預算提案範本：確保資金到位的 5 個步驟

當您對新專案有了想法時，您需要合適的人員來實現它。 雖然團隊成員可以建立交付項目，但專案通常需要資金才能推進，而這需要獲得核准。

若要獲得預算核准，您需要以最佳方式向他人展示您的預算提案。 這意味著要研究您的專案構想並提前規劃。 請記住，專案關係人會仔細審視您的預計費用，因為專案的效益必須大於成本。 

在本文中，我們將介紹如何建立詳細的預算提案。 強大的專案預算提案可能是決定您的專案計劃是否成為現實或需要回到看板的決定性因素。 接著，請使用我們的免費範本開始著手進行。

什麼是預算提案？

預算提案總結了即將進行的專案的預估成本，以確保從專案關係人那裡獲得資金。 您的預算提案會將與專案相關的成本元素分解。 這可向專案關係人展示參與其中的優點和/或缺點。

您在預算提案中包含的成本可能分為四類：

• 直接成本：直接成本是與相關專案直接相關的費用。 這些可能包括勞動力成本、團隊成員工時、軟體和特定專案活動的成本。 

• 間接成本：間接成本與相關專案無直接關聯。 這些項目可能有助於您執行專案，但也可能有助於整個公司的運作。 間接成本通常是水電費、保險、IT 服務和伺服器費用等支出。

• 設備和材料：設備和材料區段實際上是直接成本的子類別，因為這些是您針對特定專案所需的實體項目。 然而，由於這些項目本質上是獨一無二的，因此它們在預算提案中有自己的區段。

• 差旅和其他費用：如果涉及客戶或顧客，專案可能需要差旅費用。 其他費用可能包括訓練、稅費和其他意外或變動費用。

在本文中，我們將介紹如何為專案草擬預算提案。 不過，您也可以在公司或行銷活動層級使用預算提案。

使用預算提案有哪些好處？

預算提案會細分您在專案執行期間將產生的費用。 清晰的預算提案可以透過以下方式幫助您的團隊和其他相關人員：

• 建立財務透明度：一旦您提出專案構想，預算提案就會將財務變成公開的對話主題，從而提供透明度。專案透明度可提高團隊生產力，因為它向團隊成員展示了他們的工作與更大的藍圖之間的關聯。 同樣地，查看專案預算可將專案關係人與內部工作流程連結起來。

• 展示專案價值和影響：預算提案是讓專案關係人瞭解專案將如何為您的組織和外部世界提供價值的絕佳方式。 透過展示您的資金用途，以及為什麼在特定專案或計劃上花錢很重要，您就能隱晦地展現專案構想的有效性。

• 展現成本效益：預算提案是您進行研究並選擇可能適合您的產品和目標市場的材料、供應商或其他服務的機會。 透過分解每個領域的成本，您可以證明專案的成本效益。 

• 有助於預測利潤：如果您的專案涉及建立產品或服務，預算提案可以幫助您分享銷售預測。 您需要知道您計劃在專案上花費的費用，以便確定您的淨收益。

• 提供比較機會：預算提案完成後，專案關係人可以將其與目前和過去的專案進行比較，以決定是否繼續進行。 

雖然預算提案的目的是獲得資金或核准，但您也可以將預算提案用作預算計劃或預算範本，以便在專案實際進行時使用。 

如何建立預算提案範本

您的預算提案範本對於可能為專案提供資金的專案關係人來說很有參考價值，但對您的內部團隊來說也很有幫助。 當您進入專案規劃階段時，您可以將預算提案用於團隊利用率和資源分配等方面。 

1. 描述您的專案目標

若要介紹您的專案預算提案，請先從專案目標的概述開始。 透過解釋專案的內容以及您希望實現的目標，您可以為預算提案提供背景資訊。 如果沒有背景資訊，您的潛在專案關係人可能無法理解您計劃在某些領域花費的內容和原因。  

您可以在更大的專案計劃中包含預算提案，但預算提案也可以獨立存在。 如果專案關係人僅在您的專案中擁有財務權益，那麼他們可能不想閱讀詳細的專案時間軸和工作流程。 不過，他們需要瞭解專案的高階目的，才能放心地核准您的專案預算。

2. 總結成本要素

在簡要說明專案目標後，請包含成本要素的摘要。 您的成本要素可能包括直接和間接成本、設備和材料、差旅費用和雜項費用。

此區段本質上是一個目錄，並列出您將細分的各種類型的成本。 每份預算提案都應包含一份成本要素清單，以便專案關係人預覽他們即將閱讀的資訊。

根據您所處的專案類型和行業，您的成本要素可能會偏離傳統類別。 例如，SaaS 公司可能不需要太多實體設備或材料，但他們經常會在線上服務、訂閱、自由職業者和軟體等方面花錢。 另一方面，製造業公司通常會在機械和其他長期設備上投入大量資金。 根據您最大的支出類別，總結您的成本要素。

3. 細分成本

在類別層級列出成本要素後，就可以逐一細分成本了。 這是您深入瞭解詳細資料的機會，並讓專案關係人清楚瞭解您計劃將其用於何處，以及為什麼這些支出是必要的。

對於直接和間接成本，請在細分成本時列出以下詳細資料： 

• 成本類型：列出每個類別中包含的成本類型。 成本類型可能包括團隊工資、水電費、伺服器費用或特定專案成本。

• 金額：解釋最基本層面的支出成本。 例如，您可能有一名團隊成員的時薪是 $25。 如果您的團隊成員有不同的時薪，請將他們放在不同的行上。

• 小時：如果您的任何費用是按小時計算的，請列出與該費用相關的小時數。 這可能包括團隊成員在您的專案上工作的時數。 如果您有多位團隊成員長時間參與專案，則此數字可能介於 40 小時到 1200 小時之間。

• 成本說明：在此區段中提供成本的其他詳細資料。 例如，您可以說明您將有四名團隊成員參與專案，每人每小時 25 美元。 每位團隊成員每週工作 25 小時，為期 12 週，總計 1200 個小時的工作。

• 總成本：計算整個專案中每項支出的總成本。 例如，支付所有四名團隊成員 1200 個小時的工作，您將需要 30,000 美元。 

設備、差旅和雜項費用與您的直接和間接成本沒有太大不同。 但由於這些更可能是實體項目，因此您可以新增數量和單價與小時數的區域。 在成本明細中說明每項成本，並提供每個項目的單一和總成本。 這應該能讓專案關係人清楚瞭解您的專案預算。

4. 提供成本摘要

此區段是對您所有支出的快速且簡單的概覽。 專案關係人需要您計劃花費的項目清單，但他們也希望您的預算提案中有一個區段說明總成本。

有些人可能還想快速瀏覽文件並快速提取這些數字。 此區段可讓您清楚瞭解每個成本元素的總預算，以及整體預算。

5. 提交以供核准

當您對所列出的預算項目充滿信心時，就可以提交預算提案以供核准了。 在文件底部新增簽名區域，以便專案關係人在核准後簽署文件。 

預算提案範本和範例

在下面的預算提案範例中，您將看到兩位團隊成員如何為即將到來的社交媒體行銷活動組織預期的專案成本。 

此預算提案列出了與活動相關的直接和間接成本，包括團隊工資和水電費等。

這只是他們預算提案整體可能呈現的預覽。 若要建立您自己的預算提案，請在下方下載免費範本。

使用 Asana 追蹤並分享您的財務目標

預算提案是規劃即將進行的專案的絕佳方式。 但若要更進一步，您需要使用合適的工具。 藉助工作管理軟體，您可以為專案和更大型的計劃建立財務目標，並從啟動到完成進行追蹤。

隨著專案的擴展和變化，您可以調整預算並與他人分享資料。 無論是管理支出還是召開會議，您都可以使用Asana完成所有工作。