業務流程管理範本

使用業務流程管理更新業務流程並非「完成設定後便可無後顧之憂」這麼簡單。好在,業務流程管理範本能夠幫助您簡化工作流程。來看看如何辦到。

建立您的範本

INTEGRATED FEATURES

automation icon自動化info icon狀態更新dependency icon相依性field-add icon自訂欄位

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業務的發展與擴張持續不斷。若要維持競爭力,確保狀況良好,業務流程也要不斷進步。雖然將業務流程從「過時失效」提升至「與時俱進」的狀態需要耗費一些時間,但卻非常值得。 

好在,業務流程管理範本能夠幫助您簡化改進流程。一起來瞭解如何運用。

什麼是業務流程管理? 

業務流程管理 (BPM) 是一種分析與改進業務流程的行動。隨著公司不斷發展與擴張,其業務流程往往會落入過時失效的狀態。BPM 可以透過維持業務流程處於最新、高效的狀態,解決上述問題並提高組織效率。

您可以將其看做是廚房裝修。廚具在使用大概十年後難免過時,當然,使用上沒有問題,但可能會效率低下,辦聚餐可能會很吃力。因此您要進行更新,用功能更好的嶄新廚具替換掉舊的設備。這就是業務流程管理對組織的意義,即用高效的新流程替換過時的舊流程。

什麼是業務流程管理範本?

業務流程管理範本是一種檢閱和改進業務流程的範本化方式。這類範本透過列明業務流程管理中的五個階段 (分析、建模、實施、監控及最佳化),為各種業務流程的改進奠定基礎,從而免除組織 BPM 計劃的前期工作。

最值得一提的是,由於業務流程管理範本可以重複使用,這樣就能為您的團隊將 BPM 規劃流程標準化。從更新聘雇與到職流程,到整合新工具或簡化審核程序,無論您想要改進什麼業務流程,都可以使用業務流程管理範本來啟動您的流程改進計劃。

業務流程管理範本的優點

雖然可以在 Excel 或 Word 中建立文件型業務流程管理範本,但使用這類程序存在著一些缺點。亦即,這些文件需要手動查核才能看到專案進度,而且可能會使跨職能協作變得困難。

另一方面,在專案管理工具中建立的業務流程管理範本,能夠在標準化和簡化跨所有部門的 BPM 流程上為您提供所需要的功能。

以下是使用數位業務流程管理範本的一些好處: 

  • 跨團隊或組織將業務改進流程標準化 

  • 依據業務流程分析,快速進入流程更新階段  

  • 即時查看即將截止的任務和專案階段

  • 使用儀表板將專案進度可視化

  • 檢視開始日期、指派對象和任務狀態 

  • 輕鬆進行自訂,以滿足每一個特定專案目標的需求

  • 與跨職能團隊成員進行協作 

  • 將相關檔案和文件附加至每一個專案階段或任務

業務流程管理範本中應包含什麼內容

由於您需要使用業務流程管理範本作為改進各種業務流程的起始點,因此最好使範本更為通用 (以利進行複製,用於改進不同的流程)。

先從建立範本著手,使其與 BPM 的五個階段一致:分析、建模、實施 (或執行)、監控和最佳化。然後,納入團隊使用範本時所需的關鍵資訊,例如任務所有者、開始和結束日期以及任務狀態。

如何使用業務流程管理範本

建立業務流程管理範本後,您可以用於追蹤流程改進專案的狀態。若要使用該範本:

  1. 透過業務流程分析檢閱您的業務流程,從而確定出需要改進的業務流程。 

  2. 複製業務流程管理範本並進行更新,使其與您希望改進的流程維持一致 (例如:「到職流程改進專案」)。 

  3. 自訂範本,使其與您的流程改進專案目標一致。您可以針對流程中每一個階段需要採取的行動建立任務,並且為這些任務指派所有者、截止日期和狀態。 

  4. 執行您的流程改進計劃並監控成果,使用您的 BPM 專案執行專案生命週期。

整合功能

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發因素和動作為基礎,基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y」。使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。規則把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 狀態更新。揮別必須在多個工具間搜索,才能找到專案狀態資訊的日子,也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一個會議了。在 Asana 中更新專案狀態不僅簡單易用,而且此功能還能直接與您團隊執行的工作相互結合。因此團隊得以輕鬆存取其他專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少您的手動作業、集中管理資訊,並確保所有人即時掌握最新資訊。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

推薦的應用程式

  • Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

常見問題

為什麼要使用業務流程管理範本

改進業務流程耗時費力,而且難於著手進行。業務流程管理範本可以消除前期工作,而且能夠作為團隊中可重複使用的大綱,將改進流程標準化。只需複製範本並進行自訂,使其與您需要改進的流程維持一致即可,例如加上清晰的標籤、使用顏色來區分即將截止的任務,以此為團隊提供可視度。然後,您就可以自始而終檢閱並監控每一個階段,改進業務運作並提升業務效率。

哪些業務流程可以用上這種範本?

對於任何拖慢公司步調的低效、過時或不清晰的流程,都可以使用業務流程管理範本進行分析和改進。從改進聘雇和到職等以人為中心的流程,到法務審核或整合新軟體等更新流程,BPM 範本都能派上用場。

應多常使用業務流程範本進行改進?

業務流程管理無法做到「完成設定後便可無後顧之憂」這麼輕鬆。業務會不斷發展與擴張,因此業務流程管理並非一成不變,而是一個動態的過程。雖然多久應分析一次流程和工作流程並無定數,但仍應努力持續改進。如果發生特定情況,例如打算發佈新產品、注意到生產力有所下降,或公司正在進行組織變革,進行業務流程分析就是一個不錯的做法。

使用 Asana 建立業務流程管理範本

瞭解業務流程管理範本如何協助您改進業務流程並提升公司效率。

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