建立資訊請求 (RFI) 文件和範本的提示

在尋找廠商來處理您的下一個專案時，資訊請求 (RFI) 是完美的起點。 RFI 範本不僅可以幫助您組織想法，還可以從供應商那裡獲取資訊，幫助您為專案找到最佳顧問。

本指南將涵蓋什麼是 RFI、何時應使用它，以及建立此文件所需的步驟。 然後，使用我們的免費 RFI 範本，讓您在流程中搶先一步。

什麼是 RFI？

資訊請求 (RFI) 是專案經理傳送給潛在供應商的文件，用於收集有關其可用服務和產品的資訊。 傳送 RFI 的目的是為您的 Business 版專案獲得提議的承包商解決方案。 因此，在開始時，您無需知道問題的答案。 RFI 可以作為確切找出解決問題最佳方式的流程一部分。

RFI 包括：

• 專案詳細資料

• 評估標準

• 資格

• 提交詳細資料

• 回應期限

• 已請求資訊

您的公司可以自訂 RFI 表單，向供應商詢問有關目標受眾、過去專案和公司特徵的具體問題。 這樣做的好處是，向供應商詢問最相關的問題，將有助於他們更快、更有效地找到解決方案。

RFI 可透過向供應商索取詳細資訊，幫助您的團隊減少未來的錯誤。 您可以使用 RFI、RFP 和 RFQ 文件的回覆組合，做出最終決定，選擇要合作的廠商。

RFI 與 RFP

RFI 和 RFP 流程之間的主要區別在於使用時機。 當您想知道潛在供應商將如何解決專案問題時，應該先傳送資訊請求。 

提案請求 (RFP) 文件提供背景資訊、詳細資料和專案預算。 您應該將這種類型的範本傳送給潛在的廠商，並請他們回傳提案。 在詢問供應商完成專案所採取的具體步驟時，請使用提案請求，這也是供應商對其工作進行競標的方式。

RFI 與 RFQ

資訊請求會收集潛在供應商的一般資訊。 報價請求 (RFQ) 是公司傳送給供應商的文件，用以釐清其定價。 

通常，您會在 RFQ 之前傳送 RFI，但您會使用兩者來決定哪個供應商最適合完成手上的工作。 資訊請求著重於專案的詳細資料和全局情況，而報價請求主要著重於供應商服務或商品的成本。

何時應使用 RFI？

您應該使用資訊請求文件作為專案規劃階段的第一步。 

當您遇到需要解決的問題，但不確定從何著手或如何解決問題時，RFI 範本尤其有用。 將問題描述傳送給供應商將有助於您找到可選的解決方案。 例如，想像以下情境：

• 如果您想獲得有關重新設計首頁辦公空間的意見，可以向室內設計師傳送 RFI。

• 當您想要防止地下室淹水時，您可以向多位承包商傳送資訊請求文件。

• 如果您需要尋找提高網站流量的最佳策略，可以透過電子郵件將 RFI 範本傳送給 SEO 專家。

審閱已完成的 RFI 文件後，您可以決定您仍然感興趣的廠商或供應商。 接下來，您可以使用這份縮小後的名單，瞭解應該向誰傳送提案請求，以便獲得更多有關他們將如何完成專案的詳細資料。

如何建立資訊請求文件

確定您有需要解決的問題或需要承包商支援的專案後，就可以傳送您的 RFI 文件了。 請記住，您不必完全弄清楚解決方案。 

您的廠商將會回覆，說明他們可以如何協助您完成工作。 以下是建立 RFI 文件的四個步驟，可幫助您為下一個專案找到合適的承包商。

1. 建立需求陳述

在做任何其他事情之前，您需要在 RFI 文件中填寫需求陳述。 此區段應簡要概述您試圖解決的問題和廠商的標準。 提供足夠的資訊，讓供應商能夠理解問題，即使他們事先沒有您公司的背景知識。

一個很好的例子是，您聯絡行銷專家，請對方協助您的服裝品牌的行銷計劃。  您會向他們傳送一個 RFI 範本，其中包含需求陳述，說明您需要提高公司的品牌知名度和收入。 行銷專家會在文件的「請求資訊」區段中回覆，並說明他們如何解決問題。

2. 新增您的公司資訊

提供有關您的 Business 版詳細資料，有助於您的供應商更有效地找到問題的解決方案。 讓他們瞭解您的產業、目標受眾和公司價值觀，以便他們針對您的需求量身定制答案。 提供這些重要的背景資訊，還能幫助您的廠商更詳細地瞭解您試圖解決的具體問題。

3. 包含重要的專案詳細資料

接下來，詢問自己在 RFI 回覆中應包含哪些最關鍵的資訊。 請務必包含供應商完成專案所需的所有資訊。

以下是建立 RFI 文件時應納入的一些因素：

• 專案目標：提供專案的詳細資料和目標，幫助供應商獲得足夠的資訊，以便為您的問題找到解決方案。

• 提交詳細資料：在文件中新增您的電子郵件或郵寄地址，以確保供應商知道將您的 RFI 寄回何處。

• 回覆期限：透過在 RFI 文件中直接說明回覆期限和時間範圍，您可以確保所有參與者都能理解他們需要在何時提交文件才能被納入考慮。

• 評估標準：擁有明確的評估要求，將使潛在的承包商知道他們是否符合被選中接手您專案的最低資格。 

包含所有專案詳細資料將有助於您找到能夠成功完成專案的承包商，並找到能夠解決問題的人。 這也將有助於承包商針對您的確切專案需求量身定制其回應，這可以讓您很好地瞭解他們對您的適合程度

4. 附加回應區段

讓回覆者有機會解釋他們將如何完成專案。 這一點至關重要，因為您需要評估這是否是一個很好的潛在解決方案。 此外，請他們解釋為什麼他們是最適合這項工作的團隊。 這將為您提供深入解析，瞭解他們的團隊是如何組建的、他們如何處理工作，以及他們的職業道德是什麼樣子。 這些答案將有助於您透過傳送提案請求 (RFP) 來確定應該與哪些供應商合作。

特別是，請確保您的 RFI 文件包含以下區段：

• 請求的資訊：請務必包含一個區段，供供應商填寫，以回答您的公司想知道的有關專案的任何問題。

• 資格：設定一個區段，供廠商填寫並包含其資格，以幫助您做出明智的決定，選擇最適合合作的廠商。  

RFI 範本

使用以下的 RFI 範本，幫助您找到能夠協助您解決專案問題的供應商。 發送 RFI 時，請務必填寫您的公司資訊、目標、目的、Business 版要求、工作範圍和請求資訊區段。 

如下方的資訊請求範例文件所示，請將供應商回覆區段留空，以便您的承包商有空間回答您的問題。

從 RFI 範本到廠商管理

使用詳細的 RFI 範本將有助於您找到解決公司障礙的最佳解決方案。 資訊請求文件可協助您建立潛在承包商的候選名單，並為專案交付項目的期望奠定基礎。 

但 RFI 只是一切的開始。 對於您的下一個專案，請嘗試使用Asana追蹤您的 RFI、RFP 和 RFQ 文件的每個步驟。