如何以 5 個步驟將重複任務自動化

您的團隊處於無休止的重複循環中：手動更新專案狀態、分類工作請求，以及處理無休止的電子郵件訊息，這些任務需要關注，但對組織的策略目標幾乎沒有任何幫助。 這種情況在當今的企業中非常普遍，手動任務會耗費寶貴的資源，並影響核心目標。 

這就是自動化的用武之地。 透過將重複性任務自動化，您可以提升生產力，並將重點轉移到高影響力的策略性工作上。 在本指南中，我們將向您展示如何識別重複性任務並將其轉化為自動化流程，以便您的團隊能夠專注於重要的工作。

識別並自動化重複任務的 5 個步驟流程

我們已將任務自動化流程分解為五個全面的步驟，以便您啟動組織的旅程。 

步驟 1：識別任務

首先，專注於耗時、手動或容易出錯的活動。 這些通常是不需要太多決策但發生頻率足以耗費時間的任務，例如設定專案回溯排程表、監控工作狀態或傳送專案更新。 這些容易處理的任務是自動化的首要選擇，因為自動化這些任務可以立即在準確性和效率方面帶來好處。 

透過前往來源 (您的團隊) 來找出這些任務。 使用調查、非正式訪談和直接觀察等策略，瞭解他們的日常工作流程挑戰並確定模式。 哪些任務會以可預測的頻率重複發生？ 哪些流程會導致瓶頸或佔用時間？ 回答這些問題將有助於您了解從哪裡開始，並讓您的團隊參與其中，確保他們對即將到來的變化有信心。

此外，請評估關鍵領域的自動化潛力，包括：

• 任務委派和優先順序：自動化可以減少耗時的任務，例如將工作指派給正確的團隊成員、標準化工作請求，以及將任務從一個階段轉移到下一個階段。 

• 專案規劃和執行：自動化透過為不同流程建立可靠、可擴展的工作流程來簡化規劃投入量，以便您可以直接投入工作。 

• 團隊協作和溝通：自動化狀態更新和AI 功能等功能可產生對話、任務和評論的摘要，確保清晰的溝通，並讓每個人都能維持資訊同步。 

• 績效監控：透過預先建立的報告儀表板，您可以一鍵新增圖表並追蹤進度，並在整個組織中套用變更。

步驟 2：評估自動化潛力

自動化重複性任務不僅僅是識別例行工作，而是策略性地選擇自動化將產生最大影響的任務。 在決定要自動化哪些任務時，請考慮任務的頻率和規律性、複雜程度以及您可以節省的時間和資源等標準。

任務自動化是關乎取得平衡，找到自動化在不犧牲人類深入解析和決策需求的情況下最大限度提高效率的最佳點。 若做得對，不僅有助於您更快地工作，還能簡化跨職能的流程，並建立連貫、高效的工作流程。

步驟 3：探索自動化解決方案

透過將重複性任務自動化，工作管理平台可讓您的團隊專注於更具策略性、更具影響力的工作。 在尋找合適的平台時，請優先考慮與現有技術堆疊的相容性，以及可擴展且易於使用的平台。 需要尋找的基本自動化功能包括：

• 能夠建立針對企業特定流程量身打造的自訂、簡化的工作流程。 

• 可將請求標準化、自動指派和排定任務，並使啟動工作變得輕鬆的表單。 

• 簡單的標準化，讓您只需點擊幾下，即可編輯和更新整個組織的流程，例如工作流程綁定。 

• 將重複性任務自動化的規則，例如指派工作、傳送截止日期提醒和更新任務狀態。 

• 應用程式整合，透過將所有團隊的基本工具整合到一個空間中，從而簡化工作流程。

• 將自訂標籤新增至任務的功能，以便您根據特定指標自動排序、篩選和報告工作。 

• AI 自動化功能可實現更智慧的工作和決策，例如從即時資料工作資料中提供可行動的更新，並最佳化整個組織的工作流程。 

• 範本可協助您將常見專案和任務類型的工作標準化並啟動。 

步驟 4：實施自動化

選擇工作管理平台後，實施自動化需要與 IT 部門合作以獲得必要的核准和支援，以及引導您的團隊使用該平台並對其進行新流程的培訓。

從一個小型試驗專案開始，例如將常見任務或計劃的回溯排程表自動化，可以幫助您在整個組織中廣泛擴展之前測試和完善自動化流程。 

步驟 5：衡量影響 

您可以追蹤幾個關鍵指標，以衡量自動化投入量的有效性，包括：

• 高影響力工作的增加：使用報告儀表板評估您的團隊如何因工作自動化而將重點轉向更具策略性、高價值的活動。 

• 節省時間：時間追蹤工具和資料分析可協助您衡量自動化前後花費在任務和計劃上的時間。

• 節省的成本：使用財務追蹤工具或預算分析報告來評估與自動化流程相關的營運成本減少情況。 別忘了考慮間接成本節省，例如與節省時間、提高生產力和減少錯誤相關的成本。

• 員工滿意度：全組織和特定團隊的調查將有助於您瞭解自動化對團隊士氣和工作滿意度的影響。

• 減少錯誤：您可以使用手動錯誤日誌或員工自我報告，比較實施自動化流程前後的錯誤頻率。 

• 提高生產力：密切留意整體產出和效率的變化，以衡量生產力的提升。 

• 減少手動作業：評估團隊和部門之間例行手動任務的減少情況。 

• 提高產出：報告和分析工具可以幫助您監控產出或交付項目的上升趨勢，以更好地瞭解對生產的影響。 

• 平台採用率：使用平台的分析功能，追蹤整個組織中新自動化工具的使用範圍和有效性。 

• 減少會議和會議時間：進行團隊和部門範圍的調查或分析行事曆資料，以確定自從自動化流程以來，會議的數量或持續時間是否明顯減少。 

請記住，這些資料不僅用於評估，也用於持續改進。 使用指標和回饋來調整和完善您的自動化策略。 最終，自動化應該能讓您的團隊專注於推動 Business 版成果的高影響力策略性工作。 

透過自動化更聰明地工作

將重複性任務自動化可以改變企業的運作方式。 透過遵循這五個步驟，您可以將手動工作重塑為自動化流程，減少錯誤、提高生產力，並讓您的團隊能夠專注於高影響力的工作。 準備好開始了嗎？ 瞭解 Asana 如何啟動您的自動化之旅。 

對於任務自動化，還有其他疑問嗎？ 請查看我們的常見問題。

何謂任務自動化？

任務自動化是使用技術將重複、例行且通常是手動的任務自動化的流程。 這通常涉及使用技術 (例如工作管理平台) 來自動化工作流程，並將資料輸入、排程、建立工作回饋等流程標準化，而無需手動輸入。 

我可以將哪些類型的重複任務自動化？

工作和任務自動化可用於將各種手動任務自動化，從日常任務到更複雜的計劃，包括：

• 管理資料輸入

• 排程和行事曆管理

• 簡化電子郵件和溝通回覆

• 自動產生報告

• 建立並擴展自訂工作流程  

• 協調任務指派 

• 標準化工作接收 

自動化重複性任務有哪些好處？ 

自動化重複性任務可減少低價值工作，並使您的團隊能夠專注於高影響力的計劃，從而節省成本，並帶來其他好處，例如：

• 提高效率

• 提升生產力

• 減少錯誤

• 節省時間

• 提升員工滿意度

任務自動化與傳統任務管理有何不同？ 

傳統任務管理涉及手動追蹤和執行任務。 相較之下，任務自動化使用技術自動管理和完成任務，無需手動介入。 

任務自動化是否適用於大型企業？ 

當然，任務自動化對於大型企業和成長型組織來說具有高度的可擴展性。 尋找具有可擴展、可自訂解決方案的工作管理平台，例如能夠引導大量席次和將更複雜的工作流程自動化的功能。 

哪些產業適合使用任務自動化？ 

許多多功能行業都可以使用任務自動化並從中受益，包括：

• IT：服務請求、資料組織、資料備份。 

• 行銷：行銷活動管理、內容建立、社交媒體發佈、管道追蹤。 

• 營運：資源管理、流程標準化、目標設定。 

• 銷售：商機發掘、商機追蹤和培養、排程。 

• 醫療保健：患者資料輸入和管理、預約排程、圖表製作。  

• 零售：庫存追蹤、客戶支援、發票處理。 

• 財務：交易處理、產生採購訂單、報告。 

• 人力資源：發佈職缺、員工到職、福利管理、管理 PTO 請求。