什麼是 Business 版流程管理？BPM 指南

什麼是 Business 版流程管理 (BPM)？

Business 版流程管理 (BPM) 是一種分析與改進業務流程的做法。 商業流程是您的企業為實現特定組織目標而執行的一系列任務或活動。 

為何這是必要的？ 隨著時間的推移，您的業務流程 (可能是在您的團隊成員較少時或在您使用某些工具之前建立的) 可能已經過時、效率低下或無效。 BPM 可協助您分析這些流程，並透過經過驗證的流程改進實務來最佳化這些流程。 通常，這包括業務流程改進，例如減少瓶頸、將手動工作自動化、最佳化和簡化低效流程，或圍繞特定業務成果重新調專案目標。 

至關重要的是，Business 版流程管理不僅有助於建立更有效率或有效的業務，而且兩者兼具。 如果沒有效率，有效的流程可能需要比必要的更長時間才能已完成。 同樣，當有效率的流程未針對效益進行最佳化時，它們可能很快，但完成的卻是錯誤的事情。 如欲深入瞭解如何同時實現兩者，請參閱效率與成效之差異的相關文章。

為什麼 BPM 很重要？

根據 BPM 研究的權威機構 Gartner 表示，Business 版流程管理的重要性在於其能夠同步人員、系統和資訊，以實現有針對性的業務成果。

以下是 BPM 如何幫助專案經理和 Business 版流程經理提升團隊和組織流程績效的方式。

• BPM 系統透過改善 Business 版運作，使其更有效率，從而簡化營運效率。

• BPM 透過識別和糾正低效率來提高生產力，從而提高團隊生產力。

• BPM 透過調整組織流程並培養持續改進的文化來推動創新。

試想一個軟體開發團隊，其臨時流程和頻繁的溝通中斷導致其專案時間表延遲。 採用 BPM 系統後，他們建立了清晰的工作流程，指派了特定的角色和職責，並設定了可衡量的智能目標。 因此，專案完成率顯著提高，團隊協作也變得更有效率。

從本質上講，BPM 不僅可以幫助專案管理專業人員管理 Business 版流程績效，還可以改變團隊實現目標的方式。

3 種類型的 Business 版流程管理

BPM 專注於改進流程。 但您的公司有很多流程和使用案例，因此還有其他類型的 BPM 解決方案可協助您深入瞭解這些改進。 

您不一定要使用這些術語，但瞭解三種不同類型的 BPM 有助於您瞭解應使用哪一種來改善您的流程。 

以人為本的 BPM

以人為本的 BPM 適用於主要由人員執行的流程。 有些事情只有人才能做，而且通常涉及由個人執行的眾多核准和任務。 在這種情況下，即使您嘗試，也無法創造出完美的效率和效益。 因此，這種類型的 BPM 系統透過整合簡單的通知、使用者友善的介面和有效的追蹤功能，來解鎖人類的潛能。 所有這些都能讓人們更深入瞭解流程，並為他們提供即時指導。 

以人為本的 Business 版流程範例： 

• 招聘和到職。 您可以改進職位發佈、簡歷追蹤、推薦，但招聘新員工時會涉及獨特的人性因素。 從第一次電話篩選到現場面試，改善招聘流程的重點是以人為本的 BPM。

• 創意工作。 您無法將創意流程自動化。 此流程需要人類元素 (設計師或文案撰稿人) 來提供創意靈感。 在這種情況下，以人為本的 BPM 可讓您輕鬆審查和發布創意工作，並為團隊中的創意人員排除障礙，以便完成高影響力的工作。

以文件為中心的 BPM

顧名思義，以文件為中心的 Business 版流程是指以文件為主要建立內容的流程。 想像一下法律文件、部落格貼文或任何經過多輪修訂的文件。 

以整合為中心的 BPM

您知道嗎？一般知識工作者每天要在 10 個工具之間切換多達 25 次。 以整合為中心的 BPM 透過數位轉型解決了這個問題，即採用技術在一個中央平台中使用和整合工具。 透過啟用工具之間的整合，您可以為所有資訊建立集中的事實來源。 與其手動更新工具或透過應用程式搜尋所需資料，不妨使用以整合為中心的 BPM，輕鬆找到資訊，並防止遺漏任何細節。

Business 版流程管理生命週期的 5 個階段

Business 版流程管理可幫助您降低效率低下的狀況，並將業務流程最佳化。 若要開始使用，請依循 BPM 生命週期的以下 5 個步驟：

1. 分析

在優化流程之前，您首先需要瞭解它們是什麼。 BPM 的第一步是分析，但有時也稱為設計步驟。 在此步驟中，請查看您目前的 Business 版流程，並從頭到尾進行對應。 此時，您不會對 Business 版流程進行任何變更；您只是在瞭解它們是什麼。 

例如，想像您在一家小型企業工作。 您想要改善與客戶互動的方式。 若要開始透過 BPM 改善客戶體驗，請分析您目前的工作。 如何提交支援單？ 由誰回覆？ 當客戶服務團隊以外的團隊需要參與時，會發生什麼情況？ 您回覆客戶的速度有多快？ 他們的滿意度是多少？ 最近的淨推薦值 (NPS) 分數是多少？ 您是否使用 CRM？ 回答這些問題有助於全面了解您的客戶體驗流程。

若要協助您的團隊更有效率地工作，您首先需要從頭到尾瞭解目前的流程。 然後確定可以削減或改進的步驟。 最後，對團隊進行新流程的訓練並推出，最好是透過 Asana 中的範本，以便團隊能夠在未來進行改進。”

2. 模型

現在您已經從頭到尾瞭解了整個流程，請建模它實際應該是什麼樣子。 理想情況下，您已在分析階段中找出可以削減的低效率，或工作遇到瓶頸的地方。 建模理想的流程和資料流程，以便在下一步中開始實施。 

回到我們的範例，您的團隊面臨的一個主要阻礙是從不在客戶服務團隊中的人那裡獲得回覆，因為他們使用的是不同的工具。 您的客戶服務成員花費大量時間手動將資訊從一個工具複製到另一個工具。 為了簡化和自動化這些工作流程，您決定將 CRM 與工作管理工具整合。 現在您已經瞭解您希望流程的樣貌，請在實施之前建模您希望看到的行為。

3. 實施

在實施步驟 (有時稱為執行步驟) 中，將您的模型付諸行動。 在此過程中，請建立成功或失敗的指標，以便評估此流程是否比您已經實施的流程更好。 

根據變更的範圍，使用變更管理流程來推出此功能，特別是如果您的團隊不熟悉新技術或系統。 幸運的是，我們已為您準備妥當，請閱讀我們的文章，瞭解建立成功變更管理流程的 6 個步驟。

若繼續我們的範例，您已經在工作管理和 CRM 工具之間建立了理想行為的模型。 現在，您實施以整合為中心的 Business 版流程管理模型來做到這一點。 透過兩種工具之間的有效整合，您的客戶服務團隊可以停止手動將資訊從一個工具傳輸到另一個工具，並將更多時間用於他們最擅長的事情：為您的客戶提供服務。

4. 監控

實施新流程後，請對其進行監控，以瞭解其表現如何。 這些新流程是否確實改善了瓶頸和效率低下的問題？ 人們是否在使用它們？ 有時候，在紙上看起來不錯的東西，甚至在小規模測試中表現良好的東西，在整個組織推出時卻不起作用。 如果是這種情況，請撤銷推出，或考慮轉而使用其他方法。 透過監控這些流程，您可以主動識別任何問題，並在必要時立即處理。 

例如，在為客戶服務團隊推出工具之間的新整合後，請監控工具的使用情況。 人們是否正在使用整合？ 您的客戶團隊完成的手動工作量是否有所下降？ 如果沒有，請舉辦額外的訓練和啟用會議，以鼓勵採用。 

5. 最佳化

在最佳化步驟 (有時稱為自動化) 期間，繼續調整和改進您的 Business 版流程。 即使您實施的流程運作完美，也請尋找其他低效率或手動流程以進行改進。 這也是 Business 版流程自動化發揮作用的地方。 BPA 是將業務流程自動化的流程，使其更有效率並減少手動工作。 

回到我們的客戶服務範例，您現在希望在兩個工具之間自動推送更新，而不是讓客戶服務團隊手動啟動整合。 或者，尋找相關活動以進行自動化。 例如，建立一個規則，在關閉支援單後自動傳送客戶回饋電子郵件，以便衡量客戶服務的效率，並持續改善流程。

BPM 最佳作法

有效的 BPM 實施可以改變組織的營運效率，並使其與策略目標保持一致，以實現最佳的 Business 版價值。 以下是任何 BPM 計劃成功所必需的最佳做法：

• 吸引多元觀點：讓來自不同部門的專案關係人參與，包括資訊長和專案管理團隊，確保獲得廣泛的深入解析。 這種多樣性是重新設計流程以提高績效的關鍵。

• 建立 BPM 卓越中心 (CoE) ：建立 BPM 專業知識的中心，配備熟悉六標準差和敏捷法的專業人員。 此 CoE 指導 BPM 專案與組織的策略活動和 Business 版目標保持一致。

• 管理期望：與所有專案關係人一起明確定義專案範疇和目標，以確保 BPM 系統與其尋求創造的 Business 版價值保持一致。 明確定義的範疇可防止誤解，並為專案成功設定清晰的路徑。

• 整合績效衡量：納入明確的績效指標和 KPI 是關鍵。 這使 BPM 流程能夠持續監控和改進，確保其持續產生商業價值並滿足專案關係人的期望。

Business 版流程管理的優點

若無法全盤掌握公司流程，您就無法得知這些流程的效率和成效。 藉助 BPM，您可以瞭解、分析和改進您的業務流程。 當您建模 Business 版流程時，您會勾勒出理想的流程。 然後，如果目前的情況並非如此，您可以找出原因並加以改進。 

請記住，Business 版流程管理並非一次性流程。 相反，這是一項持續的投入量，用以評估和改進您的流程。 因此，您可以推動有意義的流程改進、提高效率和成效，並為團隊成員提供更簡單的方法，以更快、更少的投入量實現目標。 

企業流程管理：

• 規劃並改善您的流程

• 在可能的情況下將流程自動化 

• 減少浪費

• 消除瓶頸

• 減少錯誤

• 提升效率和成效

• 產生更好的服務和產品

• 提高客戶滿意度

• 簡化低效率

• 確保您的業務流程明確促進業務成果

業務流程管理不僅對大型企業組織有效，即使是小型團隊和小型 Business 版使用者也能從中受益。 如果您的商業策略包含關鍵業務目標，Business 版可協助您最佳化流程並實現這些目標。 

什麼是 Business 版流程管理軟體？

BPM 軟體是一種技術，旨在幫助您規劃和擷取 Business 版流程。 BPM 工具套件可幫助您的組織瞭解、監控和簡化 Business 版流程。 

Business 版流程管理系統通常： 

• 對應目前、現有的流程

• 建模理想流程

• 將流程自動化，以更少的手動工作實現 Business 版目標

• 追蹤持續進行的工作，以持續改善 Business 版流程

Business 版流程管理工具有時還會：

• 提供適應性分析儀表板，以便主動識別 Business 版流程機會。

• 提供特定 Business 版流程或工作流程的範本。

• 在推出 Business 版流程之前，提供用於 A/B 測試的 BPM 工具，特別是對於需要變更管理的重大變更。

• 追蹤新流程，確保團隊成員正確使用，若未正確使用，則強制變更。

BPM 技術的類型

Business 版流程管理軟體利用各種 BPM 技術，協助組織更有效地管理其流程。 透過整合用於流程設計、執行、控制和分析的工具，它可以實現工作流程的自動化和最佳化。 成功實施 BPM 需要為您組織的獨特需求選擇適當的技術。

流程設計

流程設計技術著重於建立和修改 Business 版流程。 它涉及有助於以可視化方式繪製流程、定義步驟以及設定流程運作方式參數的工具。

電子商務公司可以使用流程設計工具來改進其訂單履行系統。 該軟體有助於將整個訂單到交付的工作流程可視化，識別瓶頸，並重新設計步驟，以加快處理和交付速度。

流程挖掘

這些工具分析來自各種 Business 版系統的資料，透過從當今雲端運算資訊系統中隨時可用的事件日誌中提取知識，來發現、監控和改進真實的流程。

醫療保健提供者可以使用流程挖掘工具來分析患者在其設施中的流程。 獲得的深入解析可能會改善排程和資源分配，從而顯著減少等待時間並提高患者滿意度。

流程績效

這種類型的 BPM 技術著重於監控和優化 Business 版流程的績效。 它涉及追蹤關鍵績效指標 (KPI) 和其他指標的工具，以評估流程的效率和有效性。

製造公司可能會實施流程績效工具來監控生產線。 這些工具可追蹤每條生產線的速度、品質和停機時間，提供有助於微調營運的資料，從而實現最高效率和產品品質。

Business 版流程範例

Business 版流程管理在組織的各個部門中發揮著變革性的作用。 

透過查看特定的 BPM 範例，我們可以看到它不僅僅是提升流程績效。 BPM 旨在使組織更加敏捷、更具響應性，並與策略保持一致。 無論是在銷售、人力資源部 (HR) 還是財務部門，BPM 都會對公司的成功和競爭力產生重大影響。

銷售

在銷售方面，Business 版流程管理可以簡化整個銷售流程，從潛在客戶產生到完成交易。 它有助於管理客戶資料、追蹤銷售績效，並確保銷售活動與商業策略保持一致。

範例：試想一家科技公司實施 BPM 來管理其銷售管道。 BPM 系統會自動化潛在客戶追蹤，以確保及時跟進。 透過分析銷售資料，系統可以識別成功的模式和需要改進的領域。 這使銷售團隊能夠專注於產生最佳結果的策略。

人力資源

人力資源部 (HR) 的 BPM 可以自動化和最佳化各種流程，例如招聘、到職、員工績效管理和請假申請。 這使得人力資源部 (HR) 更有效率，從而提高員工滿意度和人才管理。

範例：在一家大型零售公司中，Business 版流程管理用於簡化員工到職流程。 該系統將文件提交和訓練排程自動化，並與薪資系統整合。 這種效率可減少到職時間，改善新員工體驗，並使人力資源部 (HR) 員工能夠專注於更具策略性的計劃，例如員工參與度和留任率。

財務

在財務部門，BPM 可用於管理預算、發票、合規性和財務報告等流程。 它提高了準確性，加快了財務運營速度，並確保符合法規標準。

範例：製造公司在其預算流程中採用 BPM。 該系統允許即時預算追蹤和差異分析，從而實���快速調整。 此流程可確保財務資源得到最佳利用，減少浪費，並增強公司做出資料驅動型財務決策的能力。

哪一種流程最佳化最適合您？

有多種流程方法可協助您最佳化 Business 版。 以下是 BPM 的詳情：

Business 版流程管理與工作流程管理

Business 版流程管理著重於端到端的業務流程。 BPM 的目標是提高整個組織的效率和效益，而非鎖定特定的工作流程。 

工作流程管理是 BPM 的一部分。 工作流程是一套端對端的流程，在對的時間連結對的人員和資訊，以幫助團隊達成目標。 工作流程透過關注三件事：規劃、執行和審查，以可理解和可重複的方式組織資料。 有成效的工作流程是可重複、可永續使用的 Business 版流程。

Business 版流程管理與專案管理辦公室 (PMO)

Business 版流程管理是一種評估整個流程、建模理想流程，然後根據該流程模型改進工作的方法。

專案管理辦公室 (PMO)也著重於改善 Business 版流程，但其方式略有不同。 PMO 並非處理 Business 版流程，而是依據專案管理最佳作法調整您的組織，定義如何執行核心流程，並調整整個組織的策略計劃。

Business 版流程管理與 Business 版流程自動化

BPM 會全面審視您組織的 Business 版實務，然後尋找改進方法。 這通常包括但不限於將手動流程自動化。 在 BPM 中，這被稱為 Business 版流程自動化 (BPA)。

Business 版流程自動化至關重要，因為我們在日常生活中進行的許多流程都是手動的：在工具之間複製工作、追蹤工作狀態，甚至搜尋資訊。 不過，您無需使用 BPM 即可將手動流程自動化。 相反，請尋找任何提供工作流程自動化功能的工作管理工具。 這種類型的無程式碼平台提供直觀的使用者介面，因此沒有技術專業知識的員工仍然可以簡化手動流程。 

什麼是機器人流程自動化 (RPA)？

機器人流程自動化 (RPA) 是一種專業的 Business 版流程自動化。 RPA 可協助您的 Business 版建立、部署和管理執行重複任務的軟體機器人，這樣您的員工就不必親自動手。 這些機器人可以模仿各種人機互動，例如複製和貼上或將檔案從一個位置移動到另一個位置。 

Business 版流程管理與任務和專案管理

BPM 可協助您在 Business 版層級建立並調整流程。 當您實施 Business 版流程管理時，您會著眼於整個組織的業務流程並加以改進。 

任務和專案管理略有不同。 任務管理適用於希望提高個人效率和成效的個人。 藉助優秀的任務管理軟體，您可以更明晰地瞭解自己的工作，並完成最具影響力的工作。 

顧名思義，專案管理功能在專案層級運作。 專案管理是團隊在專案中組織、追蹤並執行工作的方式。 專案管理分為五個階段：專案啟動、專案規劃、專案執行、專案績效和專案結案。