關於混合工作排程的所有須知
摘要
新冠肺炎 (COVID-19) 疫情讓我們發現遠距工作是可行的，有時甚至更為可取。 研究表明，員工在首頁通常更能集中注意力，減少通勤時間意味著我們有更多時間可以用於個人生活。 但隨著辦公室開始重新開放，顯然面對面協作也同樣有價值。 正如遠距工作讓我們更專注、更靈活，辦公室也提供了一個與同事交流和合作的必要場所。
但首頁和辦公室之間的分歧不一定是非此即彼。 有了混合式工作，您可以同時獲得兩者的優點。
如何設計您的混合式工作政策：以研究為基礎的手冊
瞭解如何定義混合式工作、分析您目前的政策，並為您組織的需求建立和實施最佳的混合式工作政策。
什麼是混合式工作排程？
混合式工作排程是一種結合遠端和辦公室工作的彈性工作模式。 它讓員工有時候在首頁辦公，有時則在辦公室工作。 員工不需要一直待在辦公室，但他們也不是嚴格的遠距工作者。 相反地，混合式團隊中的團隊成員可以同時享受兩種模式的優點——辦公室工作的團隊精神，以及遠距工作的專注度和彈性。
三種不同的工作模式
混合式工作是三種不同工作模式之一。 下文比較它們之間的異同之處：
辦公室工作排程：團隊成員始終在辦公室工作，偶爾會因為醫生預約、育兒和一次性生活情況而需要在家工作。
遠距工作排程：團隊中的每個人都在不同地點遠距工作。 沒有實體辦公室，但遠距員工可能每年會面幾次，參加團隊活動或場外會議。
混合式工作排程：這是前兩種模式的組合。 員工有時候在首頁辦公，有時則在辦公室工作。 某些混合式工作模式允許員工選擇何時進入辦公室，而更結構化的排程則會為在家或在辦公室工作安排特定的日期。
混合式工作趨勢背後的原因是什麼？
混合式工作並不是什麼新鮮事，但由於新冠疫情，它變得更受歡迎。 疫情證明遠距工作是可行的，甚至因為彈性、工作與生活平衡以及專注時間的提升而更有益處。 隨著世界開始開放，很明顯，辦公室工作不是提高生產力的唯一途徑。 員工自然會傾向於在辦公室進行團隊合作，並在家中進行更專注的任務。 事實上， 49% 的員工認為辦公室比以往更像是社交空間，尤其是在策略和規劃、入職、一對一會議和培訓等協作任務方面。
疫情期間實施的遠距工作基礎設施仍在運作，這意味著團隊更容易採用混合式排程，並在新冠疫情持續的不確定性中保持彈性。 現在，42% 的遠距員工在首頁和辦公室之間分配時間，預計未來幾年內這一數字將達到 53%。
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混合式工作排程的類型
混合式工作有多種表單，這意味著您可以根據特定需求和偏好來調整團隊的工作排程。 當您探索混合式工作的世界時，請查看這些常見的混合式工作選項，並了解其優缺點。
群組排程
群組排程是最結構化的混合工作方法。 使用此格式時，每個人都會遵循經理或公司設定的共同規則。 例如，公司的每個人都在週一和週二在辦公室工作，並可以選擇在週三至週五在首頁工作。
以下是幾種常見的輪班排程類型：
3:2 模式：員工在辦公室工作三天，在首頁工作兩天。 這種混合式工作政策易於協調，並允許每個人在一週中的同一天在辦公室工作。 不過，這種模式至少有一個缺點，即 3:2 模式不允許公司縮小辦公室空間，因此成本可能很高。
自下而上模式：公司讓個別團隊決定他們需要在辦公室工作的日期。他們設定一個目標 (例如每週在辦公室工作兩天)，並讓每個團隊決定最適合他們的方式。 自下而上的模式可讓團隊共同決定最適合每個人的辦公室排程，而且由於不同的團隊在不同的日子在辦公室工作，因此您可以縮小辦公室空間。 這種方法的一個潛在缺點是，讓跨職能團隊在同一天到辦公室工作更困難。
交錯排程：這種混合模式不僅規定員工應該來辦公的日期，還確定他們應該來辦公的時間，甚至到達和離開的確切時間。 交錯排程是最嚴格的群組排程，最適合輪班工作。 例如，醫生診所可能會使用交錯排程，以確保全天有足夠的員工，同時仍以較低的工作量運作，以避免 COVID 風險。 這將使醫生能夠在居家工作日虛擬看診，但仍確保有足夠的辦公室覆蓋率。
如果您的團隊需要管理週期性的輪班和覆蓋範圍，請考慮使用我們的工作排程範本來標準化排程，並減少規劃每週工時所需的手動投入量。
彈性排程
彈性排程就是彈性的意思。 它們沒有硬性規定。 相反，員工可以隨時在首頁工作，也可以隨時進入辦公室。
彈性地點：這種混合模式讓個別團隊成員可以自由決定他們在某一天想在哪裡工作。 這與自下而上的方法類似，但決策權在於個人而非整個團隊。 如果您想縮小辦公室規模，只要您有辦公桌預訂系統，彈性排程仍然可行。 如果您的辦公室空間有限，這意味著員工可以在進入辦公室之前預訂工作空間。 請記住，您可能會在某一天用完空間，因此想要進入的團隊成員可能無法進入。
彈性時間：此模式允許團隊成員選擇他們的工作時間。 例如，在居家工作日，團隊成員可以從上午 8 點到中午工作，外出辦事，然後從下午 3 點到晚上 7 點再次登入。 您還可以將彈性時間與彈性地點排程或群組排程相結合，為您的員工提供更大的彈性。
混合式工作排程的優點
混合式工作排程日益普及是有原因的。 若能正確落實，就能最大限度地發揮遠距和辦公室工作的優勢。 看看這如何辦到：
提高彈性和員工滿意度
大多數知識工作者都認為，家庭和辦公室之間的分歧不是二選一，而是二選一。 員工偏好混合式工作環境的彈性，因為這有助於他們在個人生活中適應工作。 由於員工不必每天通勤，他們有更多時間和彈性來處理個人和家庭事務。 另一方面，您的團隊仍然可以在辦公室享受面對面協作的好處。 這就是員工滿意度的終極秘訣，員工可以過上豐富的個人生活，同時仍能在工作中感受到連結和參與感。
混合型員工往往比全職辦公室員工表現更好，而且更快樂。 原因是靈活性對他們來說是一個巨大的優勢，他們可以在工作中表現出色的同時，進行他們真正重視的活動。”
平衡專注時間與協作
我們的研究顯示，員工在首頁時能更專注，因此能以最佳方式執行技能型工作。 另一方面，員工更喜歡在辦公室處理協作任務，例如策略和規劃、到職、一對一會議以及訓練和發展。 精心設計的混合式工作排程可同時獲得這兩種好處，團隊成員可以在家工作，在技能型任務中最大限度地集中注意力，然後進入辦公室進行人際互動工作。
為什麼員工參與度是團隊成功的祕訣降低成本
某些類型的混合式工作排程可以幫助您節省資金。 如果員工在辦公室的時間減少，您可能就能縮小規模，並降低辦公空間和材料的間接成本。 不過，這取決於您使用的混合式排程類型。 如果不同的團隊在不同的日子進入辦公室，您就不需要那麼多辦公桌空間。 但如果您公司的每個人都需要在特定日期進入辦公室，您仍然需要為每個人準備一張辦公桌。
混合式工作的最佳作法
混合式工作可以提高團隊的滿意度和生產力，但您必須以正確的方式進行。 如果您的公司採用混合式工作，以下是您需要關注的重點，以便充分利用團隊的時間，無論是一起工作還是分開工作。
協調辦公室中的時間
當員工仍然可以面對面協作時，混合式工作最為有效。 這樣，您的團隊就能同時獲得兩種環境的優點，即遠距工作的無干擾專注力，以及辦公室工作的參與度和人際關係。 然而，這種平衡需要一些協調。
是否有解決方案？ 同步辦公室的時間。 與其讓個人每天選擇自己的地點，不如與團隊設定一個共同的排程，確保每個人都在同一天到辦公室。 在確定排程之前，請傳送問卷調查，收集團隊成員偏好哪些日子進行面對面工作與遠距工作的資訊。 然後，使用這些資訊建立符合團隊獨特需求的混合式排程。
促進個人連結
我們的研究顯示，41% 的員工在遠距工作時感到更加孤立，因此當您在首頁工作時，面對面的聯繫就更加寶貴。 這意味著除了同步團隊在辦公室的時間外，充分利用在一起的時間也很重要。
以下是如何在混合式工作空間中鼓勵個人聯繫的方法：
騰出時間進行面對面協作。 充分利用您的團隊時間，安排一對一會議，並在團隊在辦公室的日子進行協作同步，例如腦力激盪會議。
預留時間進行面對面交流。 當每個人都在辦公室時，預留時間進行團隊午餐、咖啡聊天、歡樂時光和其他團隊活動。
不要忽視線上聯繫。 在會議日程中加入破冰問題，鼓勵團隊成員透過視訊敞開心扉。
建立透明度和信任的文化
混合式排程可讓您的團隊依據最具生產力的方式工作，但這也意味著您不會每天都能見到同事。 在您身體距離遙遠的時候，透明度和信任對於幫助您的團隊保持聯繫至關重要。 您需要知道團隊成員正在做什麼以及如何與他們溝通，但您也需要相信每個人都在工作，即使您無法看到他們在工作。
以下是一些提升團隊透明度和信任感的方法：
將您的行事曆設為公開，並預留時間用於專注和個人約會。 這樣，您的團隊就會知道您何時會回覆較慢。 此外，分享您的行事曆可防止人們在您沒空時安排會議。
與您的團隊分享您的溝通偏好，並讓他們知道您通常何時回覆訊息。 例如，讓您的團隊知道您是否更喜歡電子郵件而不是 Slack 訊息，並設定期望，即如果您正在嘗試專注，則可能不會立即回覆。 您還可以在行事曆或 Slack 等訊息應用程式中設定狀態，以表明您何時專注或無法聊天。
為您的工作日設定 (並溝通) 清楚的開始和結束時間。 如果您是經理，設定這些界線尤其重要，因為這會鼓勵員工在下班時完全斷開連線。 當團隊成員知道他們預計何時工作時，他們就不太可能會過勞。
避免微觀管理。 作為經理，即使您無法親自見到團隊，也必須相信他們正在盡力而為。 一旦您為混合式工作排程設定了準則，請相信您的團隊會遵循這些準則，並避免檢查他們的工作方式和地點。 這種放手的做法可能很難，但有數據支持，高信任公司的員工表示，與低信任公司的員工相比，壓力減少 74%，生產力提高 50%，參與度提高 76%。
留出專注時間
根據我們的研究，21% 的知識工作者表示在家工作會提升他們的專注力。 但要讓員工充分利用遠距工作的時間，他們需要從分散注意力的通知和會議中解脫出來。 每週，員工都會在不必要的會議上損失近三個小時，每天他們都會收到 32 封電子郵件。 這會浪費大量專注時間。
以下是停止干擾並優先關注團隊的方法：
定義什麼情況下應該召開會議，以及什麼時候可以只傳送電子郵件或其他形式的非同步溝通。 請記住，並非所有會議都需要 30 分鐘或一小時。 有時候，您只需要 15 分鐘的報到時間。
將較長的回應時間標準化。50% 的經理和42% 的個人貢獻者認為他們必須立即回覆通知。 但持續查看通知會分散注意力，因為在中斷後可能需要 20 分鐘以上的時間才能重新獲得動能。 作為經理，您可以針對回應時間設定更切合實際的期望，並讓您的團隊在需要時暫停通知。
使用正確的工具進行混合式工作
由於混合式排程結合了面對面和遠距工作，因此您需要一個工具，讓員工從辦公室、首頁和其他任何地方進行轉換時，都能跟上進度。 當您親自到場時，會議和電子郵件可能會有效，但當您需要遠距協調專案時，事情就會變得棘手。 幸運的是，工作管理軟體可以幫助您跨時區、團隊和辦公室進行協作。 正確的工具可以幫助您在一處集中位置組織工作，並讓每個人都能就誰在何時做什麼保持資訊同步。 這樣，您就不需要每個人都在會議室裡才能瞭解發生了什麼事，而是您的團隊可以在任何地方工作，而不會錯過任何事情。
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