什麼是採購管理？它為什麼如此重要？

當您的團隊規模較小時，選擇日常使用的工具就像知道自己想要什麼，然後購買它一樣簡單。 

但當公司開始發展時，這個過程可能會變得不可持續。 對工具的需求變得更加複雜，公司希望在與潛在合作夥伴合作時將風險降至最低。

這就是為什麼公司會有專門負責採購流程的團隊。

什麼是採購管理？

採購管理是透過購買、租賃或與外部資源簽訂合約以完成專案，為 Business 版取得商品或服務的流程。 

此流程涉及各種採購活動，其中可能包括確定專案需求、尋找潛在選項、在需要時提交提案請求 (RFP)，以及將採購管理交回給團隊。 此流程可由與請求產品或服務的團隊不同的團隊完成，以保護公司免受任何潛在風險的影響。 不過，請務必諮詢您的內部法務團隊，以確認您組織的具體採購流程。

採購團隊通常是合約管理方面的專家。 您的內部採購團隊可能會負責協商最符合公司需求的合約、與潛在合作夥伴協商定價和包裝資訊，並進行風險分析，以保護您的公司免受任何潛在威脅。 

採購通常有兩個主要方面：前端策略性外包和採購管理的營運方面。 

前端採購是團隊如何確定公司想要合作的不同合作夥伴和 Business 版的方式。 此流程通常涉及設定潛在供應商應符合的最低資格，並確定公司為什麼需要為專案引入第三方供應商。 

採購管理的營運部分是公司開始與第三方合作時需要採取的個別步驟。 這些步驟會因公司內部慣例而異，但可能包括使用採購訂單、提交提案徵求 (RFP)、選擇投標人或進行報價流程。

採購流程的 4 個步驟

採購團隊在採購管理流程中將採取四個主要步驟。 以下是採購專案團隊如何完成專案所需材料採購步驟的基本概述。 請務必與您的內部法務團隊確認，以獲得有關公司採購實務和政策的指引。

1. 建立採購管理計劃

這是採購管理的初始階段。 採購團隊通常會與專案關係人合作，確定團隊完成專案所需的資源。 採購團隊將從整體上審視專案，並確定潛在的解決方案。 採購管理系統或工作管理系統等工具可以幫助您的採購團隊將提案徵求書和採購申請等重要文件保留在同一處。 

您的內部採購專業人員可能會評估公司目前擁有的資源，並與團隊正在尋找的資源進行比較。 如果使用團隊現有的資源更具成本效益，他們可能會在與投標人討論選項時，除了協商降低成本之外，還會提出這一點。 

此階段還將回答有關採購計劃的基本問題。 這些問題可能包括：

• 專案關係人是否需要在特定日期前獲得此資源？

• 團隊是否會有特定的流程來評估不同的選項？

• 您的團隊是否會向潛在供應商發布提案徵求書？

2. 進行採購

在此階段，採購團隊通常會執行決策。 您的內部法務團隊將指導您如何收集出價，並幫助您的團隊評估不同的可用選項。

請向您的內部團隊尋求指導，瞭解哪個選項最符合您的需求。 選擇好供應商後，您的內部法務團隊將協助您進行談判，並在合約符合專案需求時立即簽署合約。 此流程通常以採購訂單等文件結束，以確定交易的所有詳細資料——採購訂單可能包括價格、數量、產品交付時間表和付款方式的詳細資料。

3. 管理 (或控制) 採購

根據團隊採購的產品類型，這是團隊將新採購的產品納入專案計劃的階段。 這可能意味著管理和培訓新的承包商團隊、安裝新軟體或移動原材料以將其轉化為新產品。 

在此階段，建議在流程中實施某種形式的變更管理。 若您要將其他團隊成員新增至您的工作流程中，尤其如此。 這可讓您監控 Business 版的營運，並驗證新的採購是否有任何變化。 例如，如果團隊為裝配線採購新的自動化機器，則必須監控新增機器前後的生產差異。 這種差異正好代表了機器對您的營運產生了多大的影響。 

4. 結束採購

在談判階段，您的內部法務團隊和供應商將共同商定什麼構成「已完成的工作」。 然後，一旦雙方都達到實際工作已完成的階段，您的內部法務團隊通常會完成所有文書工作，並在必要時進行免責。 

通常，雙方都會確保一切都已完成，並符合合約協議。

專案經理在採購流程中的角色

專案經理負責依照專案排程推進專案，並在採購流程中為專案關係人和其他團隊成員管理更新。 不過，採購流程的大部分應由您的內部法務團隊根據您的公司政策進行。 

在採購流程中，專案經理的主要職責是協助採購團隊協調資訊，以及他們將提案請求或合約推進至下一階段所需的一切。 如果採購團隊需要有關專案需求的特定資訊，專案經理可以協助收集和分享該資訊。 

有些公司使用專門的採購管理軟體來組織採購部門的資訊。 其他人可能會使用工作管理工具來簡化資訊，該工具可以在一處保留主要專案里程碑、供應商資訊和專案關係人狀態更新。 

Asana這類工作管理工具有助於將採購合約、RFP 和重要稽核等文件集中在一處，讓專案關係人可以存取這些資訊。 如果您已準備好開始，請立即試用我們的免費 RFP 範本。