經驗和背景知識來判斷。 根據您選擇的變數，將任務按適當的順序放置在矩陣中。

如果您有兩個專案在緊急程度或投入量方面似乎不分上下，請深入探索，直到找到一個優先於另一個的理由。 這就是其他變數可能發揮作用的地方。 例如，兩項任務可能都很緊急，但如果其中一項任務既緊急又比另一項任務更具影響力，則可能優先於另一項任務。 

5. 建立行動計劃

將所有任務放入優先順序矩陣後，您應該能夠更清楚地將事情可視化。 矩陣將向您展示應先完成哪些任務，以及您有更多時間完成哪些任務。 雖然這是一個很好的起點，但擴展優先順序矩陣的最佳方法是建立行動計劃。 

行動計劃不僅能顯示您應該先完成哪些任務，還能幫助您確切地概述如何實現目標。 若要使用優先順序矩陣中的任務建立行動計劃，您需要：

1. 設定SMART 目標

2. 分配資源

3. 建立期限和里程碑

4. 視需要監控並修改您的計劃

使用任務管理軟體，在集中的事實來源中簡化您的行動計劃。 這樣，您就可以與團隊溝通並追蹤項目。

優先順序矩陣範例

我們在上方展示了簡單和複雜的優先順序矩陣之間的比較。 以下是一個複雜的優先順序矩陣範例，使用緊急程度和投入量作為兩個衡量變數。 其中包含數值和顏色，以便輕鬆分類任務。

此矩陣的原始待辦清單可能如下所示：

• 規劃團隊工作坊

• 完成客戶 A 的預算提案

• 引導新進員工

• 將績效評估傳送給部門負責人

• 為公司網站撰寫電子書

• 編輯客戶 B 的白皮書

• 簽署新進員工文件

待辦清單的優先版本如下所示：

• 完成客戶 A 的預算提案 (20)

• 引導新進員工 (15)

• 為公司網站撰寫電子書 (15)

• 編輯客戶 B 的白皮書 (12)

• 將績效評估傳送給部門主管 (10)

• 簽署新進員工文件 (8)

• 規劃團隊工作坊 (6)

新進員工到職和為公司網站撰寫電子書的優先順序等級均為 15。 新進員工的到職引導最終會成為待辦清單中的首要任務，因為它比撰寫電子書更緊急。 緊急性通常是優先順序矩陣中最重要的變數。

將優先順序矩陣與任務管理工具配對

使用優先順序矩陣對任務進行分類是一個重要步驟，但這只是第一步。 現在您已經知道該先做什麼，是時候開始工作了。 當您將優先順序矩陣與任務管理工具配對時，您會感受到從工作流程開始到結束的全程支援。 除了掌握專案優先順序外， Asana還可讓您追蹤任務、委派子任務並設定期限，以確保專案如期完成。